Como criar uma assinatura eletrônica e assinar seus documentos eletronicamente

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica, muitas vezes abreviada como assinatura eletrônica, é um método de assinar documentos ou validar transações em formato digital. Imagens digitalizadas, desenhos digitais, clique para assinar, iniciais digitadas e nomes digitados são todos formatos de assinaturas eletrônicas.

Os benefícios das assinaturas eletrônicas

As assinaturas eletrônicas oferecem muitos benefícios quando comparadas às assinaturas em tinta. No mundo digital de hoje, as assinaturas à tinta são muito inconvenientes.

Mas as assinaturas eletrônicas marcam todas estas caixas:

• Mais rápido e fácil - É muito mais fácil conseguir algo assinado eletronicamente. Você não precisa se preocupar com impressoras ou aparelhos de fax.

• Ecologicamente correto - As assinaturas eletrônicas também são mais sustentáveis ​​porque não desperdiçam resmas de papel.

• Independente de localização – Em todos os setores, cada vez mais processos estão sendo transferidos para a Internet. Isso permite que as pessoas vivam e trabalhem em qualquer lugar. As assinaturas eletrônicas podem ser assinadas remotamente para que as pessoas não precisem estar no mesmo lugar.

• Seguro e compatível - Na maioria dos casos, as assinaturas eletrônicas são tão válidas legalmente quanto as assinaturas à tinta. Mais sobre isso abaixo.

As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas?

A maioria dos países promulgou leis que reconhecem a legalidade das assinaturas electrónicas. Embora as leis variem de país para país, na maior parte, é necessário que haja alguma forma de verificação de identidade para que as assinaturas electrónicas sejam legalmente válidas. A maioria dos softwares de assinatura eletrônica lida com autenticação de identidade usando email. A plataforma irá acionar uma solicitação de assinatura de e-mail. O signatário clica no botão do e-mail, verificando assim a identidade do signatário.

Lembre-se de que se você adicionar uma assinatura eletrônica usando uma ferramenta de desenho ou enviando uma foto de sua assinatura, ela poderá não ser válida no tribunal. No entanto, esses métodos podem ser ótimos para casos de uso pessoal, como assinatura de formulários de aluguel ou recibos de permissão escolar.

Assinaturas eletrônicas versus assinaturas digitais

Assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais são métodos usados ​​para validar documentos ou transações digitais, mas suas tecnologias subjacentes e nível de segurança são diferentes.

As assinaturas eletrônicas abrangem vários métodos de assinatura eletrônica de documentos, como uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita, um nome ou inicial digitado ou uma caixa de seleção. Se utilizarem métodos de autenticação, como notificações e verificação por e-mail, serão juridicamente vinculativos. Mas algumas assinaturas electrónicas não são juridicamente vinculativas.

Por outro lado, as assinaturas digitais sempre utilizam técnicas criptográficas (chaves privadas e públicas) para garantir a autenticidade. As assinaturas digitais fornecem um nível mais alto de segurança, mas não são necessárias para a maioria dos casos de uso comercial e, portanto, são usadas com pouca frequência.

Como adicionar assinaturas eletrônicas às propostas

Quer assinar sua proposta? Veja como coletar assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas em algumas etapas simples.

Passo 1. Escolha um modelo de proposta

Se você ainda não criou a proposta, economize horas começando com um modelo. Temos mais de 75 modelos de propostas para você escolher. Escolha aquele que se adapta ao seu setor ou aquele com design que mais se aproxima da marca da sua empresa.

Passo 2. Personalize a proposta para o seu negócio

Em seguida, personalize a proposta. Atualize o design com as cores e fontes da sua marca. Adicione o logotipo da sua empresa, biografia, fotos da equipe, etc.

Você também deve atualizar quaisquer seções especiais de propostas, como as estatísticas da empresa em nosso modelo de publicidade, com seus próprios números ou propostas de valor.

Etapa 3. Adicione informações do signatário e campos de assinatura

Depois de terminar de escrever sua proposta, é hora de criar uma página de assinatura eletrônica. Todos os nossos modelos de propostas possuem uma página de assinatura eletrônica no final. Se você estiver trabalhando do zero, basta criar uma nova página e adicionar o nome, o cargo e o bloco de assinatura do cliente. Você também deve adicionar um campo de assinatura para você.

Seus termos e condições ou declaração de trabalho devem ser incluídos nesta página ou prosseguir nesta página. (Como alternativa, você também pode acessar a página onde seus termos e condições estão localizados em seu site.)

Passo 4. Envie o documento para assinatura e configure lembretes por e-mail

A última etapa é assinar seu campo de assinatura e clicar em “Enviar”.

Seu cliente receberá uma notificação por e-mail para visualizar a proposta. Ao clicar no botão na caixa de entrada do e-mail, sua identidade será autenticada, de modo que, se assinarem, será juridicamente vinculativo.

O cliente pode revisar a proposta, deixar comentários, aceitar e assinar, e fazer um depósito utilizando nossas integrações de pagamento com QuickBooks e Stripe.

Ao enviar sua proposta, você também pode configurar lembretes por e-mail de forma proativa. Isso aumenta 50% a probabilidade de sua proposta ser fechada.

Para enviar propostas em menos tempo e fechar mais negócios, conheça mais sobre o Proposify .

Como adicionar assinaturas eletrônicas a documentos PDF

Os PDFs são usados ​​para todos os tipos de contratos e são fáceis de assinar. Siga esses passos:

Etapa 1. Use o recurso Preencher e assinar do Adobe Acrobat

Você precisará baixar o Adobe Acrobat em seu computador. Vá até o arquivo que você precisa assinar, clique com o botão direito nele e selecione Abrir com >> Adobe Acrobat.

Se você ainda não tem uma linha de assinatura, crie uma adicionando vários caracteres de sublinhado seguidos.

Em seguida, clique em “Preencher e assinar” e depois em “Adicionar assinatura”.

Passo 2. Digite ou desenhe sua assinatura

Agora é hora de criar sua assinatura. Você tem poucas opções. Você pode digitar seu nome, desenhar sua assinatura ou fazer upload de uma imagem.

Passo 3. Coloque a assinatura no lugar certo

Agora arraste e solte essa assinatura na linha de assinatura. Redimensione-o, se necessário, para que se ajuste melhor à linha e pareça mais realista.

Passo 4. Salve as alterações no PDF e envie-o para outros signatários, se necessário

A etapa final é salvar o PDF. Você pode salvar as alterações no mesmo documento ou criar um novo documento se desejar manter o original não assinado.

Se outra pessoa precisar assiná-lo, anexe-o a um e-mail e envie-o para ela.

Se você quiser explorar opções mais seguras, confira nosso tutorial com diferentes métodos para adicionar assinaturas eletrônicas a PDFs ou assinar seus documentos com Proposify.

Como adicionar assinaturas eletrônicas ao Google Docs

Para adicionar uma assinatura eletrônica a um Documento Google, siga estas etapas:

Passo 1. Crie ou abra um contrato no Google Docs

Você pode redigir seu contrato no Google Docs ou abrir um documento do Word existente com o Google Docs, enviando-o para o Google Drive.

Certifique-se de ter linhas de assinatura para todos os seus signatários. Você pode criá-los adicionando vários caracteres de sublinhado seguidos.

Etapa 2. Use a ferramenta de desenho do Google Docs

Em seguida, selecione Inserir >> Desenho >> Novo para adicionar um novo doodle de assinatura.

A ferramenta Desenho aparecerá como uma janela pop-up. Selecione a ferramenta de linha e altere-a para Rabisco para poder desenhar de forma livre.

Passo 3. Desenhe sua assinatura

Agora é hora de desenhar sua assinatura. Você pode usar quantos toques do mouse forem necessários para acertar.

Passo 4. Coloque e redimensione sua assinatura eletrônica

Por fim, arraste e solte sua assinatura onde ela for necessária. Redimensione conforme necessário.

Se outra pessoa precisar assinar o Documento Google, você pode enviá-lo junto com este tutorial para que ela saiba como.

Temos vários métodos para adicionar assinaturas ao Google Docs aqui .

Como adicionar assinaturas eletrônicas a documentos do Microsoft Word

Se você usar um suplemento do Microsoft Word, poderá assinar documentos com o Microsoft Word e garantir que essas assinaturas sejam juridicamente vinculativas. Veja como fazer isso com o complemento Scrive.

Etapa 1. Instale o complemento Scrive para Office

Abra um documento do Microsoft Word e selecione “Inserir” e depois “Obter suplementos”. Você pode então digitar “Scrive” na barra de pesquisa para localizar o complemento Scrive.

(Ou pesquise “assinatura” se quiser explorar todas as suas opções de ferramentas de assinatura eletrônica que funcionam dentro do Microsoft Word. Outras opções incluem SigningHub, Dropbox Sign e TrustSigner.)

Instale o complemento Scrive e acesse o site para iniciar seu teste gratuito de 30 dias.

Passo 2. Iniciar um novo processo de assinatura

Selecione “Iniciar novo processo”. Basicamente, isso cria um novo documento de assinatura, que você poderá rastrear em sua conta Scrive.

Etapa 3. Adicione um signatário e suas informações de contato

Clique em “Adicionar Parte” para adicionar um novo signatário ao seu documento. Inclua o nome, sobrenome e endereço de e-mail da parte signatária. Você também pode adicionar o número do celular e o nome da empresa.

Adicione outros signatários conforme necessário.

Passo 4. Selecione “Iniciar Assinatura” para enviar os e-mails de solicitação de assinatura

Agora é hora de clicar em “Começar a assinar”. Isso acionará notificações por e-mail para você e quaisquer outros signatários. Essas notificações por e-mail funcionam como validação de identificação, garantindo que suas assinaturas sejam juridicamente vinculativas.

Passo 5. Abra o e-mail de notificação para assinar o documento você mesmo

Por fim, abra o e-mail de notificação enviado para sua caixa de entrada e assine o documento.

Abordamos métodos adicionais em nosso tutorial sobre como inserir assinaturas no Microsoft Word .

Principais ferramentas para coletar assinaturas eletrônicas

Aqui estão alguns de nossos softwares de assinatura eletrônica favoritos.

Se você está procurando uma plataforma completa que pode ajudar a agilizar suas tarefas diárias ou apenas deseja uma ferramenta de assinatura eletrônica simples e gratuita, nós temos o que você precisa.

1. Proponha

Melhor para equipes de vendas

Proposify é uma plataforma de software de propostas que ajuda profissionais de vendas e proprietários de pequenas empresas a fechar mais negócios. Você pode abandonar propostas em PDF difíceis de atualizar por propostas baseadas na web que podem ser facilmente compartilhadas, visualizadas e assinadas online. Você também poderá acelerar o processo de criação de propostas e obter insights 24 horas por dia, 7 dias por semana sobre as atividades do cliente.

Recursos :

• Assinaturas eletrônicas

• Lembretes automatizados

• Modelos de propostas

• Biblioteca de conteúdo para armazenar trechos de propostas reutilizáveis

• Revisão e aprovações internas de propostas

• Avaliação e comentários do cliente

• Integrações e processamento de pagamentos

• Rastreamento de atividades do cliente

• Fechamento e análise de conteúdo

Preço :

O plano de equipe do Proposify custa US$ 49 por usuário por mês. Se você estiver interessado em nossos recursos empresariais, como logon único e integração com o Salesforce, agende uma demonstração para obter um orçamento personalizado.

2. Dublado

Melhor para freelancers

Com o Dubsado, freelancers e solopreneurs podem gerenciar a maior parte de suas tarefas administrativas em um só lugar. Use-o para tornar a experiência do cliente mais suave e coesa.

Recursos :

• Assinaturas eletrônicas

• Lembretes automatizados

• Portal do cliente

• Formulários de admissão

• Faturas

• Agendamento de consultas

• Integração Zapier

Preço :

O Plano Starter custa US$ 200 por ano e oferece clientes e projetos ilimitados. Se você optar pelo Plano Premier por US$ 400 por ano, você desbloqueará recursos avançados como agendamento de compromissos, fluxos de trabalho automatizados e propostas públicas (que são essencialmente pacotes compráveis ​​que você pode incorporar em seu site).

3. Sinal Xodo

Melhor para assinaturas eletrônicas gratuitas

Ao contrário da maioria das ferramentas de assinatura eletrônica, o Xodo Sign oferece um plano gratuito. Você pode ficar sem papel sem ter que se comprometer com uma cobrança recorrente. A plataforma oferece preços acessíveis para empresas de todos os tamanhos.

Recursos :

• Assinaturas eletrônicas

• Lembretes automatizados

• Modelos de documentos

• Editor de documentos

• Trilha de auditoria

• Assinatura pessoal (usando um tablet ou outro dispositivo)

• Integrações de armazenamento em nuvem

Preço :

No plano gratuito, você recebe até 3 documentos por mês. Ou opte pelo plano Básico e obtenha documentos ilimitados e até 3 modelos por US$ 9,99 por mês.

Assine contratos e propostas com Proposify

Com o Proposify você pode enviar contratos básicos e propostas lindamente elaboradas para assinatura. Com nossas assinaturas eletrônicas fáceis, lembretes automatizados por e-mail, comentários de propostas e integrações de pagamento, você pode agilizar seu processo de vendas e melhorar a experiência do cliente.

E se você tiver vários representantes de vendas enviando propostas, poderá finalmente obter controle sobre o que eles estão enviando para que as mensagens de sua marca sejam consistentes. Além disso, você obtém visibilidade total das atividades do cliente para saber com quem entrar em contato e quando.

Envie propostas destinadas a fechar com Proposify.