6 fatores-chave que determinam quanto tempo leva para as agências conquistarem novos clientes

Publicados: 2019-05-03

Trazer novos clientes para uma agência nunca é fácil, mas quanto tempo deve levar para contratá-los?

Garantir um novo cliente não apenas exige muito tempo e recursos, mas também pode exigir um investimento financeiro significativo. Sua equipe está envolvida em reuniões com clientes em potencial, criando estratégias para eles e, finalmente, cuidando do cliente em potencial até que ele assine o contrato.

Na verdade, encontrar novos clientes é o maior obstáculo enfrentado pelas agências de marketing:

É por isso que manter os clientes satisfeitos desde o momento em que você faz contato é super importante. Afinal, 23% das agências não atendem às expectativas e metas dos clientes, e isso pode ser devastador para a lucratividade de uma agência. Porque apenas um aumento de 1% na aquisição e retenção de clientes pode melhorar seus resultados em 7%.

O artigo de hoje discute o processo de vendas da agência de marketing, quanto tempo leva para conquistar novos clientes, como você pode acelerar o processo de integração e manter os clientes satisfeitos ao longo do caminho.

1. Depende das necessidades do cliente

Este é um grande problema.

Embora seu cliente esteja procurando uma agência e sua agência esteja procurando um novo cliente, ambos têm suas próprias expectativas individuais. Lembre-se de que o processo de assinatura de um novo cliente pode afetar o valor médio da vida útil do cliente.

Se você assinar um novo cliente e integrá-lo corretamente, isso deve criar um relacionamento duradouro nos dois sentidos. Se você tropeçar na fase de integração e não conduzir um novo cliente através de seus serviços corretamente, há uma chance de seu cliente trocar sua agência por outra.

Embora você queira encontrar um novo cliente e integrá-lo o mais rápido possível, seu cliente pode ter ideias diferentes. Cada cliente será diferente em quanto tempo eles gastam considerando seus serviços antes de decidirem investir em você, então tenha isso em mente.

Para encurtar o processo de integração, as agências devem aprender o máximo que puderem sobre os clientes desde a primeira reunião. É vital discutir a marca de um cliente em potencial e descobrir seu público-alvo. Eles têm algum desafio de mídia social? Quais métricas eles usarão para medir o sucesso? Eles estão mais interessados em cliques ou conversões?

Descobrir quais são as expectativas do cliente e os objetivos gerais é a melhor maneira de acelerar o processo de assinatura, pois você pode definir uma proposta mais cedo. Um relatório da HubSpot de 2018 descobriu que 43% das agências não alocam tempo suficiente para a integração do cliente e quase 60% das agências batem no muro ao encontrar novos clientes.

A melhor maneira de evitar ser uma dessas agências é realizar uma sessão de descoberta com qualquer cliente em potencial que demonstre interesse em seus serviços.

Realize sessões de descoberta com clientes em potencial para acelerar as coisas

Uma sessão de descoberta será a primeira vez que você se encontrará com um cliente para discutir suas necessidades - mas elas não são apenas para clientes.

Essas sessões também são cruciais para que as agências acelerem o processo de inscrição - é o melhor momento para determinar se o cliente é adequado para você. É mais fácil se separar e economizar tempo nesta fase do processo, em vez de gastar milhares de dólares montando uma campanha na qual eles podem nunca se inscrever.

Realizar uma sessão de descoberta pode ajudar as agências a descobrir rapidamente informações sobre o orçamento, as expectativas, os clientes e os pontos problemáticos de um cliente.

Se um cliente tiver um plano de marketing existente, pergunte a ele sobre seu orçamento e expectativas, além de:

O que está funcionando em seu plano de marketing atual? O que não é? Com o que você está lutando?
Quem é a típica persona do comprador?
De onde vem o seu tráfego?

Se eles estiverem começando uma campanha do zero, leve uma lista de perguntas para a reunião e pergunte tudo a eles. Isso facilitará muito a vida quando você criar a proposta e a estratégia deles posteriormente:

O que eles querem do projeto?
Pode ser uma parceria de longo prazo ou eles podem precisar apenas de seus serviços para o lançamento de um produto.
Qual é o prazo do projeto?
O projeto pode ser urgente, esperado ou programado. Descubra para não ter surpresas.
Qual é o orçamento do seu cliente?
Se eles tiverem alguma restrição de custo importante, agora é a hora de descobrir. Isso ajudará você a criar uma proposta que esteja no ponto e alinhada com as expectativas deles (que seja assinada mais rapidamente).
Quem são os principais interessados?
Com quem sua agência deve se comunicar para manter o fluxo do processo? Nada bloqueará a assinatura de um novo cliente mais rapidamente do que não ter uma linha de comunicação com um dos principais interessados. Ninguém gosta de ser bloqueado por porteiros.

Em seguida, gaste o tempo que for necessário na reunião para:

Examine os processos de negócios do cliente
Saiba o que o cliente espera da sua agência
Forneça a eles soluções para seus problemas de marketing existentes ou esperados
Crie um roteiro aproximado do projeto e sua taxa para que eles saibam o que esperar quando sua proposta chegar à caixa de entrada

Descobrir todas essas informações é crucial para acelerar a assinatura de novos clientes e evitar uma enxurrada de e-mails de sua agência solicitando informações perdidas.

2. Depende da experiência da sua agência

A experiência da sua agência desempenha um papel importante em quanto tempo leva para conseguir novos clientes. No geral, as agências estão bastante confiantes (79%) em fechar novos clientes em seu pipeline:

Então, quais obstáculos as agências com menos experiência enfrentam? O processo de fechamento. Agências experientes são mais propensas a ter um processo definido para adicionar novos clientes ao seu funil de marketing. Por exemplo, ter um catálogo pré-construído de modelos de propostas, cotações e modelos de e-mail à sua disposição pode economizar muito tempo para sua agência durante a integração.

Se você não tiver uma lista de verificação, crie uma e certifique-se de que o ponto de contato do cliente em potencial a controle. A lista de verificação deve incluir as informações básicas necessárias para iniciar a abertura da conta do cliente, como modelos de proposta, para que o representante da sua agência possa marcar as etapas à medida que o cliente avança no funil.

Dica profissional: envie imediatamente um e-mail de boas-vindas a um novo cliente em potencial e faça um telefonema em até 24 horas após o contato com sua agência. Os clientes precisam de um problema resolvido, e é por isso que eles entraram em contato com você em primeiro lugar. Se você não responder imediatamente, eles procurarão alguém mais rápido.

3. Depende da indústria do cliente

Como você sabe, alguns clientes são mais rápidos do que outros para assinar. Tudo depende de qual setor eles operam.

O trabalho da agência está espalhado por uma variedade de setores, por isso é importante estar ciente de como cada setor afetará o tempo de inscrição:

Por exemplo, se você está assinando uma agência sem fins lucrativos, eles têm que passar por muita burocracia para mostrar sua separação de funções para evitar fraudes e cumprir as diretrizes do setor. Isso atrasará o processo de inscrição. O mesmo vale para clientes em setores como medial, que lidam regularmente com os padrões de segurança HIPAA ou jurídicos e financeiros, que devem aderir às leis PCI-DSS.

A indústria farmacêutica, por exemplo, tem algumas das regulamentações mais rígidas. Na maioria das vezes, sua agência não poderá promover diretamente um produto sem violar os regulamentos. Adi Borovick, gerente de marketing multicanal freelancer, diz que isso significa que as agências devem criar maneiras novas e criativas de gerar engajamento e conscientização para seus clientes farmacêuticos.

Por exemplo, muitas empresas usam a mídia social para impulsionar o engajamento da marca, no entanto, com um produto farmacêutico, isso é mais difícil devido aos requisitos ao fazer uma declaração sobre um produto.
Por causa disso, muitos profissionais de marketing usam campanhas de conscientização sobre doenças sem marca para impulsionar o engajamento social.

Isso significa que, quando você está tentando contratar um cliente na indústria farmacêutica, ele vai querer uma prova de que você pode criar campanhas que não sejam apenas envolventes, mas também compatíveis.

Setores como comércio eletrônico e software são menos propensos a ter esses obstáculos, especialmente se forem uma startup. Esses setores não estão presos à burocracia legal ou a uma longa lista de tomadores de decisão responsáveis pelos orçamentos. Isso significa que não há tantos obstáculos para sua agência pular para fechar um negócio.

4. Depende da comunicação

Uma comunicação constante e eficaz é uma parte crítica de trazer um novo cliente a bordo. Uma boa comunicação não apenas economizará seu tempo com as expectativas, mas também poderá orientar seu novo cliente sobre o tipo de prazo que sua agência espera que ele aceite.

Passo 1: Configure um ponto de contato direto

Assim que um cliente em potencial mostrar interesse em assinar com você, forneça a ele um ponto de contato direto. Isso economizará tempo se o cliente tiver alguma dúvida sobre serviços ou preços, pois pode entrar em contato diretamente com o representante da agência designada.

Passo 2: Configure uma ferramenta de comunicação preferida e agende

Depois de coletar as informações de contato de um cliente em potencial, pergunte qual é o canal de comunicação preferido. Seja por e-mail, telefone, Google Hangouts ou Slack, trabalhe com o cliente no nível dele para que a linha de comunicação seja mantida o mais aberta possível.

Em seguida, configure-os em um cronograma de comunicação para que saibam quanto tempo você espera que demore para inscrevê-los em sua agência.

Por exemplo, na primeira semana pode ler-se “sessão de encontro e descoberta” no diário do seu cliente potencial. E então, a segunda semana pode ser “finalizar a estratégia e os custos do projeto” e, finalmente, a terceira semana pode ser “assinatura final do contrato e início do processo de integração”. Seu cliente saberá com que rapidez você espera que as coisas aconteçam, mas também haverá tempo para que eles revisem quaisquer estratégias ou propostas entre os pontos de referência.

Para que um cronograma de comunicação funcione sem problemas, pergunte ao seu cliente:

Em que fuso horário eles estão localizados?
Quando estão disponíveis para serem contactados?

Nesse ponto, informe também ao cliente quando seu ponto de contato direto estiver disponível. Ter tudo esclarecido desde o início ajudará a facilitar um processo mais suave e rápido quando você estiver passando por estratégias e contratos.

5. Depende de qual tecnologia uma agência está usando

A pilha de tecnologia de uma agência afetará a rapidez com que um cliente é assinado. Mesmo antes de um cliente ser contratado e integrado, a tecnologia pode ajudar uma agência a permanecer no caminho certo com listas de verificação pré-formatadas e formulários pré-criados:

Se um cliente preencher a papelada necessária usando um formulário pré-criado, isso pode reduzir o tempo que um funcionário levaria para inserir manualmente seus dados em seu sistema. Pode parecer uma pequena vitória, mas cada pequeno hack ajuda a reduzir o prazo de assinatura de um novo cliente.

Pense em qualquer tarefa repetitiva que sua agência realiza (por exemplo, e-mails de boas-vindas e propostas) e considere se ela pode ser automatizada. Se sim, encontre uma maneira de fazer isso e economize muito tempo para sua equipe. Você pode configurar novos processos de clientes em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Trello para que sua equipe de agência possa seguir as etapas até que seu cliente esteja no final de seu funil:

Como muitas ferramentas de gerenciamento de projetos, o Trello pode salvar modelos para que sua equipe possa enviar formulários de inscrição e documentos facilmente. Você também pode salvar modelos para campanhas de PPC ou gerenciamento de anúncios do Facebook para que sua agência possa criar uma proposta na velocidade da luz sem perder qualidade.

Um processo passo a passo como esse garantirá que todas as bases sejam cobertas quando você estiver tentando integrar um novo cliente. E, como todas as etapas são formalizadas, nada será perdido.

6. Em que época do ano estamos?

Você pode não considerar a época do ano um fator, mas pode desempenhar um papel na rapidez - ou na lentidão - com que os clientes assinam um contrato. Durante a temporada de férias, por exemplo, as empresas podem estar fora do escritório, o que significa respostas atrasadas a comunicações por e-mail e telefone. Além disso, com o fim do ano, eles podem já ter gasto todo o seu orçamento de marketing. Ambos são motivos legítimos pelos quais os clientes em potencial podem demorar mais para assinar um contrato com você.

Compare isso com o início de um novo ano, e o processo de assinatura do cliente pode ser mais rápido porque as empresas retornam das férias, respondem às perguntas mais rapidamente e podem ter mais orçamento para alocar em parceria com uma agência como a sua.

O tempo que leva para assinar novos clientes depende da sua agência

O cronograma de assinatura de novos clientes depende de vários fatores, mas também depende muito da sua equipe.

Se você está fazendo tudo certo: realizando reuniões de descoberta, confiante em fechar clientes e tem uma sólida pilha de tecnologia para automatizar seus processos, você deve contratar clientes com relativa rapidez.

No entanto, não ter um processo estabelecido para reuniões, enviar exemplos de estratégias ou mesmo ter um atalho para redigir propostas pode prolongar o tempo necessário para fechar um negócio.

Pense em como sua agência pode automatizar tarefas e agilizar o processo de contratação de clientes. Não será apenas uma mudança positiva para sua equipe - seus clientes também terão uma experiência mais tranquila desde as primeiras interações com sua agência.

Dito isso, entender as melhores maneiras de expandir sua agência pode ajudá-lo a atrair mais clientes e refinar seu processo mais rapidamente. Inscreva-se hoje para uma demonstração do Instapage Enterprise.