Como escolher o software de ERP certo e quando expandir sua solução

O software ERP é a peça central da sua pilha de tecnologia financeira, por isso é importante que você faça a escolha certa para o seu negócio. Conversamos com Konstantinos Andreou, Diretor de Controle Financeiro da Juni sobre o que faz um bom ERP e quando é hora de escalar sua solução.

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O que é um software ERP e por que ele é importante?

ERP significa planejamento de recursos empresariais. Um banquinho ERP é utilizado para gerenciar todas as informações e recursos nas operações da empresa.

As operações de negócios são gerenciadas com ferramentas como Xero, Quickbooks ou Fortnox, que são softwares de contabilidade com complementos para fornecer recursos extras, ou ERPs, que são uma ferramenta abrangente como o Netsuite com todos os aplicativos necessários para administrar os negócios com eficiência, com tarefas como enviar e recebimento de faturas, recebimento de dinheiro e gerenciamento de KPIs.

Você pode não precisar usar o conjunto completo de recursos se suas operações forem simples. No entanto, se você estiver administrando uma empresa listada, definitivamente precisará de uma ferramenta mais abrangente como o Netsuite.

Com um ERP, você pode fazer:

- Contabilidade

- Reconciliação bancária

- Faturamento de clientes

- Acompanhamento de métricas e KPIs

- Pagamento de faturas (contas a pagar)

Uma solução de ERP é um balcão único para uma equipe financeira! Gerenciar o máximo de informações possível em um só lugar torna muito simples fazer sua contabilidade, gerenciar grandes quantidades de dados financeiros e transformá-los em insights úteis.

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Qual solução de tamanho eu preciso?

A principal diferença entre soluções de baixo custo como Xero, Fortnox ou QuickBooks e ferramentas corporativas como Netsuite é como elas funcionam e quais funcionalidades podem oferecer.

O Xero, por exemplo, é classificado como um software de contabilidade baseado em nuvem, mas se integra a muitas outras soluções que podem executar uma ampla gama de funções, tornando-o adequado para muitos negócios. A grande consideração para soluções como essa é se sua empresa está operando em vários países, locais e moedas com vários centros de custos – e, como resultado, quanto você está disposto a gastar em uma solução para economizar tempo.

As soluções de baixo custo, com preços a partir de € 10 por mês, têm uma coisa em comum – suportam muito poucas moedas. Eles também costumam se concentrar nos mercados locais, o que tem implicações para o IVA. O uso de uma solução como essa pode ser adequado para uma empresa menor que opera apenas em um ou dois países que estariam dispostos a usar uma solução diferente para cada mercado, por exemplo, Xero ou Quickbooks para o Reino Unido e Fortnox na Suécia. Escolher usar uma solução de baixo custo para lidar com transações em várias moedas pode significar muito trabalho. Para preparar demonstrativos financeiros consolidados, você precisaria converter tudo em sua moeda principal, o que poderia levar dias para ser concluído manualmente se você estiver combinando diferentes modelos de mais de uma ferramenta de contabilidade.

Em comparação, o Netsuite e outros ERPs de nível empresarial podem operar em vários mercados, ser personalizados para cada mercado e usar taxas de câmbio locais. Ele também pode lidar com relacionamentos intercompanhias e estruturas operacionais mais complexas, locais, modelos de negócios e necessidades de insights de negócios mais profundos. Isso o torna uma boa opção para empresas internacionais com subsidiárias em vários países e que lidam com várias moedas.

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O que saber na hora de escolher seu ERP

Ao escolher sua solução de ERP, há várias perguntas que você deve fazer para encontrar uma boa opção para suas necessidades de negócios.

Qual é o seu orçamento?

Há uma grande diferença de preço entre diferentes ferramentas. Começando em torno da marca de € 10 por mês para soluções básicas, passando para ferramentas de nível intermediário que podem chegar a cerca de € 3.000 por mês para um pacote padrão e aumentar entre € 5-10.000 por mês, dependendo do seu negócio , como subsidiárias, usuários e funções adicionais. Também existem opções de alto nível que chegam a centenas de milhares, mas são usadas por corporações multinacionais complexas.

Você precisa de gerenciamento de estoque?

Se você estiver vendendo um produto físico, procure uma solução de ERP que ofereça gerenciamento de estoque. Você pode obter relatórios mensais sobre os itens que entram e saem e fazer a reconciliação do estoque. Isso economiza tempo, pode ajudar a gerar insights valiosos e consolidar KPIs de vendas com outras informações.

Múltiplos mercados ou subsidiárias?

Os países em que você opera e se possui subsidiárias em outros países terão um grande impacto na solução que você escolher. Verifique em quais países você opera e se o software escolhido pode operar lá, por exemplo, usando as moedas e o IVA corretos para integrar com as autoridades locais, como Making Tax Digital no Reino Unido.

Se estiver operando em vários mercados com várias moedas, você tem duas opções – economizar dinheiro ou economizar tempo. Por exemplo, você pode ter uma solução de baixo custo em cada país para garantir que está operando corretamente. No entanto, a desvantagem é gastar mais tempo consolidando manualmente todas essas informações. Em vez disso, você pode pagar mais por uma solução de nível médio que lidará facilmente com vários mercados em um só lugar.

Quer integrar seu banco?

Integrar seu banco com sua solução de ERP significa que você poderá importar transações e outras informações importantes para evitar o trabalho manual demorado de adicioná-las manualmente. O Juni integra-se com o Xero e em breve ofereceremos exportações de arquivos SIE para lidar facilmente com sua contabilidade em softwares compatíveis, como o Fortnox.

Como você faz contas a pagar e receber?

Seja como for que você gerencie seu faturamento, ele precisa funcionar com sua ferramenta de ERP. Por exemplo, se você estiver usando Stripe ou Salesforce, veja como suas faturas de vendas e contratos podem ser transferidos para sua solução ERP e compare essas faturas com pagamentos.

Além disso, decida como deseja gerenciar contas a pagar para faturas de fornecedores. Você pode optar por integrar com outra ferramenta, mas isso dependerá de como você executa seu sistema de aprovação.

Vai precisar de personalização?

Se você tiver vários centros de custo, locais e armazéns em países específicos, deseja ter o imposto correto para as transações, portanto, certifique-se de que seu ERP possa lidar com isso. Procure uma solução que ofereça tags para as transações, para que você tenha os códigos certos em sua contabilidade.

Precisa gerenciar ativos fixos?

Se você produz o produto que está vendendo, os ativos fixos, como maquinário, são uma consideração importante. Você precisa de um software que possa gerenciar ativos fixos e lidar com a depreciação para você.

Como você lida com as despesas dos funcionários?

Você pode querer ter suas despesas de funcionários em uma ferramenta separada de seu ERP, para obter mais controle de aprovações ou distribuir a propriedade das despesas de funcionários com cartões virtuais multimoeda da Juni.

Você pode economizar muito tempo lidando com recibos distribuindo a propriedade do orçamento por toda a organização. Quando você dá a cada funcionário seu próprio cartão, o funcionário se torna o proprietário do orçamento e é responsável pelas despesas que passam pelo cartão – incluindo os recibos. Com o Juni, você pode criar quantos cartões virtuais precisar! Você pode definir controles para monitorar, limitar ou bloquear gastos no nível do cartão e aprovar transações.

Como Juni pode ajudá-lo a gerenciar suas finanças?

Juni se encaixa em sua pilha de tecnologia e ajuda as equipes financeiras a aumentar a visibilidade, melhorando a produtividade com mais controle. A Juni pode ajudá-lo a economizar tempo gerenciando fluxos de pagamento e agilizar o processo de contas a pagar. Também é uma maneira útil de obter análises de fluxo de caixa, métricas de mídia e dados de vitrine da Amazon e Shopify em um só lugar para acessar insights consolidados.

Se você escolher o Xero como ferramenta de contabilidade, o Juni já se integra a isso. Sincronize automaticamente seu feed bancário do Juni diretamente no Xero para acelerar sua contabilidade. Se você estiver usando outra solução como Netsuite ou Fortnox, lançaremos uma exportação de arquivo SIE em breve para tornar ainda mais fácil incorporar Juni em sua pilha de tecnologia financeira e fazer sua contabilidade.

Juni também pode ajudá-lo a aumentar seu fluxo de caixa com reembolso em todos os seus gastos qualificados e acessar capital flexível com prazos estendidos*.

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Quando escalar seu ERP

Observe todo o seu ciclo de pedidos e cobrança de clientes e como você gerencia isso em sua pilha de tecnologia existente. Se você está gastando muito tempo em trabalho manual, começando a operar em vários países, contratando mais funcionários em diferentes jurisdições ou aumentando a complexidade dos negócios, talvez seja hora de expandir sua solução.

Se uma solução de nível intermediário é adequada para você, dependerá de quão complicadas são suas operações e ciclos de receita e despesas, onde seus fornecedores estão baseados e quanto do processo você deseja automatizar.

Você precisa ter certeza de que sua empresa está no lugar certo para crescer. Há uma diferença de preço significativa e software de nível médio como o Netsuite geralmente requer vários funcionários para obter o máximo de sua execução.

Seja qual for a solução que você escolher, ela deve ser adequada para o estado do seu negócio, portanto, certifique-se de ter uma visão geral abrangente de suas necessidades financeiras antes de tomar uma decisão.

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*Atualmente, o capital está disponível apenas para empresas registradas no Reino Unido, Holanda e Suécia. Elegibilidade, linha de crédito e aumento da linha de crédito estão sujeitos a aplicação, revisão e circunstâncias financeiras. Prazos de pagamento de 37 dias garantidos, com até 60 dias disponíveis. Aplicam-se os Termos e Condições.