Sua empresa está pronta para uma transformação digital de RH?

Continue lendo para descobrir se o seu departamento de RH está pronto para se tornar uma máquina enxuta, mesquinha e automatizada.

O RH como o conhecemos está em constante mudança e evolução - tanto que é incrivelmente difícil acompanhar todas as novas tendências que surgem. Mas se você olhar para o quadro geral do que está acontecendo na última década, surge um fenômeno importante:

O departamento de RH de antigamente, que depende de processos manuais e intuição, está saindo e está sendo substituído por um departamento de RH automatizado e orientado a dados.

Esse fenômeno tem até nome: “transformação digital de RH”. E isso está acontecendo em empresas grandes e pequenas. De acordo com a pesquisa Top Technology Trends de 2019 da Capterra, 80% das pequenas empresas dos EUA agora usam software de RH ou planejam usá-lo nos próximos um ou dois anos. Essas são empresas que, não muito tempo atrás, dependiam apenas de graxa de cotovelo e armários de arquivos para se manterem a par das necessidades de talentos.

Se esse fato fez você apertar o botão de pânico porque seu departamento de RH está atrasado, respire fundo. Essa transformação não pode acontecer da noite para o dia e também envolve verificar algumas caixas importantes primeiro. Mergulhar em uma grande iniciativa de transformação digital de RH sem estar devidamente preparado é uma maneira infalível de essa iniciativa atingir grandes obstáculos ou falhar completamente.

Explicaremos o que é uma transformação digital de RH e compartilharemos algumas etapas que toda pequena empresa deve seguir para se preparar para ela.

O que é uma transformação digital de RH?

Uma transformação digital de RH é a implementação e uso de tecnologia para aumentar as capacidades de um departamento de RH. O objetivo com uma transformação digital de RH é duplo: automatizar os processos de RH para economizar tempo e dinheiro e coletar e analisar dados desses processos para tomar decisões mais baseadas em dados.

A transformação digital de RH pode assumir várias formas:

• Em vez de ler todos os currículos de candidatos a emprego que se candidatam à sua empresa, um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) pode filtrar automaticamente candidatos ruins usando palavras-chave e dados de seus funcionários de alto desempenho.
• Em vez de orientar manualmente cada nova contratação por meio de uma série de papéis de integração, o software de integração automatiza e digitaliza completamente o processo.
• Em vez de promover os trabalhadores com base no instinto, os sistemas de planejamento de sucessão podem combinar dados sobre o desempenho dos funcionários, metas pessoais de carreira e lacunas de habilidades organizacionais para fornecer às equipes mais informações para informar suas decisões de promoção.

Você começa a essência. Está transformando o RH – folha de pagamento, recrutamento, compliance, aprendizado e gerenciamento de desempenho, tudo – desde o que costumava ser (orientado por papel, com decisões baseadas em instinto e opinião) até o que precisa ser para se destacar no mundo moderno dos negócios (orientado pela tecnologia, com decisões baseadas em dados concretos).

O que parece simples em princípio – digitalizar um processo de RH – é, na verdade, incrivelmente complexo. Cada implementação é sua própria montanha para escalar: definir uma meta, identificar as pessoas e os recursos de que você precisa, obter a adesão da liderança, pesquisar e fazer uma compra de tecnologia, fazer a configuração, preparar sua organização para a mudança, testar, otimizar e decidir se o projeto foi um sucesso ou fracasso.

Você também precisa considerar como cada uma dessas montanhas se encaixa para criar seu ecossistema de RH. Afinal, essas tecnologias informam umas às outras - seus dados de frequência são usados ​​para calcular a folha de pagamento, suas necessidades de contratação afetam suas necessidades de planejamento de força de trabalho etc. Sem uma estratégia de transformação sólida e um processo de integração completo, uma implementação malfeita pode derrubar todo o ecossistema .

Tudo isso para dizer que uma transformação digital de RH é um empreendimento complexo e exigente, e muitas empresas – apesar da urgência de “se adaptar aos tempos” – simplesmente não estão preparadas para fazer essa transição.

5 caixas que você deve marcar antes da transformação digital de RH

Para muitas empresas, o relógio está correndo para se tornar digital. Em uma pesquisa do Gartner, 67% dos líderes empresariais disseram que se sua empresa não se tornasse significativamente mais digitalizada este ano, ela não seria mais competitiva.

Dito isto, as empresas não devem se apressar nisso. Antes de assumir um projeto de transformação digital de RH, certifique-se de marcar estas cinco caixas:

• Você tem um sistema de informação de recursos humanos (HRIS). Um HRIS é a base sobre a qual todas as iniciativas de transformação digital de RH são construídas. É o software principal de RH usado para manter um banco de dados de seus funcionários. Fora de qualquer sistema de recrutamento, cada implementação dependerá dos dados do funcionário em seu HRIS para operar. Se você ainda não possui um HRIS, clique aqui para explorar suas opções.
• Você tem pelo menos 50 funcionários. Tome este com um grão de sal, já que cada negócio é diferente. Mas, normalmente, você não obterá as economias de escala e o retorno do investimento necessários com uma grande iniciativa de transformação digital de RH até atingir a marca de 50 funcionários. Não é coincidência que esse seja o mesmo tamanho em que muitos requisitos de benefícios para funcionários entram em jogo – as empresas enfrentam mais obstáculos administrativos e necessidades que uma transformação digital poderia diminuir.
• Você tem um departamento de TI formal. Entre as necessidades de integração, precauções de segurança de dados e milhares de outros obstáculos logísticos que você precisa considerar com a transformação digital, um departamento de TI – mesmo que seja apenas um diretor de TI ou CIO – é obrigatório. Eles serão seus parceiros na definição de sua estratégia e processo de transformação.
• Você está confortável com os dados. Reunir toneladas de dados de funcionários é inútil se você não tiver as habilidades para interpretá-los ou se sentir desconfortável em tomar decisões com base no que os dados dizem. Esse é um problema generalizado: apenas 33% dos funcionários se sentem confiantes em suas habilidades de alfabetização de dados.
• Você tem um objetivo interno claro em mente. Buscar uma transformação digital de RH apenas para “modernizar” ou porque seus concorrentes estão fazendo isso é o movimento errado. Todo projeto de transformação deve ter uma meta interna clara relacionada aos processos de RH ou à experiência do funcionário com resultados mensuráveis ​​que você possa usar para considerar a transformação bem-sucedida ou não (por exemplo, reduzir o tempo de contratação em 10 dias).

A transformação digital nunca é completa

Mesmo que você invista em um conjunto abrangente de gerenciamento de talentos para digitalizar todo o seu departamento de RH, saiba disso: sua transformação não acabou. A verdade é que nunca é. Tecnologias mais avançadas, como inteligência artificial (IA) e realidade virtual (VR), que trazem muitos benefícios e constroem o que veio antes, estão sendo inovadas o tempo todo.

Essa é mais uma razão para construir uma base sólida hoje. Se você ainda depende de arquivos em papel ou planilhas para a maioria de suas necessidades de RH, acesse nossa página de software de RH para comparar as melhores opções acessíveis.

Se você está procurando mais recursos como este para ajudá-lo a preparar seu negócio, confira estes:

• O que é gestão de talentos e como ela é diferente do RH?
• 3 maneiras pelas quais os funcionários podem inviabilizar a implementação de um novo sistema no local de trabalho
• O Technostress está consumindo sua força de trabalho? 5 coisas para fazer sobre isso

Informações sobre a pesquisa Top Technology Trends 2019 do Capterra

A Capterra realizou esta pesquisa de junho a agosto de 2019 entre 539 líderes de pequenas e médias empresas sediadas nos EUA. As empresas foram selecionadas por tamanho para aquelas com 2 a 249 funcionários e receita anual em toda a empresa de menos de US$ 100 milhões. Os respondentes qualificados deveriam estar envolvidos em compras de tecnologias para a organização e ocupar um cargo de gerente ou superior na empresa.