HubSpot: um software de CRM compatível com HIPAA

A HubSpot fez um anúncio inovador esta semana!

Os clientes empresariais da HubSpot agora podem armazenar com segurança informações de saúde pessoais protegidas (PHI) na HubSpot e gerenciar seu portal de acordo com os regulamentos da HIPAA.

Antes de chegarmos a isso, aqui estão algumas informações sobre o que é HIPAA e por que ela é importante.

Compreendendo a conformidade com HIPAA

O que é conformidade com HIPAA?

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) foi promulgada em 1996 para melhorar a eficiência e eficácia do sistema de saúde. O principal objetivo da HIPAA é proteger informações confidenciais do paciente contra divulgação sem o consentimento ou conhecimento do paciente. Esta lei federal se aplica a qualquer organização que lide com Informações Protegidas de Saúde (PHI).

Componentes principais dos regulamentos HIPAA

A HIPAA é composta por diversas regras que estabelecem os padrões para proteção de PHI. Aqui estão os principais componentes:

1. Regra de privacidade:
   A Regra de Privacidade cria regras para proteger os registros médicos e informações pessoais de saúde das pessoas. Afeta planos de saúde, câmaras de compensação de saúde e prestadores de serviços de saúde que realizam determinadas transações eletrônicas. As organizações precisam de implementar medidas para manter estas informações sãs e salvas, enquanto os pacientes podem ter uma palavra a dizer sobre as suas informações de saúde, como obter cópias dos seus registos e pedir quaisquer correcções.
   
   
2. Regra de segurança:
   A Regra de Segurança estabelece regras para manter seguras as Informações Eletrônicas de Saúde Protegidas (ePHI). Isto cobre ePHI que é feito, recebido, usado ou mantido por entidades cobertas, semelhante ao que a Regra de Privacidade faz, mas se concentra na proteção de informações eletrônicas. As organizações precisam implementar proteções administrativas, físicas e tecnológicas para proteger o ePHI. Isso inclui configurar controles de acesso, criptografar dados e fazer verificações de segurança regulares.
   
   
3. Regra de notificação de violação:
   A Regra de Notificação de Violação diz que se houver um vazamento de Informações de Saúde Protegidas (PHI) não seguras, os grupos envolvidos deverão informar as pessoas afetadas, o Secretário de Saúde e, às vezes, até a mídia. Tanto as principais organizações como os seus parceiros têm de seguir determinados passos e prazos para estes alertas, garantindo que todos estejam rapidamente informados caso os dados sejam derramados.

Importância da conformidade com HIPAA

A conformidade com a HIPAA é crucial por vários motivos:

1. Proteção da privacidade do paciente: Garantir a conformidade com a HIPAA ajuda a proteger as informações confidenciais de saúde dos pacientes contra acesso não autorizado e violações. Isto cria confiança entre pacientes e prestadores de cuidados de saúde, promovendo um ambiente mais seguro e confidencial.
   
   
2. Obrigações legais: O não cumprimento da HIPAA pode resultar em consequências jurídicas significativas, incluindo pesadas multas e penalidades. Estes podem variar de US$ 100 a US$ 50.000 por violação, com um máximo anual de US$ 1,5 milhão para violações repetidas.
   
   
3. Gestão da reputação: Uma violação de dados pode prejudicar gravemente a reputação de uma organização de saúde. Ao aderir aos regulamentos da HIPAA, as organizações demonstram o seu compromisso em proteger as informações dos pacientes, o que pode aumentar a sua credibilidade e reputação.
   
   
4. Eficiência Operacional: A implementação das salvaguardas exigidas pela HIPAA geralmente leva a melhores práticas de gerenciamento de dados. Isto pode aumentar a eficiência operacional e reduzir o risco de violações de dados, levando, em última análise, a um melhor atendimento ao paciente e à prestação de serviços.
   
   
5. Confiança e envolvimento dos pacientes: quando os pacientes sabem que as suas informações estão protegidas por regulamentos rigorosos, é mais provável que se envolvam plenamente com os seus prestadores de cuidados de saúde. Isso pode levar a melhores resultados e satisfação do paciente.

Por que você precisa de um software CRM compatível com HIPAA?

Embora a conformidade com a HIPAA esteja frequentemente associada aos cuidados de saúde, também é crítica para outros setores, como finanças, seguros e qualquer setor que lide com informações confidenciais. Um CRM compatível com HIPAA aborda várias preocupações importantes que as organizações desses setores enfrentam:

1. Processos complexos de conformidade

Um dos maiores desafios para as organizações é passar por processos de conformidade complicados, sejam eles HIPAA, GDPR ou outras leis de proteção de dados. Um CRM compatível com HIPAA simplifica esse processo integrando os recursos e protocolos de segurança necessários diretamente no sistema. Isto reduz a carga sobre as organizações para implementar e monitorar manualmente medidas de conformidade, permitindo-lhes concentrar-se mais nas suas operações principais.

2. Unindo equipes desconectadas

As organizações geralmente operam com vários departamentos e equipes, gerando lacunas de comunicação e silos de dados. A conformidade com CRM garante melhor colaboração, fornecendo uma plataforma centralizada onde todos os membros da equipe podem acessar e compartilhar com segurança informações confidenciais. Isso garante que todos estejam na mesma página e possam trabalhar juntos de forma mais eficaz.

3. Melhorando a experiência do cliente

Experiências desarticuladas do cliente podem minar a confiança e a satisfação. Um CRM compatível com HIPAA garante que as interações sejam consistentes, personalizadas e seguras. Ao ter uma visão holística do histórico e das preferências do cliente, as organizações podem oferecer uma experiência integrada e personalizada.

4. Aproveitando oportunidades de crescimento

As organizações que não conseguem aproveitar os sistemas de CRM podem perder oportunidades significativas de crescimento. A conformidade com CRM não apenas ajuda a manter a conformidade regulatória, mas também fornece insights e análises para orientar decisões estratégicas. Isso pode levar a melhores ofertas de serviços, retenção de clientes e crescimento geral.

Os drivers de crescimento incluem:

• Insights baseados em dados para uma melhor tomada de decisões
• Identificação de tendências e necessidades do cliente
• Esforços aprimorados de marketing e divulgação

5. Reduzindo o risco de violação de dados

As violações de dados podem ter consequências graves, incluindo sanções financeiras e perda de confiança. Um CRM compatível com HIPAA minimiza esse risco ao incorporar medidas de segurança robustas projetadas para proteger informações confidenciais.

6. Simplificando as operações

Um CRM compatível com HIPAA agiliza diversas tarefas administrativas, reduzindo a carga de trabalho da equipe e melhorando a eficiência operacional. Ao automatizar processos de rotina e garantir o tratamento seguro dos dados, as organizações podem dedicar mais tempo a atividades de valor acrescentado.

As melhorias de eficiência incluem:

• Automação de fluxo de trabalho
• Gerenciamento centralizado de dados
• Integração com outros sistemas

O HubSpot é compatível com HIPAA?

Com as empresas de vários setores a depender cada vez mais de sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) para gerir informações sensíveis, a necessidade de estes sistemas cumprirem normas regulamentares como a HIPAA já era necessária há muito tempo. A HubSpot fez avanços significativos para garantir que sua plataforma atenda aos rigorosos requisitos da HIPAA, tornando-a uma opção viável para organizações que lidam com informações de saúde protegidas (PHI).

Ativando dados confidenciais protegidos pela HIPAA

A HubSpot agora oferece configurações dedicadas para oferecer suporte ao armazenamento e gerenciamento de dados protegidos pela HIPAA. Para ativar esses recursos, os usuários devem ativar as configurações de dados confidenciais em sua conta HubSpot:

1. Navegando nas configurações: na conta HubSpot, clique no ícone de configurações na barra de navegação superior.
2. Privacidade e consentimento: no menu da barra lateral esquerda, navegue até Privacidade e consentimento e clique em Definir configurações de dados confidenciais.
3. Selecionando categorias HIPAA: no painel direito, marque as caixas de seleção para especificar as categorias de dados confidenciais, incluindo dados médicos/de saúde. Além disso, confirme se você é uma entidade ou associado comercial coberto pela HIPAA.
4. Aceitação dos Termos: Leia e aceite os Termos Beta de Dados Sensíveis e o Contrato de Parceiro Comercial (BAA).
5. Criação de propriedades: Após habilitar as configurações de dados confidenciais, crie propriedades marcadas especificamente para armazenamento de PHI. Essas propriedades fornecem uma camada adicional de segurança e só podem ser modificadas por superadministradores.

Armazenamento de dados protegidos pela HIPAA

Depois que as configurações de dados sensíveis à HIPAA estiverem habilitadas, você poderá criar propriedades personalizadas para armazenar e gerenciar PHI com segurança:

1. Criando Propriedades: Navegue até Propriedades no menu de configurações e clique em Criar propriedade.
2. Designando como confidencial: durante a criação da propriedade, marque a propriedade como confidencial e especifique que ela armazenará PHI. Escolha as permissões de acesso com cuidado, permitindo todos ou restringindo apenas aos superadministradores.
3. Anexos seguros: carregue anexos com uma camada adicional de criptografia, garantindo que os arquivos contendo PHI sejam protegidos no banco de dados da HubSpot.

Benefícios da conformidade HIPAA da HubSpot

O compromisso da HubSpot com a conformidade com a HIPAA oferece vários benefícios para organizações que lidam com dados confidenciais:

1. Segurança aprimorada : as medidas de segurança robustas da HubSpot, incluindo criptografia de dados e controle de acesso baseado em função, garantem que as PHI sejam protegidas contra acesso não autorizado e violações.
   
   
2. Conformidade abrangente: ao ativar as configurações de dados sensíveis à HIPAA e aceitar o BAA, as organizações podem usar o HubSpot com confiança e, ao mesmo tempo, cumprir suas obrigações regulatórias.
   
   
3. Operações simplificadas: com todos os dados confidenciais centralizados em uma plataforma segura, as equipes podem colaborar de forma mais eficaz e agilizar suas operações sem comprometer a segurança.
   
   
4. Melhor gerenciamento de dados : propriedades personalizadas projetadas para PHI ajudam a organizar e gerenciar dados confidenciais de maneira eficiente, garantindo que informações críticas estejam sempre disponíveis para o pessoal autorizado.

A introdução de ferramentas de dados sensíveis à HIPAA pela HubSpot marca um avanço significativo para setores que exigem medidas rigorosas de proteção de dados. Ao ativar configurações específicas para conformidade com HIPAA, criar propriedades seguras e aproveitar os recursos de segurança abrangentes da HubSpot, as organizações podem gerenciar suas informações confidenciais com confiança. Este desenvolvimento não só garante a conformidade regulatória, mas também melhora a segurança geral e a eficiência das operações comerciais.