Como conduzir os líderes pelas finanças da empresa

É a época do ano em que você se senta com seus líderes de negócios para apresentar os números. Você se depara com cotovelos e os envolve em alguma conversa fiada, principalmente sobre o clima. Agora, você tem que ir direto ao assunto: “Como a empresa se saiu?”

O desafio de comunicar informações financeiras é que é uma língua estrangeira para a maioria. Poucos falam ou entendem o vocabulário dos princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) e relatórios financeiros: provisão versus caixa, ativos e passivos, e o comumente usado (ainda que incompreensível) débito versus crédito.

Seja você um diretor financeiro (CFO), um contador independente, um departamento financeiro inteiro ou uma empresa financeira terceirizada, você deve aprender a traduzir detalhes financeiros para líderes não contábeis. Ao buscar maneiras de fornecer informações financeiras de forma eficaz aos seus stakeholders, você pode fornecer uma perspectiva de negócios que somente as finanças podem fornecer.

Aqui está um guia de seis etapas para articular melhor os insights financeiros para seus líderes e algumas ferramentas e dicas que o ajudarão ao longo do caminho.

Três relatórios comumente usados ​​para relatórios financeiros são balanços, demonstrações de resultados e demonstrações de fluxo de caixa. Eles fornecem um bom ponto de partida e uma visão panorâmica do negócio, mas quando não são simplificados para a liderança entender, não são suficientes para a tomada de decisões no nível departamental ou geral do negócio.

Para os líderes empresariais atolados por muitas responsabilidades do dia-a-dia, tentar identificar as principais tendências enquanto estuda as minúcias do relatório torna-se difícil. Isso leva muitos leads de negócios a usar seletivamente os insights financeiros fornecidos a eles.

Um estudo do Gartner revela que cerca de 90% dos gerentes de negócios não consideram as implicações financeiras de suas decisões, e esse descuido compromete mais de 3% do lucro líquido de uma empresa média (pesquisa completa disponível para clientes do Gartner).

Isso, de forma alguma, é um número pequeno, para pequenas e médias empresas (SMBs) de rápido crescimento e sem caixa e pode equivaler a perder dinheiro para uma nova campanha de marketing, contratar mais recursos ou investir em nova tecnologia.

Assim, o primeiro passo é tornar seus relatórios financeiros mais significativos e contributivos para os líderes. Filtre as métricas financeiras mais importantes que fornecem informações relevantes sobre sua parte do negócio.

Dicas profissionais para selecionar indicadores financeiros importantes:

• Os relatórios financeiros são geralmente apresentados “após o fato”. Torne-os mais voltados para o futuro, desvendando quais áreas do negócio ou departamento geral estão ganhando dinheiro e crescendo e quais estão diminuindo.
• Divida seus relatórios em tendências e pergunte “e daí?” de seus dados até chegar a um raciocínio útil para líderes de negócios.
• Converse com os líderes sobre as decisões importantes que eles querem tomar no próximo trimestre ou ano. Prepare seus relatórios em torno dessas principais prioridades e destaque os desafios que enfrentam.
• Alinhe seus relatórios aos objetivos da sua empresa. Para otimizar a lucratividade, por exemplo, realize análises dos concorrentes sobre os preços de seus produtos, número de funcionários e volume de vendas.

As histórias podem superar a lacuna entre os resultados financeiros e a compreensão do negócio. Escolha histórias para comunicar os números em suas demonstrações financeiras.

Entregar seus insights financeiros na forma de histórias convincentes estimulará a discussão e permitirá a tomada de decisões. O desafio para você é identificar histórias individuais, que podem inspirar mudanças e compreensão no nível da empresa.

Dicas profissionais para pesquisar histórias por trás dos números:

• Faça parceria com líderes de departamento para entender melhor os “comos” e “porquês” de suas receitas e custos. Peça-lhes para colocá-lo em contato com o contato certo dentro de seu departamento. Seja curioso, faça boas perguntas e ouça o que eles têm a dizer.
• Use técnicas de visualização de dados para visualizar os valores discrepantes, bem como os valores médios de seus dados financeiros, e investigue se há boas histórias neles.
• Depois de selecionar suas histórias, passe-as por especialistas do departamento para evitar viés de confirmação.

Reduza a complexidade desnecessária de seus relatórios financeiros para torná-los mais úteis para os líderes.

Apresente os dados seguindo o princípio de “menos é mais” para ser sucinto, mas forneça mais informações se isso facilitar a compreensão.

Dicas profissionais para reduzir informações desnecessárias de relatórios financeiros:

• Veja que tipo de informação os líderes pediram no passado e remova as partes inúteis que estão atrapalhando sua mensagem.
• Forneça cálculos finais dentro do relatório para que os leitores possam se concentrar mais no estudo dos dados do que na matemática mental.
• Use pontos de dados comparativos (de anos anteriores ou reais versus orçados) e diferenças percentuais para tornar mais fácil para os líderes avaliarem quão bons ou ruins são os números.
• Faça um “teste de elevador”. Imagine se você estivesse em um elevador com seu líder e tivesse que transmitir sua mensagem de forma clara e breve até chegar ao andar desejado. Isso ajudará você a entender se suas informações estão sobrecarregando ou se contêm indicadores centrais sucintos.

Ao melhorar a forma como você comunica informações financeiras, você capacita os tomadores de decisão com ferramentas adequadas para otimizar as operações e permanecer competitivo. Acelere a velocidade e a qualidade de sua análise investindo na solução de tecnologia certa.

Os relatórios financeiros manuais podem atrapalhar suas operações com problemas tão pequenos quanto o controle de versão, alternar entre e-mails para enviar o arquivo certo ou até mesmo atualizar seus dados financeiros.

Um software eficaz irá livrá-lo das tarefas de contabilidade e escrituração manual e ajudá-lo a rastrear com precisão as tendências para gerar insights mais ricos. Melhor ainda, a maioria das ofertas de software hoje oferece soluções de segurança de dados, que são vitais para as equipes de finanças e contabilidade.

Dicas profissionais para automatizar os relatórios de informações financeiras:

• Invista em software de contabilidade para liberar seu tempo para análises e obter relatórios com mais facilidade e precisão. O software irá ajudá-lo a gerenciar suas tarefas de rotina com eficiência e agregar mais valor ao negócio. Você pode começar com soluções de software de contabilidade gratuitas se for novo na automação financeira. Eles são acessíveis e podem fornecer funcionalidade completa com custos mínimos ou nenhum.
• Se você superar as funcionalidades básicas oferecidas pelo software gratuito, estará bem servido com soluções de relatórios financeiros integrados com processos integrados de contabilidade e orçamento, como folha de pagamento, orçamento etc.
• Vá um pouco acima escolhendo soluções de software baseadas em nuvem para melhor segurança e acesso aos seus dados.

Se não for bem planejado, mesmo a melhor análise pode se tornar inútil. Faça backup de suas informações com apresentações de painel poderosas. Você pode incutir uma combinação de habilidades de visualização e apresentação de dados com o software de relatórios financeiros para uma comunicação eficaz.

Um software de relatórios financeiros pode permitir que você personalize campos de formato para rastrear e mostrar os insights mais importantes para dar melhor visibilidade ao funcionamento de diferentes departamentos.

Dicas profissionais para visualizar informações para relatórios financeiros:

• Visualize como você deseja apresentar sua análise. Comece com um papel em branco e esboce como você espera que seus dados fiquem no momento da apresentação.
• Seja específico. Das colunas de dados aos exemplos que você deseja incluir, desenhe todos ao visualizar suas informações. Por fim, certifique-se de que seus insights estejam agregando valor para os líderes.
• Invista em um software de relatórios financeiros que possa combinar suas finanças em uma exibição fácil de digitalizar e mostrar insights com gráficos e gráficos interativos.

Ninguém entende melhor o valor da auto-auditoria do que as equipes de finanças e contabilidade.

Solicite reações dos líderes sobre como você foi pontual ao fornecer insights financeiros que atendessem às necessidades deles. E se esses insights os ajudaram, é bom coletar feedback sobre como.

Esses acompanhamentos ajudarão você a reter os bons aspectos de seu relatório financeiro e corrigir as áreas que não agregam valor à tomada de decisão. Também o ajudará a escolher indicadores financeiros mais eficazes para relatórios futuros.

Dicas profissionais para acompanhar os líderes:

• Marque reuniões individuais com seu CEO e chefes de departamento para buscar as opiniões deles sobre seus relatórios. Tenha uma conversa honesta e aberta.
• Neste momento, não dê esclarecimentos ou pressione sobre eles suas necessidades financeiras. Emprestar um ouvido atento às suas necessidades. Você pode discutir os desafios que podem ter impedido você de abordar os problemas que eles apontaram posteriormente.

A execução de tarefas contábeis de rotina de acordo com as diretrizes de conformidade é o mínimo básico. É crucial que as finanças agreguem valor, garantindo que os líderes empresariais entendam como suas ações impactam o resultado final.

Faça de suas apresentações financeiras algo que você e os líderes esperam com as etapas acima.