Como configurar e gerenciar assinaturas de e-mail em toda a empresa no Outlook

1. Por que usar o suplemento da Microsoft Newoldstamp?
2. Como configurar a integração Newoldstamp por meio do Microsoft Add-In
3. Assinatura de e-mail como um canal de marketing adicional
4. Como configurar campanhas de banner
5. Use o recurso de análise para acompanhar o desempenho de suas assinaturas

Se você já tentou configurar assinaturas de e-mail para toda a sua equipe no Outlook, provavelmente sabe o quanto isso pode ser complicado.

Criar uma marca e mensagens consistentes é bastante difícil, mas você precisa descobrir como fazer com que cada funcionário aplique sua assinatura corretamente e a use em suas comunicações. E então você precisa descobrir como evitar problemas de entrega, que podem atrapalhar conversas inteiras com os principais clientes e parceiros de negócios.

A boa notícia é que, se você usar as ferramentas certas, o processo de configuração de assinaturas de e-mail para toda a empresa no Outlook não precisa ser complicado. Com nosso novo suplemento do Microsoft 365 para Outlook , você pode implantar assinaturas de email profissionais diretamente do painel para emails de todos os funcionários.

Em vez de fazer com que seus funcionários baixem e configurem manualmente suas assinaturas, o novo suplemento simplifica o processo e garante consistência em toda a organização. Descubra como o Microsoft Add-In funciona e como aproveitar ao máximo seus recursos abaixo.

Por que usar o suplemento da Microsoft Newoldstamp?

Ao descobrir como configurar uma assinatura no Outlook , há muitos motivos para mudar para o novo suplemento da Microsoft Newoldstamp.

Copiar e colar assinaturas é um incômodo grande o suficiente quando se trabalha sozinho. Quando você precisa garantir que cada funcionário tenha detalhes consistentes em sua assinatura e que ela seja enviada a cada e-mail, as coisas podem ficar muito mais complicadas muito rapidamente.

Ao usar o Newoldstamp e seu conveniente Microsoft Add-In, você elimina instantaneamente a grande maioria das tarefas manuais que precisariam ser feitas em toda a empresa para garantir assinaturas consistentes. O suplemento foi projetado para fornecer a você um painel central que controla todos os aspectos de sua estratégia de assinatura de e-mail, permitindo que você faça alterações impactantes com o clique de um botão.

Mas como exatamente a configuração da assinatura do Outlook usando o suplemento do Newoldstamp pode facilitar o processo? Bem, há muitas razões pelas quais a ferramenta pode ser um divisor de águas para pequenas e médias empresas, bem como para pequenas empresas.

Vejamos alguns dos benefícios mais impactantes que ele pode oferecer abaixo.

Atualizar assinaturas automaticamente

Talvez o maior desafio que você possa enfrentar ao implementar uma política de assinatura de e-mail em toda a empresa seja fazer com que cada funcionário siga as diretrizes e utilize as assinaturas de e-mail corretamente. Mesmo que você faça o seu melhor, um processo manual quase garantirá que você lidará regularmente com assinaturas inconsistentes.

Enquanto isso, se você usar o suplemento do Outlook, poderá economizar muito tempo e esforço atualizando as assinaturas dos funcionários sem o envolvimento deles, sincronizando com o Azure Active Directory. Isso garante que as assinaturas sejam consistentes em toda a empresa e sua marca será representada da melhor maneira possível a cada e-mail enviado.

Você pode personalizar as assinaturas usando modelos profissionais de assinatura Newoldstamp, permitindo que você configure tudo rapidamente e faça ajustes à medida que descobre quais designs de assinatura estão fornecendo os melhores resultados. Você pode usar banners, ícones de mídia social, call-to-actions e outros elementos para garantir que a assinatura de cada funcionário tenha o máximo impacto.

Não há necessidade de funcionários instalarem o add-in

Uma das partes mais frustrantes de centralizar os esforços de marketing em sua empresa é fazer com que os funcionários executem tarefas manuais, como instalar suplementos ou softwares que eles deveriam descobrir como usar por conta própria.

O software Newoldstamp elimina esse problema, pois o administrador do Microsoft 365 pode instalar o suplemento em todos os Outlooks centralmente por meio do Centro de administração do Microsoft 365 para usuários da organização. Os funcionários nem precisarão instalar o suplemento ou fazer nada sozinhos; cada aspecto da assinatura é tratado centralmente, com o Add-In sendo implantado pelo administrador do Office 365 em contas individuais do Outlook de funcionários.

Em vez de gastar dias ou até semanas fazendo com que todos instalem e aprendam a usar o suplemento de assinatura, você pode começar a usar seus recursos imediatamente. Basta conectar os emails de sua equipe por meio do Azure Active Directory e você estará pronto para começar a personalizar e sincronizar as assinaturas do Microsoft 365 Admin Center .

Ninguém mais pode modificar as assinaturas

Como mencionado anteriormente, a consistência é fundamental ao tentar maximizar o impacto positivo que as assinaturas de e-mail podem ter em sua empresa. E como a assinatura Newoldstamp para o suplemento do Outlook não exige nenhuma ação dos funcionários, isso também significa que você não terá que se preocupar com eles fazendo alterações que possam resultar em problemas.

Não permitir que os funcionários editem e personalizem suas assinaturas pode parecer limitante, mas na verdade é um passo importante para evitar que informações falsas ou enganosas cheguem à assinatura final que é enviada. As pessoas sempre podem participar do design das assinaturas e fazer sugestões, mas passar por um painel de administração central garante que todas as alterações sejam aprovadas e contenham detalhes precisos sobre a empresa, o funcionário individual e qualquer outra coisa que você queira incluir.

As assinaturas aparecerão automaticamente

Ao criar assinaturas para toda a organização, uma coisa que você deseja garantir é que as pessoas que as usam tenham uma experiência direta. E com o Newoldstamp, o processo de configuração de assinatura de e-mail do Outlook não exige que os usuários executem nenhuma ação.

Toda vez que um usuário compõe um e-mail, a assinatura aparecerá automaticamente, reduzindo o número de etapas que precisam ser feitas e maximizando as chances de as assinaturas serem realmente usadas em toda a empresa.

A assinatura pode ser vista no corpo do e-mail enquanto está sendo composta, eliminando qualquer incerteza para o usuário e proporcionando-lhe uma experiência conveniente, uma sensação de segurança e a confiança de que a assinatura sempre chegará ao destinatário .

Risco reduzido de atrasos na entrega e e-mails não enviados

Quando sua empresa envia e-mails comerciais, você deseja que eles sejam entregues rapidamente e sem atrasos. Ainda mais importante, você precisa que eles alcancem o destinatário de destino e não acabem sinalizados ou na pasta de spam.

No entanto, alguns processos de assinatura de email exigem que o redirecionamento de email funcione, o que pode causar problemas significativos de capacidade de entrega que podem interromper a comunicação. Nesse cenário, um email criado precisa ir para o Microsoft Azure Active Directory, depois para o site do provedor de serviços de assinatura, depois de volta para o Azure e só então para o destinatário. Como você pode imaginar, o reencaminhamento extensivo aumenta muito as chances de o e-mail ser sinalizado e não entregue.

Enquanto isso, quando você usa o Add-In do Outlook Newoldstamp elimina esse problema porque o processo é muito mais simples, pois o email é criado com a assinatura já adicionada. Isso significa que ele pode ir diretamente para o Microsoft Azure e ser enviado ao destinatário sem redirecionamento e sem possíveis atrasos na entrega ou outros problemas.

Como configurar a integração Newoldstamp via Microsoft Add-In

Conectar a assinatura Newoldstamp no email do Outlook é um processo intuitivo e conveniente, mesmo ao configurar assinaturas para equipes maiores. O suplemento utiliza as informações já disponíveis no Microsoft 365 Active Directory, permitindo que você crie assinaturas instantaneamente usando a API do Graph.

Na verdade, o processo leva apenas algumas etapas simples pelas quais você precisará passar. Mas como configurar uma assinatura no Outlook pela primeira vez? Vamos passar pelas diferentes opções abaixo.

Configurar uma integração com o Microsoft 365 Active Directory

A primeira etapa do processo é registrar o aplicativo Microsoft Graph no Microsoft Azure Active Directory . Isso é importante para garantir que sua conta esteja conectada e que a assinatura possa ser aplicada automaticamente a cada e-mail.

Primeiro, você precisará registrar seu aplicativo no Azure Active Directory. Você poderá inserir o nome, selecionar as contas suportadas e selecionar um URL de redirecionamento, se desejar.

Depois de registrar a conta, você precisará criar um segredo do cliente para o novo aplicativo. Você também pode fazer isso no Azure Active Directory, em registros de aplicativos. Lá, em Certificados e Segredos, clique em Novo segredo do cliente para adicioná-lo. Escreva uma descrição, defina uma data de validade e salve o código secreto que você precisará para acessá-lo mais tarde.

Neste ponto, você pode selecionar o aplicativo que criou e acessar as permissões da API. Você pode adicionar permissões a grupos e usuários, concedendo o consentimento do administrador de acordo com os critérios que você decidir.

Por fim, acesse o aplicativo Newoldstamp e insira o App ID, o Client Secret e o Tenant ID para finalizar o processo de integração.

Como implantar o suplemento da Microsoft no centro de administração

Quando você começa a usar o sistema profissional de gerenciamento de assinatura do Outlook da Newoldstamp, pode estar se perguntando se cada funcionário deve instalar o suplemento por conta própria. Mas ao usar o suplemento do Outlook Newoldstamp, é melhor implantar os suplementos do Office para os usuários em sua organização de forma centralizada , usando o recurso de implantação centralizada.

Para começar, vá para o centro de administração e selecione a opção Deploy Add-In. Você será solicitado a fazer upload de aplicativos personalizados, o que pode ser feito baixando o arquivo manifest.xml para Newoldstamp.

Em seguida, você poderá configurar a implantação do suplemento atribuindo usuários. Você pode selecionar Todos, Usuários/grupos específicos ou Apenas eu, dependendo de suas preferências. Depois que o suplemento for implantado, uma marca de seleção verde aparecerá para confirmar que tudo está funcionando corretamente.

Criar assinaturas para a equipe

O Outlook pode se tornar um aplicativo incrivelmente flexível e conveniente ao criar assinaturas de e-mail com Newoldstamp . Ao utilizar o Newoldstamp Microsoft Add-In, você pode gerar assinaturas de e-mail para toda a empresa que parecerão consistentes e aparecerão automaticamente.

Vejamos as diferentes maneiras de configurar rapidamente as assinaturas para sua equipe.

Como importar dados do Active Directory usando Add-in?

Importar os dados do Active Directory é um processo rápido que envolve apenas algumas etapas. Depois de confirmar que as informações do usuário no Azure Active Directory estão corretas e prontas, você pode criar uma assinatura mestra que será usada como modelo para assinaturas padronizadas nos departamentos ou em toda a empresa. Você pode incluir coisas como o nome da empresa, site e logotipo, bem como várias informações pessoais que podem ser personalizadas. Os detalhes de toda a empresa que você decidir incluir podem ser escolhidos como padrão para todas as assinaturas, garantindo consistência em cada assinatura.

Quando a assinatura mestre estiver pronta, você pode clicar no botão Importar dados e selecionar Microsoft 365 Active Directory. Isso permitirá mapear os campos de assinatura, conectando-os a dados relevantes para garantir a consistência. Você também precisará selecionar se deseja importar fotos pessoais do Diretório pessoal, caso contrário, será usada a da Assinatura principal.

Por fim, escolha se deseja importar todos os usuários ou selecionar usuários ou grupos individuais. Em seguida, clique em Importar e as assinaturas de e-mail serão geradas automaticamente. Você deve revisá-los para garantir que os dados estejam corretos.

Como criar assinaturas usando um arquivo CSV?

Você também pode criar assinaturas usando um CSV se precisar criar muitas assinaturas semelhantes. Até funciona bem se você precisar apenas adicionar algumas assinaturas de e-mail e quiser preencher rapidamente alguns campos pessoais, mantendo os outros fixos.

Primeiro, você precisará criar um design e layout de assinatura de sua preferência e selecionar os campos que deseja bloquear, tornando-os consistentes em todas as assinaturas. Preencha estes campos e deixe os que pretende deixar desbloqueados (ou seja, alteráveis).

Em seguida, clique em Importar dados e selecione o arquivo CSV para baixá-lo. Abra o arquivo CSV em seu computador e preencha as informações que você deixou desbloqueadas. Em seguida, basta fazer o upload do arquivo CSV atualizado, permitir que ele seja importado e suas assinaturas estarão prontas para uso em segundos!

Como atualizar as assinaturas no Outlook?

Se você deseja atualizar as assinaturas no Outlook, pode fazê-lo editando o modelo no painel central, selecionando os critérios que deseja alterar e personalizando os detalhes de acordo. Independentemente do método usado para adicionar assinaturas, o Newoldstamp facilita a realização de alterações rápidas e garante que as informações estejam corretas e atualizadas. E quando um administrador autorizado do Microsoft 365 fizer alterações na assinatura mestra, todas as assinaturas do departamento também herdarão imediatamente as alterações.

Como implantar assinaturas usando o suplemento do Microsoft 365?

Neste ponto, você deve ter suas assinaturas prontas importando-as do Active Directory, usando o método de arquivo CSV ou criando cada uma delas manualmente. Mas para que as assinaturas sejam úteis, você ainda precisa implantar cada uma para os respectivos usuários que elas representam.

A boa notícia é que o processo de implantação de assinaturas usando o suplemento do Microsoft 365 é relativamente simples.

Depois de confirmar que as assinaturas contêm as informações corretas, você verá um pop-up que mostra a lista de assinaturas. Se eles forem criados usando contas do Microsoft 365, eles serão automaticamente associados à pessoa certa por meio de seu endereço de email.

No entanto, para assinaturas criadas manualmente, você precisará combiná-las com um endereço de e-mail. Você precisará inserir cada assinatura de e-mail e clicar em Verificar usuários para verificar se eles existem no Active Directory. Depois de verificado, clique em Implantar e as assinaturas começarão a ser distribuídas. Depois de concluído com êxito, você deverá ver um rótulo “Instalado” neles.

Se você fizer alguma alteração de assinatura, precisará reimplantar a assinatura mestre ou assinaturas de usuário individual, a menos que você crie as assinaturas por meio do Active Directory e tenha habilitado a Atualização automática de assinatura, que a sincronizará a cada sete dias.

Assinatura de e-mail como um canal de marketing adicional

As assinaturas de e-mail não são apenas uma maneira de manter a consistência nas comunicações e fornecer mais contexto em cada e-mail que sua empresa envia. É também um canal de marketing adicional útil que pode ajudar com branding, geração de leads e vendas.

Na verdade, você pode executar uma campanha de marketing de assinatura de e-mail bem-sucedida por vários motivos convincentes . Vamos vê-los abaixo.

Distribuição de conteúdo

Criar conteúdo é um trabalho árduo. Esteja você escrevendo postagens de blog, fazendo vídeos ou montando infográficos abrangentes, você precisará gastar muito tempo em cada parte do conteúdo se quiser que seu público se interesse.

Por causa disso, quando você tem um novo artigo ou vídeo que sabe que seus clientes vão adorar, você quer colocá-lo na frente do maior número possível de pessoas. E as assinaturas de e-mail podem ser o canal perfeito para dar ao seu conteúdo a exposição inicial necessária para decolar e potencialmente se tornar viral.

Ao configurar um sistema para incluir conteúdo importante nas assinaturas de e-mail de sua empresa, você não se limita apenas a promover atualizações do blog; você também pode exibir seus novos relatórios e e-books, vinculando-se às suas iscas digitais e atraindo pessoas para entrar em seus funis. As assinaturas de e-mail podem até ser usadas para promover seus webinars, que podem se transformar em ferramentas poderosas para gerar vendas se você receber a oferta para as pessoas certas.

Vendas de suporte

Outra maneira de utilizar assinaturas de e-mail para marketing é como um veículo eficaz para apoiar e impulsionar as vendas. Como a capacidade de entrega e a legibilidade do e-mail são muito altas, é o lugar perfeito para inserir informações importantes sobre seus produtos que podem gerar mais vendas sem que você precise fazer mais nada.

Por exemplo, você pode compartilhar os marketplaces onde os clientes podem acessar seus produtos, facilitando a compra de você e incentivando as pessoas a conferir sua seleção. Você também pode compartilhar seus prêmios, promover ofertas especiais e adicionar botões de apelo à ação atraentes que incentivam as pessoas a agendar uma demonstração ou iniciar sua avaliação gratuita.

Ganhe Seguidores em Suas Páginas Empresariais

As mídias sociais continuam sendo uma ferramenta poderosa para engajar seu público e fazer com que sua marca seja notada online. Mas para aproveitar ao máximo o que a mídia social para negócios tem a oferecer, você precisa utilizar métodos eficazes para aumentar consistentemente o número de seguidores mês após mês.

E ao usar assinaturas de e-mail profissionais, você pode inserir facilmente ícones de mídia social para várias plataformas nas quais você está presente, permitindo que as pessoas saibam mais sobre sua empresa e sigam suas contas para atualizações, ofertas e conteúdo informativo.

Promova eventos com marketing de assinatura de e-mail

Se você tiver um evento próximo, seu sucesso dependerá em grande parte de ser capaz de informar aos seus melhores participantes em potencial quando ele está acontecendo e do que se trata. E embora existam muitas maneiras de fazer isso, é muito fácil criar um banner atraente em uma assinatura de e-mail que informará às pessoas sobre seu evento e por que é algo que elas não devem perder.

Dessa forma, cada e-mail que você e sua equipe enviam se torna um convite indireto para o seu evento, aumentando suas inscrições praticamente no piloto automático após a configuração inicial.

Como configurar campanhas de banner

Uma campanha de banner eficaz pode levar seus esforços de marketing de assinatura a um novo nível. Mas mesmo que os banners possam ser incrivelmente poderosos e permitir que você promova suas melhores ofertas, novos lançamentos ou eventos, descobrir como criar e integrar perfeitamente um banner em uma assinatura de e-mail não é fácil.

Então, para ajudá-lo a começar a usar campanhas de banner, vamos ver o que são e como funcionam.

O que é um banner de assinatura de e-mail?

Um banner de assinatura de e-mail é uma imagem gráfica de um anúncio que é colocado sob os detalhes do contato em uma assinatura. Esses banners são uma ótima maneira de mostrar informações relevantes que incentivam os usuários a saber mais sobre sua empresa, suas ofertas ou a seleção de produtos.

Quando usados ​​de forma eficaz, os banners nas assinaturas de e-mail são uma excelente maneira de adicionar um elemento visual atraente que atrairá os leitores a clicar em seus links, fornecendo tráfego e vendas potenciais.

Um dos melhores aspectos do uso de banners de assinatura é que, uma vez configurados, cada e-mail que você enviar apresentará um CTA personalizado que funcionará para expandir sua empresa, completamente no piloto automático. Além de atuar como uma ferramenta de geração de leads, também fortalecerá a imagem da sua marca e contará uma história sobre o que sua empresa faz e representa, o que é fundamental para estabelecer um relacionamento mais forte com cada pessoa com quem sua empresa interage.

Existem dezenas de momentos em que usar banners de assinatura é a solução perfeita. E com o Newoldstamp, você pode configurar um em minutos e atualizá-lo facilmente para apresentar suas ofertas mais recentes e relevantes.

Como funcionam os banners de assinatura de e-mail?

Seus funcionários enviam milhares de e-mails todos os anos. E cada um desses e-mails é uma ótima oportunidade para informar os destinatários sobre sua marca, produtos e novidades. Mas sem um sistema conveniente para criar, atualizar e agendar banners de assinatura, é praticamente impossível garantir que as assinaturas sejam exibidas corretamente e usadas por seus funcionários.

A boa notícia é que, com o Newoldstamp, é muito fácil criar campanhas de banner de assinatura de e-mail unificadas e consistentes. Na verdade, você pode até agendar as atualizações de banner com antecedência e fazer com que apareçam em horários designados, como antes de promoções sazonais.

Para configurar um banner de assinatura de e-mail , acesse sua conta Newoldstamp e selecione a guia Campanhas de banner. Em seguida, escolha um banner da galeria ou carregue o seu próprio e clique em agendar campanha. Certifique-se de nomear sua campanha e personalizar os departamentos ou usuários que deseja usá-la.

Você pode então aplicar o endereço da página para a qual os usuários serão enviados e especificar o período de tempo em que a campanha de banner deve estar ativa.

Nesse ponto, sua guia Campanhas de banner começará a exibir seu banner e será o local onde você poderá acessar e gerenciar suas campanhas de banner no futuro. Você pode ter banners ativos, concluídos e padrão, que são banners usados ​​pelos departamentos quando não há outras campanhas ativas em execução.

Use o recurso de análise para acompanhar o desempenho de suas assinaturas

A única maneira de saber se suas campanhas de assinatura de e-mail estão funcionando é acompanhar o desempenho . Mas quando você tem links em seu logotipo, ícones sociais, site e banners, é fácil ficar sobrecarregado com o processo de acompanhar o desempenho de diferentes links.

Mas quando você usa o Newoldstamp, o processo de coleta e análise de dados sobre suas assinaturas se torna muito fácil. Você pode usar nossos recursos de análise para acompanhar o desempenho de suas assinaturas e fazer melhorias consistentes em suas campanhas.

Aqui estão algumas maneiras de utilizar análises em suas campanhas de assinatura. Você pode:

• Acompanhe as impressões do banner e saiba se suas melhores ofertas estão atraindo atenção e despertando curiosidade.
• Meça cliques em links e call-to-action em tempo real, fazendo mudanças rápidas para maximizar o impacto de seus e-mails.
• Compare a eficácia das campanhas lançadas em diferentes segmentos, descobrindo informações valiosas sobre o que está funcionando e como ajustar suas mensagens para vários grupos de clientes.

Aprendizado

Se você deseja adicionar assinaturas no Outlook para sua empresa, o Newoldstamp possui um processo conveniente e rápido para configurar assinaturas automáticas para toda a sua equipe. Você pode garantir que cada funcionário tenha uma assinatura de e-mail consistente com a mensagem e a marca da empresa, sem precisar que cada pessoa instale o Add-In ou execute etapas adicionais.

As assinaturas de e-mail do Newoldstamp para Outlook vêm com uma variedade de recursos poderosos, opções de personalização e recursos de rastreamento, oferecendo controle total sobre suas campanhas de assinatura de e-mail e seu desempenho.