Como evitar ter muito para fazer

Neste Dia de Ação de Graças, na Nimble, estamos servindo um banquete de insights de produtividade em um esforço para mostrar a vocêcomo evitar ter muito o que fazer .À medida que nos reunimos em torno da mesa para celebrar a gratidão, oferecemos dicas valiosas para expressar nossa gratidão ao nosso público. Entramos em contato com vários líderes do setor que generosamente compartilharam seus ingredientes secretos para o sucesso, oferecendo ferramentas úteis, aplicativos favoritos e lições aprendidas com suas experiências.

O nosso objetivo é claro: dotá-lo do know-how para saborear as férias sem se sentir sobrecarregado de tarefas. Junte-se a nós enquanto apresentamos estratégias não apenas para a mesa de jantar, mas para gerenciar sua carga de trabalho nesta temporada de Ação de Graças!

1. Foco em gerenciamento estratégico de tarefas e energia

Brad Friedman

Presidente | O Grupo Friedman, LLC

Ferramentas de produtividade recomendadas:

• Ágil
• Ásana
• Zapier
• Canva
• Ultimamente.ai
• Descrição
• Evernote
• IA Magai
• Jaspe IA
• Gramaticalmente
• Agorapulse
• Agendamento de Acuidade
• Nuvem Criativa Adobe

Brad aborda o desafio de evitar a sobrecarga de tarefas empregando uma abordagem estratégica. Ele revela: “ Evitar a sobrecarga de tarefas é um desafio.Mantenho todas as minhas tarefas em uma lista de tarefas pendentes e todos os domingos analiso minha lista e movo para meu calendário as tarefas nas quais estou pronto para trabalhar.O bloqueio do calendário me ajudou a evitar a sobrecarga de tarefas.”

Quando se trata de produtividade, Brad enfatiza a importância degerenciar a energia ao longo do tempo .Ele descobre que manter uma rotina bem equilibrada, incluindo uma boa noite de sono, exercícios matinais e um café da manhã nutritivo, contribui significativamente para sua produtividade. Manter-se hidratado e manter refeições regulares ao longo do dia são componentes-chave que desempenham um papel crucial na manutenção do seu nível ideal de produtividade.

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O Grupo Friedman, LLC

2. Mantenha as distrações mínimas

Timóteo Hughes

CEO e Cofundador | DLA acender

Timothy utiliza o Flipboard como sua principal ferramenta de produtividade, aproveitando seus recursos para se manter informado e organizado.Para evitar a sobrecarga de tarefas, ele emprega uma estratégiade bloqueio de tempo em sua agenda, gerenciando de forma eficaz sua agenda e garantindo uma carga de trabalho equilibrada.

Quando questionado sobre sua dica de produtividade favorita, Timothy defende uma abordagem simples, mas impactante: silenciar todos os sons de notificação em seu PC ou Mac.Ele enfatiza a importância de minimizar as distrações, eliminando os constantes “bings e dings ”, permitindo um ambiente de trabalho mais focado e ininterrupto.

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DLA acender

3. Fique à frente com planejamento e preparação

Craig M. Jamieson

Membro Gerente | Serviços empresariais adaptativos

Craig conta com uma combinação de ferramentas de produtividade para agilizar seu fluxo de trabalho. Ele menciona: “ Ágil , é claro.Também usoferramentasdo Google, comoo Docs, no meu iPad, que me permitem anotar ideias e tarefas sempre que elas surgem na minha cabeça.Vou experimentar FlyMsg, principalmente para mensagens sociais, eScribepara documentar algumas das etapas associadas aos meus materiais de treinamento do Nimble. ”

Para gerenciar a sobrecarga de tarefas, Craig emprega uma abordagem dupla, utilizandoo Nimble para tarefas específicas relacionadas ao cliente e mantendo uma lista de tarefas tradicional com previsão de duas semanas.Ele explica: “Eu reviso isso todas as manhãs e procuro itens que possam ser concluídos com antecedência.Isso me permite ter tempo aberto sempre que surgir o inesperado. ”Quando questionado sobre sua dica de produtividade favorita, Craig enfatiza sucintamente: “Se você não estiver à frente, estará ficando para trás!“—ressaltando a importância de abordagens proativas e com visão de futuro na manutenção da produtividade.

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Serviços empresariais adaptativos

4. Auditoria de vida para eficiência máxima

Stacy Ennis

CEO | Criativamente

Ferramentas de produtividade recomendadas:

• Gosto
• Ásana
• Tapete de yoga
• Expensificar
• Livros rápidos
• Planejador semanal

Stacy defende o impacto transformador do tempo discricionário para evitar a sobrecarga de tarefas. Ela define o tempo discricionário como blocos intencionais de tempo focado , destacando sua versatilidade para atividades como autodesenvolvimento, trabalho focado ou qualquer coisa que exija foco singular.

Stacy enfatiza uma perspectiva única sobre produtividade, afirmando: “ Produtividade significa realizar mais e melhor trabalho em menos tempo.”Em vez de ver a produtividade apenas como um esforço das 9 às 5, ela a vê como um meio de liberar espaço mental para a criatividade e uma presença mais plena. Citando pesquisas sobre interrupções frequentes no local de trabalho, Stacy destaca o potencial de perda de tempo e apresenta o trabalho em casa como uma oportunidade de mudança. Sua dica de produtividade favorita envolve a realização de uma auditoria de vida, um processo reflexivo que ela aplica a si mesma e incentiva seus clientes e alunos. Esta auditoria de vida, detalhada em um link fornecido, serve como uma ferramenta para recuperar o foco e a produtividade durante períodos desafiadores.

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Stacy Ennis

Confira mais das ferramentas de produtividade favoritas de Stacy aqui !

5. Otimize para recuperação, não para transmissão.

Seth David

Presidente e Chefe Nerd | Nerd Enterprises, Inc.

Seth confia no Notion como sua principal ferramenta de produtividade, aproveitando seus recursos para agilizar seu fluxo de trabalho.Ele enfatiza a importância de um sistema confiável para gerenciar tarefas, afirmando: “Capturo, esclareço, organizo, reflito e me envolvo com tudo o que preciso fazer em um sistema em que posso confiar.” Essa abordagem abrangente permite evitar a sobrecarga de tarefas, garantindo que cada etapa do processo seja abordada sistematicamente.

A dica de produtividade favorita de Seth gira em tornoda otimização para recuperação em vez de transmissão , sublinhando a importância de configurar sistemas que priorizem o fácil acesso e recuperação de informações.Esta abordagem está alinhada com sua estratégia abrangente de manter um sistema eficiente e confiável para aumentar a produtividade em suas tarefas diárias.

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Nerd Enterprises, Inc.

6. Bloco de tempo para foco ideal

Phil Gerbyshak

Consultor de Vendas | PhilGerby. com

Phil emprega um conjunto estratégico de ferramentas de produtividade, incluindo Fancy Hands para tarefas de pesquisa rápidas, ChatGPTpara verificação de redação e idealização eSaneBoxpara manter uma caixa de entrada organizada. Ao gerenciar a sobrecarga de tarefas, ele segue o método 4D, defendendo uma abordagem proativa: “Faça agora mesmo, adie até o momento da tarefa (este é o tempo bloqueado para essas tarefas), exclua-o, delegue-o – e você não precisa uma 'pessoa' para delegar.”

A dica de produtividade favorita de Phil gira em tornodo bloqueio de tempo , incentivando a priorização de tarefas cruciais dedicando blocos específicos no calendário.Quer se trate de prospecção, acompanhamento ou preparação de demonstrações, ele enfatiza a importância de proteger esses intervalos de tempo contra interrupções, observando que esta abordagem focada aumenta significativamente a produtividade geral.

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Clique aqui para conferir os insights de mentalidade de Phil entregues quinzenalmente com um podcast ocasional!

7. Priorizar é fundamental

Liz Heiman

CEO | Em relação às vendas

Ferramentas de produtividade recomendadas:

• Um calendário
• Uma planilha ou CRM

Liz navega estrategicamente no gerenciamento de tarefas para evitar sobrecarga. “ Primeiro, estabeleço prioridades em torno do trabalho que preciso fazer ”, observa ela, sublinhando a importância da clareza na sua abordagem.Para estruturar suas responsabilidades, Liz emprega uma estratégia multifacetada: “Em segundo lugar, coloco na minha agenda coisas que precisam ser feitas.Terceiro, atribuo tarefas a mim mesmo no CRM. ” Notavelmente, ela garante um fluxo de trabalho eficiente ao adotar a delegação: “Por último, delego qualquer coisa que outra pessoa possa fazer.”

Voltando à sua dica de produtividade favorita, Liz concentra-se na produtividade de vendas, enfatizando a importância da priorização. “Focar nas coisas que o aproximam de seus objetivos é a chave para o sucesso ”, ela aconselha.Ela delineia quatro tipos críticos de trabalho diário de vendas – prospecção, qualificação de leads, cultivo de relacionamentos e fechamento de negócios – cada um exigindo atenção. Liz prioriza o fechamento de negócios na vanguarda, alertando contra a negligência de oportunidades conquistadas com dificuldade. Ela defende um agendamento disciplinado: “Recomendo agendar um horário na sua agenda para prospectar e criar tarefas no CRM para seus demais trabalhos de vendas.” Liz enfatiza a necessidade de uma abordagem diária estruturada, garantindo que as metas de vendas não sejam apenas alcançadas, mas superadas.

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8. Abra espaço para “almofadas” em seu calendário

Lynn Abate-Johnson

Co-CEO, CCO, Autor e Palestrante | Lynn Abate-Johnson

Ferramentas de produtividade recomendadas:

• Meu calendario
• Google Drive
• Temporizador do meu telefone/laptop

Lynn navega estrategicamente no gerenciamento de tarefas, incorporando “ almofadas ” de tempo “ nada” em sua agenda para absorver qualquer sobrecarga potencial e priorizar tarefas pessoais de forma eficaz. Como ela enfatiza: “Ter aquelas 'almofadas' de tempo 'nada' incorporadas para absorver qualquer sobrecarga e tornar possíveis prioridades pessoais.”Essa abordagem permite flexibilidade e resiliência diante de demandas imprevistas.

A dica de produtividade favorita de Lynn gira em torno do agendamento proativo dessas “almofadas ” no calendário.Ela aconselha: “Reserve um tempo para 'almofadas' em sua agenda, um ou dois dias por semana.Algumas horas ou meio dia aqui e ali fazem toda a diferença. ”Essa alocação intencional de tempo não serve apenas como proteção contra sobrecarga, mas também é fundamental para manter um fluxo de trabalho equilibrado e eficaz.

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9. Livre-se das distrações com uma zona livre de telefone

Marc Scott

Artista de locução | Marc Scott Voz sobre

Marc gerencia sua produtividade com eficiência usando o Notion , apreciando sua capacidade de consolidar notas, cronogramas, listas de tarefas e informações associadas em uma plataforma centralizada.Refletindo sobre como evita a sobrecarga de tarefas, Marc ressalta a importância da priorização alinhada aos seus objetivos. “Nem tudo é uma prioridade, mesmo que possa constar da lista de tarefas ”, observa ele, enfatizando a necessidade de filtrar as tarefas através da lente de objetivos abrangentes para tomar decisões informadas sobre o que realmente precisa de atenção.

Em termos de sua dica de produtividade favorita, Marc oferece uma abordagem prática: “ Deixe o telefone em um cômodo diferente.” Reconhecendo os smartphones como ferramentas de produtividade e como possíveis perdas de tempo, ele opta por se distanciar das notificações e da atração de seu telefone quando é necessário um foco profundo. Esta separação intencional aumenta a sua capacidade de concentração e realização de tarefas sem sucumbir às distrações.

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Marc Scott Voz sobre

10. Um CRM é sua arma secreta

Ross Keating

Fundador | Consultoria de crescimento de negócios Nextree

Quais ferramentas de produtividade você usa?

• Tear
• Ágil
• Voila IA
• Calendário
• Talk Studio (anteriormente MelonApp)

Ross supera a sobrecarga de tarefas mantendo um foco claro nas prioridades imediatas que impulsionam a si mesmo e ao negócio. Ele articula sucintamente sua abordagem, afirmando: “ Eu me concentro no que deve ser feito hoje para que eu e o negócio avancemos.”

A dica de produtividade favorita de Ross centra-se na utilização estratégica de uma ferramenta CRM (Customer Relationship Management). Enfatizando sua importância, ele defende diretamente: “Por favor, use seu CRM ou comece a usar um!Você aumentará as vendas, fechará mais negócios, reterá mais clientes E economizará muito tempo! ” Sua recomendação ressalta os benefícios multifacetados do CRM, desde a melhoria dos resultados de vendas e fechamento de negócios até a promoção da retenção de clientes, simplificando e otimizando, em última análise, o gerenciamento geral do tempo.

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Crescimento do negócio Nextree

11. Trabalhe de maneira mais inteligente, não mais difícil.

Stéphanie Garcia

CEO | Luzes, Câmera, Ao Vivo

Stephanie, como empreendedora, adotou estrategicamente o Calendly como uma ferramenta de produtividade essencial para um gerenciamento eficiente do calendário.Refletindo sobre o impacto, ela conta: “Eu costumava gastar muito tempo trocando e-mails para encontrar horários de reunião que funcionassem para todos.Isso esgotou minha produtividade!É por isso que comecei a usar o Calendly.” Stephanie destaca como o Calendly agiliza o agendamento, fornecendo um link conveniente, reduzindo e-mails desnecessários e sincronizando perfeitamente com seu calendário principal.

Para evitar a sobrecarga de tarefas, Stephanie utiliza um conjunto de dicas práticas. Ela enfatiza a priorização implacável, o agrupamento de tarefas semelhantes e a delegação estratégica. “A chave para mim é trabalhar de forma mais inteligente e não mais difícil ”, observa ela, concentrando-se em atividades de alto valor e evitando tarefas não essenciais.A abordagem de Stephanie inclui estabelecer limites, fazer pausas, realizar tarefas únicas e avaliar regularmente a carga de trabalho, tudo contribuindo para melhorar o foco e a produtividade.

A dica de produtividade favorita de Stephanie gira em torno da compreensão e do aproveitamento das flutuações naturais de energia ao longo do dia. “Na verdade, nossos níveis de energia flutuam naturalmente ao longo do dia ”, observa ela, enfatizando a importância de alinhar o trabalho com os horários de pico de energia pessoal.Ao identificar suas “horas douradas ”, Stephanie aborda estrategicamente o exigente trabalho cognitivo durante esses períodos, otimizando a produtividade e evitando frustrações durante períodos de menos alerta.Esta abordagem, centrada na gestão da energia e não apenas no tempo, provou ser uma mudança de jogo transformadora para a eficiência global e para o resultado significativo do trabalho de Stephanie.

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Luzes, Câmera, Ao Vivo

12. Use uma regra de três simples

Bernie J. Mitchell

Fundador e Consultor | Envolvendo Pessoas

Quais ferramentas de produtividade você usa?

• Atualização

Bernie gerencia habilmente a sobrecarga de tarefas implementando um método de 'scrum pessoal' usando um quadro Kanban, concentrando-se apenas nas tarefas da coluna 'fazendo'. Reconhecendo os seus desafios em termos de neurodiversidade, ele partilha: “ Tenho de trabalhar arduamente para manter o foco no presente.” Bernie utiliza estrategicamente a seção 'backlog' para armazenar ideias e tarefas, abordando-as no final da semana, permitindo-lhe manter uma carga de trabalho gerenciável de três tarefas priorizadas por dia.

Sua dica de produtividade favorita gira em torno da simplicidade de realizar três tarefas significativas diariamente. Bernie expressa: “Três coisas por dia, sempre gostei disso, mas quando li Hero On A Mission, de Donald Miller, isso adquiriu um significado mais profundo.” Ele ressalta o profundo impacto da conclusão consistente de três tarefas diárias, enfatizando que essa abordagem, inspirada nos insights de Miller, leva a um progresso constante e a realizações significativas ao longo do tempo.

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Bernie J. Mitchell | Envolvendo Pessoas

13. Maximize a consistência do conteúdo reaproveitando

Michelle Garret

Consultor e Escritor | Relações Públicas Garrett

Ferramentas de produtividade recomendadas:

• Amortecedor
• Calendário
• Livro de Cobertura
• Google Workspace

Michelle gerencia habilmente a sobrecarga de tarefas, mantendo uma abordagem equilibrada aos compromissos. “ Tento não me comprometer demais – mas há momentos em que posso me sentir estressada pela quantidade de trabalho que tenho que fazer ”, ela conta.Durante períodos particularmente exigentes, Michelle adota uma estratégia proativa, criando uma lista abrangente de tarefas e estimando o tempo necessário para cada uma. Esta abordagem sistemática não só a ajuda a priorizar, mas também a gerir eficazmente os níveis de stress associados à carga de trabalho.

Em relação à sua dica de produtividade favorita, Michelle revela uma abordagem prática para a criação de conteúdo. Ela enfatiza o valor de reaproveitar o conteúdo para maximizar sua utilidade. “Gosto de redirecionar meu conteúdo.Eu escrevo sozinha (não, não uso IA!) e gosto de tentar extrair o máximo que posso de cada peça ”, explica ela. Michelle estende essa filosofia para ajudar os clientes, ilustrando sua prática ao redirecionar uma coluna de boletim informativo para uma postagem no LinkedIn ou em um blog. Além disso, ela destaca como o conteúdo dos vídeos dos clientes pode ser transformado em postagens informativas de blog por meio de transcrições. Essas estratégias mostram a eficiência e a criatividade de Michelle em tirar o máximo proveito de seu trabalho escrito e de seus clientes.

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Relações Públicas Garrett

14. Organize sua mente com dumping cerebral

Carole Mahoney

Fundador | Crescimento ilimitado

Ferramentas de produtividade recomendadas:

• Um caderno e uma caneta
• Bloqueio de calendário
• Ferramentas de IA para pesquisa

Carole evita a sobrecarga de tarefas empregando uma abordagem focada. Como ela aconselha: “ Anote o seu objetivo principal: o objetivo principal.Isso o ajudará a alinhar seu tempo e esforços com esse objetivo. ” Ela compartilha um exemplo pessoal de lançamento bem-sucedido de seu livro no ano passado, usando o objetivo principal como um guia para tomar decisões informadas sobre várias oportunidades e tarefas que se apresentaram.

A dica de produtividade favorita de Carole envolve o uso de um notebook simples para gerenciamento eficiente de tarefas. Ela explica: “Eu uso um caderno simples para descarregar minha lista de tarefas todos os meses, semanas e dias.”Esse método permite que ela organize sua mente e delegue estrategicamente tarefas que podem ser realizadas por outra pessoa. Carole organiza ainda sua lista de tarefas em categorias, distinguindo entre tarefas essenciais, mas menos agradáveis, como papelada e administração, e atividades voltadas para o crescimento, como vendas, criação de conteúdo ou ensaio de discurso. Essa abordagem sistemática, desde o brain dump até a categorização, permite que Carole priorize de forma eficaz e mantenha a clareza em suas tarefas diárias, semanais e mensais.

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Confira mais dicas de produtividade de Carole

Conclusão

Do gerenciamento estratégico de tarefas à minimização de distrações e à adoção de blocos de tempo intencionais, esses especialistas oferecem uma ampla gama de dicas. Seja deixando o telefone em outra sala, usando um CRM como o Nimble como arma secreta ou redirecionando o conteúdo para obter eficiência, o ponto comum é o foco em trabalhar de maneira mais inteligente, e não mais difícil.

Ao celebrarmos o Dia de Ação de Graças, vamos adotar estas estratégias para encontrar o equilíbrio certo entre produtividade e gratidão, tanto na nossa vida profissional como pessoal. Comece com o Nimble e aumente sua produtividade neste período de festas de fim de ano.