Como usar particionamento e funções baseados em equipe no HubSpot CRM

Uma das grandes vantagens do conjunto de ferramentas baseadas em CRM da HubSpot é que qualquer pessoa em sua empresa com um nome de usuário e senha pode trabalhar na plataforma e acessar as informações necessárias sem a ajuda de um desenvolvedor web ou profissional de TI.

Mas também é verdade que uma das coisas mais assustadoras da plataforma da HubSpot é que qualquer pessoa com um nome de usuário e senha pode trabalhar na ferramenta e acessar informações de CRM e marketing, vendas, atendimento ao cliente e ativos do site!

Você vê o problema potencial aqui?

É por isso que as permissões de usuário do HubSpot e o recurso de particionamento baseado em equipe são obrigatórios para organizações que possuem vários usuários e departamentos em seu sistema.

O que é o Particionamento HubSpot?

O particionamento no HubSpot é um recurso que ajuda você a organizar seu CRM, ativos e ferramentas para que apenas as equipes e os usuários certos tenham acesso, ajudando a eliminar confusão confusa e possíveis erros. No portal HubSpot, você pode selecionar itens e atribuí-los às várias equipes ou departamentos que precisam deles, limitando o acesso aos ativos que não precisam , ajudando equipes e usuários a manter o foco e a organização.

O particionamento do HubSpot foi lançado originalmente em 2018, mas recebeu uma grande atualização em 2020 - junto com outras atualizações para o CMS Hub - que permitiu um acesso mais profundo baseado em equipe a todas as ferramentas de marketing, como formulários, e-mails, CTAs e muito mais.

Quem pode usar o particionamento da HubSpot?

Em geral, equipes menores podem não precisar de particionamento, mas ainda é bom se familiarizar com o recurso para quando sua empresa e suas equipes crescerem. Também é importante observar que sua capacidade de particionar ativos varia de acordo com sua assinatura do HubSpot.

Todas as contas da HubSpot podem particionar registros de CRM. Visualizações de CRM e a caixa de entrada Conversas em todos os hubs, incluindo Marketing, Vendas, Serviço, CMS e Operações.

Depois disso, no entanto, você precisará de uma assinatura Professional ou Enterprise para recursos de particionamento mais avançados. Como você pode imaginar, o Enterprise oferece mais recursos e supera os disponíveis com uma conta Professional. Por exemplo, é necessária uma assinatura Enterprise para CMS ou Marketing Hub para particionar blogs e páginas da Web por equipes.

Fonte: HubSpot

Por que usar o particionamento da HubSpot?

Em poucas palavras, o particionamento se resume a dois propósitos – organizar e limitar o acesso aos ativos dentro do seu portal HubSpot para determinadas equipes e usuários.

Acesso

Aqueles que são responsáveis ​​por gerenciar e controlar os ativos departamentais são os especialistas e precisam garantir que todos os ativos e funções no back-end mantenham sua integridade e não sejam alterados inadvertidamente por um usuário inexperiente. O particionamento ajuda você a fazer isso

Por exemplo, você não quer que alguém lance acidentalmente uma explosão de rascunho de e-mail para toda a sua lista de contatos prematuramente. Lembra daquele projeto no qual você está trabalhando há semanas? Imagine alguém alterando um monte de detalhes ou deletando tudo por engano. Ou aquele anúncio interno da empresa que deveria ser postado em sua intranet privada sendo publicado em vez de seu blog público com milhares de assinantes, completo com uma notificação por e-mail?

Caramba.

Organização

Outro benefício do particionamento da HubSpot é que ele ajuda você a organizar os ativos de suas equipes, eliminando a desordem e a confusão. Se você usa o HubSpot há algum tempo, provavelmente criou muito conteúdo excelente, de blogs e páginas de destino a campanhas de e-mail, fluxos de trabalho, documentos de vendas, sequências e muito mais. Você também capturou muitos leads e contatos no CRM. A análise de todos esses dados e informações leva muito tempo e pode parecer esmagadora para alguém que pode precisar de acesso a alguns ativos.

Exemplos de particionamento da HubSpot

O particionamento é ótimo se sua empresa tiver várias filiais ou escritórios. Você pode criar equipes exclusivas para vários locais, cada uma com seus próprios ativos de marketing e vendas, promoções especiais ou listas de contatos. Os usuários veem apenas o conteúdo que é relevante para eles e não baixam e publicam acidentalmente gráficos sociais para o local na cidade ou em outra região, por exemplo.

Exemplos de outros casos de uso para particionamento no HubSpot podem incluir:

• Equipes separadas para RH, marketing, vendas e desenvolvedores. Os ativos necessários para cada uma dessas equipes provavelmente diferem um pouco, então facilite para eles fazendo a filtragem para eles.
• Equipes de produto ou marca. Você é um fabricante com diferentes unidades de negócios ou marcas? Um fabricante de alimentos, por exemplo, pode ter vários produtos, cada um com seu próprio material de marketing e vendas, além de listas de contatos específicas.
• Equipes geográficas. Se você atende a vários mercados que precisam de ativos separados, pode particioná-los com base nas regiões. Isso é especialmente útil para indústrias que atendem a outros países e precisam manter ativos em vários idiomas.
• Grandes equipes de marketing. Para organizações maiores, você pode ter várias equipes em seu departamento de marketing. Você pode querer particionar informações selecionadas para sua equipe de eventos e equipe de conteúdo, por exemplo.
• Equipes de desenvolvedores. Equipes maiores da web podem atribuir permissões diferentes para designers, desenvolvedores e estrategistas de SEO.

Como começar a usar as permissões do HubSpot

Se você tiver uma conta Professional ou Enterprise, primeiro se familiarize com os recursos de partição disponíveis para seu nível de assinatura. A Base de conhecimento da HubSpot é um bom lugar para começar. A partir daí, você vai querer seguir este framework:

Determinar metas

Considere os casos de uso acima como um ponto de partida para ajudá-lo a entender onde os pontos problemáticos podem estar em sua organização e a melhor maneira de resolvê-los por meio do particionamento. Pode ser particionar campanhas para que você possa adaptar seu alcance às necessidades exclusivas de vários mercados ou setores que você atende. Ou talvez você veja a necessidade de aprimorar os contatos para marcas ou linhas de produtos específicas. Determinar seus objetivos servirá como base de sua estratégia de particionamento.

Criar equipes

O uso de equipes pai e filho para cada unidade (franquia, mercado, setor, marca, produto etc.) através de uma enxurrada de conteúdo irrelevante.

Atribuir usuários a equipes

Adicione usuários à sua conta da HubSpot e atribua cada um a suas respectivas equipes junto com as permissões corretas. Você também pode atribuir superadministradores proficientes que tenham permissão para ver outras equipes para ajudar a gerenciá-los. Isso é especialmente importante para monitorar e manter os padrões da marca e garantir a consistência em todos os aspectos.

Atribuir ativos às equipes

Depois que os membros da equipe forem determinados, particione os ativos em sua conta e determine quais equipes têm acesso aos respectivos ativos. Isso pode ser feito para ativos individuais ou em massa se você tiver muito conteúdo existente. Lembre-se de que todo o conteúdo recém-criado é acessível a todas as equipes com permissões de conteúdo por padrão. Se você quiser limitar o acesso a equipes específicas, precisará definir permissões especiais no ativo no momento em que ele for criado.

Definir permissões de usuário

As permissões são baseadas na ferramenta, determinando o que cada usuário pode visualizar, editar e publicar em sua conta. Alguns exemplos incluem contatos, negócios, tarefas, tickets e empresas. Ao definir permissões para “somente equipe”, você tem a certeza de que as pessoas atribuídas às suas ferramentas obtêm apenas os ativos de que precisam.

SAIBA MAIS: 7 dicas para uma implementação eficaz do HubSpot CRM

Apoie suas equipes. Apoie seu crescimento.

Com o particionamento baseado em equipe, sua organização em crescimento pode otimizar suas operações dando a cada equipe e seus membros exatamente o que eles precisam. Nada mais. Nada menos. Não apenas economizará tempo e frustração; também lhes dará confiança sabendo que estão equipados com as ferramentas de que precisam para serem bem-sucedidos.

Se você quiser explorar mais sobre o particionamento do HubSpot e se uma assinatura Professional ou Enterprise é adequada para o seu negócio em crescimento, confira nossa página “ Por que usar o HubSpot ?”. Então, tire todas as suas dúvidas.