Quanto tempo sua empresa deve levar para processar uma fatura?

Como qualquer processo de negócios, lidar com faturas deve consumir o mínimo possível de seus recursos internos. A velocidade geralmente é um bom indicador de eficiência.

Embora o processamento de uma fatura deva ser rápido e eficiente, isso não significa que você deva pagar as faturas imediatamente.

Mas quão rápido é muito rápido para processar uma fatura e quanto tempo é muito longo?

Aqui está um detalhamento de quanto tempo deve levar para processar uma fatura, o que pode estar atrasando e dicas para acelerar.

O que é processamento de faturas?

O processamento de faturas refere-se a cada etapa envolvida na administração de faturas.

Quando as faturas são recebidas, elas são consideradas 'faturas em aberto'. Eles precisam passar por várias etapas para se tornarem 'fechados', ou seja, completos.

Os departamentos de contas a pagar (AP) lidam com a maioria dessas etapas, incluindo:

• Recebimento de faturas
• Entrada de dados da fatura
• Verificação de faturas
• Aprovação de faturas
• Envio de faturas para pagamento
• Salvando faturas no razão geral
• Comunicações sobre processamento de faturas

A automação de AP pode processar muitas dessas etapas, mas outras requerem entrada manual. Todo o processo geralmente precisa da cooperação de colegas e clientes de diferentes departamentos.

Quanto tempo demoram as faturas a serem processadas?

A resposta curta é: depende.

O tempo que leva para processar uma fatura depende muito do tamanho da sua empresa , do tipo de software que você está usando (se houver) e das condições de pagamento e financiamento envolvidas.

Em média, deve levar de três dias a duas semanas desde o recebimento da fatura até o depósito do dinheiro na conta do cliente.

Se você está demorando mais de duas semanas para processar as faturas, existem alguns problemas comuns que podem ser responsáveis. Nesse caso, é provável que haja etapas que você pode executar para acelerar o processo (veja abaixo, 'O que acelera o processo de faturamento?').

Condições de pagamento líquidas 30, 60 e 90

Muitas empresas estendem 30 prazos líquidos com suas faturas, o que significa que você tem 30 dias para efetuar o pagamento. Alguns até dão 60, 90 ou até termos mais altos.

Isso ajuda no seu fluxo de caixa e lhe dá a oportunidade de avaliar o produto ou serviço que você comprou antes de pagar por ele.

Diferentes setores e nichos dentro dos setores podem ter normas diferentes para suas condições de pagamento.

Por exemplo, muitas companhias de navegação pagam aos corretores de frete 60, 90 ou até 120 dias após a emissão da fatura. Isso leva alguns corretores de frete a recorrer ao factoring de faturas para manter seu fluxo de caixa.

Pagar antes dos requisitos de prazo líquido pode, às vezes, afetar negativamente seu fluxo de caixa. Mas isso não significa que você não possa começar a processar a fatura. Você simplesmente precisa adiar as etapas finais até a data de vencimento.

Por outro lado, alguns fornecedores podem oferecer descontos por pagamento antecipado . A longo prazo, isso pode economizar muito dinheiro para o seu negócio.

Por que a escala é importante para o tempo de processamento da fatura

A escala do seu negócio pode afetar significativamente a duração do processamento da fatura.

Se você é uma grande empresa, pode ter sistemas e dependências mais complexos do que a média das PME.

Ter mais níveis de aprovação em diferentes departamentos costuma ser a causa de atrasos, especialmente quando os indivíduos necessários para aprovação podem estar ausentes por doença ou licença.

Se você é uma PME, pode ter menos faturas para processar, mas provavelmente também terá um departamento de contas a pagar menor para lidar com elas.

Portanto, a escala de suas operações de processamento de faturas pode influenciar como você pode reduzir o tempo de processamento.

Processamento de faturas para empresas business-to-business (B2B)

A forma como o processamento de faturas é gerenciado por empresas B2B pode ser influenciada pelos prazos de pagamento e financiamento mais longos que podem estar disponíveis.

Financiamento de fatura (incluindo desconto de fatura e fatoração de fatura) é um tipo comum de financiamento usado por empresas B2B, onde compras relativamente grandes são comuns.

Acrescenta uma camada extra de administração ao processamento de faturas para os fornecedores em transações B2B. No entanto, pode fornecer mais tempo para processar uma fatura.

O que retarda o processamento de faturas?

1. Erros na fatura

As faturas podem ser bastante complexas. Eles geralmente apresentam vários detalhes necessários para identificá-los e validá-los. Isso significa que vários campos, incluindo números de fatura, detalhes de pagamento, datas e muito mais, são necessários. Erros podem ser cometidos em qualquer um desses campos.

Faturas corretas também podem se tornar incorretas se as circunstâncias mudarem. Por exemplo, você pode precisar devolver ou alterar seu pedido depois de já ter recebido a mercadoria. Nessas situações, as notas de crédito do seu fornecedor são úteis.

Abaixo estão dois dos tipos mais comuns de erros de faturamento.

1.1 Erros de isenção de impostos sobre vendas

Nos EUA, as regras de vendas e impostos variam de estado para estado. Os certificados de isenções fiscais devem ser mantidos como documentação de suporte para auditorias. Erros relacionados a esse problema são relativamente comuns.

1.2. Erros de Imposto sobre Valor Agregado (IVA)

O IVA é uma área relativamente complexa. Os erros de IVA variam de simples erros de digitação a recuperação incorreta ou não recuperação em certos casos.

2. Erros de comunicação

Atualmente, o trabalhador de escritório médio recebe 121 e-mails por dia. Portanto, é fácil que as faturas sejam "perdidas no correio".

E em empresas maiores e PMEs, erros ou atrasos podem surgir de faturas enviadas ou endereçadas ao indivíduo errado dentro de sua organização.

3. Fraude na fatura

A fraude de fatura geralmente se refere ao ato de terceiros mal-intencionados que enganam as empresas enviando faturas enquanto se apresentam como parceiros genuínos.

Portanto, você pode receber uma fatura que parece ser do seu fornecedor. Isso pode fazer com que você pague ao fraudador e não ao seu fornecedor. Esse tipo de fraude depende de o destinatário estar muito ocupado para verificar novamente sua autenticidade.

Essa transação não apenas perderá o dinheiro do seu negócio, mas também custará tempo e recursos para corrigi-la.

Na pior das hipóteses, isso pode fazer com que você ignore as faturas genuínas do seu fornecedor por presumir que elas já foram pagas. Isso pode criar uma multa por atraso no pagamento ou até prejudicar o relacionamento com o cliente.

O que acelera o processamento de faturas?

1. Estabelecimento de melhores práticas

Existem várias práticas recomendadas que podem melhorar a eficiência do processamento de faturas.

Por exemplo, você pode designar uma ou mais pessoas específicas em seu departamento de contabilidade para serem responsáveis ​​pelo processamento de faturas. Atribuir a tarefa dessa maneira ajuda a evitar confusão com muitos outros processos que ocorrem no departamento e ajuda a garantir que as faturas sejam tratadas em tempo hábil.

Você também pode conversar com sua equipe de contabilidade e concordar com prazos específicos para cada etapa do processo de faturamento. Ao fazer isso, você terá um Indicador Chave de Desempenho (KPI) que garantirá que os pagamentos sejam processados ​​de forma rápida e eficiente.

2. Software de faturação

O software de faturamento baseado em nuvem pode automatizar muitas das etapas envolvidas no processamento de uma fatura, desde o envio de lembretes de solicitação de aprovação aos colegas até a geração de relatórios.

Ele também pode reduzir erros e gerar dados valiosos, que podem fornecer informações sobre os processos e padrões de gastos de seus clientes e funcionários. Esses dados podem ser usados ​​para fins de planejamento e previsão de negócios.

Algumas empresas ainda podem usar processos manuais baseados em papel. Estes são ineficientes e representam um risco para o negócio, pois os documentos podem ser perdidos ou mesmo destruídos acidentalmente.

Um dos maiores benefícios do software de faturamento é fornecer ao departamento de contas a pagar uma interface centralizada para registrar e rastrear todas as faturas.

3. Faturação consolidada

Faturamento consolidado é quando as empresas unem todas as suas faturas durante um período definido em uma única fatura.

Por exemplo, talvez você normalmente faça compras no início, no meio e no final de cada mês. Em vez de receber e processar uma fatura separada para cada compra, seu fornecedor pode consolidá-las e enviá-las no final de cada mês.

Isso economizará muito trabalho administrativo para você e para o vendedor.

4. Redução do risco de fraude

As organizações devem manter um controle efetivo sobre seus dados e informações, estabelecendo protocolos de acesso, medidas de segurança e soluções de hardware e software.

Eles também devem garantir que todo o pessoal esteja ciente da importância de proteger os dados contra acesso não autorizado ou uso indevido.

Além disso, as organizações devem garantir que os funcionários tenham acesso apenas às informações de que precisam para realizar seu trabalho.

Conclusão:

O processamento de faturas é composto de várias etapas separadas, que podem incluir vários participantes e interdependências dentro de uma organização.

Supondo que você não cometa nenhum erro, uma PME média deve ser capaz de processar uma fatura entre alguns dias e duas semanas .

Empresas maiores têm mais faturas para processar e provavelmente se beneficiarão do software de automação AP . Isso reduz erros e facilita o registro e o rastreamento de pagamentos.

As empresas geralmente têm termos líquidos anexados às suas faturas. Isso significa que eles só precisam ser pagos após um período definido. Pagar antes disso pode reduzir seu fluxo de caixa disponível, mas pode oferecer descontos por pagamento antecipado.

Estabelecer as melhores práticas , consolidar faturas e reduzir o risco de fraude também o ajudará a reduzir o tempo e a probabilidade de erros em seu sistema de processamento de faturas.

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