Como escolher o melhor software de rastreamento de tempo em 7 etapas

A revolução digital desafiou as empresas a descobrir como se adaptar a uma nova maneira de administrar as organizações.

Se sua empresa decidiu adotar uma configuração de trabalho totalmente remota, híbrida ou de back-to-office, é provável que você use ferramentas virtuais para gerenciá-la. Isso significa implementar determinados sistemas digitais ou baseados em nuvem em vez de depender dos antigos processos manuais.

Um processo que pode se beneficiar especialmente de ser digitalizado é o rastreamento do tempo no trabalho.

O software de monitoramento de funcionários aumentou 59% em uso desde o início da pandemia. O rastreamento de tempo por meio de software digital torna mais fácil para os gerentes acompanharem o trabalho de suas equipes sem precisar microgerenciá-las.

Nesta postagem do blog, abordaremos todos os benefícios de usar um rastreador de tempo e mostraremos como escolher a ferramenta de rastreamento de tempo certa para você e suas equipes.

Benefícios do software de rastreamento de tempo

Cerca de 95% dos trabalhadores dos EUA ficam felizes em acompanhar seu tempo. Por quê? Eles concordam que rastrear o tempo com precisão é importante.

A razão pela qual esse número é tão significativo é porque essas pessoas viram os outros benefícios que o software de rastreamento pode trazer tanto para a empresa quanto para seus funcionários.

Então, por que as empresas deveriam começar a usar o software de rastreamento de tempo, para começar?

Aqui estão algumas razões.

Benefício nº 1: o software de rastreamento de tempo melhora a produtividade

Se o seu objetivo no trabalho é maximizar o tempo e a energia, o monitoramento do tempo é uma prática altamente benéfica.

Ele permite que as pessoas monitorem para onde vai seu tempo e reorganizem seus horários de acordo.

Quando os funcionários controlam seu tempo, eles podem ver quais tarefas podem não estar trazendo os resultados desejados e reprogramá-las ou até mesmo eliminá-las no futuro.

Além de entender melhor quais tarefas são valiosas (e quais não são), os funcionários também podem ter uma melhor compreensão de quanto tempo gastam em tarefas específicas.

Ter acesso ao software de controle de tempo também permite que os gerentes analisem a carga de trabalho de suas equipes e vejam se precisam adicionar mais pessoas — ou introduzir ferramentas que possam ajudar os funcionários a economizar tempo, energia e recursos.

Benefício nº 2: o software de rastreamento de tempo melhora a transparência

O soco de amigos ocorre em alguns locais de trabalho, fazendo com que as empresas percam US$ 373 milhões por ano. De fato, 16% dos funcionários dos EUA e 34% dos funcionários do Canadá admitem ter dado socos em amigos.

Assim, o roubo de tempo é um grande problema para muitas empresas. Contadores dizem que 92% de seus clientes lidam com roubo de tempo.

Graças ao rastreamento de tempo, os gerentes podem ficar de olho no que os funcionários estão trabalhando a qualquer momento. Ao mesmo tempo, os membros da equipe podem ter uma visão geral melhor do que seus colegas estão fazendo e quais tarefas estão realizando no momento.

Portanto, o uso de software de rastreamento de tempo garante maior transparência dentro das equipes.

Benefício nº 3: o software de rastreamento de tempo melhora a lucratividade

Quando a produtividade em uma organização melhora, o crescimento dos negócios vem naturalmente.

As empresas que desejam economizar tempo, maximizar a receita e reduzir as taxas de rotatividade de funcionários podem descobrir que o software de rastreamento de tempo pode desempenhar um papel no esforço de melhorar a produtividade da empresa e, por sua vez, melhorar a lucratividade também.

Ou seja, o software de rastreamento de tempo ajuda as equipes a organizar e priorizar melhor as tarefas - para se concentrar mais em atividades lucrativas.

Além disso, o rastreamento de tempo permite que as equipes rastreiem os custos do projeto e determinem se os referidos projetos são lucrativos - em relação ao tempo investido neles.

Como escolher o software de rastreamento de tempo

Então, agora que sabemos por que o software de controle de tempo é tão benéfico, a questão é: como uma empresa chega à ferramenta de controle de tempo certa para ela?

Aqui estão algumas etapas a serem seguidas ao procurar o melhor software de rastreamento de tempo de funcionários para sua empresa - além de algumas dicas úteis de rastreamento de tempo.

Passo #1: Consulte a equipe

Assim como qualquer coisa no gerenciamento de negócios, não há soluções únicas para o rastreamento do tempo dos funcionários.

Primeiro, você precisa considerar os desafios e pontos fortes exclusivos de seus funcionários.

Portanto, pode ser melhor consultar pelo menos uma de suas equipes/departamentos sobre os recursos de controle de tempo que eles gostariam de usar.

Talvez a referida equipe\departamento queira mais autonomia - então, usar uma ferramenta de rastreamento de tempo que monitore a atividade da tela pode ser contraproducente.

Ou talvez eles precisem de uma ferramenta com geo-tagging que permita que as pessoas façam login de diferentes locais – o que é uma ótima solução para trabalhadores de campo, por exemplo.

Tudo depende do que seus funcionários mais precisam – e é por isso que você deve consultá-los durante o processo de seleção do aplicativo de rastreamento de tempo que eles usarão.

Essa abordagem também garantirá mais adesão quando você começar a usar a ferramenta de escolha.

Etapa 2: pense no que você deseja alcançar com o rastreamento de tempo

Antes de escolher uma ferramenta de controle de tempo, pense no que você deseja alcançar usando-a.

E certifique-se de que suas metas de controle de tempo estejam alinhadas com as metas de controle de tempo de suas equipes.

Lembre-se: seus funcionários não se sentem à vontade para usar uma ferramenta específica tem pouco a ver com a implementação da ferramenta e mais com a definição dos limites certos.

Suas metas para usar o software de rastreamento de tempo podem incluir:

• Melhor gestão do tempo,
• Menor absenteísmo,
• Otimizando as interações no local de trabalho e
• Minimizando o efeito das distrações.

Agora, quando se trata de seus funcionários, você terá que considerar algumas metas adicionais, para vinculá-las aos seus esforços de controle de tempo.

O objetivo mais importante a ser considerado é garantir a privacidade das pessoas.

Portanto, torne uma prática rastrear apenas o que precisa ser rastreado e deixe o resto para os funcionários.

Além disso, rastreie apenas dispositivos de propriedade da empresa ou dispositivos pessoais usados ​​para fins de trabalho.

Etapa 3: obtenha algumas opções e compare

Depois de ter parâmetros, metas e adesão da equipe, você pode começar a procurar o melhor software de rastreamento de tempo.

Faça uma lista de aplicativos de rastreamento de tempo que são:

• Dentro do seu orçamento, e
• Tenha os recursos que seus funcionários precisam para atingir suas metas de controle de tempo.

Em seguida, faça uma comparação entre esses parâmetros e avalie os aplicativos com base em quão bem eles podem executar as atividades de que você precisa.

Confira esta lista das melhores ferramentas de rastreamento de tempo em 2022 para obter uma vantagem inicial na seleção das melhores opções disponíveis.

Passo #4: Escolha o software

Depois de reunir uma lista de aplicativos de entrada e saída que melhor se adequam a você, é hora de pousar na ferramenta que você usará no futuro.

É melhor selecionar apenas um software para toda a empresa, para que você não precise pagar por vários serviços.

Isso também ajudará a evitar a construção de silos e a confusão entre diferentes equipes e departamentos.

Passo #5: Desenrole lentamente

Como já estabelecemos, escolher um software de rastreamento de tempo é uma decisão importante que pode afetar anos de operações.

Então, uma vez que você fez sua escolha, introduza o software lentamente.

Primeiro, tenha um período de teste para avaliar a funcionalidade do rastreador de tempo e garantir que seja a ferramenta que você realmente deseja usar em suas operações diárias.

No entanto, evite trocar de ferramentas com muita frequência – para evitar que seus funcionários aprendam a usar novas ferramentas a cada dois meses.

Etapa 6: obter feedback

Além disso, conforme estabelecido anteriormente, o melhor aplicativo de rastreamento de tempo é aquele com o qual seus funcionários se sentirão mais confortáveis.

Afinal, no final das contas, a decisão sobre se você fez a escolha certa depende das pessoas que usarão a ferramenta de controle de tempo.

Portanto, tente obter feedback de seus funcionários sobre a praticidade da ferramenta depois de usá-la por um tempo.

Uma maneira eficaz de obter feedback é lançar uma pesquisa após o período de teste da ferramenta e fazer com que os funcionários compartilhem sua experiência em usá-la.

Você pode analisar fatores como:

• Fácil de usar,
• Conforto com a ferramenta e
• Atingindo as metas desejadas.

Etapa 7: Implementar em toda a empresa

Depois de encontrar a ferramenta certa e ter uma equipe/departamento de teste aprovando sua utilidade após um período de teste, é hora de levar a ferramenta de rastreamento de tempo para toda a empresa, oficialmente.

Então, comece a apresentar a ferramenta para outras equipes e departamentos e forneça o máximo de treinamento possível.

Certifique-se de que todos tenham aprendido a usar a ferramenta antes de se tornarem severos quanto à conformidade.

Lembre-se – um pouco de paciência ajudará bastante nesta fase de transição.

Se você já estiver usando uma ferramenta de rastreamento de tempo – seja digital ou tradicional – atribua um período de tempo durante o qual os funcionários terão a chance de migrar suavemente da solução antiga para a nova.

Além disso, obtenha feedback de forma consistente à medida que avança.

Portanto, tome seu tempo ao implementar a ferramenta - mas também defina uma data de lançamento completa, para que os funcionários não fiquem muito relaxados ao aprender e se acostumar com a nova ferramenta de controle de tempo.

Resumindo: Rastreamento do tempo dos funcionários vs Microgerenciamento

O rastreamento do tempo dos funcionários às vezes pode parecer microgerenciamento – mas apenas quando os gerentes e as partes interessadas o implementam com muita pressa, sem considerar as necessidades dos funcionários.

Aproveite o tempo para comunicar como essas ferramentas beneficiarão você e seus funcionários e assegure-se de buscar uma situação vantajosa para todos.

Lembre-se de que suas equipes devem estar do seu lado. A maneira como você implementa as ferramentas desempenhará um papel significativo no alcance desse objetivo.

️ Como você acompanha seu tempo no trabalho? Existe alguma ferramenta que você achou particularmente útil? Escreva-nos para [email protected] para ter a chance de ter sua resposta apresentada neste ou em um de nossos futuros artigos. E, se você achou nossas dicas sobre como escolher o melhor software de rastreamento de tempo particularmente úteis, compartilhe este artigo com pessoas que você sabe que se beneficiariam dele.