Como estabelecer a estrutura do seu departamento de contabilidade

Use este guia para construir sua equipe A de contabilidade.

Quando você começou seu negócio, você provavelmente era um pouco como uma banda de garagem, vivendo seu sonho e resolvendo problemas na hora.

Mas, à medida que sua empresa cresceu, contar com o cofundador Dave - que também atua como CTO e equipe jurídica da empresa - para continuar pagando fornecedores e sua crescente equipe de funcionários não será mais suficiente.

Se você deseja que seu negócio continue crescendo, você precisa configurar uma estrutura de departamento de contabilidade que possa lidar com uma variedade de tarefas contábeis e expandir com seus negócios.

Vamos dar uma olhada em cinco tarefas essenciais de contabilidade para pequenas empresas, como você deve abordar a equipe de cada uma dessas funções e como saber quando você precisa de ajuda. E como sua empresa não pode funcionar apenas com o esforço humano, também detalharemos como o software de contabilidade pode apoiar sua equipe.

A contabilidade para pequenas empresas precisa de pessoas e tecnologia

Embora o software de contabilidade seja obrigatório para qualquer pequena empresa, ele não pode fazer tudo. Você precisa de um humano por trás de seu software para verificar os números, analisar a saída, coordenar entre sistemas não integrados e garantir que sua empresa não seja roubada por fornecedores desonestos ou funcionários fraudulentos.

No mínimo, você precisa de alguém para administrar a folha de pagamento, alguém para pagar fornecedores e enviar faturas e alguém para lidar com os livros todos os meses para que eles estejam equilibrados na hora do imposto.

O cofundador Dave pode ser capaz de fazer todas essas coisas, mas isso não significa que ele deva fazer todas essas coisas a longo prazo. Mas, como proprietário de uma pequena empresa, há momentos em que você precisa se contentar com menos.

A estrutura do seu departamento de contabilidade nunca se parecerá com a lista do time de softball da sua empresa. Essas não são posições em um cartão de escalação que você precisa preencher; essas são tarefas que precisam ser feitas por meio de uma combinação de funções e recursos. Você precisará mostrar discrição como líder organizacional para descobrir exatamente como essa combinação se parece com o seu negócio e os recursos que você tem.

Você pode usar este artigo como um modelo para construir sua própria estrutura, mas não se esqueça de esperar fluidez com base no tamanho do seu negócio (tanto em pessoal quanto em volume de negócios) e nas capacidades de sua equipe.

5 tarefas contábeis essenciais e como enfrentá-las

Nas seções abaixo, veremos cinco tarefas essenciais de contabilidade empresarial, as habilidades que você deve procurar para lidar com essas tarefas e os sinais de alerta de que você precisa de reforços. No final, veremos algumas maneiras pelas quais o software de contabilidade pode ajudar em cada tarefa e daremos um exemplo de uma estrutura básica de departamento de contabilidade para pequenas empresas.

1. Faturamento/faturamento

Por que é importante: A Administração de Pequenas Empresas dos EUA relata que o baixo fluxo de vendas/caixa foi a causa número um do fechamento de pequenas empresas em 2015 (o último ano em que o US Census Bureau coletou esses dados). O que isso tem a ver com faturamento? Quanto mais tempo demorar para que seus clientes sejam cobrados, mais tempo levará para você receber o pagamento. Você precisa ser pago para poder pagar seus funcionários e fornecedores. Se você não for pago com precisão e pontualidade, sua empresa corre o risco de falir devido ao baixo fluxo de caixa.

Quem deve fazer isso: Você não precisa de um CPA para lidar com seu faturamento; qualquer pessoa que seja boa com números e tenha atenção aos detalhes deve ser capaz de lidar com essa tarefa. Além da precisão, a pontualidade é crucial para o faturamento, então você quer alguém que seja pontual e cumpra os prazos.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Os clientes não estão recebendo suas faturas em tempo hábil
• Os clientes estão sendo cobrados com o valor errado
• Os clientes não estão pagando o valor certo ou no prazo

2. Pagamentos/contas a pagar

Por que é importante: O Institute of Finance & Management relata que em organizações de alto nível, um único profissional de contas a pagar em tempo integral pode processar quase 23.000 faturas por ano. Isso é cerca de 85 faturas por dia útil. Se você está pagando apenas algumas contas de cada vez, provavelmente não está acompanhando. E se você não priorizar o pagamento de seus fornecedores em dia, estará pagando multas por atraso ou, pior, perdendo seus fornecedores. Você não quer adiar isso até que sua eletricidade seja desligada.

Quem deve fazer isso: Assim como no faturamento e no faturamento, a precisão e a pontualidade são fundamentais quando se trata de contas a pagar. Se sua organização for pequena, não há problema em ter uma pessoa ou uma pequena equipe para lidar com contas a pagar e receber (faturamento). Embora seus fornecedores devam ser confiáveis ​​para cobrar de você com precisão - tornando essa tarefa um pouco menos complicada do que o faturamento - essa função deve ser preenchida por alguém que possa verificar novamente os números dos fornecedores para garantir que você não seja cobrado em excesso ou cobrado por bens ou serviços que foram na verdade não é fornecido.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Os fornecedores estão reclamando que não estão sendo pagos.
• Apesar de seus melhores esforços, sua equipe de contas a pagar não consegue acompanhar e está fazendo pagamentos atrasados.
• Seu profissional de contas a pagar está tendo que trabalhar horas extras para acompanhar.

3. Folha de pagamento

Por que é importante: conforme discutido em nosso artigo sobre práticas recomendadas de processamento de folha de pagamento, se você não pagar seus funcionários em dia e não pagar o valor certo, começará a perder membros da equipe e não precisa se preocupar em administrar seu negócio.

Quem deve fazer isso: Quando sua empresa é muito pequena (dois a três funcionários), você pode se safar tendo suas contas a pagar e a receber também lidando com a folha de pagamento. Uma vez que sua empresa cresça muito além disso, você precisará de um especialista em folha de pagamento experiente ou de um serviço de folha de pagamento terceirizado para fazer isso por você. O que faz um bom especialista em folha de pagamento? Além de ser pontual e meticuloso, seu funcionário da folha de pagamento também precisa trabalhar bem com os outros para resolver problemas inevitáveis.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Os funcionários são rotineiramente pagos com atraso.
• Os funcionários estão sendo prejudicados ou pagos em excesso por causa de erros administrativos.
• O funcionário responsável pela folha de pagamento está sobrecarregado e trabalhando horas extras para receber os salários em dia.

4. Escrituração

Por que é importante: livros equilibrados são o verdadeiro norte do seu negócio e devem ajudá-lo a dormir tranquilamente à noite como proprietário de uma pequena empresa. Uma boa contabilidade basicamente significa que todas as suas contas foram pagas e todos os seus clientes pagaram o que devem, e você manteve registros limpos mostrando isso. Embora isso possa não parecer muito empolgante, é absolutamente vital para o bem-estar financeiro do seu negócio, da mesma forma que a temperatura do seu corpo deve estar sempre em torno de 98 graus. Se seus livros estão desligados, significa que algo deu errado.

Quem deveria estar fazendo isso: De certa forma, todas as outras tarefas nesta lista estão relacionadas à contabilidade, então você precisa de alguém que seja completo, preciso com números e trabalhe bem com os outros. Embora o faturamento seja responsável pelo envio de faturas e as contas a pagar sejam responsáveis ​​pelo pagamento de contas, seu contador é o responsável final por registrar e acompanhar todas essas transações e saldos. Seu contador também estará trabalhando com software de contabilidade quase o tempo todo, então eles precisam ser proficientes em qualquer programa de contabilidade que sua empresa use.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Seus livros não estão equilibrados (há dinheiro ganho ou gasto que você não pode contabilizar).
• Quando o tempo do imposto chega, você está perdendo os relatórios e recibos necessários.
• No final do ano, você precisa vasculhar as despesas pessoais para localizar as despesas comerciais.

5. Preparação de impostos

Por que é importante: você precisa pagar ao governo o que deve, mas também precisa obter crédito para todas as deduções para as quais se qualifica para não pagar mais do que isso. Você também precisa distribuir W2s para todos os seus funcionários para que eles possam registrar seus impostos a tempo. Se você não acha que isso é importante, espere até que o IRS apareça com uma longa lista de perguntas para as quais você não tem respostas.

Quem deve fazer isso: Um profissional. Idealmente, seja um CPA da equipe ou de uma empresa externa, que possa representar sua empresa para o IRS, se necessário. Embora a hora do imposto venha apenas uma vez por ano, é tolice pensar que você só precisa se preocupar com isso por alguns dias ou semanas antes do prazo. Manter o controle das despesas e receitas ao longo do ano e registrá-las adequadamente em termos de suas implicações fiscais faz uma enorme diferença quando chega a hora do imposto. Seu contador deve trabalhar lado a lado com quem é responsável pela preparação de impostos para garantir que eles tenham tudo o que precisam para preparar sua declaração de imposto de forma completa e precisa.

Sinais de que você precisa de ajuda:

• Você está tentando fazer seus impostos de negócios por conta própria no final do ano e lutando para encontrar os relatórios e formulários certos.
• Você acaba com um reembolso ou valor devido muito maior no final do ano do que no ano anterior e não consegue explicar o porquê.
• Depois de registrar seus impostos, você recebe um aviso de auditoria do IRS e não está preparado para responder às perguntas deles.

Como o software de contabilidade pode ajudar

Faturamento automatizado: digamos que você tenha um cliente que pede 10 libras de café todos os meses. Na primeira vez que eles fizerem o pedido, você preencherá um modelo de fatura com todas as informações e, em seguida, configurará para enviar no mesmo dia todos os meses. Se eles quiserem aumentar ou diminuir o pedido, pular um mês ou cancelar, tudo o que seu especialista em faturamento precisa fazer é entrar e alterar as configurações. Mas o resto do tempo, essa fatura sai como um relógio.

Pagamentos automatizados: qualquer bom software de contabilidade lembrará de uma fatura depois que você a pagar pela primeira vez, permitindo que seu especialista em pagamentos configure um pagamento automático na próxima vez que uma fatura semelhante for recebida desse mesmo fornecedor. Recursos avançados incluem rastreamento de pagamento - para que você possa ver quando seu pagamento foi recebido - e aprovações automatizadas, para que você não precise assinar digitalmente um formulário toda vez que seu gerente de escritório pedir mais refrigerante para a sala de descanso.

Folha de pagamento: o software de folha de pagamento é complexo o suficiente para ser um recurso integrado apenas para os maiores rebatedores no espaço de software de contabilidade, como o QuickBooks Online (a principal ferramenta de cinco anos em execução em nossa lista "Top 20 Software de contabilidade mais popular"). Portanto, em vez de procurar uma ferramenta de contabilidade que também lide com folha de pagamento, recomendamos experimentar uma dessas ferramentas que se integram a aplicativos populares de folha de pagamento para facilitar a vida do seu especialista em folha de pagamento, automatizando coisas como depósito direto e impostos retidos.

Contabilidade automatizada: O software de contabilidade A contabilidade é incorporada a todos os softwares de contabilidade, mantendo um registro limpo de todo o dinheiro que entra e sai do seu negócio e sinaliza quaisquer discrepâncias. Isso permite que seu contador aja mais como um guardião, alimentando dados no software e verificando números em vez de gastar horas e horas em entradas de dados tediosas e matemática simples e repetitiva.

Preparação de impostos: o software de contabilidade não pode fazer seus impostos para você, mas pode registrar e organizar todos os dados necessários e fornecer os formulários fiscais necessários para que, quando chegar a hora do imposto, você possa clicar em alguns botões para produzir relatórios para seu contador em vez de despejar uma caixa de sapatos cheia de recibos em sua mesa.

Uma estrutura básica de departamento de contabilidade para pequenas empresas

Agora que descrevemos o essencial, vamos ver uma estrutura básica do departamento de contabilidade com a qual sua empresa pode começar:

Uma configuração como essa cobrirá praticamente todas as necessidades contábeis de pequenas empresas, mas há espaço para flexibilidade. Você pode ter seu contador lidando com contas a pagar/receber por conta própria se sua empresa for pequena o suficiente, ou você pode achar que faz mais sentido ter uma empresa externa para lidar com a folha de pagamento se ela se tornar esmagadora.

O importante para você como líder de uma pequena empresa é monitorar o crescimento e se adaptar conforme necessário (não espere até que os contracheques estejam atrasados ​​por três ciclos consecutivos para obter ajuda).

Na mesma nota, sempre seja cauteloso quando se trata de obter ajuda profissional. Você não sabe o que não sabe, e é muito mais importante acertar sua contabilidade sem se esgotar do que economizar um pouco de dinheiro.

Qual é a sua linha de contabilidade para pequenas empresas?

Embora este artigo tenha analisado as principais posições do departamento de contabilidade, à medida que sua empresa cresce, você precisará expandir essas equipes e adicionar novos cargos, como CFO e analistas financeiros, para mudar o foco de permanecer à tona para o crescimento.

Você também não precisa ser um especialista em todas as áreas do seu negócio, basta ouvir aqueles que sabem mais do que você. Se o seu contador principal lhe disser que é hora de começar a terceirizar sua folha de pagamento, ouça-o.