Como encontrar um local para um evento: 6 caixas cruciais para verificar

Os participantes esperam muito da experiência do evento nos dias de hoje. As salas de reunião do hotel se transformaram em grandes navios de cruzeiro no Dreamforce, deixando os participantes maravilhados. Mas esses locais incríveis não são nada sem os aspectos fundamentais que tornam o local certo para o evento.

Escolher um local para eventos é mais do que encontrar um do tamanho certo (embora isso faça parte do processo).

Existem várias caixas que você deve marcar antes de se comprometer com um local de evento: necessidades tecnológicas, obstáculos logísticos e, claro, o custo.

Quem quer participar de um evento em um local inconvenientemente localizado ou caro, tudo porque você escolheu o local errado? Seu orador de destaque não contará muito sem levar esses fatores em consideração.

Reuni uma lista de seis fatores cruciais que você precisa considerar ao selecionar um local, juntamente com ferramentas e listas que você pode usar para ajudar a facilitar o processo de seleção.

1. Localização conveniente para seus participantes

A localização do seu evento é um dos fatores mais importantes a serem considerados na fase de planejamento. Os potenciais inscritos levarão em consideração os custos de viagem e a conveniência ao decidir se devem participar.

Se você ainda está nos estágios iniciais de planejamento e não tem certeza de qual cidade escolher para sua conferência, o SmartAsset tem uma lista dos 10 principais destinos de conferências nos Estados Unidos a partir de 2017 com base em acessibilidade, distância de aeroportos, crimes violentos tarifas e disponibilidade de hospedagem:

Lista do SmartAsset dos 25 principais destinos para conferências (Fonte)

Depois de determinar a localização geográfica, você deve basear sua seleção de local nestes critérios:

• Preço
• Distância dos aeroportos
• Opções de transporte (mais sobre isso depois)
• Capacidade (também mais sobre isso depois)
• Acesso ao centro da cidade (restaurantes, bares, hotéis, etc.)

Se você estiver organizando um evento local menor, não precisará de hotéis para receber dezenas de participantes de fora do estado ou de fácil acesso a um aeroporto. Ao olhar para locais locais, suas principais preocupações são o tamanho do local, o custo e as opções de transporte.

Os mecanismos de busca de locais Cvent, SocialTables e EventUp são a ferramenta perfeita para encontrar tudo o que você precisa saber sobre locais em todo o país.

2. Capacidade do local e salas adicionais

Ao escolher o local do seu evento, é sempre melhor superestimar suas necessidades de capacidade do que subestimar.

Por exemplo, se espera-se que seu evento atraia pelo menos 300 participantes, a capacidade do local deve acomodar confortavelmente 350 a 400 pessoas. Isso fornecerá a você o espaço necessário para acomodar participantes adicionais se alguns aparecerem e se registrarem no dia.

Também ajuda a escolher locais que ofereçam salas de descanso adicionais. Esse tipo de flexibilidade o ajudará quando surgirem problemas de capacidade. Não é o ideal, mas é possível transmitir o evento principal para essas salas temáticas como forma de acomodar mais pessoas confortavelmente em seu evento.

Graças a ferramentas como o mecanismo de busca de locais Cvent, você pode pesquisar as capacidades dos locais antes de entrar em contato com locais em potencial. Dessa forma, você pode criar sua lista de locais sem ser pressionado a se comprometer antes de ter todas as informações.

3. Recursos WiFi para grandes grupos

Estamos vivendo em um mundo cada vez mais conectado, e a conectividade WiFi é uma necessidade para a produtividade em todas as formas de negócios, incluindo eventos. É importante que você, como organizador de eventos e anfitrião, tenha conectividade consistente com a Internet. Os melhores locais terão acesso Wi-Fi disponível para seu uso no dia do seu evento.

No entanto, a conexão padrão do hotel disponível para todos os hóspedes do hotel pode não ser suficiente para lidar com todo o tráfego para seus hóspedes. É por isso que é importante perguntar sobre um sinal WiFi dedicado para seus participantes. A maioria dos hotéis terá um sinal Wi-Fi dedicado para eventos, mas você deve se certificar.

As velocidades do WiFi também são importantes, especialmente se você planeja fazer streaming de vídeo ou espera um uso intenso do telefone durante o evento para tweets ao vivo e outros usos de mídia social. Você deve certificar-se de que suas velocidades de transferência de dados permaneçam acima de 8 a 12 Mbps (megabits por segundo) para lidar com esse nível mais alto de tráfego. Pergunte ao seu local sobre suas velocidades e se você pode fazer testes de velocidade em sua rede de eventos, só para ter certeza.

Se você precisar testar a velocidade da internet de um local, existem ferramentas gratuitas feitas exatamente para isso:

• Teste rápido
• Fast.com
• Teste de velocidade do espectro

Por fim, vamos ao custo. O WiFi em eventos não é gratuito, mas não precisa custar uma fortuna. De acordo com a ASAE, existem algumas maneiras de ajudar a mitigar esses custos:

• Vender patrocínio de WiFi para um anunciante
• Adicionar uma taxa para os hóspedes que usam Wi-Fi

4. Opções de transporte e estacionamento

De que adianta um evento se ninguém pode chegar lá?

Ao selecionar seu local, certifique-se de esclarecer todas as opções de transporte disponíveis, como:

• Serviços de metrô
• Rotas de ônibus
• Distâncias a pé de hotéis
• Disponibilidade de transporte compartilhado (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar, etc.)

Forneça essas informações de transporte aos seus hóspedes, juntamente com os horários de trânsito e recomendações para aplicativos de mapas de trânsito.

Mapas do sistema ferroviário de metrô de Washington DC, Nova York e Boston (Fonte)

Algumas dessas opções de transporte podem até oferecer promoções e descontos para os participantes do evento. A Uber, por exemplo, oferece seu sistema UberEvents, que permite criar passes para seus participantes. Esses passes de viagem cobrirão os custos de transporte até um determinado limite que você definir, tornando mais fácil para os participantes chegarem ao seu evento.

Enquanto alguns podem caminhar, pegar transporte público ou pegar uma carona para o seu evento, muitos ainda vão de carro.

Ao considerar os locais, o estacionamento é outro recurso que você deve estar atento. Se o local não tiver estacionamento designado, que tipo de opções de estacionamento local estão disponíveis? Existem garagens de estacionamento? Amplo estacionamento na rua?

Você pode fazer um acordo com uma garagem local para reservar um certo número de vagas e incluir esse custo em um acordo de passagem para quem planeja dirigir. Isso também se aplica às garagens pagas de propriedade do local onde o custo do estacionamento é adicionado como um serviço, seja pelo custo total ou com desconto (de preferência o último).

Se você não acha necessário ir tão longe para garantir estacionamento, mas ainda quer tornar a condução conveniente para seus convidados, tente recomendar aplicativos de estacionamento no site do seu evento que os ajudarão a localizar estacionamentos acessíveis em torno de seu local.

5. Comodidades

O que seu local tem a oferecer além do espaço para sediar seu evento? Essas comodidades extras podem incluir:

• Equipamento A/V : Alugar ou comprar equipamentos A/V é caro e ajuda a economizar dinheiro quando o local do evento já possui iluminação, alto-falantes, microfones e equipamentos de vídeo prontos para você usar. Nesse caso, o local provavelmente oferecerá o equipamento como parte de um pacote.
• Mesas e cadeiras : Assim como o equipamento audiovisual, fornecer suas próprias mesas e cadeiras significa mais dinheiro do seu bolso para aluguel. Sem mencionar os custos de transporte para mover todas essas mesas e cadeiras para o local. É melhor encontrar um local com essas comodidades já instaladas.
• Catering : Se você planeja fornecer comida para seus convidados, você pode contratar um serviço de catering externo ou aproveitar o catering do seu local, se disponível. Dependendo do local, o serviço de alimentação pode custar menos dinheiro se embalado com a reserva do local. Verifique com seus fornecedores locais para comparar as taxas.

Essas comodidades estão todas disponíveis usando fontes externas, mas, como mencionado anteriormente, se seus locais em potencial as oferecerem, é melhor tentar elaborar um pacote que possa economizar dinheiro a longo prazo.

6. Flexibilidade de data do evento

As coisas nem sempre se encaixam como você planejou. Emergências acontecem, o clima nem sempre coopera e os horários nem sempre se alinham.

É por isso que é importante selecionar um local que lhe dê algum tipo de flexibilidade na programação do seu evento. Por exemplo, se o seu evento pode exigir uma mudança de data, é útil reservar um local com algumas datas abertas nessa época para usar como datas de chuva.

Entenda que esta é uma pergunta difícil para qualquer local e não deve fazer ou quebrar um acordo, pois os locais precisam de horários completos para pagar as contas.

Mas se você se deparar com um local com algumas datas vazias, tente trabalhar em uma política de reagendamento para uma data posterior com desconto. Desta forma, o local não perderá dinheiro em manter uma data extra para você e você não terá que cancelar um evento se surgirem problemas.

Como os grandes eventos são sempre planejados com meses a um ano de antecedência, fornecer aos seus locais em potencial uma lista de datas flexíveis ajudará você a descobrir quando são as datas fora de pico e encontrar a data que economizará mais dinheiro.

Confira esses outros recursos de planejamento de eventos

Agora que você selecionou o local do seu evento, certifique-se de seguir os demais passos do meu “Guia de Dez Passos para Planejamento de Eventos” para garantir a melhor experiência do evento.