O guia definitivo para aproveitar ao máximo as demonstrações de produtos

Você tem tempo limitado para ver o software em ação antes da compra. Siga estas dicas para aproveitar ao máximo suas demonstrações de produtos.

Demonstrações de software ao vivo são um recurso extremamente valioso ao considerar um novo software de negócios. Mas muitas pessoas assistem a demonstrações de produtos como espectadores passivos e, portanto, não obtêm muito valor delas.

Seja um participante ativo e prepare-se para a demonstração para que você possa tirar mais proveito dela. Você deixará suas demonstrações com mais informações sobre como o software funcionará para sua empresa específica e poderá ajudar a atender às suas necessidades.

Neste artigo, abordaremos o que você deve manter na frente e no centro das demonstrações de software. Ao definir uma agenda para a demonstração, você pode certificar-se de que o fornecedor atende às suas perguntas e necessidades e, por fim, você se sentirá mais confiante em sua seleção final de software.

Defina uma agenda para suas demonstrações de produtos que abranja esses 4 tópicos principais

As demonstrações de software levam um tempo precioso e às vezes pode parecer que você não está no controle do processo. Ao planejar os principais tópicos que você deseja abordar com antecedência, você pode orientar o fornecedor para mostrar quais recursos de software serão mais importantes para você e incentivar uma experiência mais personalizada.

Defina uma agenda de antemão com todas as considerações que você deseja cobrir, incluindo o seguinte:

1. Diferenciais do produto

No final do processo de demonstração, a pergunta mais importante que você precisa responder é: “Qual produto é o mais adequado para o meu negócio?” Para isso, você precisa ver quais produtos se destacam da multidão com base nas necessidades do seu negócio.

• Facilidade de uso: o software escolhido deve ser relativamente fácil de ser adotado pela sua equipe. Preste muita atenção ao design de cada solução e quão intuitivo seria para novos usuários.
• Interface do usuário: é provável que você gaste muito tempo com este software, portanto, deseja uma interface de usuário intuitiva. Muitos usuários também preferem software que seja esteticamente agradável.
• Integrações: Se sua empresa já usa outro tipo de software que você deseja conectar ao novo produto, pergunte ao fornecedor quais integrações o produto suporta. Descubra como as integrações funcionam, especialmente se você precisar de uma integração integrada em vez de apenas se conectar por meio de uma ferramenta de integração de terceiros.
• Recursos: Os fornecedores de software falarão sobre os “melhores” recursos do produto, mas eles podem não cobrir o que você precisa que o software faça. É importante ter uma lista dos recursos que você gostaria que o fornecedor do software analisasse em sua apresentação. Peça para ver seus recursos obrigatórios em ação.
• Personalização: Se desejar, descubra se o software pode ou não ser adaptado às suas necessidades. Os fornecedores podem ou não estar dispostos a trabalhar com você na personalização. Se um fornecedor prometer que acrescentará algo para você, peça a ele para colocar essa promessa em seu contrato.

2. Custo total de propriedade

Muitas vezes, o preço é a primeira pergunta que as empresas fazem quando procuram software. Isso é compreensível. Mas uma resposta útil envolve mais do que apenas o preço de etiqueta. Você precisa saber o custo total de propriedade. Isso inclui quanto o software custa para comprar, implementar e manter.

• Compras: pergunte sobre preços e, se houver níveis de preços, o que está incluído em cada nível. Pergunte também sobre quaisquer cobranças adicionais de compra, como taxas para usuários extras ou capacidade de dados. Muitos fornecedores oferecem descontos para quem paga anualmente (em vez de mensalmente) ou para organizações sem fins lucrativos, portanto, pergunte sobre maneiras de reduzir o preço.
• Implementação: pergunte sobre quaisquer custos de implementação projetados, como se o fornecedor cobra pela instalação (para soluções no local) ou treinamento.
• Manutenção: pergunte se o fornecedor cobra por quaisquer atualizações pós-compra ou pelo atendimento e suporte contínuos ao cliente. Se o software for usar o servidor de um fornecedor, pergunte sobre energia associada ou taxas de uso. Você também precisa saber se há outros custos do usuário final que você deve antecipar.

3. Suporte do fornecedor

Você estará por conta própria quando a compra terminar? Se sim, você se sente confortável com isso? Decida com antecedência o nível de suporte ao cliente que sua empresa precisará e se você está disposto a pagar mais por isso.

• Treinamento: Pergunte ao seu líder de demonstração se o treinamento está incluído e, em caso afirmativo, como funciona e o que abrange. Se houver treinamento disponível, saiba se é para usuários selecionados ou para uma equipe inteira. Você também pode perguntar sobre pontos comuns de integração de funcionários e como combatê-los. Se você tiver uma equipe interna de TI, converse com eles antes das demonstrações caso eles tenham alguma dúvida de implementação técnica que gostariam que você perguntasse aos fornecedores.
• Suporte: Alguns fornecedores cobram mais por diferentes níveis de atendimento ao cliente (como somente e-mail versus suporte por telefone). Pergunte ao seu líder de demonstração sobre os níveis de serviço e quanto eles custam. Certifique-se de sair com uma noção da logística do serviço, como se o suporte está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, apenas durante determinados horários ou em um fuso horário diferente.

4. Dados e privacidade

As empresas correm o risco de perder uma quantia substancial de dinheiro com uma violação de segurança de dados, sem mencionar o impacto significativo e duradouro na confiança do cliente. Portanto, é importante que os produtos de software que você usa levem a sério a segurança de seus dados e dos dados de seus clientes.

• Segurança: pergunte que tipo de segurança o fornecedor usa para seus bancos de dados e quais processos ele possui para proteger suas informações.
• Conformidade: se você tiver uma base de clientes internacional, pergunte sobre a conformidade com o GDPR. Se você opera nos EUA, pergunte se eles serão reclamados pela CCPA até 2020, quando a lei estadual da Califórnia entrar em vigor.

Não programe demais demonstrações de produtos

Participar de muitas demonstrações de software fará com que eles funcionem juntos e também tirará um tempo valioso das responsabilidades diárias de sua equipe. A demonstração é melhor usada como um método para conhecer suas três a cinco principais opções de software em profundidade.

Não coloque muitas demos em um único dia. Agende não mais que duas demonstrações por dia e não mais que cinco no total. Ao se concentrar apenas em sua lista, você estará melhor equipado para fazer uma seleção final após as demos.