Como construir a pilha de tecnologia perfeita

Não sabe como escolher as ferramentas certas para sua pilha de tecnologia? Listamos as principais etapas para ajudá-lo a encontrar as ferramentas certas para o seu negócio.

Nos tempos atuais, nenhuma empresa consegue prosperar sem soluções de software. Não importa se você é uma empresa de pequeno ou médio porte ou uma grande empresa, o uso de software agora é inextricável se seus planos de negócios abrangem mais do que apenas sobreviver.

Um relatório de 2019 mostra que as pequenas e médias empresas usaram individualmente 73 aplicativos em média em 2018, enquanto as grandes tiveram em média cerca de 129 aplicativos. Isso não significa que você precise aprimorar sua aquisição de software para corresponder aos seus pares, mas certamente poderia explorar uma combinação limitada de ferramentas para melhorar as operações e eliminar ineficiências. Essa mistura é o que vai compor a pilha de tecnologia da sua empresa, ou pilha de tecnologia em resumo.

No entanto, criar uma pilha de tecnologia eficaz não é tão simples quanto pegar ferramentas de software de sua escolha e implantá-las. Você precisaria descobrir: De que tipo de ferramentas de software sua empresa precisa? Quais processos serão beneficiados com a automação? As ferramentas serão adequadas para você a longo prazo? E o mais importante, as ferramentas funcionarão bem juntas?

Simplificando, você não pode começar a comprar aplicativos diretamente para sua pilha – você precisa planejar e construir uma estratégia.

Para ajudá-lo, criamos este artigo onde compartilhamos uma estratégia de plano para construir uma pilha de tecnologia. Também discutiremos os principais pontos que você deve ter em mente para escolher as ferramentas certas para o seu negócio. Aqui está o que abordaremos:

O que é uma pilha de tecnologia?

Uma pilha de tecnologia é uma mistura de ferramentas de software baseadas em nuvem que trabalham juntas para atingir um objetivo de negócios comum. Essas ferramentas podem ser integradas diretamente entre si ou podem funcionar bem juntas sem qualquer integração (como com Microsoft Excel e SpreadsheetWeb).

Sua empresa também pode usar várias pilhas de tecnologia, como uma pilha de tecnologia de marketing para seu processo de marketing e uma pilha de tecnologia de desenvolvimento de aplicativo para seu processo de desenvolvimento de aplicativo.

Agora vamos ver as etapas envolvidas na construção da pilha de tecnologia certa.

Passo 1: Descubra quais processos você deve automatizar

Para identificar processos maduros para automação, pegue seus principais processos de negócios e divida-os em etapas individuais. Pode ser útil escrever cada passo em uma linha reta ou em notas adesivas e organizá-los linearmente.

Agora dê uma olhada nas etapas e observe como elas se relacionam entre si dentro do processo e com outros processos. Em seguida, tente identificar áreas de ineficiência. Para isso, tente identificar:

• Existem áreas onde um processo fica mais lento?
• Existem várias aprovações, aprovações ou transferências nos processos?
• Um processo específico é muito demorado, com mais de 10 etapas? Pode ser simplificado?
• Existem etapas redundantes que agregam pouco valor a um processo?
• Existem gargalos em um processo?

Responder a essas perguntas ajudará você a identificar áreas em que seus processos estão perdendo eficiência. Cada área de ineficiência que você identifica oferece uma oportunidade de automação.

Etapa 2: escolha entre ferramentas específicas do setor e do processo

Ao construir sua pilha de tecnologia, você pode se perguntar se deve usar uma ferramenta específica do setor ou uma específica do processo.

As ferramentas específicas do setor são projetadas de acordo com as práticas recomendadas do setor, enquanto as específicas do processo são mais fáceis de configurar e começar. Embora as ferramentas específicas do setor geralmente tendam a ser caras, as ferramentas específicas do processo geralmente são soluções prontas para uso e podem não ter recursos de personalização profundos.

Ferramentas específicas do setor incluem soluções como software de comércio eletrônico, software bancário ou software de construção, enquanto ferramentas específicas de processo incluem soluções como software de faturamento, software de automação de marketing e software de CRM.

Para escolher a ferramenta certa, concentre-se em seu principal desafio de negócios e veja se ela é exclusiva do seu setor. Por exemplo, se você está no negócio bancário e está enfrentando grandes desafios na originação de empréstimos, você deve optar por uma ferramenta de originação de empréstimos. Considerando que, se você estiver enfrentando desafios em um processo que não é exclusivo de nenhum setor, como gerenciamento de faturas ou geração de leads, deve escolher uma ferramenta adaptada a esses processos.

Etapa 3: verifique as avaliações dos usuários para descobrir o que seus colegas pensam

Nossa pesquisa de 2018 descobriu que pequenas e médias empresas que se referiram a revisões de software e catálogos antes de fazer uma seleção gastaram cinco meses a menos do que aquelas que se referiram a mídias sociais ou pesquisas na web (22 meses versus 27 meses).

Veja como você pode fazer o melhor uso dos comentários para sua pesquisa:

• Encontre revisões específicas para seu setor/processo, pois elas discutirão o software em relação às suas preocupações.
• Procure avaliações que falem sobre os recursos fortes e fracos do software. Eles também podem falar sobre recursos importantes que a ferramenta deveria oferecer, mas não oferece.
• Procure temas comuns nas avaliações, como reclamações/elogios recorrentes sobre um recurso específico, a interface do usuário ou a facilidade de uso. Se muitos usuários estiverem enfrentando um determinado problema, é provável que você também tenha.

Você também pode consultar essas quatro dicas sobre como fazer o melhor uso das avaliações.

Passo 4: Planeje a longo prazo

Ao construir uma pilha de tecnologia, você precisa pensar nas necessidades futuras para não enfrentar desafios no decorrer do crescimento do seu negócio.

Para entender melhor, vejamos o exemplo de Stacy Caprio, fundadora do Growth Marketing. A empresa de Stacy selecionou um aplicativo de software popular para gerenciar a automação de e-mail marketing. No entanto, como seus assinantes ultrapassaram 2.000, o plano de preços de sua ferramenta tornou-se muito caro para ser mantido. Por fim, eles tiveram que descontinuar a ferramenta e procurar outra.

Para evitar a troca de fornecedores no meio da jornada de software, aqui estão alguns critérios que você deve observar:

• Personalização: A A plataforma de software personalizável o ajudará a fazer alterações na ferramenta de acordo com os requisitos do seu negócio. Por exemplo, se você adicionar outro produto ou serviço à sua empresa, poderá precisar de recursos adicionais. Uma plataforma personalizável ajudará você a modificar a ferramenta para acomodá-los.
• Escalabilidade: Com o crescimento dos negócios, em tamanho e em todas as regiões, você terá mais dados para gerenciar. O aplicativo escolhido deve ter a escalabilidade para acomodar os dados crescentes.
• Integração: As ferramentas em sua pilha de tecnologia devem facilitar a integração de terceiros. Isso ajudará na troca de dados perfeita entre a pilha e permitirá que ela funcione de forma coesa.
• Acessibilidade: Como vimos no exemplo de Stacy, algumas ferramentas podem se tornar muito caras para suportar conforme as necessidades dos negócios mudam. Certifique-se de discutir não apenas as opções de preços atuais, mas também as futuras com o fornecedor.

Próximos passos

Depois de entender o que você precisa de uma ferramenta e os critérios pelos quais você deve julgá-la, aqui estão algumas etapas que você pode seguir para fazer a seleção final:

• Crie uma lista restrita: crie uma lista restrita inicial de três a cinco produtos. Se você está lutando para escolher entre ferramentas concorrentes, este modelo de comparação de produtos será útil para selecionar as ferramentas certas.
• Ganhe experiência prática: quando estiver pronto com a lista restrita, verifique se os fornecedores oferecem uma avaliação gratuita. Uma avaliação gratuita pode ajudá-lo a obter experiência prática das ferramentas. Sua equipe pode usar as ferramentas e destacar quaisquer preocupações que possam ter.
• Obtenha uma demonstração: se você não conseguir uma avaliação gratuita, tente agendar uma demonstração com o fornecedor. Isso ajuda a ter uma visão mais detalhada das funcionalidades das ferramentas e discutir consultas. Certifique-se de ter feito sua pesquisa e ter uma lista de perguntas essenciais à mão antes de ir para a demonstração. Aqui está um artigo que você pode consultar para saber mais sobre demonstrações de software de sucesso.

Depois de resolver suas dúvidas com o fornecedor e avaliar o desempenho das ferramentas, é hora de fazer uma seleção final. Antes de comprar as ferramentas, discuta os termos do contrato com o fornecedor, verifique se você se qualifica para descontos, confirme os planos de pagamento e exponha as responsabilidades pós-compra do fornecedor.

Quando você finalmente fizer a compra, dê um tapinha nas costas e tenha certeza de que construiu a pilha de tecnologia certa da qual você pode se orgulhar. Toda a pesquisa que você colocar no processo de compra resultará em maior eficiência e benefícios de custo.

Informações sobre a pesquisa “Tendências de compra de software para pequenas empresas” do Capterra

A Capterra realizou essa pesquisa em julho e agosto de 2018 entre 420 pequenas e médias empresas (SMBs) sediadas nos EUA, Alemanha e França. Os entrevistados foram selecionados quanto ao tamanho e receita da empresa para se qualificarem como SMBs. Os entrevistados qualificados eram tomadores de decisão ou tiveram uma influência significativa nas decisões relacionadas à compra de tecnologias para sua organização.

Eles foram obrigados a ter comprado pelo menos um software no valor de $ 5.000 ou mais nos últimos 12 meses. Os entrevistados deveriam ser pelo menos gerentes de escritório, influenciando as decisões de compra de software em suas organizações.

Isenção de responsabilidade: os resultados não representam descobertas “globais” ou o mercado como um todo, mas refletem o sentimento dos entrevistados e das empresas pesquisadas.