Como redigir uma proposta: melhores práticas baseadas em dados para 2022

O objetivo deste guia é fornecer um conjunto claro de regras quando se trata de como redigir, formatar e implementar uma proposta de vendas bem-sucedida e sem estresse.

Vamos nos aprofundar nos elementos que precisam ser incluídos, por que esses elementos são essenciais para o sucesso e como estruturar sua proposta de forma eficaz para que seja fácil para seus clientes entenderem o problema, a solução proposta e fazerem eles estão ansiosos para começar a fazer negócios com você.

O que é uma proposta comercial?

Uma proposta de negócios é uma oferta de um vendedor para um cliente em potencial. É um documento que descreve o escopo de trabalho, custos e entregas de um projeto. Ao contrário de estimativas e faturas, as propostas comerciais são escritas antes do início de qualquer trabalho e são usadas para conquistar novos clientes.
As propostas de negócios podem variar; no entanto, há uma coisa em comum: seu objetivo é convencer clientes em potencial a comprar seus produtos ou serviços.

Eles podem ser agrupados em duas categorias:

Propostas solicitadas:

Isso também é conhecido como RFP (Request for Proposal). Ele é enviado em resposta a uma solicitação de um cliente existente ou ao entrar em contato com uma empresa que você já conhece. Este tipo de proposta baseia-se nas especificações fornecidas pelo cliente e deve incluir todas as informações solicitadas.

Propostas não solicitadas:

As propostas não solicitadas são enviadas para empresas com as quais você não tem um relacionamento estabelecido. Esse tipo de proposta é mais parecido com um discurso de vendas, pois você não tem especificações a serem seguidas. Nesse caso, você precisa incluir o máximo possível de informações sobre seus produtos ou serviços para que seu cliente em potencial avalie se você é a pessoa certa para eles.

Por que investir tempo e esforço em sua proposta de negócios valerá a pena

Se você acabou de conseguir um novo cliente em potencial, provavelmente está empolgado com a oportunidade e querendo seguir em frente.

Uma proposta de negócios bem elaborada é um passo para fechar o negócio. Um mal elaborado, por outro lado, pode dar a eles motivos para levar seus negócios para outro lugar.

A parte mais difícil de escrever uma proposta de negócios é apresentar um argumento convincente para o seu trabalho.

Você precisa mostrar que:

• você entende claramente as necessidades do cliente
• você tem as habilidades e a experiência certas para realizar o projeto
• suas ideias são originais e frescas
• você tem a força de vontade e determinação para cumprir suas promessas
• você tem personalidade! (Ninguém está aqui para as coisas chatas de negócios)

Com as informações do mundo sempre à distância de uma pesquisa rápida, os clientes querem saber por que você é a melhor solução para os problemas deles e em que vale a pena investir.

Para garantir que você esteja sempre enviando propostas de alta qualidade que conquistarão os clientes, use essas práticas recomendadas baseadas em dados para escrever propostas comerciais em 2022.

Melhores práticas: o que uma proposta de projeto deve incluir?

A estrutura e o fluxo de uma proposta são como os de uma história: tem começo, meio e fim. Assim como uma boa narrativa, ela é organizada e conta uma história convincente e pensada para cativar os clientes.

A maioria das propostas segue padrões semelhantes, mas cada proposta será diferente dependendo da empresa, do setor, do tamanho do negócio e do produto ou serviço em questão.

As seções a seguir detalham as seções normalmente encontradas em propostas comerciais e explicam como incluí-las.

1. Capa

É difícil julgar um livro pela capa, mas você pode adivinhar o quão bem ele venderá. Uma página de rosto da proposta de vendas limpa e informativa, incluindo o nome do cliente, seu nome e informações de contato e a data de envio, é a chave para atrair e manter a atenção do cliente. Considere incluir um índice para facilitar para o cliente pular para a área que precisa revisar.

2. Resumo Executivo

O sumário executivo não é uma breve repetição de toda a proposta, é um destaque dos elementos mais importantes da sua proposta de negócios. O objetivo é mostrar ao cliente que você entende suas informações básicas, plano de negócios e desafios exclusivos - e que você é o único a resolvê-los. Desperte o interesse deles e dê a eles um motivo para continuar lendo.

Para se inspirar ao escrever seu resumo executivo, dê uma olhada nestes três exemplos de resumo executivo que você pode roubar.

3. Abordagem/Solução

Como você resolve os problemas de seus clientes potenciais melhor do que seus concorrentes? Como sua empresa pode resolver a dor dos clientes de maneira única e atraente para o seu leitor? A chave para a redação de propostas bem-sucedida é delinear as maneiras pelas quais você fornece soluções e se torna uma escolha vencedora.

4. Sobre nós/nossa equipe

Apresente sua equipe de liderança, fundadores da empresa e membros da equipe que trabalharão com seus novos clientes em seu projeto. Melhor ainda, mostre como os membros de sua equipe tiveram sucesso em lidar com situações semelhantes no passado.

O objetivo desta seção é dar ao seu cliente a confiança de que ele estará trabalhando com uma equipe competente e profissional e minimizar quaisquer dúvidas que possam ter sobre a contratação de você.

Dica profissional: em marketing, é bem sabido que incluir fotos humanas reais aumenta a confiança do cliente e, como resultado, taxas de conversão mais altas. Aplique essa visão à sua seção sobre nós/nossa equipe para criar uma impressão memorável com seu leitor.

5. Entregáveis

A seção de entregas de uma proposta de negócios é provavelmente a seção mais importante porque descreve exatamente o que será entregue para o cliente.

É importante sempre incluir esta seção em suas propostas de negócios, pois dá ao cliente em potencial uma visão clara do que você vai fazer e como vai fazer.

A seção de entregas deve descrever detalhes como:

• O escopo do projeto inclui recomendações baseadas em pesquisas e análises.
• O que você fornecerá (conteúdo, design, estratégia etc.)
• Como você irá fornecê-lo (online, no local, etc.)
• Quando você fornecerá (linha do tempo)
• Quem será responsável por quais tarefas e quando elas serão executadas.

6. Preços

Procure manter sua seção de preços sucinta e direta. Explique quanto vai custar o investimento total. Liste e descreva todas as taxas do projeto, impostos, descontos e extras opcionais. Se o seu cliente tiver alguma confusão ou preocupação com taxas extras ocultas, é mais provável que ele confie menos em você – levando a uma maior chance de rejeição.

Destaque quaisquer custos adicionais que possam surgir durante o ciclo de vida do projeto. Os clientes tendem a ser sensíveis a custos extras que não foram mencionados na proposta. Quanto mais transparente você for com eles, mais provável será que eles confiem em você e estejam dispostos a pagar esses custos adicionais se eles surgirem mais tarde no projeto. Certifique-se de que isso esteja claro na seção de preços da sua proposta comercial para que não haja confusão sobre o que está incluído e o que não está incluído em seu preço

Dica profissional : em vez de se referir aos seus preços como taxas ou encargos, rotule sua seção de preços como Seu investimento. Isso lembrará às pessoas que estão investindo em seu próprio desenvolvimento e no de sua equipe e organização.

7. Termos e Condições/Aprovação

Se você chegou até aqui, está na reta final. O fechamento de uma proposta comercial deve ser a parte mais fácil de criá-la. Você já fez o trabalho duro no início e por toda parte, então é hora de desacelerar e empurrar as coisas para a linha de chegada.

Uma página limpa e bem projetada é uma ótima maneira de fechar sua proposta com confiança. Apenas certifique-se de incluir todas as informações necessárias: um local para seu novo cliente assinar, termos e condições claros e atualizados e quaisquer outros detalhes de última hora que eles possam precisar revisar antes de oficializar sua parceria.

8. Bônus: Estudos de Caso

Um estudo de caso é uma análise aprofundada de um único exemplo de uma história de sucesso. Normalmente, é usado para demonstrar como sua oferta ajudou um cliente a superar um desafio importante que ele estava enfrentando e como ela gerou resultados tangíveis como resultado.

Estudos de caso e depoimentos são particularmente úteis nos estágios finais do ciclo do negócio, quando os compradores estão tentando determinar se uma solução proposta é adequada para eles. A prova social de um cliente que teve sucesso com sua solução pode ajudar bastante a fazer com que seu comprador ultrapasse a linha.

Como deve ser uma proposta de negócios?

Dado o alto risco de conquistar novos negócios, você não pode se dar ao luxo de ter uma proposta ruim. Você tem que fazer com que pareça bom e rápido.

Muitas pessoas se concentram no conteúdo e esquecem o design. A verdade é que ambos são igualmente importantes para o sucesso de sua proposta.

Se você não está projetando, você está perdendo.

Uma proposta bem projetada com imagens, gráficos e vídeos envolventes e de alta qualidade se destaca da concorrência e comunica valor rapidamente aos tomadores de decisão. Propostas de negócios que se destacam fecham negócios.

Propostas com imagens fecham com maior taxa

No relatório anual State of Proposals da Proposify, analisamos os dados das mais de 1 milhão de propostas de negócios enviadas por meio de nosso software em 2021.

Quando se trata de imagens, a mensagem é clara. As propostas que incluem imagens têm um desempenho significativamente melhor do que aquelas sem. Na verdade, as propostas de projetos que continham imagens tinham 72% mais chances de serem fechadas e o fizeram a uma taxa 20% mais rápida.

Se você está procurando uma maneira de fazer suas propostas brilharem, adicionar imagens pode ser um verdadeiro divisor de águas. Eles podem ajudar a chamar a atenção do seu cliente em potencial, ao mesmo tempo em que permitem que sua empresa mostre sua experiência e comunique ideias de forma mais eficaz.

Mas quais imagens você deve incluir? Aqui estão algumas sugestões:

Fotos da cabeça dos membros da sua equipe:

Se você estiver oferecendo serviços, é útil informar ao cliente em potencial com quem ele estará trabalhando. Também ajuda a construir confiança – se eles souberem quem você é e puderem colocar rostos em nomes, eles sentirão que têm um relacionamento estabelecido com você no momento em que abrirem a proposta.

Fotos de produtos para mostrar o que você vende:

Se você estiver oferecendo um produto ou serviço específico, incluir fotos dará ao cliente em potencial uma ideia melhor do que isso envolve. As fotos de produtos são particularmente úteis se você estiver vendendo por meio de um mercado on-line como Amazon ou Etsy, porque os clientes já estarão acostumados a vê-los lá.

Imagens que ilustram seus serviços em ação:

Por exemplo, se você estivesse fazendo uma proposta para um trabalho de limpeza de janelas, mostrar imagens de projetos anteriores serviria como estudos de caso que ajudariam a mostrar suas habilidades e convencer o cliente em potencial de que você poderia criar algo semelhante para eles.

Adicionar vídeo às propostas aumenta as taxas de fechamento

Em vez de apenas falar sobre como uma proposta foi construída, os vídeos de propostas podem mostrar o raciocínio por trás de seus preços. Isso torna o fechamento muito mais eficaz e ajuda muito a fechar negócios.

(Precisa de ajuda com vídeo? Confira Vidyard.)

Quando seu cliente compartilha sua proposta internamente, o vídeo facilita conversas nas quais sua voz está sempre presente. Seu cliente vai amá-lo porque você mesmo está explicando o negócio. Os tomadores de decisão e os comitês de compra vão adorar você porque você pode demonstrar como resolverá o problema deles em 5 minutos, de forma assíncrona, em vez de 30 minutos em uma ligação agendada.

Do relatório anual do Estado das Propostas da Proposify:

"O vídeo está rapidamente se tornando uma parte crítica do processo de fechamento. Em 2021, houve um aumento de 40,5% ano a ano no uso de vídeo de proposta. Isso é superior a um aumento de 31% em relação ao ano anterior em 2020. Apesar desse aumento, no entanto, apenas 21% de todas as propostas contêm vídeo."

À medida que as empresas procuram maneiras criativas de envolver potenciais compradores, você pode capitalizar essa estratégia agora para ajudar a destacar seus negócios.

Para se inspirar, confira estes exemplos de design de proposta vencedora.

Acompanhamento da proposta de vendas

A melhor maneira de acompanhar os leads é usar dados, não suposições.

A persistência profissional é um elemento importante da boa habilidade de vendas – e, quando bem feita, pode percorrer um longo caminho. Uma abordagem cautelosa e uma estratégia inteligente, sem mencionar a confiabilidade pessoal, valerão a pena.

Como você acompanha após o envio de uma proposta é tão importante quanto a própria proposta, e o momento do seu acompanhamento pode ser o fator decisivo para fechar um negócio, por isso é importante saber quando é melhor entrar em contato.

É mais provável que você tenha sucesso quando fornece informações importantes com base no comportamento do seu cliente em potencial. Por exemplo, se você sabe que os clientes em potencial abrem uma proposta em média cinco vezes antes de tomar uma decisão, crie tarefas de alta importância em seu processo para que os representantes acompanhem a proposta assim que ela for aberta pela quinta vez.

Para usar efetivamente seu processo de acompanhamento, você precisa conhecer as métricas de linha de base de sua equipe. Depois de conhecer esses números, você pode identificar padrões que indicam que um negócio pode estar com problemas e agir antes de perder a oportunidade.

Pronto para começar, mas precisa de alguma inspiração?

Os modelos de proposta gratuitos do Proposify incluem tudo o que você precisa para dominar seus argumentos de marca e conquistar mais clientes. Estão incluídos dezenas de modelos de propostas de negócios para empresas que vão desde empresas de contabilidade, agências criativas e empresas de arquitetura até modelos de propostas de trabalho de construção individuais. Se houver uma empresa que faça isso, provavelmente há um modelo esperando por você lá dentro.

Uma proposta de negócio vencedora tem maiores chances de sucesso e pode ser a diferença entre conquistar aquele cliente, fazer aquela venda ou perder aquela oportunidade. Para que sua proposta seja notada em um mar de concorrentes, você precisa trabalhar para criar um documento que seja fácil e agradável de ler.

Nossa melhor dica? Mantenha-o curto e conciso, mas não hesite em incluir detalhes nas seções mais relevantes.

Longa história, curta: crie a proposta que você gostaria de receber.