Guia para períodos de pagamento: quantos períodos de pagamento em um ano e como escolher o melhor

Um processo de folha de pagamento consistente e pontual é uma grande parte de todo negócio de sucesso.

Embora as empresas normalmente decidam que tipo de período de pagamento é mais adequado para elas e quando será o dia de pagamento, essa decisão ainda deve estar de acordo com as leis da FLSA, bem como com quaisquer leis específicas do estado em termos de padrões de folha de pagamento.

Por esse motivo, neste artigo iremos:

• Explique a definição do período de pagamento,
• Apresentá-lo aos diferentes períodos de pagamento e como eles funcionam,
• Indique quantos períodos de pagamento existem em um ano,
• Ajudá-lo a escolher o melhor período de pagamento e
• Responda outras questões relevantes sobre o assunto.

• Um período de pagamento é um período de trabalho definido em que os funcionários são pagos.
• Existem 4 períodos de pagamento - semanal (acontece 52 ou 53 vezes por ano), quinzenal (acontece 26 ou 27 vezes por ano), mensal (acontece 12 vezes por ano) e semestralmente (acontece 24 vezes por ano) .
• Dependendo do calendário de folha de pagamento que a empresa utiliza e dos dias de pagamento definidos, alguns anos terão 53 períodos de pagamento semanais ou 27 quinzenais.
• Além das leis federais e estaduais, as empresas devem consultar o fluxo de caixa e as preferências dos funcionários ao escolher o melhor período de pagamento.
• É possível acompanhar diferentes períodos de pagamento para diferentes funcionários e equipes.

O que é um período de pagamento?

Um período de pagamento é um período de tempo predeterminado em que os funcionários recebem seu pagamento.

As empresas têm a liberdade de escolher qual período de pagamento estabelecerão para atender às suas necessidades comerciais específicas, mas o importante é que esses períodos de pagamento sejam consistentes e recorrentes. Os períodos de pagamento afetam diretamente o processo de folha de pagamento, como quantos contracheques os funcionários recebem anualmente.

Tipos de períodos de pagamento

Ao decidir sobre o calendário da folha de pagamento, as empresas devem equilibrar os custos administrativos associados às rondas da folha de pagamento com a preferência geral dos funcionários por pagamentos mais frequentes. É por isso que – de acordo com o Bureau of Labor Statistics (BLS) dos EUA – a execução quinzenal da folha de pagamento é mais comum.

Existem 4 períodos de folha de pagamento :

1. Semanalmente — 52 períodos de pagamento por ano (às vezes 53 devido a anos bissextos e ao ciclo de folha de pagamento da empresa),
2. Quinzenalmente — 26 períodos de pagamento por ano (às vezes 27 devido a anos bissextos e ao ciclo de folha de pagamento da empresa),
3. Mensalmente — 12 períodos de pagamento por ano, e
4. Semestralmente – 24 períodos de pagamento por ano.

Os empregadores têm de compreender a natureza das diferentes rondas de pagamento para que possam escolher a opção que funciona melhor para eles e para os seus empregados. Dito isto, vamos detalhar cada período de pagamento individualmente.

Período de pagamento nº 1: período de pagamento semanal

Os períodos de pagamento semanal ocorrem todas as semanas, o que significa que os funcionários do período de pagamento semanal recebem seu contracheque no final do período de pagamento. Agora, mesmo que o ciclo de pagamento semanal comece e termine às sextas-feiras, por exemplo, a empresa decide qual será o dia de pagamento, seja sexta-feira, ou talvez segunda ou terça-feira. O crucial aqui é que o dia de pagamento permaneça sempre o mesmo depois de definido e chegue imediatamente após o final do período de pagamento.

Esta é uma frequência de pagamento comum para trabalhadores da construção civil, motoristas de entrega de comida e transporte compartilhado e vários empregos online. Um cronograma semanal de folha de pagamento é frequentemente usado em setores que lidam com trabalho manual. É também uma boa solução para organizações que precisam contratar trabalhadores com salários mais baixos durante períodos de maior movimento.  

Normalmente, há 52 períodos de pagamento semanais em um ano . Porém, alguns anos, como os que começam no domingo, por exemplo, terão 53 períodos de pagamento semanais. Isso é afetado pelos anos bissextos que começam no sábado ou domingo, bem como pelo início dos anos comuns no domingo e pelo início (e fim) do ciclo da folha de pagamento da empresa. Use a seguinte fórmula para calcular o número de contracheques em um ano para uma execução semanal da folha de pagamento:

Período de pagamento nº 2: período de pagamento quinzenal

O período de pagamento quinzenal dura 2 semanas, o que significa que os funcionários serão pagos em um dia escolhido após essas 2 semanas. Por exemplo, o cronograma de pagamento pode ser definido para quintas-feiras alternadas.

Empresas de médio a grande porte preferem esse tipo de cronograma de pagamento, pois proporciona equilíbrio entre despesas administrativas e frequência de pagamento satisfatória.

Normalmente, há 26 períodos quinzenais em um ano , mas, assim como no caso dos períodos de pagamento semanais, os anos bissextos terão 27 períodos de pagamento quinzenais. Use a seguinte fórmula para calcular o número de contracheques em um ano para uma execução quinzenal da folha de pagamento:

O autor de best-sellers, fundador e CEO da Z-Branding, Kraig Kleeman, acredita que os períodos de pagamento quinzenais garantem a estabilidade financeira:

“Pagar nossos funcionários a cada duas semanas equilibra os contracheques regulares e a simplicidade administrativa. Garante que nossos funcionários recebam rendimentos consistentes, o que é essencial para sua estabilidade financeira. Além disso, é mais fácil de gerenciar do que uma programação semanal, proporcionando um pagamento mais frequente do que os contracheques mensais.”

Período de pagamento nº 3: período de pagamento mensal

Os períodos de pagamento mensal duram um mês inteiro. Isso significa que os empregadores pagarão aos seus empregados em uma data específica, uma vez por mês. Dessa forma, os trabalhadores receberiam o seu salário numa data específica de Fevereiro (por exemplo, 1 de Fevereiro) para o período de pagamento que durou todo o mês de Janeiro, e assim por diante. Caso a data de pagamento caia em fim de semana, a prática típica é pagar aos empregados na sexta-feira, quando a data de pagamento cair no sábado, ou na segunda-feira, quando a data de pagamento cair no domingo.

Este período de pagamento específico não é a opção mais popular, especialmente em sectores com salários mais baixos devido aos intervalos de pagamento mais longos.

Existem 12 períodos de pagamento mensal em um ano . Use a seguinte fórmula para calcular o número de contracheques em um ano para uma execução mensal da folha de pagamento:

Falando em pagamentos mensais, obtivemos alguns insights de Pamela Phillips, fundadora e MD da de Jong Phillips, que acredita que os períodos de pagamento mensal continuam sendo os mais eficientes por vários motivos:

“Os períodos de pagamento mensal são os mais eficientes, pois significam menos tempo de processamento da folha de pagamento, menos relatórios ao HMRC, menos transações para processar através do sistema de contabilidade e é mais fácil descobrir quando e como algo deu errado com a folha de pagamento, se isso acontecer. dar errado."

Período de pagamento nº 4: período de pagamento semestral

As empresas que utilizam períodos de pagamento semestrais pagam aos seus funcionários duas vezes por mês. Normalmente são 2 datas pré-determinadas para cada mês, como dia 10 e 25, por exemplo.

Esta é uma ótima solução para empresas que desejam evitar o desafio de períodos extras de pagamento quinzenais em determinados anos (anos civis em que teriam uma rodada adicional de folha de pagamento devido a anos bissextos e ao dia específico de início da programação da folha de pagamento), mas ainda desejam fornecer uma frequência de pagamento mais adequada. No entanto, o problema potencial com um cronograma de folha de pagamento semestral é que as datas de pagamento escolhidas nem sempre caem nos dias de semana. Tal como acontece com os pagamentos mensais, as datas de pagamento que caem aos sábados devem ser processadas no dia anterior, enquanto as que caem aos domingos são processadas no dia seguinte.

Existem 24 períodos de pagamento semestrais em um ano. Use a seguinte fórmula para calcular o número de contracheques em um ano para uma execução semestral da folha de pagamento:

Quantos períodos de pagamento existem em 2024?

Em 2024, existem:

• 52 semanalmente,
• 26 quinzenais,
• 24 semestralmente, e
• 12 períodos de pagamento mensais.

De acordo com o site do National Finance Center, os anos mais longos com períodos de pagamento extra são os anos bissextos que começam no sábado ou domingo, bem como os anos comuns que começam no domingo. É por isso que, para as empresas que seguem este princípio, 2024 não terá pagamentos adicionais semanais ou quinzenais, mesmo sendo um ano bissexto.

Considerando este princípio, 2023 – quando 1º de janeiro caiu no domingo – tinha maior probabilidade de ter 53 rodadas semanais e 27 quinzenais na folha de pagamento em comparação com 2024, embora não fosse um ano bissexto. Do lado futuro, 2025 terá 52 períodos de pagamento semanais e 26 quinzenais, tal como 2024. Os períodos semestrais e mensais permanecem sempre iguais para todos os anos.

Quais são os anos com períodos de pagamento extra?

Um ano pode ter 27 períodos de pagamento quinzenais ou 53 semanais se começar ou terminar em um dia específico da semana, dependendo da data de início do calendário da folha de pagamento. Este é normalmente o caso em anos com 53 quintas-feiras (quando o período de pagamento termina numa quinta-feira), uma vez que a maioria das empresas processa a sua folha de pagamento neste dia. Ainda assim, isso também pode se aplicar a qualquer dia da semana, dependendo do cronograma específico da folha de pagamento da empresa.

Anos com períodos de pagamento semanais extras

Para ter 53 períodos de pagamento semanais, o ano deve começar ou terminar no mesmo dia da semana do dia da folha de pagamento ou começar no dia anterior ao dia da folha de pagamento, se for um ano bissexto. Por exemplo, 2021 foi um ano comum que começou na sexta-feira e tinha potencial para 53 períodos de pagamento semanais para folhas de pagamento que terminavam ou começavam na sexta-feira.

Anos futuros com períodos de pagamento extras

Dados esses princípios, aqui estão alguns anos que provavelmente terão 27 períodos de pagamento quinzenais ou 53 semanais, dependendo do dia de início da folha de pagamento:

• 2025: Um ano comum começando na quarta-feira poderia ter potencialmente 53 períodos de pagamento semanais para folhas de pagamento que terminam ou começam na quarta-feira.
• 2027: Um ano comum começando na sexta-feira poderia ter 53 períodos de pagamento semanais ou 27 quinzenais para folhas de pagamento que terminam ou começam na sexta-feira.
• 2028: Um ano bissexto começando no sábado poderia ter potencialmente 53 períodos de pagamento semanais para folhas de pagamento terminando ou começando no sábado ou domingo (os dias de pagamento ainda seriam às sextas ou segundas-feiras neste cenário).
• 2029: Um ano comum que começa na segunda-feira pode ter potencialmente 53 períodos de pagamento semanais para folhas de pagamento que terminam ou começam na segunda-feira.
• 2030: Um ano comum começando na terça-feira poderia ter potencialmente 53 períodos de pagamento semanais para folhas de pagamento que terminam ou começam na terça-feira.
• 2032: Um ano bissexto começando na quinta-feira poderia ter 53 períodos de pagamento semanais para folhas de pagamento que terminam ou começam na quinta ou sexta-feira.

Esta lista pressupõe um dia inicial ou final da folha de pagamento correspondente ao primeiro ou último dia do ano ou seu ajuste para anos bissextos. Os resultados reais podem variar com base no dia de início específico da programação da folha de pagamento de uma empresa e na forma como os feriados são tratados. Para acompanhar os períodos de pagamento de maneira adequada, consulte sempre o cronograma de folha de pagamento específico da sua organização.

Como escolho o melhor período de pagamento para minha empresa?

Muitos fatores devem ser considerados para decidir o melhor cronograma de pagamento para sua empresa e funcionários. Portanto, tenha em mente o seguinte:

• Suas preferências de funcionário,
• Quer você tenha funcionários horistas ou assalariados,
• Impostos e benefícios dos funcionários,
• Fluxo de caixa da empresa e
• Os requisitos de pagamento do seu estado.

Tenha em mente as preferências dos seus funcionários

Sempre pesquise seus funcionários sobre a frequência ideal de pagamento. Dessa forma você poderá levar em consideração os desejos deles e fazer o que puder para deixar todos felizes.

Pense em diferentes tipos de emprego

Para escolher o melhor cronograma de folha de pagamento você deve considerar se deseja ter funcionários horistas ou assalariados, ou ambos. O que faz mais sentido para o seu negócio? As rodadas de pagamento semanais são mais adequadas para trabalhadores horistas, enquanto os funcionários assalariados normalmente seguem cronogramas de folha de pagamento quinzenais, semestrais ou mensais. Verifique sua renda para cada período de pagamento e tipo de trabalho. Discuta isso com sua equipe de contabilidade para que você possa calcular também os custos de processamento, benefícios aos funcionários e impostos para cada período de pagamento.

Compare essas informações com os requisitos de pagamento do seu estado. As leis não são iguais para todos os estados, o que você pode conferir no site do Departamento do Trabalho. Por exemplo, nem todos os estados permitem um cronograma mensal de folha de pagamento.

Considere o fluxo de caixa e a administração da empresa

A receita real do negócio também é um grande fator determinante. As empresas devem considerar o seu fluxo de caixa e outras obrigações financeiras antes de decidirem sobre o melhor período de pagamento para a sua organização. O cronograma de pagamento ideal deve coincidir com os períodos de alta receita.

Em termos de folha de pagamento para empresas menores, períodos de pagamento quinzenais podem ser mais adequados, enquanto empresas maiores podem preferir períodos de pagamento semestrais ou mensais. Os intervalos de pagamento semanais são mais adequados para trabalhadores horistas.

O fundador e CEO da Premier Staff, Daniel Meursing, conta-nos que a sua empresa decidiu o melhor período de pagamento enquanto tentava equilibrar intervalos de pagamento mais frequentes com os custos associados:

“Ao determinar o melhor período de remuneração para nossa equipe, priorizamos encontrar um equilíbrio entre proporcionar renda regular aos funcionários e minimizar os encargos administrativos. Por meio de pesquisas e coleta de feedback, reunimos insights sobre as preferências de nossa equipe em relação à frequência de pagamento.”

Um processo semelhante também foi observado por Matt Little, Diretor Geral da Festoon House. Ao decidir sobre o período de pagamento, consideraram a satisfação dos funcionários e a eficiência administrativa:

“Descobrimos que enquanto alguns funcionários preferiam períodos de pagamento semanais para um acesso mais frequente aos fundos, outros preferiam a estabilidade e previsibilidade oferecidas pelos períodos de pagamento mensais. Além disso, consideramos a carga administrativa associada ao processamento da folha de pagamento com mais frequência e com menos frequência, equilibrando a eficiência com as preferências dos funcionários.”

Perguntas frequentes sobre períodos de pagamento

Interessado em aprender mais sobre períodos de pagamento? Na seção a seguir você encontrará mais informações sobre datas de pagamento e explicações adicionais sobre algumas particularidades do período de pagamento.

Qual é a diferença entre um período de pagamento e uma data de pagamento?

Ao contrário de um período de pagamento, que é um período definido durante o qual os funcionários são pagos, uma data de pagamento é a data real em que os funcionários recebem os contracheques que ganharam em um período de pagamento específico. Por exemplo, se uma empresa utiliza um período de pagamento mensal, o período de pagamento seria o mês de abril, mas a data de pagamento poderia ser 1º de maio ou a primeira segunda-feira de maio.

Posso escolher qualquer dia da semana como data do período de pagamento?

As empresas podem escolher qualquer dia da semana para a data de pagamento, desde que essa data ocorra imediatamente após o período de pagamento.

Posso alterar o período de pagamento previamente escolhido durante o ano?

Sim, é possível alterar períodos de pagamento previamente escolhidos.

No entanto, as empresas precisam de ter uma razão legítima para esta mudança. É crucial manter a conformidade com as leis trabalhistas e salariais da FLSA. Além disso, consulte as leis estaduais para garantir que a nova frequência dos períodos de pagamento seja permitida. Quando tudo estiver em ordem, avise seus funcionários antes de prosseguir com a implementação da mudança.

Posso seguir períodos de pagamento diferentes para cada um dos meus funcionários?

As empresas podem seguir cronogramas de pagamento diferentes para seus funcionários se acharem que essa é a prática mais eficiente. Seria melhor atribuir períodos de pagamento com base em determinados grupos, tais como diferentes equipas, localizações dos funcionários, emprego a tempo parcial versus emprego a tempo inteiro, etc. Esta prática é mais comum e potencialmente útil em empresas maiores. No entanto, não exagere com muitos períodos de pagamento variados, pois pode ser difícil rastrear todos eles.

O que fazer se um funcionário começar a trabalhar no meio do período de pagamento?

Os empregadores controlam as horas e os dias trabalhados, portanto, se um empregado começar a trabalhar no meio do período de pagamento, receberá um contracheque no final desse período de pagamento e que reflete o número de horas trabalhadas.

Qual é a diferença entre períodos de pagamento quinzenais e semestrais?

Os períodos de pagamento quinzenais ocorrem 26 vezes por ano (ou 27), pois os funcionários são pagos a cada duas semanas durante 52 semanas (ou 53) de um ano. Os períodos de pagamento semestrais acontecem duas vezes por mês em 12 meses, ou seja, 24 vezes por ano. Ao contrário dos pagamentos quinzenais, o número de períodos semestrais permanece sempre em 24, pois há sempre 12 meses num ano.

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Escolher o melhor período de pagamento para sua empresa é um ingrediente secreto para administrar um negócio de sucesso. O segredo é controlar com eficiência as horas de trabalho de cada funcionário.

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• Horas faturáveis,
• Tempo,
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• Entradas e saídas, bem como
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