Como facilitar workshops remotos

Os workshops são principalmente sobre interações entre pessoas, exercícios dinâmicos e discussões vívidas. As oficinas remotas, por outro lado, são bem diferentes, pois há aspectos que você não encontrará nas organizadas no escritório. Nem sempre é fácil manter tudo nos trilhos, muito menos moderá-los remotamente.

Nos últimos meses, o planejamento e a implementação de oficinas remotas tornaram-se comuns em Miquido. Isso se aplica tanto a workshops curtos de descoberta quanto àqueles que especificam o escopo exato do MVP, mas também a sprints inteiros de design de produto. Temos alguns deles atrás de nós, por isso esperamos que você ache essas dicas e pensamentos úteis.

Como realizar workshops remotos de design thinking? Melhores dicas

Tempo e pausas

Normalmente, as oficinas são planejadas para o dia inteiro (cerca de 6h). Mas não no caso de sessões remotas. Os participantes sentados em frente ao computador ficam cansados ​​e entediados muito mais rápido. É por isso que é uma boa ideia organizar workshops remotos em sessões de até 4-5 horas .

As melhores horas são as da manhã, por exemplo, das 9h às 1/2h. Trabalhar com a mente fresca é melhor e ninguém pensa em outras coisas atrasadas esperando para serem feitas. Os workshops remotos ocorrerão em mais dias, mas você pode usar as tardes para se preparar para a próxima sessão. Vamos levar em consideração um sprint de design de produto – você pode fazer pesquisas adicionais, trabalhar em um protótipo ou até mesmo preparar uma estimativa de MVP para a sessão do dia seguinte.

Não se esqueça de pausas bem planejadas . Nossa concentração em reuniões online cai muito rapidamente. Dê aos participantes um intervalo de 15 minutos a cada 1,5 horas. Como facilitador, continue observando o nível de energia em sua equipe.

Consolidação de equipe

A formação de equipes é outra questão importante. Quanto mais pessoas na reunião, maior a probabilidade de alguém não estar focado e engajado. Isso não afeta bem a dinâmica de grupo. Vale a pena cuidar de diversificar a equipe e reunir pessoas-chave: um criativo, um técnico, um gerente de projeto ou produto e, claro, as pessoas mais importantes e decisivas da equipe do cliente.

Aqui, vale a pena perceber que os principais tomadores de decisão são necessários e devem ter espaço para participação ativa, não apenas observação. A melhor ideia é não ter mais de 6 a 8 pessoas na chamada – mas o fato é que nem sempre é possível. É uma boa ideia alternar as equipes se você tiver sessões focadas apenas em design ou tecnologia .

Nos workshops remotos, o espaço para conversa fiada é um pouco curto, por isso é importante não pular algum tipo de quebra-gelo e exercícios simples que ajudam a equipe a se conhecer melhor. Isso pode ser combinado com uma introdução à ferramenta que você usará.

Distrações

Pedir aos participantes para não usarem computadores ou telefones é padrão no contrato do workshop. No caso de workshops remotos, um laptop é obrigatório e é sempre tentador abrir outra guia para outras coisas. Portanto, enfatize este ponto no contrato e, se possível, peça para manter as câmeras ligadas durante o workshop . Graças a isso, como facilitador, você pode ver imediatamente quando os olhos dos participantes começam a se afastar.

Não tenha medo de lembrar a todos, mas tente fazê-lo com uma dose de humor, para não criar uma atmosfera desagradável

Estrutura do exercício

Trabalhar em grupos

Para workshops remotos, você deve planejar adicionalmente a estrutura dos exercícios . E essa é a parte mais desafiadora! Trabalhar em grupo é mais complicado, mas pode ser resolvido dividindo-se em grupos com uma “sala” adicional na ferramenta de teleconferência.

Debate

Exercícios envolvendo brainstorming alto valem a pena mudar para o tipo silencioso. Basta pedir aos participantes para gerarem ideias em post-its . Se houver muitas ideias para discutir, vale a pena limitar as apresentações apenas às mais importantes e interessantes, que foram indicadas pelos participantes por meio de votação por pontos.

Sessões de esboço

Esboçar não é confortável para todos, mesmo em oficinas padrão. Usar uma nova ferramenta para desenhar seria um estressor adicional – então vamos manter esta sessão no mundo “real”. Basta dar aos participantes 15-20 minutos em privado para esboçar soluções e depois carregar todas as fotos dos esboços no quadro. A apresentação pode começar agora!

Moderando discussões

A discussão em uma teleconferência é um desafio. Dois cenários nos aguardam: ou todos começarão a falar ao mesmo tempo, ou ninguém o fará. Então vamos moderar com exercícios. Prepare um quadro dividido em várias categorias – desafios/perguntas/dúvidas, que permitirá a todos colocarem a sua opinião e questões, e assim todos poderão discutir calmamente passo a passo.

Que tal perguntas simples como: Você precisa de uma pausa? Todos nós concordamos? Mais alguma pergunta? Vale pedir aos participantes que mostrem ok/não ok – com um gesto da mão ou apenas aceno de cabeça. Graças a isso não introduzimos o caos, e como facilitadores, sabemos se o grupo é compatível.

E as pessoas que assumirão o papel de observador durante um workshop remoto? Vamos moderar as discussões e envolver aqueles que parecem ausentes com perguntas adicionais.

E se a discussão começar a se afastar?

• Planeje as chamadas vagas de estacionamento no quadro da oficina. Se um tópico requer uma discussão separada, nós o estacionamos e voltamos a ele mais tarde.
• Informe aos participantes quanto tempo temos para um tópico específico. Graças a isso, todos estão cientes e interromper a discussão não soa mais “rude”.
• Se anteciparmos que um tópico pode desencadear uma onda de comentários, deixe-os serem coletados pelos participantes em notas adesivas. Graças a isso, como facilitador, sabemos quantos “pontos de vista” precisamos prever na discussão.

Preparação para oficinas

Antes do workshop, é importante apresentar aos participantes as regras e a ferramenta que você irá trabalhar . Lembre-os de ter fones de ouvido e acesso à câmera, sem mencionar uma conexão estável à Internet. Para facilitar duas telas é imprescindível – você tem que ter espaço para trabalhar a bordo e observar a equipe.

No dia anterior, envie uma instrução com a possibilidade de testar a ferramenta, mas lembre-se da introdução no início do workshop. Existem muitas ferramentas online para realizar workshops remotos. Escolha qual você mais gosta, mas lembre-se de testar o acesso da equipe e preparar modelos para exercícios.

Execução

As oficinas estão repletas de dinâmicas diferentes . Às vezes, apesar de planejarmos uma agenda exata, verificarmos e planejarmos com o cliente junto com seu curso, acontece que algumas mudanças precisam ser feitas. Nessa situação, você sempre pode conversar com a equipe em um canal de comunicação adicional ou fazer consultas rápidas durante um intervalo. Para isso, vale a pena preparar uma reunião interna adicional, onde a equipe pode fazer um rápido bate-papo durante o intervalo.

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