Como funciona o processamento de faturas

Se o fluxo de caixa é a força vital da maioria das empresas, o processamento de faturas é o coração pulsante.

Para estender essa metáfora um pouco mais: as ineficiências no processamento de faturas levam à saúde geral dos negócios ruins e a um alto risco de problemas piores se não forem resolvidos.

Um número crescente de empresas está aprendendo que automatizar o fluxo de trabalho de processamento de faturas é a solução de que precisam.

Vamos olhar mais de perto.

O que é o processamento de faturas?

O processamento de faturas é a administração de faturas. Inclui cada etapa desde o recebimento até o momento em que estão no razão geral após o pagamento.

Geralmente é realizado pelo departamento de contas a pagar e auxiliado pelo software de processamento automatizado de faturas.

As 7 etapas do processamento de faturas

A seguir estão as etapas típicas tomadas no processamento de faturas.

Pode haver pequenas variações nesse processo dentro de cada empresa ou equipe de contas a pagar. Algumas empresas podem processar faturas de forma diferente dependendo se estão vinculadas a uma ordem de compra (PO) ou não, por exemplo.

1. Recebendo faturas

Para aqueles diretamente envolvidos no processo, 'receber faturas' pode parecer um nome enganosamente simples para essa tarefa. 'Receber' implica um assunto passivo e direto.

Na realidade, 'caça' ou 'pastoreio' pode ser uma descrição melhor.

As faturas podem chegar de várias formas (física, digital ou mesmo fax) por vários meios (vários endereços de e-mail ou remetentes). Eles também podem chegar cedo, tarde ou nem chegar!

Caso a fatura não tenha sido recebida no momento ou canal correto, existe a possibilidade de que ela se perca no sistema.

Portanto, em resumo, chegar ao ponto em que você recebeu uma fatura nem sempre é simples (veja o nº 7 abaixo).

2. Entrada de dados de fatura

Depois que as faturas são recebidas, elas precisam ser categorizadas e priorizadas. Isso é feito verificando os dados de cada um e inserindo-os em outros sistemas contábeis.

As faturas vêm em vários formatos e podem incluir erros. No caso de faturas em papel, elas geralmente precisam ser digitalizadas para criar um formulário digital.

Uma parte importante do processo de entrada de dados é a atribuição de códigos de razão geral (códigos exclusivos para cada entrada de crédito ou débito) a cada fatura. Isso ajuda a tornar as etapas de processamento e relatórios a seguir muito mais fáceis.

Este processo de entrada de dados pode ser demorado e propenso a erros, especialmente se feito manualmente (veja abaixo, 'Erros comuns de fatura').

3. Verificação (correspondência com documentos comprovativos) da fatura

Pagar faturas às cegas sem verificar os detalhes acabará por levar a erros.

As faturas precisam ser verificadas em relação a evidências de suporte, como ordens de compra (PO) , notas de crédito ou outras informações que expliquem os custos listados nelas.

Sem um sistema automatizado de processamento de faturas (veja abaixo, 'Processamento Automatizado de Faturas'), os documentos de suporte precisam ser reunidos em vários locais.

Eles podem ter sido enviados de e para diferentes indivíduos, e a pessoa que os recolhe pode não ter conhecimento de outras comunicações existentes ou documentos de apoio que os modifiquem.

Eles também podem ser fraudulentos. O Barclays alertou recentemente que a fraude de faturas (fraudadores que se passam por empresas que estão atualizando seus detalhes de pagamento de faturas) está aumentando e pode até representar 55% de todo o dinheiro perdido para golpistas no Reino Unido.

4. Aprovação da fatura

Uma vez que as etapas acima tenham ocorrido, alguém precisa aprovar cada fatura antes que o pagamento seja feito.

Os fluxos de trabalho de aprovação variam, mas, em geral, os requisitos para aprovação são universais. Ou seja, quem está aprovando uma fatura precisa:

• A fatura
• Todos os documentos comprovativos
• Qualquer outra informação (notas, consultas, lembretes de prazos, etc.)

5. Envio de fatura para pagamento

Quando as faturas estiverem prontas para serem pagas, o(s) indivíduo(s) responsável(is) pela aprovação da fatura deve(m) ter certeza de que não há erros humanos ou outros problemas pendentes.

Se as faturas são marcadas para pagamento imediato ou posterior, depende de cada equipe de contas a pagar e de cada fatura.

Se houver alguma circunstância atenuante, como uma fatura vencida, ela deverá ser sinalizada pelo remetente nesta fase.

6. Salvar faturas no razão geral

As faturas devem ser salvas no razão geral assim que forem pagas.

Perder, atrasar ou cometer erros neste estágio pode obviamente causar grandes problemas com relatórios internos e fluxo de caixa.

Pode até prejudicar relacionamentos externos. Se uma fatura não for registrada, lembretes incorretos de atraso podem ser enviados aos clientes.

7. Comunicações sobre o processamento de faturas

Cada etapa de processamento de faturas requer comunicação entre sua equipe e seus clientes. Isso pode incluir:

• Confirmação de recebimento
• Modificações
• Esclarecimentos de erros (ou erros potenciais)
• Questões gerais

Outras funções de contas a pagar também podem entrar em ação, como cobrança, uso de faturas de notas de crédito, descontos por pagamento antecipado, desconto de faturas e financiamento de faturas.

Isso geralmente ocorre em meio a um mar de outras tarefas que ocorrem no mesmo local: a caixa de entrada de e-mail.

Um estudo da Abode descobriu que o trabalhador médio dos EUA gasta 3,1 horas verificando e-mails de trabalho todos os dias. Isso significa que, na hora de verificar o processo de fatura, novas informações o enterrarão ainda mais.

Erros comuns de fatura

Sejam alguns erros relativamente grandes ou o efeito cumulativo de muitos erros menores, os erros de fatura podem ser caros.

Em nossa experiência, dois dos mais comuns são:

1. Erros de isenção de impostos sobre vendas

As regras de impostos sobre vendas e uso variam em cada estado. Os certificados de isenção de impostos são emitidos pelo comprador ao vendedor, que deve guardá-los como prova para auditorias. Saber exatamente quando e como aplicá-los pode ser difícil, e erros nessa frente geralmente levam a erros de fatura.

2. Erros de Imposto sobre Valor Agregado (IVA)

Os critérios para a aplicação do IVA são complexos. Os erros cometidos nesta área são muitas vezes devidos à má interpretação do caso ou descuido, e não a erros de digitação.

Processamento automatizado de faturas

Cada etapa do processamento da fatura contém a possibilidade de erros. A aprovação também pode ser retida por funcionários em licença, rotatividade de funcionários no departamento de contas a pagar, etc.

Existe uma maneira de adicionar um grau de estabilidade e eficiência ao processo: automação do processamento de faturas.

A automação pode acelerar e melhorar os fluxos de trabalho de coleta e processamento. Ele também pode automatizar as notificações para a equipe interna.

Software de processamento de faturas

Usar o software de processamento de faturas certo pode ser um divisor de águas para o seu negócio.

Embora alguns softwares automatizem os processos listados acima, outras soluções podem incluir a capacidade de oferecer crédito comercial como parte do processo de faturamento.

Isso significa que os provedores de serviços B2B podem terceirizar todo o processo de faturamento e cobrança para um terceiro que subscreve a dívida. Dessa forma, o vendedor é pago em poucos dias após o recebimento de um pedido, dando aos clientes um prazo muito maior para liquidar sua fatura.

Conclusão

O processamento de faturas inclui todas as etapas, desde o recebimento de faturas até o pagamento e o registro no razão geral.

Embora todas as tendências apontem para o crescimento do faturamento digital e do processamento de faturas, as faturas em papel ainda são usadas em algumas circunstâncias e precisam ser digitalizadas em formato digital.

O fluxo de trabalho de processamento requer atenção aos detalhes e comunicação. É vulnerável a ser retido por erros e atrasos nos fluxos de trabalho de aprovação que existem dentro dele.

A automação do processamento de faturas é uma maneira de melhorar significativamente o processamento de faturas. Reduz o número de erros potenciais e centraliza as comunicações e a aprovação.

O software de automação extrai e registra rapidamente os dados da fatura, incluindo campos personalizados. Ele não apenas faz isso mais rápido do que pode ser feito manualmente, mas também com mais precisão.

Os provedores de serviços B2B podem querer ir além, pois consideram o tipo de software de automação que melhor atende às suas necessidades de negócios.

Os vendedores B2B podem implantar uma solução como o TreviPay, que oferece crédito comercial totalmente subscrito no checkout. Essa opção terceiriza efetivamente todos os processos de faturamento e cobrança, ao mesmo tempo em que incentiva o aumento dos gastos e a fidelização dos clientes.

Os efeitos positivos de um fluxo de trabalho de processamento aprimorado podem ter um efeito dramático na saúde e na eficiência do seu negócio. Dependendo da opção escolhida, também pode ajudar os vendedores B2B a formar relacionamentos mais próximos e rentáveis ​​com os clientes.