Como se tornar um assistente virtual em 2023 (e além)

Parece-lhe, também, que ultimamente se tem falado muito sobre empregos de assistente virtual (VA)?

Decidimos examinar por que o trabalho de um assistente virtual vem crescendo em popularidade há alguns anos - e, ainda mais importante, decidimos investigar como alguém pode se tornar um assistente virtual .

Então, dissecamos o tópico e cobrimos o seguinte:

• Funções e responsabilidades de um assistente virtual,
• Passos para se tornar um assistente virtual,
• Dicas e truques de profissionais VA experientes e
• Respostas às perguntas mais comuns sobre VAs.

Vamos começar.

O que é um assistente virtual?

Simplificando, os assistentes virtuais fornecem suporte e diversos serviços aos seus clientes (pessoas físicas ou jurídicas) no conforto de suas casas.

As necessidades do cliente determinam o escopo dos serviços solicitados pelos VAs, mas geralmente incluem:

• Entrada de dados,
• Gestao de logistica,
• suporte de RH,
• Contabilidade, e
• Marketing .

Esses profissionais qualificados podem ser funcionários em tempo integral, mas, na maioria das vezes, os assistentes virtuais são autônomos - freelancers e contratados independentes que trabalham com base em projetos.

Em geral, os assistentes são funcionários cuja tarefa principal é apoiar e ajudar outros membros da equipe a cumprir suas funções. Eles geralmente são responsáveis ​​pelas operações do dia-a-dia, portanto, suas responsabilidades são de importância essencial.

Assim, os proprietários de empresas estão bem cientes de que a escolha dos assistentes certos (incluindo assistentes virtuais) afetaria a fluidez e a eficiência da empresa .

As taxas de adoção disparadas do modelo de trabalho remoto – 28% dos trabalhadores dos EUA relatam o remoto como o modelo principal – criaram uma oportunidade para os assistentes oferecerem seus serviços a um mercado maior de clientes.

Os últimos resultados oficiais do estudo, da The Week em 2017, indicam que havia mais de 110 mil assistentes virtuais (REGISTADOS) na época. Como a indústria vem crescendo em um ritmo mais rápido, estatísticas mais recentes apontam para mais de 30 milhões de freelancers oferecendo serviços de VA atualmente.

O que os assistentes virtuais fazem?

Os assistentes virtuais aliviam o fardo de seus clientes, ajudando-os a se destacar em seu trabalho e a concluir projetos com sucesso dentro dos prazos.

Mais especificamente, os assistentes virtuais costumam cuidar de :

• A administração,
• Agendamento,
• Registros de funcionários,
• Gerenciamento de projetos e tarefas,
• Criação de conteúdo,
• Marketing e promoção,
• Desenvolvimento Web e
• Várias outras operações comerciais relevantes.

Como resultado, os clientes que dependem de assistentes virtuais podem se concentrar no crescimento dos negócios e no cenário geral.

É como uma assistência nos esportes - ajudar outro jogador a marcar pontos (e receber elogios pelos pontos). Afinal, eles estão todos no mesmo time, certo?

Agora, basta substituir a pontuação por atingir uma meta de negócios e você terá uma ideia! Os assistentes virtuais visam tornar as pessoas ao seu redor mais bem-sucedidas, para que a empresa como um todo seja capacitada por definição.

6 Passos para se tornar um assistente virtual

Agora vamos ver o que você precisa fazer para se tornar um assistente virtual hoje em dia. Conduzimos uma pesquisa completa (para que você não precise) e escolhemos os cérebros de alguns assistentes virtuais experientes.

Então, vamos mergulhar direto nos 6 passos mais importantes para se tornar um assistente virtual.

Etapa # 1: Identifique suas principais habilidades e nicho para baixo

Ao fazer o primeiro passo, você deve seguir o princípio menos é mais . Identificar suas principais habilidades ajudará você a decidir a área de serviços que deseja oferecer e, posteriormente, a se especializar em um nicho de sua escolha.

Ao tentar identificar suas principais habilidades, há duas coisas que você deve fazer:

• Seja brutalmente honesto consigo mesmo e
• Peça feedback externo e avaliação.

Lembre-se de que sua perspectiva única e conjunto de habilidades podem ser sua vantagem competitiva e concentre-se no desenvolvimento dessas habilidades.

Além disso, você provavelmente já ouviu a expressão — pau para toda obra, mestre de ninguém . Bem, para alguém que quer se tornar um assistente virtual, ser mediano em muitas áreas não ajuda a estabelecer uma carreira.

Lembre-se da teoria de Gladwell de seu best-seller Outliers (experiência é simplesmente uma questão de praticar da maneira correta e por pelo menos 10 mil horas) e comece a colocar essas horas de trabalho. É tudo sobre a abordagem prática até a perfeição , pois essa é a única maneira de se tornar um especialista em seu campo.

Passo #2: Escolha e obtenha as ferramentas certas

Aproveite a tecnologia disponível e assim acelere o crescimento do seu negócio — simples assim. Utilize suas habilidades e dê a elas um impulso adicional — usando o software certo.

Como toda a comunicação e documentação são feitas on-line, as ferramentas certas também podem fornecer provas de trabalho para suas faturas. Porém, mais importante, eles também podem ajudá-lo a liberar o poder de um fluxo de trabalho simplificado e organizado.

Aqui estão algumas categorias de ferramentas que todo assistente virtual deve usar para seu trabalho:

• Ferramentas de comunicação (e-mail e aplicativos de bate-papo em equipe),
• Ferramentas de gerenciamento de projetos e tarefas,
• Rastreador de tempo e ferramentas de gerenciamento de produtividade, e
• Outras ferramentas especializadas para sua função (por exemplo, software de contabilidade).

Etapa 3: crie um modelo de preços para seus serviços

Definir o preço certo para o seu trabalho é o passo vital para se estabelecer como um assistente virtual. Para fazer uma estimativa válida do valor do seu trabalho, você deve considerar e incluir alguns fatores na equação:

• Tempo gasto na conclusão da tarefa e
• Qualidade dos resultados finais, com base na sua experiência.

Claro, você pode (e deve) verificar quanto seus concorrentes cobram, mas apenas usando um software de controle de tempo você obterá estimativas precisas para diferentes tipos de tarefas e criará a estratégia de preços certa.

Rastreadores de tempo, como Clockify, também ajudarão você a fazer uma distinção entre horas faturáveis ​​e não faturáveis, que é outro elemento-chave no desenvolvimento do modelo de precificação correto.

As horas gastas diretamente em tarefas do cliente contam como faturáveis ​​e serão cobradas (por exemplo, correspondência por e-mail com partes externas para agendamento de compromissos ou criação de conteúdo), enquanto as horas não faturáveis ​​giram em torno do crescimento de seus negócios , por exemplo, compilando e enviando faturas de clientes, procurando novos clientes, trabalhando em seu site e construindo e promovendo sua marca.

O tempo de rastreamento para ambas as categorias fornecerá informações valiosas e ajudará você a estabelecer a estratégia de preços certa.

Tenha em mente que haverá espaço para melhorias e seu modelo de precificação não precisa ser perfeito imediatamente. Os preços não serão imutáveis ​​e você poderá ajustá-los como achar melhor ou conforme sua experiência aumentar.

Passo #4: Aumente sua presença online

Visibilidade é a chave aqui, pois uma vez que você decidiu o que está fazendo e pode oferecer um modelo de preços, restam apenas algumas coisas - anuncie, ganhe clientes e experiência e repita .

Aqui estão alguns exemplos úteis do que você pode fazer:

• Junte-se a plataformas profissionais,
• Use o boca a boca (ou o teclado, neste caso) a seu favor,
• Anuncie e publique regularmente nas redes sociais, e
• Envolva suas conexões (forneça exemplos relevantes que ilustrem sua experiência, criatividade, organização, gerenciamento de tempo, etc., para criar um envolvimento significativo e fornecer insights mais profundos).

Passo #5: Busque clientes e oportunidades de trabalho

Agora, para a caça de trabalho! Use tudo do passo anterior e procure emprego, tanto em plataformas online quanto por meio de suas conexões já estabelecidas.

O processo de procura de emprego pode ser exaustivo, todos nós já passamos por isso. No entanto, este pode ser o começo de uma nova e empolgante carreira – basta desenvolver uma estratégia para se motivar a continuar trabalhando, mesmo nas partes mais frustrantes de sua busca por emprego.

Aqui estão algumas ideias para manter em mente durante o processo:

• Atualize e atualize seu currículo e perfis sociais (por exemplo, não se esqueça do selo “aberto para trabalhar” no LinkedIn),
• Dedicar algum tempo para analisar diariamente as ofertas de emprego (utilizar filtros e opções de pesquisa avançada),
• Crie um modelo para uma carta de apresentação que destaque suas habilidades e experiência (e personalize as partes para cada cargo ou cliente) e
• Faça sua pesquisa e prepare-se para entrevistas, mas prepare seu próprio conjunto de perguntas e condições.

Passo #6: Crie um portfólio (e atualize-o regularmente)

Neste ponto, o que você precisa é algo para mostrar suas habilidades de assistente virtual, então você deve trabalhar em seu site de portfólio.

Tente:

• Forneça exemplos de seu trabalho anterior,
• Inclua todas as informações de contato e, se possível,
• Peça referências e recomendações que destaquem seus valores e princípios para postar publicamente.

Seu portfólio deve ser um vislumbre de sua abordagem ao trabalho de assistente virtual, portanto, certifique-se de que seus clientes em potencial vejam sua marca pessoal por meio dele.

Dicas de especialistas para se tornar um assistente virtual

Agora que abordamos as etapas necessárias para se tornar um assistente virtual, vamos compartilhar algumas dicas e truques que aumentarão seu valor como assistente virtual.

Dica nº 1: Construa sua autoridade por meio da experiência

Como já apontamos, escolher um nicho é uma estratégia que envolve focar em alguns dos seguintes itens:

• Mercados específicos (por exemplo, América do Norte, Europa, etc.),
• Setores específicos (por exemplo, jogos, finanças e bancos, etc.),
• Tipo de cliente (por exemplo, empreendedores individuais, pequenas empresas, etc.) ou
• O escopo da tarefa (gerenciamento de funcionários e folha de pagamento, comunicação, agendamento, etc.)

Como explica Jo Harris, uma assistente virtual que se tornou redatora e fundadora da The Virtual Mama, você não deve ter medo de definir um nicho desde o início:

“ A maioria dos AVs pensa que deve começar com serviços gerais ou tentar de tudo quando está apenas começando. A verdade é que, avançando no início e desenvolvendo uma habilidade especializada, você se destacará de outros assistentes virtuais gerais e se posicionará para ganhar mais por hora. ”

Orgulhosamente se gabando de aumentar sua taxa horária de US$ 17 para US$ 100 ou mais por hora, Jo incentiva os assistentes virtuais a sempre mostrarem seus conhecimentos:

“ O termo da indústria para isso é “construa sua autoridade”. Isso significa simplesmente que você deve falar sobre seu processo e nicho de uma forma que o mostre como um especialista. Isso pode parecer improvável como um novo VA, mas é possível com a abordagem certa. Você pode falar sobre sua jornada, dicas privilegiadas que está aprendendo ao longo do caminho e pode compartilhar informações relacionadas à habilidade à medida que desenvolve suas habilidades. ”

Dica #2: Aprenda a maximizar sua produtividade e eficiência

Aqui está uma dica profissional de alguém que entende totalmente o mercado de assistentes virtuais - Jaime Nacach, fundador e CEO da Virtual Latinos, uma agência de recrutamento VA que conecta empresas norte-americanas e profissionais da América Latina.

O tópico era aumentar a produtividade e a eficiência na era digital, e Jamie afirma que as ferramentas de software são a solução ideal , o que pode fazer toda a diferença:

“ Como assistente virtual, a tecnologia desempenha um papel crucial no seu trabalho diário. Ao dominar as ferramentas certas, você pode melhorar significativamente sua eficiência e obter melhores resultados em menos tempo. Portanto, manter-se atualizado com os avanços tecnológicos e aprender constantemente novas habilidades é vital para o sucesso como assistente virtual.”

Lembre-se: a produtividade é uma habilidade aprendida e não existe uma abordagem única para sua melhoria. Aqui estão alguns exemplos e alguns fatores que determinam nossos níveis de produtividade:

• Níveis de motivação intrínseca e extrínseca,
• Tipo de personalidade baseado em MBTI,
• Capacidade de definir metas SMART e
• Lidando com a procrastinação.

Dica #3: Seja sempre proativo

Um aspecto essencial para ser um assistente virtual de sucesso é a capacidade de trabalhar de forma autônoma e tomar iniciativa sem esperar constantemente por instruções. Na opinião de Jaime, ser capaz de antecipar as necessidades do seu cliente certamente fará com que você se destaque em um mercado em crescimento:

“ Ao pesquisar os projetos em que você está envolvido e ir além do esperado, você pode demonstrar interesse pelo trabalho e antecipar necessidades ou tarefas futuras. Essa abordagem proativa ajuda a atingir as metas com mais eficiência e eficácia, levando a um maior sucesso para você e seu cliente. ”

Dica nº 4: Estabeleça limites claros entre vida profissional e pessoal

Os assistentes virtuais podem ter clientes em fusos horários diferentes, mas isso não significa que devam pular da cama sempre que houver uma solicitação do cliente. Definir limites ajudará você a alcançar um equilíbrio entre vida pessoal e profissional como assistente virtual e mostrará a seus clientes (e clientes em potencial) que você valoriza seu tempo.

Em última análise, estabelecer limites leva a melhores resultados finais, o que também beneficia o cliente, de acordo com Adrian Tamminga, empresário da Iron Embers que frequentemente colabora com assistentes virtuais:

“ Incentive seu assistente virtual a manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, estabelecendo limites para o horário de trabalho e respeitando seu tempo pessoal. Isso ajudará a evitar o esgotamento e garantir que eles permaneçam produtivos. ”

Dica #5: Invista em treinamento e educação

Aceite o poder da aprendizagem ao longo da vida e o fato de que sempre há espaço para melhorias. Educar-se irá mantê-lo informado sobre as últimas tendências, ajudá-lo a adquirir novas habilidades e se destacar no trabalho de assistente virtual.

Por exemplo, você sempre pode:

• Esteja atento aos webinars,
• Frequentar cursos de formação,
• Leia a literatura e os artigos certos e
• Siga os exemplos de boas práticas que você pode encontrar online.

Além dos VAs investirem em si mesmos, mais uma vez, Adrian destacou que empresas e clientes podem contribuir para o crescimento de seus VAs:

“ Se o seu assistente virtual precisa adquirir novas habilidades ou conhecimentos, invista em seu treinamento. Isso permitirá que eles executem tarefas com mais eficiência e eficácia, beneficiando sua empresa. ”

FAQ para se tornar um assistente virtual

Por último, mas não menos importante, aqui estão as respostas para as perguntas mais frequentes sobre a indústria e o trabalho de assistente virtual.

Os assistentes virtuais ainda estão em demanda em 2023?

Resumindo - sim.

Os dados mais recentes indicam que o mercado global de assistentes virtuais cresceu a uma taxa composta anual de 41,9% no ano anterior. Em 2022, a estimativa era de US$ 9,62 bilhões, enquanto em 2023 era de US$ 13,63.

Além disso, o mesmo relatório mostra que o crescimento deve continuar, e as projeções para 2027 são de US$ 44,34 bilhões.

Quanto dinheiro você pode ganhar como assistente virtual?

Não há uma quantia fixa de dinheiro que os assistentes virtuais ganham. Seus modelos de preços e taxas horárias podem variar dependendo de:

• Indústria e nicho,
• Tipo de operação comercial e
• Tipo de clientes.

De acordo com o Indeed, a taxa horária média para assistentes virtuais é de $ 26,73, e um artigo recente da CNBC afirma que, para habilidades especializadas, os assistentes virtuais podem ganhar até $ 100 por hora.

É difícil se tornar um assistente virtual sem experiência?

Como o que é difícil para uma pessoa fazer depende completamente de seu conjunto de habilidades e competências, não há uma resposta definitiva para essa pergunta.

Pedimos a Caroline Marshall, fundadora da Upsource, para compartilhar seus 2 centavos e ela sugere que é melhor ter pelo menos alguma experiência anterior, antes de se comprometer com a assistência virtual como um trabalho de tempo integral:

“ Eu definitivamente diria que se você não tem experiência, isso não é um treinamento, uma função inicial. Talvez uma função empregada seja a certa para você antes de iniciar um negócio de apoio a outras pessoas. No entanto, se você tem um histórico de trabalho - normalmente pode olhar para trás em sua experiência de trabalho e encontrar uma área do mundo VA que pode funcionar para você - por exemplo, se você trabalhou em vendas, você definitivamente poderia prestar um serviço em vendas suporte para clientes! Entender seus pontos fortes e áreas potenciais de crescimento é definitivamente necessário para ser um grande VA (e também entender seus pontos fracos). ”

É difícil ser assistente virtual?

Como qualquer outro trabalho, sempre haverá altos e baixos no trabalho de assistente virtual. Lembre-se de manter sua motivação no nível mais alto possível e força em tempos difíceis.

Para fazer isso, você pode implementar um sistema de auto-recompensa, por exemplo - um pedaço de doce favorito para cada item concluído em sua lista de tarefas e uma massagem/noite para uma semana inteira completando a agenda diária parece certo.

Você pode ser um assistente virtual como uma agitação lateral?

Como assistente virtual, cabe a você determinar qual quantidade de carga de trabalho funciona melhor para você, então a resposta é sim.

Por exemplo, você pode trabalhar meio período e ter apenas um cliente. Caroline concorda e até recomenda começar assim:

“ Você pode definitivamente começar como uma agitação lateral! Eu o recomendaria fortemente se você não estiver em posição de deixar um cargo assalariado. Antes da Upsource existir, eu tinha um cliente de 10 horas em torno do meu trabalho de 4 dias por semana (1 dia por semana era o dia da múmia) - mas meu conselho é sempre SEJA HONESTO. Irá surpreendê-lo quantos clientes estarão abertos ao trabalho flexível para a pessoa certa. Nunca aceite clientes em horas que você não pode alcançar em sua agitação lateral, isso prejudicará vocês dois a longo prazo! ”

Quantas horas um assistente virtual pode trabalhar?

Novamente, não há regras específicas, pois este é um aspecto altamente individualizado do trabalho. O total de horas semanais pode variar de acordo com o número de clientes e a expertise de um assistente virtual específico.

Como explica Caroline, não existe uma “média” verdadeira, pois cada cliente precisa de serviços diferentes:

“ Na Upsource, enquanto nossos pacotes começam em 10 horas por mês, nossa retenção média para clientes é de 30 a 40 horas por mês (aproximadamente 10 horas por semana). Isso garante que possamos realmente construir relacionamentos fortes de longo prazo com nossos clientes e agregar valor à sua semana de trabalho. No entanto, alguns clientes podem precisar apenas de algumas horas de contabilidade por mês, por exemplo, mas isso ainda faz diferença em sua vida profissional! ”

Os assistentes virtuais trabalham em casa?

A flexibilidade de trabalhar remotamente permite que os assistentes virtuais trabalhem em casa, então a resposta é sim. No entanto, assim como em qualquer outra posição remota, algumas pessoas preferem alugar um escritório, usar um espaço de coworking ou ser um nômade digital, para citar alguns exemplos.

Um assistente virtual pode iniciar seu próprio negócio?

Para encurtar a história - sim . Mesmo que muitos assistentes virtuais optem por trabalhar como freelancers, eles têm a opção de registrar a empresa como pessoa jurídica e se tornarem solopreneurs.

Como explica Caroline, a primeira coisa a fazer ao iniciar um negócio de VA é garantir que tudo seja legítimo, como o seguro e o registro de impostos. Ela recomenda definir as seguintes etapas como prioridade:

• Obter um endereço de e-mail registrado no domínio,
• Contar a todos sobre seu novo negócio - a melhor maneira de conseguir clientes é boca a boca e referências, e
• Criação de um plano de negócios e finanças.

Você precisa de educação para ser um assistente virtual?

Pedimos a Caroline que também resolvesse esse mistério, já que ela trabalha com vários tipos de assistentes virtuais, e ela explica que a educação formal não é obrigatória:

“ Embora a beleza seja que você não precisa de educação/qualificações formais, um grande VA, na minha opinião, será investido em seu CPD [desenvolvimento profissional contínuo] e sempre aprendendo! ”

Você ficará feliz em saber que há uma abundância de cursos on-line acessíveis, por exemplo, cursos de assistente virtual na Udemy e outros recursos para orientá-lo nesse processo de mudança de carreira. Além disso, existem comunidades nas quais você pode participar e mentores disponíveis para oferecer conselhos, assim como Caroline recomenda:

“ Explore a possibilidade de ingressar no VA e obter um coach — todas essas questões são muito mais fáceis se você estiver conectado com as pessoas certas!! Eu mesmo tenho um treinador VA que tem sido inestimável para o crescimento do meu negócio Upsource. ”

Resumindo: Suba no trem - os assistentes virtuais estão em ascensão

Em poucas palavras, não é de admirar que a indústria de VA tenha se expandido rapidamente, pois tanto os assistentes virtuais quanto seus clientes colhem os benefícios de tais acordos. Flexibilidade e liberdade para escolher a dedo com quem trabalharão, por um lado, e redução de custos indiretos e cumprimento de prazos, por outro — é uma situação em que todos saem ganhando por definição.

Com tudo isso em mente, você consegue pensar em um motivo pelo qual não deveria reconhecer suas habilidades e transformá-las em um negócio lucrativo de VA? Ou pelo menos uma agitação lateral para aumentar sua renda? Nós não pensamos assim.

Lembre-se, a história de Batman seria muito diferente se ele não tivesse Robin ao seu lado, pois todo super-herói precisa de um ajudante!

️ Você é um assistente virtual que tem uma história de sucesso para compartilhar? Ou um empresário que frequentemente utiliza serviços de VA? Com base na sua experiência, há outras dicas e truques que você gostaria de compartilhar ou talvez algumas reflexões adicionais sobre o assunto? Em caso afirmativo, sinta-se à vontade para entrar em contato, escreva-nos para [email protected] e você terá a chance de aparecer neste ou em um de nossos artigos futuros. E, se você gostou deste post e achou útil, compartilhe com alguém que você acha que se beneficiaria com ele.