Como escrever uma proposta para um projeto (com exemplos)

O que é uma proposta de projeto?

Uma proposta de projeto é enviada por uma empresa de design, consultoria ou outro tipo de empresa a um cliente em potencial para apresentar detalhes importantes do projeto, como entregas, prazos, resultados esperados e custos. Quando os termos de serviço estão incluídos, uma proposta de projeto assinada pode funcionar como um contrato para a proteção legal de ambas as partes.

Uma proposta de projeto não deve ser confundida com uma solicitação de proposta (RFP), que é enviada por uma corporação ou agência governamental a várias empresas de consultoria para receber a quantidade máxima de propostas e opções de preços para um projeto que eles já tenham definido internamente.

Uma proposta de projeto, por outro lado, é criada como parte de um processo de venda consultiva e pode beneficiar um cliente, mesmo que ele não avance com o trabalho devido ao detalhamento útil do projeto.

Tipos de propostas de projetos

Existem muitos tipos diferentes de propostas de projetos, desde diferentes comprimentos até estruturas de taxas.

Comprimento do projeto:

• Projeto curto e único

• Projeto mais longo e em fases

• Retentor ou projeto em andamento

• Projeto pago de descoberta ou auditoria

Tipo de pagamento:

• Taxa fixa

• Por hora com horas estimadas

• De hora em hora com intervalo de horas mínimo e máximo

• Taxa fixa híbrida e por hora (comum em design de interiores, planejamento de eventos e outros campos com custos fixos e custos por hora)

Indústrias:

• Design do site

• Design gráfico

• Arquitetura e engenharia

• Serviços de construção e propriedade

• Locação comercial

• Design de interiores

• Refeições

• Planejamento de eventos

• Assinaturas de software

• Contabilidade

• Gerenciamento administrativo

• Gestão de folha de pagamento e RH

• Marketing

• Pesquisa e analise de mercado

• Desenvolvimento de software

• Desenvolvimento de produtos

Tipos de solicitação:

• Propostas solicitadas enviadas em resposta a uma RFPs

• Propostas não solicitadas enviadas sem uma RFP prévia

O que incluir em uma proposta de projeto

Uma proposta de projeto bem-sucedida incluirá todas ou a maioria dessas seções importantes. Você pode misturá-los e combiná-los para criar o esboço perfeito da proposta do projeto.

Capa

A capa é a página mais fácil de escrever.

Normalmente inclui:

• O nome da sua empresa

• O nome do cliente ou o nome do projeto

• A data

• Uma fotografia ou design gráfico

Você também pode optar por incluir suas informações de contato na página de rosto, mas isso geralmente é reservado para a página Sobre nós ou uma página de contato dedicada.

Resumo executivo ou carta

O resumo executivo é onde você oferece uma visão geral da sua metodologia e do projeto proposto. Considere-o passo de elevador. Atire para escrever aproximadamente 75 - 200 palavras.

Muitas outras partes da proposta serão escritas como marcadores ou frases muito curtas, então use esta seção para realmente pintar a imagem completa do projeto com uma linguagem que está na marca.

Metas ou objetivos

Você pode incluir as metas e objetivos do projeto do cliente no resumo executivo, no resumo do projeto ou em uma seção dedicada apenas para esse fim.

Você pode escrever de 75 a 150 palavras descrevendo as metas ou utilizar uma lista com marcadores de 3 a 8 metas.

Abordagem

A seção de abordagem pode ter vários nomes diferentes, como “solução” ou “metodologia”. Nesta seção, você está descrevendo a estratégia por trás de sua abordagem. Ele define o cenário para os detalhes do projeto e o orçamento a seguir.

Isso é particularmente importante ao conquistar novos clientes que não estão familiarizados com o que diferencia sua empresa da concorrência.

Uma empresa de catering pode usar esta página de proposta para falar sobre o tipo de experiência ou a qualidade dos alimentos que fornecem.

Enquanto isso, uma empresa de marketing pode incluir seu ethos de marca ou crenças centrais aqui.

Resumo do projeto e entregas

Enquanto a seção anterior é sobre a estratégia, esta seção é sobre os detalhes. Soletre exatamente o que você fará pelo cliente.

Aqui está o que você pode incluir no resumo do projeto:

• Uma breve descrição do projeto

• Uma lista de entregas do projeto

• Uma descrição das fases do projeto com suas próprias entregas

• Um cronograma ou roteiro do projeto

• Seu processo de gerenciamento de projetos

• O software de colaboração ou comunicação que você planeja usar

• Marcos mensuráveis ​​ou específicos no projeto

• Uma descrição da equipe do projeto e do talento incluído

Sobre a empresa

Você pode escrever uma página Sobre nós, uma página Nossa equipe ou ambas. Uma página Sobre nós deve incluir uma descrição do que sua empresa faz, seu público-alvo e os resultados que você fornece. Uma página Nossa equipe apresentará biografias de pessoas importantes em sua equipe.

Preços

Você precisa especificar os custos do projeto. Dependendo da natureza do seu negócio, você pode mostrar um total de projeto de taxa fixa, sua taxa horária juntamente com o número de horas estimadas ou uma variedade de opções de pacotes para o cliente escolher.

Termos e Condições

A seguir: termos e condições. Ao usar um software de gerenciamento de propostas com assinaturas eletrônicas, sua proposta pode funcionar como um contrato vinculativo. Inclua seu contrato de serviço principal e permita que o resumo do projeto sirva como a declaração de trabalho.

Prova social e amostras

Os clientes em potencial precisarão de alguma garantia para ajudá-los a confiar em seus negócios.

Considere incluir:

• Depoimentos

• Avaliações

• Médias de classificação por estrelas

• Partes do portfólio

• Amostras de trabalho

• Miniestudos de caso

Como escrever uma proposta de projeto

Pronto para lançar um novo projeto? Aqui está um processo passo a passo para criar uma proposta de projeto vencedora.

1. Descubra as necessidades do cliente

O primeiro passo é entender os desafios e objetivos atuais do cliente. Como parte de seu processo de descoberta, você pode realizar uma única chamada de vendas ou várias.

Algumas empresas cobram por um processo de descoberta ou auditoria mais longo e usam uma proposta para vender esse serviço introdutório. Posteriormente, eles farão upsell para esse cliente em um projeto com base em suas descobertas com uma proposta personalizada. No entanto, a maioria das empresas conduz o processo de descoberta gratuitamente e, em seguida, faz recomendações de projetos em sua primeira proposta.

2. Defina seu problema central e objetivos

Em seguida, você desejará destilar tudo o que o cliente compartilhou com você. Você pode levar algum tempo para reunir suas anotações, conversar com um colega e determinar os objetivos mais importantes. Esses objetivos do projeto guiarão todas as decisões futuras.

3. Determine a melhor abordagem para atendê-los

Agora é hora de decidir qual método ou abordagem levará ao sucesso do projeto. Se você tem um processo de projeto modelado e sempre atende clientes semelhantes, pode oferecer sua solução usual.

Mas se você oferecer um trabalho personalizado exclusivo para cada cliente, precisará decidir sobre a abordagem. Por exemplo, um planejador de eventos pode decidir oferecer serviços de marketing, registro, configuração e detalhamento de eventos se um cliente não tiver nenhum recurso interno, mas pode oferecer apenas configuração e detalhamento se o cliente tiver marketing interno e especialistas em bilhética.

4. Divida o projeto em entregas, cronogramas, etc.

Agora que você fez sua pesquisa e decidiu o que apresentar ao cliente, é hora de detalhar o projeto.

Determine os custos do projeto ou as opções de preços, divida o trabalho em fases e esclareça as entregas. Você pode anotar isso em um pedaço de papel ou trabalhar diretamente dentro de um modelo de proposta.

5. Adicione todas as seções e detalhes necessários à sua proposta

Escreva sua proposta e certifique-se de ter coberto todas as bases. Vale a pena notar que mais não é necessariamente melhor. Por meio de nossa análise de 1 milhão de propostas, descobrimos que as propostas vencedoras têm em média 7 seções e 11 páginas.

A estrutura de proposta mais comum é:

1. Capa

2. Sumário executivo

3. Abordagem ou solução

4. Sobre a empresa

5. Entregáveis

6. Preços

7. Termos e Condições

Lembre-se de que você pode alterar e renomear essas seções para corresponder aos seus serviços e à voz exclusiva da sua marca.

6. Envie a proposta ao cliente (com assinaturas eletrônicas)

Agora é hora de enviar a proposta. Você pode economizar tempo e reduzir suas necessidades de software usando um software para propostas e contratos. Apenas certifique-se de incluir seus termos e condições.

Propostas com assinaturas eletrônicas atribuídas ao remetente e ao destinatário têm uma taxa de fechamento 426% maior. E se você assinar a proposta primeiro (antes que o cliente a abra), você aumentará suas chances de fechamento em mais 36,8%.

7. Lide com solicitações de mudança prontamente

Esteja à disposição para fazer alterações de acordo com as solicitações do cliente, seja para alterar o escopo do projeto ou ajustar a linguagem contratual devido à sua equipe jurídica exigente.

Ser solicitado a revisar uma proposta não é necessariamente uma coisa ruim. Na verdade, as propostas que são revisadas algumas vezes são mais propensas a fechar.

5 exemplos de propostas para um projeto

Precisa de alguma inspiração? Essas propostas de projetos oferecem exemplos de exatamente o que incluir em sua próxima apresentação.

1. Projeto de impressão com itens opcionais

Esta proposta de impressão oferece um excelente exemplo de como comunicar claramente seus preços e oferecer opções interativas. Quando analisamos 1 milhão de propostas enviadas com nossa plataforma, descobrimos que as propostas com tabelas de taxas têm uma taxa de fechamento 35,8% maior do que aquelas sem e que as propostas com quantidades editáveis ​​têm uma taxa de fechamento 18,5% maior.

Você pode usar este modelo de proposta com sua avaliação gratuita do Proposify e personalizá-lo facilmente para suas ofertas comerciais exclusivas.

Este modelo de proposta de projeto de exemplo inclui estas seções:

• Objetivos

• Sobre nós

• Nosso time

• Nossos serviços

• Trabalho de Amostra

• Depoimentos

• Pacotes

• Seu investimento

• Cancelar assinar

2. Proposta de marketing com cronograma do projeto

Um cronograma do projeto é uma parte importante de qualquer proposta de projeto. Este modelo de proposta de marketing oferece um ótimo exemplo de como compartilhar essa linha do tempo em um formato simples.

Divida seu projeto em etapas distintas para que o cliente saiba exatamente o que esperar.

Este modelo de proposta de exemplo inclui as seguintes seções:

• Visão geral e metas

• Escopo de serviços

• Prazo

• Seu investimento

• Por que nós?

• Nosso time

• Estudo de caso

• Contrato

• Assinatura

3. Projeto de contabilidade com metas e lotes de trabalho

Nosso próximo exemplo é uma proposta contábil.

Esta proposta se destaca por incluir os objetivos do cliente na seção Resumo do Projeto. Veja aqueles pontos de bala curtos e doces? Eles servem como uma maneira inteligente de deixar o cliente saber que você entende seus objetivos e será capaz de satisfazê-los.

Essa proposta também inclui um detalhamento do trabalho que é categorizado em quatro lotes ou partes diferentes: Inicialização do QuickBooks, Migração de dados, Construção de dados do QuickBooks, Geral (ao longo do projeto). Você pode usar este exemplo ao dividir um projeto em diferentes estágios ou serviços.

Acesse este modelo de proposta contábil com uma assinatura paga ou uma avaliação gratuita do Proposify.

O modelo inclui as seguintes seções:

• Capa

• Carta

• Sobre nós

• Equipe

• Resumo do projeto

• Proposta de Trabalho

• Preços

• Próximos passos

• Contato

4. Projeto de construção com resumo e exclusões do projeto

Você precisa incluir exclusões em suas propostas? Se o tipo de trabalho que você oferece depende de outros provedores de serviços ou se presta a complicações, convém começar a adicionar exclusões. Isso pode ajudar a proteger sua empresa dos muitos riscos associados à confusão do escopo do projeto ou expectativas desalinhadas.

Este modelo de proposta de construção, disponível dentro do Proposify, oferece um exemplo perfeito de uma seção de exclusão, que segue o que está incluído no projeto.

O modelo de proposta de projeto inclui as seguintes seções:

• Carta de apresentação

• Sobre nós

• Conheça nosso time

• Depoimentos

• Projetos anteriores

• Resumo do projeto

• Cronograma do projeto

• Cancelar assinar

5. Projeto de gerenciamento de eventos com estimativas de trabalho por hora

O planejamento de eventos é complicado - é exatamente por isso que o setor de eventos serve como um ótimo exemplo de como cobrar pelo trabalho por hora e pelos custos fixos ao mesmo tempo.

Você pode acessar este modelo de proposta de planejamento de eventos com sua conta Proposify (confira com uma avaliação gratuita).

Na seção Orçamento, a proposta começa com uma tabela de taxas que inclui todos os custos por hora .

Esta proposta de projeto também tem uma segunda tabela de taxas para estimar os custos fixos , como catering e fotografia, e os custos horários e custos fixos são então somados ao total do projeto.

Este modelo inclui as seguintes seções:

• Introdução

• Quem nós somos

• Equipe

• Nossa compreensão de suas necessidades

• Nossos serviços

• Orçamento

• Contrato

• Assinatura

Dicas para escrever uma proposta de projeto

Escrever uma ótima proposta dá muito trabalho.

Aqui estão algumas práticas recomendadas de propostas de projetos que ajudarão você a economizar tempo e obter melhores resultados:

1. Crie modelos para diferentes serviços, projetos ou clientes. Quanto mais rápido você enviar uma proposta, maior a probabilidade de fechar. Tente criar alguns modelos diferentes para facilitar a geração de uma nova proposta com base nas necessidades exclusivas dos clientes. E, claro, você sempre pode acelerar o processo começando com um de nossos modelos.

2. Obtenha a opinião do cliente sobre seu plano antes de transformá-lo em uma proposta. Tente apresentar sua ideia de projeto ao cliente no final da ligação de vendas. Verifique para ver a reação deles. Se eles gostarem do que você sugeriu, transforme isso em sua proposta. Se não, pergunte o que eles têm em mente. Dessa forma, você criará uma proposta com maior probabilidade de fechamento.

3. Pergunte ao cliente o que ele quer que a proposta inclua. Se o seu cliente lhe deu uma RFP detalhada, você saberá exatamente o que incluir na sua proposta. Se não, não tenha medo de perguntar. Especialmente ao trabalhar com grandes corporações e agências governamentais, seu principal ponto de contato deve ser capaz de compartilhar o que todas as partes interessadas esperam ver no plano do projeto.

4. Ofereça opções de preços dinâmicos. Propostas com linhas opcionais e quantidades editáveis ​​têm uma taxa de fechamento 20,2% maior. Considere complementos e opções que atenderão aos tomadores de decisão enquanto personalizam e aperfeiçoam o escopo do projeto. Os clientes devem ser capazes de selecionar as opções diretamente na proposta de negócios para criar um total preciso do projeto em tempo real e, em seguida, assiná-lo.

5. Inclua conteúdo multimídia em sua proposta. O conteúdo da proposta não deve estar apenas em formato escrito. Acompanhe sua escrita com magos e vídeos para ajudá-los a visualizar o projeto. Propostas com imagens têm 72% mais chances de serem fechadas e propostas com vídeos têm 41% mais chances de serem fechadas. Tente incluir fotos de sua equipe e seu trabalho anterior e ilustrações de seu processo ou ROI típico.

6. Escreva e automatize e-mails de acompanhamento. Propostas com apenas um e-mail de acompanhamento automatizado têm 35% mais chances de serem fechadas. Se você usa o Proposify, pode ativar facilmente os acompanhamentos automatizados para cada proposta. Você pode usar nossos modelos de e-mail de acompanhamento ou criar seus próprios modelos para diferentes tipos de clientes ou projetos.

Próximos passos: escreva sua própria proposta de projeto

Uma excelente proposta de projeto deve incluir o roteiro do projeto, marcos, orçamento e qualquer informação suplementar que ajude o cliente a realmente entender o valor do projeto e garantir a adesão.

Para aumentar a probabilidade de fechamento de qualquer proposta, certifique-se de incluir conteúdo multimídia, opções de preços e assinaturas eletrônicas.

Os modelos de proposta do Proposify , acompanhamentos automatizados e análises de visualização podem levar o jogo de fechamento de sua proposta a um nível totalmente novo. Reserve uma demonstração hoje.