Como mesclar duplicatas no Salesforce e HubSpot

A fusão de contatos do HubSpot tem algum impacto no banco de dados do Salesforce?

Resumindo, não.

A mesclagem de contatos no HubSpot não tem nenhum efeito no Salesforce no HubSpot Salesforce Sync. No entanto, apenas o registro principal selecionado no HubSpot continuará a sincronizar com o Salesforce depois que você mesclar os dois registros. Ao usar a integração HubSpot Salesforce, gerenciar duplicatas pode ser bastante desafiador. A menos que você consiga evitar completamente dados duplicados (o que, sejamos honestos, nem sempre é fácil), aqui está um guia sobre como mesclar leads e contatos duplicados no Salesforce quando integrado ao HubSpot.

Por que os dados duplicados são tão comuns?

Cada CRM que encontrei expandiu consistentemente seu número de registros. Sem impedir a entrada duplicada de dados, qualquer esforço de limpeza torna-se inútil.

Uma das principais causas de duplicatas no Salesforce e da baixa qualidade dos dados surge durante as importações de dados. Por exemplo, convenções de nomenclatura inconsistentes ou erros de formatação de dados durante o processo de importação podem resultar em entradas duplicadas. Além disso, ao importar dados de diversas fontes, como diferentes departamentos ou fontes externas, a probabilidade de duplicações aumenta.

Se você inserir os dados manualmente, inevitavelmente encontrará mais dados duplicados. Com vários usuários inserindo dados, manter a consistência geral pode ser um desafio. Além disso, alguns usuários podem criar inadvertidamente registros duplicados se não tiverem conhecimento dos dados existentes no sistema, especialmente quando a comunicação e o treinamento relativos à entrada de dados não são claros.

Independentemente da causa, dados duplicados podem ser uma dor de cabeça para qualquer pessoa que tente entender seus dados. Isso não só leva a ineficiências e imprecisões, mas também dificulta a capacidade de obter insights significativos e de tomar decisões informadas com base em dados confiáveis.

A implementação de medidas eficazes para prevenir e gerenciar duplicatas é crucial para manter a integridade dos dados e maximizar o valor do seu sistema CRM.

Identifique duplicatas para mesclar

Ao gerenciar duplicatas na integração Salesforce-HubSpot, é comum que os usuários utilizem ferramentas de desduplicação de terceiros, como dedupe.ly ou DataGroomr . No entanto, o processo de integração apresenta certas limitações, nomeadamente no que diz respeito aos identificadores únicos e aos critérios de correspondência.

Tanto no Salesforce quanto no HubSpot, determinados campos servem como critérios de correspondência de registros, geralmente chamados de identificadores exclusivos. No caso do HubSpot, o endereço de e-mail é considerado o identificador exclusivo dos registros de contatos.

Ao contrário do HubSpot, o Salesforce usa várias propriedades como identificadores exclusivos.

Ao sincronizar o Salesforce com o HubSpot, os dados desses campos são comparados. Se os valores nesses campos corresponderem entre as duas plataformas, o sistema reconhecerá os registros como representando o mesmo contato ou lead. É assim que as duplicatas geralmente são identificadas e evitadas.

No entanto, se o Salesforce tiver sido configurado para usar outros campos (além dos padrão) para correspondência e identificação de duplicatas - talvez devido às regras de correspondência personalizadas que sua organização configurou - eles não serão necessariamente reconhecidos pelo HubSpot.

Por exemplo, digamos que sua organização use um campo personalizado chamado “ID do cliente” no Salesforce para combinar contatos. Você configurou uma regra de correspondência personalizada no Salesforce que identifica duplicatas com base neste 'ID do cliente'. No entanto, quando você sincroniza o Salesforce com o HubSpot, o HubSpot não reconhecerá 'ID do cliente' como um campo correspondente, a menos que você o tenha mapeado especificamente para um campo correspondente no HubSpot. Como resultado, se houver dois contatos com o mesmo 'ID de cliente' no Salesforce, mas endereços de e-mail diferentes, a HubSpot poderá não sinalizá-los como duplicados

Cuidado antes de mesclar

Antes de mesclar duplicatas identificadas no Salesforce, é essencial considerar as nuances da integração.

Certifique-se de que todos os campos que você usa para correspondência no Salesforce também sejam reconhecidos e utilizados pelo HubSpot. Caso contrário, você poderá acabar com duplicatas no HubSpot que não são sinalizadas como tal, devido às diferenças nas regras de correspondência entre as duas plataformas.

Compreendendo o HubSpot - Salesforce Sync

Antes de nos aprofundarmos nas etapas de mesclagem de duplicatas, é essencial entender como os leads e contatos do Salesforce correspondem aos contatos do HubSpot.

Quando um novo contato é criado no HubSpot, ele inicia uma verificação no Salesforce para identificar leads ou contatos com o mesmo endereço de e-mail.

É aqui que fica interessante: o Salesforce retorna esses registros correspondentes em ordem aleatória. Isso significa que não existe uma regra ou ordem predeterminada (como alfabética ou cronológica) que determine qual registro será retornado primeiro. Devido a essa aleatoriedade, o primeiro registro do Salesforce que corresponde ao novo contato do HubSpot pode ser qualquer um dos leads ou contatos existentes com o mesmo e-mail.

O HubSpot então sincroniza com esse primeiro registro retornado do Salesforce. Isso forma o link inicial entre esse lead/contato específico do Salesforce e o novo contato do HubSpot.

No entanto, esse link inicial não foi corrigido. Após a primeira sincronização, o HubSpot sincronizará com o registro atualizado mais recentemente com o mesmo e-mail no Salesforce. Isso significa que se outro lead ou contato no Salesforce com o mesmo e-mail for atualizado, o HubSpot poderá quebrar o link inicial e formar um novo link com esse registro atualizado mais recentemente.

Esse comportamento garante que o HubSpot sempre mantenha a sincronização com as informações mais atualizadas do Salesforce. Mas também significa que o contato do HubSpot pode acabar associado a um registro do Salesforce diferente daquele com o qual foi inicialmente sincronizado.

Mesclando leads ou contatos do Salesforce com o mesmo endereço de e-mail

A mesclagem de leads e contatos no Salesforce envolve uma série de etapas sistemáticas para garantir a consistência e precisão dos dados.

Mesclando leads ou contatos no Salesforce usando HubSpot:

1. Identifique os leads ou contatos duplicados a serem mesclados: primeiro, descubra quais leads ou contatos são duplicados.
   
   
2. Abra o lead ou contato no HubSpot: Depois de identificar uma duplicata, acesse sua conta HubSpot e abra os detalhes desse lead ou contato.
   
   
3. Navegue até a propriedade ID de lead do Salesforce ou ID de contato do Salesforce: nos detalhes do lead ou contato no HubSpot, encontre a propriedade ID de lead do Salesforce ou ID de contato do Salesforce. Esse ID é exclusivo para cada lead ou contato no Salesforce e serve como um link entre as duas plataformas.
   
   

4. Encontre o lead ou contato que corresponde ao ID do Salesforce do registro no HubSpot: Agora, volte para o Salesforce e use esse ID para pesquisar o lead ou contato correspondente.
   
   
5. Use esse lead ou contato como registro mestre: depois de encontrar o lead ou contato no Salesforce que corresponde ao ID do Salesforce no HubSpot, considere-o como o registro mestre para mesclagem. O registro mestre é aquele cujas informações serão mantidas no HubSpot após a fusão.
   
   
6. Mesclar os registros: No Salesforce, selecione os registros duplicados e inicie o processo de mesclagem, escolhendo o registro mestre identificado. O Salesforce permite mesclar até três registros duplicados por objeto por vez e você poderá selecionar quais campos manter no registro mestre de cada um dos registros mesclados. A ferramenta de gerenciamento de duplicatas no Salesforce mostra uma lista de todos os campos contendo valores diferentes e você pode escolher quais valores manter no registro mestre final. Essas informações serão então sincronizadas com o registro correspondente no HubSpot.
   

Gerenciando contatos mesclados no HubSpot

Nas configurações da sua integração HubSpot Salesforce, você pode configurar as ações que ocorrerão no HubSpot quando contatos e leads forem removidos do Salesforce.

Recomendamos excluir o registro da sua conta HubSpot quando ele for excluído no Salesforce.

Verifique essa configuração navegando até Configurações do HubSpot > Integrações > Aplicativos conectados > Salesforce > Configurações de sincronização > Salesforce → HubSpot

É importante considerar o histórico de atividades de cada contato no HubSpot antes de mesclar registros no Salesforce. Se o contato que está sendo mesclado (e posteriormente excluído no HubSpot) tiver um histórico valioso, é melhor mesclar os contatos também no HubSpot para preservar esses dados.

Por exemplo...

Vamos imaginar que você tenha dois contatos no Salesforce: “Jane Francis” e “Jane F”. Ambos os contatos também existem no HubSpot e cada um deles tem históricos de atividades.

Jane Francis tem sido muito ativa - ela abriu muitos de seus e-mails, preencheu vários formulários em seu site e visitou seu site várias vezes. Jane F, por outro lado, não tem muita história. Ela abriu alguns e-mails, mas não se envolveu muito além disso.

Agora você decidiu mesclar esses dois contatos no Salesforce, escolhendo Jane Francis como registro mestre porque ela possui informações mais completas.

Se suas configurações no HubSpot estiverem definidas para excluir o contato mesclado no Salesforce, quando você mesclar Jane Francis e Jane F no Salesforce, o registro de Jane F no HubSpot será excluído.

Se Jane F não tivesse muita história no HubSpot, isso poderia não ser grande coisa. As interações mínimas dela não são cruciais para a sua compreensão do comportamento do seu público ou dos seus esforços de marketing.

No entanto, se Jane F tivesse um histórico significativo no HubSpot, como Jane Francis, sua exclusão significaria a perda de todas essas informações valiosas. Se Jane Francis e Jane F tivessem históricos de atividades importantes, o ideal seria mesclar seus registros no HubSpot ao mesmo tempo em que os mescla no Salesforce. Dessa forma, você mantém o histórico de atividades de ambos os contatos no registro mesclado.

Mesclar contatos no HubSpot

Para preservar o histórico de atividades de ambos os contatos no HubSpot ao mesclar no Salesforce, você pode desativar a configuração de exclusão automática no HubSpot ou mesclar imediatamente os contatos correspondentes no HubSpot após a mesclagem do Salesforce.

1. Desative a configuração de exclusão automática: o HubSpot possui uma configuração que excluirá automaticamente um contato no HubSpot se esse mesmo contato for excluído no Salesforce. Se estiver mesclando contatos no Salesforce e não quiser perder o histórico de atividades associado no HubSpot, você pode desativar esta configuração. Dessa forma, mesmo após a fusão no Salesforce, o contato ‘não mestre’ no HubSpot (no exemplo anterior, Fred) não será excluído automaticamente.
   
   
2. Mesclar rapidamente no HubSpot: se você não pode ou não deseja desativar a configuração de exclusão automática, outra opção é mesclar rapidamente os contatos no HubSpot logo após mesclá-los no Salesforce. Você teria que fazer isso antes que ocorresse a próxima sincronização entre o HubSpot e o Salesforce.
   
   

Mesclando Registros Pós-Mesclagem do Salesforce

Depois de concluir o processo de fusão no Salesforce, acesse o registro mestre no HubSpot. Escolha Actions > Merge . Agora, localize e selecione Jane F (o contato que você planeja mesclar no registro mestre) e finalize a mesclagem dos contatos.

Lidando com o erro do HubSpot: o contato não está mais sincronizando com o Salesforce

Se você optasse por manter o registro de Jane F em vez do sincronizado mais recentemente no HubSpot, você encontraria um erro de sincronização no contato restante do HubSpot. Esta mensagem de erro indica que o registro do Salesforce com o qual o HubSpot estava sincronizando anteriormente não existe mais. Para resolver isso, clique em Resync abaixo do erro. Embora esta solução seja simples, ela pode se tornar trabalhosa se você estiver lidando com centenas ou milhares de duplicatas onde o registro mestre incorreto foi escolhido.

Mesclando leads ou contatos do Salesforce com endereços de e-mail variados

A HubSpot não identificará contatos com endereços de e-mail diferentes como duplicados quando eles forem sincronizados com o Salesforce. Ao mesclar esses campos no Salesforce ou em uma ferramenta de terceiros, abra os registros de Jane Francis e Jane F no HubSpot e mescle-os como você fez no Salesforce.

Como alternativa, se Jane F não tiver um histórico significativo, você poderá mesclar os contatos ou leads diretamente no Salesforce e permitir que o HubSpot exclua o contato mesclado (Jane F).

Gerenciar duplicatas entre HubSpot e Salesforce pode parecer uma tarefa difícil, mas Six & Flow tem tudo para você. Como especialistas em integração HubSpot Salesforce, possuímos um conhecimento profundo das complexidades e complexidades envolvidas neste processo.

Estamos aqui para ajudá-lo a navegar pelo cenário complicado do gerenciamento de dados, garantindo que seus registros sejam precisos e bem mantidos. Cuidaremos da identificação de duplicatas, da decisão sobre o registro mestre e da realização de mesclagens no Salesforce e no HubSpot, preservando históricos de atividades cruciais. Assim, você pode se concentrar no que faz de melhor – expandir seus negócios – enquanto nós cuidamos do resto.

Entre em contato para aproveitar ao máximo sua integração HubSpot Salesforce.