7 etapas fáceis para configurar um sistema de telefonia VoIP em casa ou no escritório

Mais e mais empresas estão pensando em mudar para VoIP.
Contas mensais mais baratas e recursos mais avançados são atraentes, mas algumas empresas ainda hesitam em seguir adiante.
Eles acham que os custos de hardware são muito caros ou que configurar tudo será um processo demorado e desafiador.
Mas se você se preparar e escolher o provedor certo, sua transição para um sistema de telefonia em nuvem pode ser perfeita.
Mostraremos exatamente como configurar o VoIP para o seu negócio, reduzir os custos iniciais e tirar o máximo proveito do seu novo sistema de telefonia VoIP.
Aprenda como configurar um sistema de telefonia VoIP, passo a passo.

1. Teste sua rede e conexão com a Internet
2. Invista no hardware VoIP certo
3. Encontre um provedor de VoIP com os recursos certos
4. Como obter um número de telefone comercial
5. Configure seu sistema de telefonia VoIP
6. Teste suas novas linhas VoIP
7. Treine sua equipe para aproveitar ao máximo os recursos de VoIP

Como é um sistema de telefonia VoIP diferente?

Antes de entrarmos nos detalhes, precisamos estabelecer o que diferencia o telefone VoIP (Voice over Internet Protocol) de um telefone analógico.
Um telefone analógico se conecta diretamente com a Rede Telefônica Pública Comutada (PSTN) por meio de linhas fixas dedicadas. As chamadas telefônicas são facilitadas pela companhia telefônica local, efetivamente requerem uma conexão direta a uma tomada telefônica.

Os telefones IP se conectam à rede telefônica por meio de um provedor de VoIP pela Internet . Ele transforma o áudio em pacotes de dados e os transmite usando o Internet Protocol (IP). O data center do provedor então transforma os sinais em analógicos e os transfere para o PSTN.
Como os telefones SIP não precisam de linhas fixas dedicadas, é mais fácil dimensionar um escritório com VoIP. Com um sistema telefônico tradicional, para compartilhar o serviço telefônico com vários funcionários, é necessário um PBX (Private Branch Exchange) local.

Agora que você sabe o que é VoIP, vamos discutir como você pode começar a configurar seu sistema de telefonia VoIP. Se você aprender melhor através.

1) Teste sua rede e conexão com a Internet

Você pode estar preocupado com a quantidade de largura de banda que o VoIP usa , mas a regra geral é de cerca de 100 kbps de upload e download por linha.
A maioria dos provedores de serviços de Internet agora oferece velocidades de gigabit com seus planos de negócios. Portanto, sua conexão atual provavelmente é rápida o suficiente para um sistema de telefonia VoIP. Uma ressalva é que algumas conexões domésticas têm velocidades de upload muito mais lentas, como algumas conexões DSL.
Além da velocidade, os problemas que afetam a qualidade das chamadas VoIP geralmente estão relacionados à instabilidade de uma conexão. Jitter e perda de pacotes são duas métricas a serem examinadas. Uma conexão de internet com fio, como fibra ou cabo, é preferível. Microondas e outras opções são muito instáveis.
E seu hardware de rede também pode se tornar um gargalo. Se o roteador ou a rede não puder lidar com o tráfego de pico, você poderá ter áudio entrecortado ou outros problemas, como chamadas perdidas. O Wi-Fi funciona bem na maioria dos casos, mas uma conexão com fio é sempre melhor.
Faça um teste de velocidade de VoIP para testar sua rede e identificar possíveis problemas. Os resultados lhe darão uma boa ideia se sua conexão pode ou não lidar com uma instalação VoIP.
Você também pode explorar a configuração de Qualidade de Serviço (QoS) para priorizar pacotes e dados VoIP. Dessa forma, o tráfego de voz é colocado acima do tráfego como YouTube ou Netflix, garantindo menos latência e perda de pacotes.

2) Invista no Hardware VoIP Certo

Se você já possui um provedor de VoIP, a próxima etapa da configuração de VoIP é investir em hardware de VoIP. Desde que o VoIP se tornou padrão para as empresas nos últimos anos, há muitas opções de ponta. Assista ao vídeo abaixo para uma rápida descrição dos tipos de equipamentos necessários para colocar seu sistema VoIP em funcionamento.

Se você deseja que suas chamadas telefônicas soem bem, invista em um telefone de mesa VoIP de última geração, como o Polycom VVX601. Há também opções mais baratas para ambos os telefones de mesa disponíveis se tudo o que você precisa é fazer e receber chamadas telefônicas.
Os fones de ouvido VoIP são ótimos para complementar seu telefone comercial, para que você possa passear durante as chamadas. Os agentes terão suas mãos disponíveis para procurar informações do cliente, conversar com sua equipe ou adicionar notas a um CRM.

Quer manter seus telefones de mesa antigos? Use um adaptador VoIP

Se você quiser usar seu equipamento telefônico de escritório existente, ainda poderá usá-lo com VoIP. Com um Adaptador de Telefone Analógico (ATA), você pode mudar para VoIP e manter todos os seus telefones analógicos. O adaptador VoIP funciona entre os telefones e sua rede , digitalizando os sinais analógicos.
Como você não troca nenhum equipamento, todos os funcionários já sabem como trabalhar os telefones. Você não precisará treinar sua equipe.

Minimize os custos de hardware com softphones

Outra maneira de reduzir seus custos é considerar o uso de um aplicativo de telefone comercial em vez de um telefone de mesa. Esses aplicativos também são conhecidos como softphones. Você pode baixar o softphone para o seu computador ou smartphone.
Como o VoIP usa a Internet, você não precisa de hardware dedicado. Dessa forma, você pode pular algumas das etapas de uma instalação do telefone do escritório .
Um softphone é um software ou aplicativo móvel que permite receber e fazer chamadas telefônicas. Funciona como um telefone normal para lidar com chamadas telefônicas. Com um serviço VoIP , você pode discar números em qualquer telefone ou rede móvel.
Com o aplicativo Nextiva para desktop, tudo o que você precisa para lidar com as chamadas com eficiência é um fone de ouvido USB ou Bluetooth de qualidade. Se você estiver em seu laptop, já tem um microfone e alto-falantes prontos para chamadas telefônicas instantâneas. O aplicativo Nextiva também está disponível para qualquer dispositivo Android ou iOS para que sua equipe possa atender chamadas de negócios em seus telefones celulares.

3) Encontre um provedor de VoIP com os recursos certos

Mudar para VoIP não significa apenas que você pode substituir seu telefone fixo. É também uma oportunidade de levar suas comunicações de negócios para o século 21, sem nenhum custo extra.
No final de 2019, pesquisamos mais de 1.000 profissionais sobre comunicação empresarial e usamos os insights para criar o Relatório de Comunicação Empresarial 2020 . Um dos principais insights foi que mais de uma em cada três empresas havia perdido clientes devido a erros de comunicação interna.
O provedor de VoIP certo o ajudará a superar esses problemas. Sua empresa terá os recursos necessários para eliminar silos e criar comunicações eficientes entre departamentos.
Você pode obter um CRM, análise de chamadas e comunicações unificadas, não apenas serviço telefônico. Portanto, antes de fazer sua escolha, verifique se o provedor possui os recursos certos que sua empresa precisa.
Abaixo estão listados alguns dos recursos VoIP que você obtém com o Nextiva:

• Roteamento Avançado de Chamadas : Encaminhe as chamadas recebidas para os agentes disponíveis em sua empresa com políticas flexíveis.
• Atendedor Automático : Receba as chamadas recebidas com uma mensagem gravada e opções para ajudar a orientá-las para o departamento certo.
• Call Analytics : Acesse relatórios detalhados que mostram o desempenho individual do agente e do call center.
• Call Pop : Exibe informações relevantes sobre os chamadores automaticamente ao atender as chamadas recebidas.
• CRM integrado : dê suporte aos seus clientes e equipe suas equipes de vendas com uma visão única do cliente.
• IVR : Interactive Voice Response usa reconhecimento de voz para ajudar os clientes a chegar ao departamento certo e resolver problemas simples.
• Correio de voz para texto : Melhore a eficiência de resposta ao correio de voz, recebendo-os via SMS.
• Chamadas Internacionais de Baixo Custo : As tarifas de chamadas internacionais da Nextiva começam em $0,01 por minuto.

Para empresas, também oferecemos comunicações unificadas e recursos mais avançados, como criptografia de chamadas. Em particular, a rede da Nextiva possui vários data centers redundantes que proporcionam à sua organização a alta confiabilidade e o desempenho necessários para escalar.

4) Como obter um número de telefone comercial

Dependendo do seu provedor de VoIP, um número de telefone local pode ser incluído em qualquer plano de VoIP que você escolher. É o caso da Nextiva.
Você tem algumas maneiras de obter um número de telefone para sua empresa. Se você já tiver um, você o portaria. Caso contrário, você pode selecionar um número local disponível ou escolher um número gratuito.

Diferentes tipos de números de telefone:

• Números de telefone locais: Um número de telefone de área local é perfeito para pequenas empresas e empresas que têm uma área de mercado limitada. Os números locais geralmente são gratuitos, mas podem custar até US$ 10/mês.
• Números de telefone gratuitos: Um número gratuito é um número 800 não vinculado à localização e pode parecer mais profissional e confiável para seus clientes. Seus clientes não terão que pagar ao ligar para suas linhas de suporte. Um número gratuito normalmente custa cerca de US$ 10/mês.
• Números personalizados: os números personalizados geralmente são números gratuitos memoráveis ​​que formam palavras específicas, por exemplo, 1-800-FLOWERS. Esses números geralmente custam algo entre US $ 10-50/mês. Para garantir um número reconhecível, você também pode precisar comprar o número de um fornecedor terceirizado.

A Nextiva fornece números de telefone comerciais locais para todos os estados dos EUA e também oferece números de telefone gratuitos e virtuais.
Relacionado: Como obter um número de telefone comercial?
Se você não deseja um novo número, a Nextiva oferece portabilidade gratuita para que você possa manter seus números de telefone existentes sem nenhum custo extra.

Mantenha seu número comercial existente com a portabilidade

A portabilidade de números é como você transfere números de telefone do seu provedor de serviços existente para o novo. Tratamos da portabilidade do número gratuitamente para todos os clientes Nextiva.
Para transferir qualquer número para a Nextiva, siga os três passos simples abaixo.

1. Escolha seu plano de telefone comercial. Escolha o plano que se adapta ao seu negócio com recursos poderosos.
2. Solicite números temporários. Deixe-nos saber que você precisa de números temporários, e nós os teremos prontos no primeiro dia. Você pode configurar o encaminhamento de chamadas com seu provedor antigo e começar a usar o Nextiva imediatamente.
3. Preencha uma Carta de Agência (LOA). Forneça todos os detalhes necessários para que nossa equipe possa lidar com o processo de portabilidade com seu antigo provedor.

Depois de concluir este processo, nossa equipe lida com a portabilidade em 10 a 20 dias úteis. Manteremos você ciente de seu status para que a mudança para VoIP seja fácil e sem interrupções.

5) Configure seu sistema de telefonia VoIP

Depois de ter um provedor e hardware, é hora de concluir a configuração em seu escritório. As etapas específicas dependem do hardware e do número de funcionários.

Vendemos apenas telefones e aparelhos que estão prontos para plug-and-play. Então, abaixo, descrevemos o processo simples de colocar seu VoIP em funcionamento conosco. Se você usa outros provedores ou compra telefones de terceiros, o processo pode exigir etapas adicionais.

Como configurar telefones de mesa e monofones VoIP

As etapas necessárias dependem do modelo que você comprou e da configuração da sua rede. Com um switch de rede padrão instalado, o processo de configuração é simples. Se você tiver Power over Ethernet (PoE), o sinal elétrico é transportado em um fio, evitando que você precise de um adaptador CA.

Telefones de mesa ou monofones VoIP sem PoE:

• Conecte o adaptador CA na tomada e, em seguida, conecte-o à base do telefone ou do monofone.
• Conecte o telefone IP ao switch ou roteador usando um cabo CAT5e ou CAT6.
• Aguarde o telefone inicializar e verifique o tom de discagem.

Se você tiver um roteador que suporte Power over Ethernet (PoE), o processo será um pouco diferente, mas ainda mais rápido.

Telefones de mesa VoIP para roteadores habilitados para PoE:

• Conecte os telefones com o switch ou roteador habilitado para PoE com cabos Ethernet. Fique dentro do comprimento máximo recomendado para cabos de par trançado de 328 pés.
• Uma vez conectado, o telefone deve ligar. Ele deve estabelecer automaticamente uma conexão com seu provedor de VoIP.

Como configurar fones de ouvido VoIP

Nem todos os fones de ouvido oferecem o recurso de resposta com um toque. Para usá-lo, você precisa de um fone de ouvido moderno com um toque habilitado e conectá-lo com cabos Electronic Hook Switch (EHS).

Fones de ouvido e telefones VoIP sem fio com suporte a cabo EHS:

1. Conecte o adaptador CA na tomada mais próxima e na unidade base do fone de ouvido.
2. Conecte o cabo EHS na unidade base do fone de ouvido.
3. Conecte a outra extremidade ao telefone de mesa na porta de rede do fone de ouvido e na porta EHS. Para obter instruções mais detalhadas, siga o manual de instruções EHS.
4. Coloque o fone de ouvido e pressione o botão de controle de chamada para verificar a conexão.

Para fones de ouvido com fio que usam uma tomada de telefone comum, o processo é ainda mais direto.

Fones de ouvido e telefones de mesa com entradas/portas de fone de ouvido:

1. Conecte o conector do cabo do fone de ouvido na porta do fone de ouvido marcada com um cabo de conexão direta. Muitos modelos marcam a porta do fone de ouvido com um pequeno ícone à esquerda.
2. Coloque o fone de ouvido e pressione o botão de controle de chamada para verificar o tom de discagem.
3. Faça uma chamada de teste para confirmar o volume e a qualidade da chamada. Se o volume do fone de ouvido estiver baixo, você pode precisar de um amplificador.

6) Teste suas novas linhas VoIP

Se você fez tudo certo e tem uma conexão rápida, não terá problemas. É melhor ficar seguro do que arrepender-se.
Coisas que você deve prestar atenção ao fazer as chamadas:

• Qualidade de áudio : As chamadas são claras e consistentes? Há algum sinal de estática ou outro sinal de áudio de baixa qualidade?
• Latência: Existem atrasos significativos entre o momento em que você diz algo e o receptor ouve?
• Estabilidade da conexão: Alguma das chamadas caiu temporariamente? Algumas configurações de firewall podem fazer com que as chamadas caiam completamente após 11 minutos, portanto, vale a pena testar por pelo menos 15 a 30 minutos.

Você também deve tentar testar suas linhas quando houver muitas outras atividades de rede. O congestionamento da rede pode levar a uma variedade de problemas de linha, desde chamadas perdidas até áudio instável e muito mais.
Dica profissional: uma conexão direta com fio é sempre preferível ao uso de Wi-Fi. Para latência mínima e outros problemas de VoIP, opte pela conexão Ethernet em vez de Wi-Fi.
Você também pode ligar para um número de serviço de diagnóstico para confirmar seu identificador de chamadas ligando para (800) 444-4444.
Relacionado: 10 problemas comuns de VoIP (+ Correções fáceis)

7) Treine sua equipe para aproveitar ao máximo os recursos de VoIP

Para muitas pequenas empresas, uma mudança para VoIP representa a primeira vez que eles têm recursos significativos de telefone comercial.
Esses recursos de chamada normalmente não estão incluídos nos planos de telefone tradicionais. Com o Nextiva, você pode integrar os telefones diretamente a um CRM , criar políticas de roteamento personalizadas, encaminhar mensagens de voz para e-mail, encaminhar chamadas, gravar chamadas na nuvem e muito mais.
Para garantir que sua equipe faça uso desses recursos, reserve um tempo para treinar sua equipe.
Você pode pensar que não é necessário. Mas isso é. 63% dos gerentes responderam que a adoção de novas tecnologias em seus escritórios era muito lenta. Os funcionários querem usar equipamentos de comunicação empresarial para que possam se concentrar em atender os clientes e fechar as vendas.
Com o Nextiva, você não precisa fazer seus próprios materiais de treinamento ou apresentações. Você pode usar nossa extensa biblioteca de vídeos de treinamento , manuais do usuário e guias online. Eles facilitam a compreensão da nova interface do CRM e de todos os seus recursos.
Da mesma forma, também pode entrar em contato com nossa equipe de suporte ao cliente se desejar orientação individual e ajuda sobre quaisquer problemas.

Configuração VoIP sem esforço com Nextiva

Uma das razões pelas quais nossos clientes nos amam é porque é muito fácil começar a usar a Nextiva. Testamos tudo e escolhemos a dedo um catálogo de telefones e hardware de alta qualidade. Nós provisionamos todos os nossos telefones, então tudo que você precisa fazer é conectá-los.
Você não precisa acessar os telefones pelo endereço IP ou mexer no firmware para atribuí-los à sua conta VoIP. Em vez disso, você só precisa atribuir os telefones à sua equipe a partir de uma interface online conveniente.
Nosso plano básico de VoIP para pequenas empresas começa em apenas $ 20/usuário por mês. Ele tem todos os recursos que uma empresa em crescimento precisa para operar. Todos os nossos planos incluem chamadas ilimitadas nos EUA, Canadá e Porto Rico. É o sistema telefônico perfeito para equipes remotas . Funciona no escritório e em casa.
Ganhámos muitos prémios pelo nosso Serviço Incrível. Nós vamos ajudá-lo a cada passo do caminho. Eles o ajudarão na instalação, resolverão quaisquer problemas e destacarão os recursos mais úteis para sua empresa.