Como escolher um sistema de telefone comercial

Toda empresa precisa de um serviço telefônico. Você tem clientes para ligar, fornecedores para negociar e equipes para coordenar. Claro, você pode usar e-mail, smartphones e aplicativos de mensagens. Mas nada se compara ao seu próprio sistema telefônico comercial confiável, projetado propositadamente para otimizar as comunicações baseadas em voz e ajudar sua empresa a manter contato com as pessoas que importam. Além disso, ter um número de telefone comercial faz com que sua empresa pareça confiável – as pessoas esperam ver números de telefone reais no site ou na página de mídia social de uma empresa legítima.

Nem todos os sistemas telefônicos são iguais, no entanto.

Para saber qual sistema telefônico funciona melhor para sua empresa, você deve se fazer várias perguntas importantes:

1. Devo usar um telefone fixo tradicional ou assinar o serviço Voice over Internet Protocol ( VoIP )?
2. Devo usar sistemas telefônicos completos que vêm com hardware de desktop ou apenas telefones virtuais que podem ser ativados em qualquer dispositivo?
3. Se eu usar VoIP, devo tê-lo no local ou baseado na nuvem?
4. Qual é o melhor serviço de telefone comercial em termos de setor, orçamento, número de funcionários, locais de escritórios e base de clientes?

Visão geral rápida:

• Qual é a diferença entre um sistema de telefone fixo e VoIP comercial?
• Como identificar o sistema telefônico certo para o seu negócio
• Tipos comuns de sistema telefônico comercial
• Práticas recomendadas ao escolher um serviço de telefone comercial

Aqui está uma tabela que compara as principais características dos dois tipos de sistemas telefônicos de escritório.

Qual é a diferença entre um sistema de telefone fixo e VoIP comercial?

Como identificar o sistema telefônico certo para o seu negócio

Ao decidir instalar, atualizar ou substituir um sistema telefônico comercial, você precisa considerar vários fatores importantes. Primeiro, considere suas atividades de negócios, volume esperado de chamadas, metas e orçamento.

Aqui estão os principais fatores que você deve analisar ao comparar as operadoras de telefonia comercial:

• Custo
• Confiabilidade
• Segurança
• Mobilidade
• Escalabilidade
• Apoio, suporte
• Recursos incluídos

Custo

Esse pode ser o principal fator que afeta muitas decisões relacionadas ao sistema telefônico. A confiabilidade deve vir em primeiro lugar, mas se esse for o item principal da sua agenda, você poderá encontrar pacotes de telefone fixo ou VoIP acessíveis para o seu negócio.

Se você ainda não tem um sistema instalado, optar por sistemas VoIP é a opção mais inteligente. Isso ocorre porque os custos de instalação, longa distância e funcionamento dos sistemas de telefonia VoIP são geralmente mais baixos em comparação com os serviços de linha fixa . No entanto, se você já possui um sistema tradicional, pode optar por uma atualização ou um sistema híbrido, dependendo das necessidades do seu negócio.

Relacionado: Quanto custa uma linha telefônica comercial?

Confiabilidade

Para administrar um bom negócio, você deve ter canais de comunicação confiáveis ​​e acessíveis para uso de equipes, fornecedores, parceiros e clientes. Sem isso, a continuidade dos negócios será comprometida e você perderá a confiança das pessoas que executam ou confiam em suas operações, bem como a receita potencial que poderia ter sido gerada durante o tempo de inatividade.

Revise o gerenciamento de riscos, a política à prova de falhas e os planos de backup dos provedores de serviços antes de se inscrever.

Segurança

Um sistema telefônico comercial também deve ser totalmente protegido para evitar fraudes, malware e tentativas de phishing por entidades hostis. Observe que a segurança não envolve apenas o serviço telefônico em si, mas também seus próprios recursos internos. Faça parceria apenas com provedores de serviços bancários com criptografia testada e comprovada, autenticação, arquitetura de redundância e outros sistemas de segurança.

Mobilidade

Empresas inteligentes e bem-sucedidas quase sempre têm maior mobilidade do que seus pares. Os sistemas de telefonia VoIP permitem que você faça e receba chamadas em qualquer lugar, mesmo quando estiver fora do local. Por outro lado, os sistemas telefônicos tradicionais exigem que você esteja no escritório para usar o telefone.

Opte por serviços que fornecem aplicativos móveis e de desktop que permitem que sua equipe se conecte com equipes e clientes a qualquer hora e em qualquer lugar.

Colaboração

Alguns sistemas de linha fixa permitem chamadas de três vias . Os serviços VoIP oferecem muito mais. Isso inclui videoconferência para participantes ilimitados e integração com ferramentas de colaboração e produtividade, incluindo CRMs e e-mail.

Escalabilidade

As empresas precisam de agilidade operacional, seja em expansão ou redução de tamanho. Durante esses períodos, os recursos devem ser reconfigurados para corresponder à escala das operações de negócios onde estão sendo usados.

Ao pensar na estabilidade do seu negócio, veja por que isso é importante para o tipo de sistema telefônico comercial que você escolher:

• Sua empresa depende muito de chamadas de voz ou funciona bem com um requisito mínimo de telefonia?
• Quais são seus planos para o crescimento estratégico?
• Você emprega uma equipe de vendas enérgica?
• Você precisa integrar um sistema de telefonia?
• Se você precisa envolver mais clientes para expandir, um sistema telefônico confiável é uma necessidade.

A facilidade com que tal reconfiguração pode ser implementada impacta a produtividade entre outras medidas de desempenho.

Relacionado: Quantas linhas telefônicas eu preciso para o meu negócio?

Apoio, suporte

Você sempre deseja um suporte de atendimento ao cliente de alto nível para sua empresa. Escolha provedores de serviços com um histórico claro de excelente suporte ao cliente.

Recursos incluídos

Os telefones fixos praticamente pararam de evoluir e provavelmente ficarão obsoletos no futuro. Se você precisa preparar seus sistemas de comunicação para o futuro com todos os recursos emergentes que se tornarão imperativos mais tarde, optar por um sistema VoIP robusto é a decisão certa.

Com um sistema telefônico comercial virtual , você pode integrar a telefonia com as plataformas de tecnologia da sua empresa, como e-mail, videoconferência, fax virtual, produtividade, treinamento de funcionários, ERP e software de CRM.

Relacionado: Como configurar um sistema de telefonia virtual (4 etapas fáceis)

Tipos comuns de sistema telefônico comercial

Conforme discutido anteriormente, existem dois tipos principais de sistemas telefônicos baseados na conexão: fixo e VoIP. No entanto, existem subtipos e variantes híbridas que você também deve conhecer:

1) Sistemas de telefonia virtual

Soluções baseadas em software empacotadas como aplicativos baseados em navegador, desktop ou móveis que permitem fazer e receber chamadas pela Internet. Também chamado de softphone .

• Prós: Acessível e muito fácil de instalar, implantar e usar
• Contras: Não é um sistema telefônico completo
• Melhor para: Pequenas empresas com orçamento apertado e para empresas com funcionários ou contratados implantados em vários locais.

2) Sistemas de telefonia fixa

Use fios de cobre para transmitir a comunicação de voz. Também é chamado de telefone analógico.

• Prós: Muito estável e confiável
• Contras: Comparativamente mais caro para configurar, manter e dimensionar; Pode se tornar obsoleto no caminho
• Melhor para: Pequenas empresas que já possuem telefone fixo e não necessitam de upgrade de telefonia; Pessoas que gostam de tecnologia vintage

3) Sistemas de telefonia VoIP

Transmitir voz como dados pela Internet.

• Prós: Ampla gama de recursos, recursos e integrações de software que são essenciais para a maioria das empresas hoje; pode ser dimensionado facilmente; preços acessíveis
• Contras: Pode ser desativado em caso de falta de energia, a menos que você tenha uma fonte de alimentação de emergência ou o provedor tenha recursos à prova de falhas
• Melhor para: empresas voltadas para o futuro de todos os tipos, tamanhos e setores

4) Sistemas em nuvem e locais

Sistemas VoIP cuja única diferença é o local onde o Phone Branch Exchange (PBX) está hospedado. Também chamados de IP PBX , os sistemas locais envolvem um servidor principal conectado à LAN (localizado na localização do cliente) que recebe e transmite chamadas por meio de um telefone fixo tradicional, bem como pela Internet. Por outro lado, sistemas de PBX em nuvem ou hospedados referem-se a sistemas VoIP cujo PBX é hospedado pelo provedor.

• Prós: o PBX baseado em nuvem geralmente é menos caro para configurar e manter
• Contras: Em sistemas locais, a manutenção do PABX é responsabilidade do assinante do serviço. Melhor para: Sistemas locais são ótimos para equipes que buscam maior controle de suas ferramentas de comunicação; Os sistemas baseados em nuvem são bons para empresas que não desejam assumir a responsabilidade adicional de gerenciar seu próprio PBX.

Relacionado: Como obter um número de telefone comercial?

Práticas recomendadas ao escolher um serviço de telefone comercial

Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a identificar o melhor sistema telefônico para sua empresa:

1. Entenda por que você precisa atualizar, instalar ou substituir um serviço de telefone comercial.
   • Quais são seus objetivos?
   • Qual sistema – se houver – você usa atualmente?
   • Quais recursos e capacidades específicos você precisa em um serviço telefônico?
2. Avalie o volume de chamadas atual e potencial para sua empresa com base na contagem de funcionários, locais de escritórios e engajamento baseado em voz com clientes, fornecedores, parceiros, equipes e outras partes interessadas.
3. Considere suas opções de escalabilidade quando se trata de crescimento futuro. Procure um serviço que se encaixe na sua estratégia.
4. Faça uma auditoria dos recursos, plataformas e pilha de tecnologia com os quais você deseja integrar o serviço telefônico. Determine se o serviço de internet local é de qualidade e velocidade adequadas para soluções VoIP.
5. Aloque um orçamento razoável para o sistema telefônico.
6. Vasculhe o mercado de sistemas de telefonia em busca de um serviço ou provedor que corresponda ao seu orçamento e necessidades operacionais.
7. Pesquise os históricos de provedores de serviços, especialmente sua reputação quando se trata de confiabilidade e suporte ao cliente.
8. Explore e descubra quais sistemas/provedores de serviços estão sendo usados ​​pelos líderes do setor.
9. Faça uma lista de suas opções.
10. Solicite demos e teste/teste de estresse os serviços pré-selecionados antes de se inscrever.

Relacionado: O guia completo para escrever a RFP VoIP perfeita

Ainda tem dúvidas?

Há muitas razões pelas quais uma empresa precisa atualizar seus sistemas telefônicos . Talvez você queira mais recursos ou um maior grau de mobilidade. Talvez você queira cortar custos ou substituir sistemas legados que em breve se tornarão obsoletos em seu setor.

Seja qual for o motivo no seu caso, a chave é esclarecer seus objetivos, entender suas opções e fazer parceria com o serviço de telefone pela Internet certo.