Como otimizar a utilização faturável em sua SMB

Como proprietário de uma empresa, você já opera com margens estreitas e recursos limitados. Portanto, é vital otimizar os recursos existentes e maximizar os lucros , reduzindo perdas e ineficiências .

É aqui que entra o cálculo, o rastreamento e a melhoria da sua utilização faturável .

Se você não está familiarizado com esse termo, é simplesmente uma medida de quanto tempo seus funcionários gastam em trabalhos que geram receita diretamente. Melhorar a utilização faturável pode aumentar a eficiência geral da sua empresa e ajudá-la a gerar mais receita sem investir recursos adicionais .

Neste artigo, explicaremos detalhadamente a utilização faturável e mostraremos maneiras de melhorá-la para sua empresa.

O que é utilização faturável e por que ela é importante?

A utilização faturável é a porcentagem de tempo que seus funcionários e membros da equipe gastam em trabalhos que geram receita. Você pode calculá-lo para toda a sua equipe e para funcionários individuais.

Em outras palavras, a pontuação de utilização faturável de um funcionário mostra quanto do seu tempo total de trabalho é gasto em trabalhos que produzem resultados de negócios que geram receita.

Uma alta porcentagem de utilização faturável mostra que você está usando seus recursos com eficiência e investindo seu tempo nos projetos mais críticos. Por outro lado, uma pontuação de utilização faturável baixa significa que você deve otimizar seus processos e reavaliar seus planos de recursos com planejamento de capacidade .

Por exemplo, digamos que uma agência de marketing contrate um redator caro para trabalhar em um novo projeto . Eles gostariam de maximizar a utilização faturável do redator, garantindo que eles trabalhassem apenas em projetos faturáveis ​​de clientes.

Mas se o redator passar grande parte de seu tempo em reuniões, lidando com gargalos ou tarefas técnicas como configurar uma ferramenta de landing page ou instalar o WordPress, suas horas faturáveis ​​diminuirão porque a agência não poderá cobrar do cliente por essas horas.

Portanto, a agência deve garantir que do total de horas de trabalho disponíveis do redator , pouco ou nenhum tempo disponível seja gasto em trabalho fora do processo de redação.

Os benefícios de medir a utilização faturável

Conhecer a utilização faturável da sua equipe traz vários benefícios. Ao acompanhar essa métrica , você pode:

• Compare sua eficiência e funcionalidade com os benchmarks do setor e faça ajustes
• Garante que os recursos certos sejam alocados para os empregos certos
• Aumente a lucratividade sem investir recursos adicionais
• Obtenha uma imagem clara da sua capacidade de recursos para assumir projetos futuros
• Informe o planejamento do seu projeto e a alocação de recursos para projetos faturáveis

Qual é uma boa taxa de utilização faturável ?

Cem por cento de utilização faturável não é possível nem desejável. Mesmo os funcionários mais eficientes precisam de tempo para treinamento, desenvolvimento de habilidades e tarefas administrativas que não são diretamente faturáveis. A pontuação ideal também varia de acordo com a natureza do trabalho, pois algumas funções são mais adequadas ao faturamento direto do que outras.

Geralmente, uma empresa baseada em serviços profissionais deve buscar uma taxa faturável acima de 80%. No entanto, cada setor tem benchmarks diferentes, por isso é essencial ver a pontuação no contexto do seu setor específico.

Se suas pontuações estiverem abaixo do benchmark do setor, você estará subutilizando os recursos disponíveis e deverá otimizar sua utilização faturável . Por outro lado, se você estiver significativamente à frente dos números médios do setor, estará superutilizando seus recursos, o que pode resultar em esgotamento e reduzir a produtividade e a eficiência dos funcionários no longo prazo.

Utilização faturável versus utilização de recursos

Embora esses dois termos sejam comumente confundidos, eles transmitem aspectos diferentes do seu negócio. A utilização de recursos representa todas as tarefas e atividades da sua equipe, incluindo horas não faturáveis . A utilização faturável é uma métrica mais específica que representa a porcentagem de tempo que sua equipe gasta em tarefas e atividades faturáveis.

Como calcular a utilização faturável

Calcular a utilização faturável é bastante simples. Você pega o número total de horas faturáveis ​​e o divide pelo total de horas disponíveis , excluindo coisas como feriados e atividades não faturáveis .

Essa porcentagem é então multiplicada por 100 para obter sua taxa de utilização faturável .

Utilização faturável = (horas faturáveis/total de horas disponíveis ) x 100

Por exemplo, se sua empresa tiver 1.200 horas faturáveis ​​por ano e o total de horas disponíveis (menos feriados) for 2.000, sua utilização faturável seria (1.200/2.000) x 100 = 60 por cento.

Você pode usar a mesma fórmula para calcular a utilização de funcionários individuais.

Como rastrear horas faturáveis

A maneira mais confiável de monitorar horas faturáveis ​​é usar um sistema de controle de tempo centralizado e totalmente automatizado que registre as atividades de sua equipe, gerencie planilhas de horas abrangentes e forneça uma imagem clara de suas atividades diárias.

O desafio, claro, é garantir que todos na equipe registrem seu tempo de forma honesta e regular.

Aqui estão algumas dicas para que isso aconteça:

• Explique os benefícios do controle de tempo para sua equipe e como isso ajuda sua empresa a se tornar mais eficiente.
• Esclareça como registrar tudo ajuda a destacar o desempenho da sua equipe.
• Torne o controle do tempo fácil e descomplicado.
• Compartilhe lembretes.
• Execute auditorias diárias ou semanais em diferentes níveis para garantir que sua equipe registre horas de trabalho e tarefas diárias.

5 maneiras de aumentar a taxa de utilização faturável para sua empresa

A otimização contínua da utilização faturável está entre as melhores maneiras de aumentar a lucratividade e acelerar o crescimento dos negócios.

Veja como fazer isso.

1. Invista em ferramentas de gerenciamento de projetos e CRM

Você precisa de um sistema integrado de gerenciamento de projetos que não apenas monitore o tempo, mas também forneça uma visão de 360 ​​graus de seus projetos e dos recursos alocados.

Ao conectá-lo a um sistema CRM como o Act! você pode obter visibilidade adicional em seus pipelines de vendas e marketing , permitindo planejar sua carga de trabalho e disponibilidade de recursos com mais eficiência.

Combinar seu CRM com seu sistema de gerenciamento de recursos mostra:

• Total de horas disponíveis da sua equipe
• Tempo faturável atual e utilidade
• Leads de vendas e marketing prontos para integração no próximo mês ou trimestre
• Membros individuais da equipe com pontuações de utilidade altas ou baixas.

Essa transparência e insights em tempo real simplificam sua tomada de decisões e ajudam você a aumentar a eficiência.

2. Mude ou minimize tarefas não faturáveis

Avalie cuidadosamente a carga de trabalho da sua equipe para garantir que eles não estejam desnecessariamente envolvidos em tarefas não faturáveis . Otimize sua utilidade faturável transferindo tarefas improdutivas para recursos mais baratos e minimizando distrações que prejudicam a produtividade.

3. Treine e aprimore seus funcionários

Às vezes, a maneira mais fácil de aumentar a eficiência faturável é investindo no treinamento e desenvolvimento da sua equipe. Com atualizações oportunas do conjunto de habilidades , eles podem executar as mesmas tarefas com maior eficiência, resultando em maior lucratividade .

4. Atualize sua tecnologia

Avalie os equipamentos e a tecnologia da sua empresa para garantir que estejam em ótimas condições e não causem atrasos operacionais. Se perceber necessidade, invista em tecnologia mais avançada para ajudar sua equipe a realizar as mesmas tarefas em menos tempo.

5. Aproveite a automação

Cada empresa deve avaliar as tarefas e operações que pode automatizar . Isso pode liberar recursos, aumentar a eficiência e ajudar você a obter melhores resultados com menos recursos.

Por exemplo, Aja! pode automatizar seus fluxos de trabalho de vendas , suporte e marketing por meio de ferramentas como landing pages automatizadas, campanhas de e-mail e pontuação de leads.

Otimizar horas faturáveis ​​é uma tarefa fácil para pequenas e médias empresas

As pequenas e médias empresas nem sempre têm liquidez para investir no crescimento dos negócios. Otimizar as horas faturáveis ​​é uma excelente forma de aumentar a lucratividade sem grandes despesas. Ao usar um sistema integrado de gerenciamento de recursos aliado a um CRM como o Act! você pode obter todas as informações necessárias para calcular, rastrear e aumentar seu trabalho faturável , resultando em maior eficiência e crescimento.

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