Como declarar impostos para pequenas empresas: dicas dos profissionais
Publicados: 2022-05-07A temporada de impostos pode ser um momento assustador para empresas despreparadas, mas essas dicas vão torná-la o mais tranquila possível neste ano e no próximo.
Observação: este artigo destina-se a informar nossos leitores sobre preocupações relacionadas a negócios nos Estados Unidos. Não se destina de forma alguma a fornecer aconselhamento financeiro ou a endossar um curso de ação específico. Para aconselhamento sobre sua situação específica, consulte seu contador ou consultor financeiro.
O final do ano pode ser uma época assustadora, com dias mais curtos e noites mais longas. Se você é um líder de negócios responsável pela contabilidade de sua empresa, o final do ano pode ser ainda mais assustador por motivos totalmente diferentes: A temporada de preparação de impostos está chegando.
É claro que, se você estiver usando software de contabilidade atualizado o ano todo e tiver um profissional de impostos confiável e de longa data no trabalho, poderá evitar o medo. Mas mesmo se você não fizer isso, não entre em pânico: ainda existem alguns truques que você pode usar para salvar a temporada de impostos deste ano e garantir que o próximo ano seja ainda mais tranquilo.
Conversamos com vários CPAs e líderes de pequenas empresas de todo o país para obter conselhos sobre como declarar seus impostos de maneira precisa e completa, e foi isso que eles disseram.
Como declarar impostos para pequenas empresas
O conselho mais sólido que podemos oferecer quando se trata de preparar seus impostos para pequenas empresas é usar o software de contabilidade cedo e com frequência.
O software de contabilidade — quando combinado com um bom profissional de impostos — mantém todas as informações necessárias em um só lugar, oferece todos os formulários fiscais de que você precisa e ajuda você a aproveitar todas as deduções e créditos possíveis, apenas para iniciantes.
Mas há mais para arquivar seus impostos do que clicar em alguns botões e encerrar o dia.
A lei tributária é complicada e está em constante mudança, e os líderes de pequenas empresas precisam estar prontos quando a hora do imposto chegar para garantir que não estejam pagando ao governo mais do que devem, ou pior ainda - cometendo fraude fiscal de forma consciente ou involuntária.
Steve Hocheiser
Hocheiser CPA
“Você pode se ver sujeito a multas e juros por pagamento insuficiente de impostos. Isso pode vir de erros na preparação da devolução ou da falha em fazer o pagamento estimado exigido.”
Você pode estar pensando que pode economizar algum dinheiro fazendo seus impostos você mesmo ou economizando em software de contabilidade, mas a tranquilidade de saber que seus impostos foram feitos com precisão não vale um investimento modesto?
Erros em sua declaração de imposto também podem levar à temida auditoria do IRS.
Interessado nas razões comuns pelas quais as empresas são auditadas e como evitá-las?
Embora apenas uma em cada 100 empresas seja auditada anualmente, as chances aumentam se uma pequena empresa ganhar mais de US$ 1 milhão por ano, deixar de relatar toda a sua receita ou reivindicar deduções comerciais desproporcionais à sua receita.
5 dicas fiscais dos profissionais
Tenha em mente que este guia não é um manual completo e passo a passo sobre como preparar seus impostos. Essas dicas pressupõem que você já conhece o básico:
- Todas as informações que você precisa do seu negócio.
- Todos os formulários fiscais que você precisa do IRS (se o seu software de contabilidade não puder lidar com essa parte para você, é hora de atualizar).
- Seus prazos para arquivamento.
Depois de entender isso, você está pronto para as próximas etapas.
1. Acompanhe todas as suas receitas e despesas
Se você usou software de contabilidade o ano todo, isso deve ser tão fácil quanto executar alguns relatórios. Se não, você tem um pouco mais de trabalho a fazer.
A maior parte de sua renda provavelmente vem de vendas, mas não se esqueça de levar em consideração também os ganhos de capital – lucros de ações, fundos mútuos ou vendas de imóveis, por exemplo. Se você não relatar essas fontes de renda, estará sujeito a ser auditado e acabará pagando esses impostos juntamente com uma multa.
Por outro lado, se você não relatar todas as suas despesas, corre o risco de pagar ao governo mais do que realmente deve, porque está perdendo as deduções.
A CPA Irene Wachsler diz que um dos erros mais comuns que ela vê com pequenas empresas quando se trata de preparação de impostos é deixar de conciliar seus gastos com o extrato bancário todos os meses, fazendo com que despesas acessórias, como refeições e suprimentos elegíveis, sejam esquecidas.
“Essas pequenas despesas se somam”, diz ela.
“Uma conta bancária separada ajuda a garantir que você capturou todas as receitas e despesas, porque você só precisa procurar em um lugar para isso.”
—Jeff Beebe, CPA
2. Esteja ciente da Lei de Cortes de Impostos e Empregos
Legal, certo? Exceto que Hocheiser diz que a maioria dos contribuintes elegíveis está acima do limite de US$ 157.500 para indivíduos e US$ 315.000 para casais que declaram em conjunto (outras restrições se aplicam). Ainda assim, vale a pena perguntar ao seu profissional tributário.
O Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) de 2017 é a maior reforma tributária em décadas.
“Este ano teve as mudanças mais significativas que já vi”, diz Hocheiser.
A boa notícia é que, se você navegou com sucesso no TCJA em 2018 e 2019, não precisa se preocupar com nada de novo este ano. Você tem até o final de 2022 para aproveitar ao máximo a depreciação do bônus investindo em seu negócio.
O software de contabilidade lidará com as novas alíquotas, e seu profissional tributário poderá informá-lo de todas as maneiras pelas quais o TCJA afetará seu negócio. No entanto, ainda vale a pena conhecer os principais pontos, especialmente se você estiver preparando seus impostos por conta própria.
Aqui estão algumas das principais conclusões do TCJA, de nosso artigo recente sobre os maiores desafios enfrentados pelos profissionais de contabilidade de pequenas empresas em 2019:
- Depreciação de bônus: essa nova regra tributária permite que as empresas deduzam 100% da depreciação de ativos comerciais, como veículos, computadores e outros equipamentos imediatamente para qualquer compra feita antes de 1º de janeiro de 2023, tornando este um ótimo momento para investir em seus negócios .
- Crédito fiscal de licença médica e familiar remunerada: Há um novo crédito fiscal para empregadores que oferecem licença médica e familiar remunerada a seus funcionários.
- Método de contabilidade de caixa: muito mais pequenas empresas (aquelas com US$ 25 milhões ou menos em receitas brutas anuais, em vez do marcador anterior de US$ 5 milhões ou menos) são elegíveis para usar o método de contabilidade de caixa, que normalmente é mais simples e menos caro do que o acúmulo contabilidade.
- Entidades de repasse: a maioria das pequenas empresas são consideradas entidades de repasse, incluindo corporações S e LLCs, e agora podem deduzir até 20% da receita comercial qualificada.
Embora essa dedução de 20% possa parecer atraente, dar o salto para uma S-corp ou LLC pode não valer a pena, adverte o CPA Logan Allec.
Logan Allec
CPA
“Às vezes, permanecer como único proprietário para fins fiscais – o que significa que você simplesmente informa sua renda comercial em sua declaração de imposto pessoal – é a rota mais vantajosa. Os custos administrativos extras de ter seu negócio tributado como uma corporação S podem não superar as economias fiscais. É por isso que é importante que você obtenha aconselhamento tributário personalizado de um profissional tributário qualificado.”
3. Aproveite todas as deduções possíveis
Uma das maiores vantagens de trabalhar com um profissional tributário de pequenas empresas e usar um software de contabilidade é encontrar deduções que você nem sabia que existiam. Você pode - e deve - deduzir todas as despesas relacionadas à administração de seus negócios: de um escritório em casa à quilometragem do seu carro e custos de pesquisa e desenvolvimento.
Para isso, acompanhe tudo e separe as despesas comerciais das pessoais. Esta é uma área em que um aplicativo de rastreamento de despesas (incluído na maioria dos softwares de contabilidade) é incrivelmente útil.
O CPA Jeffrey S. Levine diz que o medo de uma auditoria impede que muitas pequenas empresas façam as deduções que realmente merecem.
Jeffrey S. Levine
CPA
“Fazer suposições incorretas, como não deduzir um escritório em casa ou não realizar outros itens, como seguro de saúde ou contribuições previdenciárias, pode ser dedutível … o maior perigo é pagar mais impostos do que o necessário”.
Cada pequena empresa é diferente, mas aqui está uma lista de deduções fiscais para pequenas empresas do Bench para lhe dar uma ideia das deduções que você pode estar perdendo.
4. Contribuir para um plano de aposentadoria
Só porque estamos chegando ao final do ano não significa que você não pode aproveitar algumas economias fiscais agora. Vários CPAs recomendam guardar todo o dinheiro excedente (até US $ 55.000) em uma Conta Simplificada de Aposentadoria Individual de Aposentadoria do Funcionário (SEP IRA).
“Uma empresa de qualquer tamanho, mesmo autônoma, pode estabelecer um SEP”, de acordo com o IRS.
A maneira mais fácil de configurar seu SEP IRA é por meio de seu banco, companhia de seguros ou outra instituição financeira, como uma empresa de investimentos online. Aqui está um guia básico para estabelecer um SEP do IRS.
Stacy Caprio
Fundador e gerente de pequena empresa
“[As contribuições do SEP IRA são] isentas de impostos e removidas do seu lucro tributável, portanto, não é apenas uma ótima maneira de economizar para a aposentadoria, mas também ajuda a economizar em impostos no presente. Qualquer proprietário de pequena empresa que não faça isso está perdendo.”
5. Fique de olho nos créditos fiscais
Os créditos fiscais são diferentes das deduções fiscais. Na verdade, eles são melhores do que deduções fiscais.
Sarah Hancock
Editor-chefe, Best Company
“Os créditos fiscais reduzem seus impostos potenciais em uma base dólar por dólar, enquanto as deduções reduzem sua renda tributável, de modo que seu efeito líquido é uma economia igual à sua taxa de imposto. Do ponto de vista tributário, os créditos são mais valiosos do que as deduções.”
Em outras palavras, as deduções fiscais reduzem o valor de sua renda que é tributável, enquanto os créditos fiscais reduzem diretamente o valor que você deve.
Os créditos fiscais comuns a serem observados incluem o Crédito de acesso para deficientes, o crédito para veículos elétricos e o crédito para oportunidades de trabalho.
Aqui está uma lista completa de créditos fiscais de negócios para pequenas empresas e indivíduos autônomos do IRS.
Assim como as deduções, seu software fiscal ou profissional fiscal pode orientá-lo no processo de resgate de seus créditos fiscais ganhos quando você registrar (supondo que você tenha ganho o crédito comprando um veículo elétrico ou fornecendo creches, por exemplo).
Quais são suas dicas de preparação de impostos para pequenas empresas?
De todas as dicas que ouvimos dos CPAs, a mais útil pode ser a mais óbvia:
- Fique por dentro de sua preparação de impostos durante todo o ano
- Use ajuda profissional quando necessário
Quais são suas melhores dicas para tirar o estresse da preparação de impostos? Quais são seus maiores desafios? Compartilhe-os nos comentários abaixo ou me encontre no Twitter.
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