Como funciona o VoIP? O guia para iniciantes em sistemas telefônicos VoIP

Já se foram os dias de cabos emaranhados e contas de telefone altíssimas que assolavam as linhas fixas tradicionais. Você entrou no mundo do VoIP, que permite fazer chamadas diretamente pela sua conexão à Internet, oferecendo chamadas nítidas, flexibilidade e recursos avançados.

Pense nisso como enviar um e-mail em vez de enviar uma carta. Sua voz é transformada em pacotes de dados digitais, percorrendo a Internet para alcançar seus clientes em qualquer lugar do mundo.

Neste guia, explicaremos como funcionam os sistemas telefônicos VoIP e por que o VoIP não se trata apenas de economizar dinheiro, trata-se de reimaginar a comunicação

O que é VoIP?

Voice over Internet Protocol ( VoIP ) refere-se aos padrões que facilitam chamadas telefônicas baseadas em voz usando uma conexão à Internet em vez de uma companhia telefônica local.

A voz sobre IP converte sua voz em um sinal digital, compacta-a ​​e envia-a pela Internet. Isso permite que você faça chamadas usando uma conexão de banda larga à Internet em vez de uma linha telefônica normal (ou analógica).

Para usar VoIP, você precisa de:

• Uma conexão de internet banda larga
• Um provedor de serviços de telefonia VoIP
• Terminais VoIP — um telefone VoIP, um adaptador VoIP para um telefone normal ou um aplicativo VoIP no seu computador ou dispositivo móvel

As pessoas optam pelo VoIP porque podem fazer ligações sem qualquer serviço telefônico, o que as poupa em ligações de longa distância.

Se você tiver acesso à Internet, não precisará instalar nenhum fio de cobre extra. Isso permite que os funcionários trabalhem em casa ou também trabalhem remotamente para o escritório.

Como funciona um sistema telefônico VoIP?

Um sistema telefônico VoIP transforma chamadas telefônicas padrão em pacotes de dados que são transmitidos pela Internet, em vez de linhas fixas ou redes móveis tradicionais. Ele funciona pegando os sinais de áudio analógicos da sua voz e convertendo-os em sinais digitais enviados pela sua conexão de internet de alta velocidade.

Os sistemas VoIP ignoram as linhas telefônicas e usam a infraestrutura existente da Internet para fazer e receber chamadas. O resultado é uma solução telefônica comercial flexível e econômica.

Aqui está um rápido resumo de como funciona o VoIP:

1. Convertendo sua voz: quando você fala em um telefone VoIP , microfone ou computador, seu sinal de voz é capturado e convertido em formato digital usando conversão analógico-digital (ADC).
2. Pacotes de dados digitais : esses dados digitais são então divididos em pequenos pacotes, semelhante à forma como os arquivos são enviados pela Internet. Esses pacotes são marcados com informações como quem está ligando e quem está recebendo a chamada.
3. Viajando pela Internet: Os pacotes de dados percorrem as ondas da sua conexão com a Internet e viajam para os servidores do provedor de VoIP.
4. Roteamento e codecs: O provedor de VoIP atua como uma central telefônica, descobrindo para onde enviar sua chamada com base no número do destinatário. Aqui, um software especializado chamado codecs pode compactar os dados para economizar largura de banda e garantir uma qualidade de chamada suave.
5. Convertendo novamente para voz: No final do destinatário, seja outro dispositivo VoIP, um telefone tradicional ou um telefone celular, os pacotes de dados são remontados e convertidos novamente em um sinal analógico usando um conversor digital para analógico (DAC).
6. Ouvindo a outra pessoa: Finalmente, o destinatário ouve sua voz através do aparelho, alto-falante ou fone de ouvido e pronto! Você está tendo uma conversa VoIP.

Contanto que você tenha uma conexão de Internet de alta velocidade, que inclua roteador e modem, você estará pronto para usar VoIP.

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VoIP vs. Telefone Fixo – Qual é a diferença

Os telefones fixos usam antigas redes telefônicas públicas comutadas ( PSTN ) que transmitem chamadas de voz por meio de fiação de cobre dedicada.

Embora básicos e com recursos limitados, os telefones fixos podem oferecer qualidade consistente e serviço ininterrupto alimentado por sistemas de central privada ( PBX ) durante interrupções.

No entanto, eles apresentam custos mais elevados do que o VoIP, uma vez que os sistemas telefônicos tradicionais requerem instalação profissional e infraestrutura dedicada para operar.

O VoIP utiliza infraestrutura moderna de Internet para converter voz em pacotes de dados que são transmitidos de maneira flexível através de conexões de banda larga. Os sistemas VoIP proporcionam às empresas economias de custos significativas, mobilidade com acesso remoto e recursos de chamada convenientes.

A qualidade e a confiabilidade da chamada podem variar de acordo com a qualidade do seu provedor de serviços VoIP e a velocidade da Internet. Quedas de energia e instabilidade na rede também podem interromper o serviço.

Os problemas de VoIP são fáceis de resolver com algumas práticas recomendadas, e a escolha de um serviço VoIP confiável ajuda.

VoIP é o futuro das telecomunicações e uma escolha melhor do que os telefones fixos (apesar de alguns desafios).

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Tipos de tecnologias VoIP + como funcionam

VoIP hospedado para empresas

Um sistema telefônico VoIP hospedado consiste em muitos dispositivos, incluindo smartphones, para fornecer comunicação empresarial unificada. Isso está incluído em um sistema telefônico em nuvem ou em um “PBX em nuvem”.

Os administradores podem gerenciar as permissões e recursos de cada funcionário, juntamente com recursos VoIP mais sofisticados com uma interface online.

Quando um funcionário liga para um cliente, ele pega o aparelho e disca como faria normalmente. O telefone IP (ou aplicativo) passa pelo switch da rede local (LAN) e pelo roteador comercial antes de chegar ao provedor de serviços VoIP. A partir daí, o provedor VoIP estabelece a chamada.

Se o caminho da rede para a parte chamada suportar um sinal de voz digital, a qualidade da chamada será atualizada para alta definição. Caso contrário, um provedor de VoIP conecta a chamada pela Rede Telefônica Pública Comutada.

Usar um sistema VoIP hospedado em sua empresa é simples assim. No entanto, para empresas estabelecidas com um sistema telefônico mais sofisticado, existem necessidades diferentes.

Se o escritório usar um PBX, você provavelmente também pagará por linhas telefônicas troncalizadas. Essas linhas troncalizadas atendem chamadas de voz do PBX para a companhia telefônica – e não são baratas!

Entroncamento SIP para sistemas telefônicos PBX

Em alguns casos, as empresas ficam presas ao seu sistema telefônico híbrido devido aos custos de substituição de linhas telefônicas com fio em todos os escritórios. Como o VoIP utiliza o Protocolo de Iniciação de Sessão , ele pode ser utilizado para estabelecer múltiplas linhas de chamadas pela internet.

Você verá no diagrama abaixo que os troncos SIP aceitam chamadas do provedor VoIP. As chamadas de entrada e saída são canalizadas da mesma maneira até chegarem ao local da empresa e serem conectadas a um PBX.

Como os interruptores de circuito analógico da velha escola, o “tronco” atua como um interruptor para controlar e canalizar dados.

O benefício mais significativo para grandes e pequenas empresas é ter um sistema telefônico com fio no local. O SIP Trunking permite combinar sistemas telefônicos analógicos e novas soluções VoIP para eliminar redundância.

O SIP Trunking fornece vários canais de serviço de voz sob demanda para qualquer PBX baseado em IP.

Um tronco SIP pode ser medido ou não medido por US$ 15 a US$ 25 por mês. Eles também não são muito difíceis de configurar. Basta fornecer o nome de usuário e a senha SIP do seu PABX.

Dispositivos móveis e conectividade Wi-Fi

Graças à ascensão meteórica dos dispositivos móveis no local de trabalho, a comunicação unificada é um requisito.

Os funcionários não estão mais presos às suas mesas. Os guerreiros em trânsito e a equipe remota podem atender chamadas comerciais usando nada mais do que um aplicativo VoIP para seus smartphones.

Em alguns escritórios, a Ethernet pode não ser uma opção prática. A velocidade do Wi-Fi melhorou substancialmente, o que abriu caminho para chamadas por Wi-Fi .

Fique de olho na utilização da largura de banda do congestionamento da rede. Talvez seja necessário ajustar algumas configurações de rede para obter o desempenho ideal.

Leia também nosso Guia de solução de problemas de VoIP para resolver esses problemas de uma vez por todas.

Principais recursos do telefone VoIP

Além de algumas grandes economias de custos, os amplos recursos do telefone são outra motivação importante pela qual tantas empresas mudam para o VoIP.

Aqui estão os principais recursos oferecidos em um sistema telefônico VoIP:

Gerenciamento de chamadas:

• Distribuição Automática de Chamadas (ACD): Encaminha as chamadas para os agentes disponíveis com base em critérios predefinidos, garantindo um tratamento eficiente e tempos de resposta mais rápidos.
• Resposta de voz interativa (IVR): orienta os chamadores através de menus automatizados, reduzindo o tempo de espera e direcionando-os para o recurso certo.
• Gravação e análise de chamadas: registra chamadas para treinamento, garantia de qualidade e resolução de disputas. As análises fornecem insights sobre padrões de chamadas e desempenho do agente.
• Whisper Coaching: permite que os supervisores treinem os agentes de forma privada durante chamadas ao vivo, melhorando o treinamento e a satisfação do cliente.

Colaboração e mobilidade:

• Videoconferência: conecte-se pessoalmente com colegas ou clientes, independentemente da localização.
• Correio de voz para e-mail: receba mensagens de correio de voz em sua caixa de entrada. Ouça mensagens de voz e responda por e-mail.
• Softphones: Faça e receba chamadas de qualquer dispositivo com conexão à Internet, promovendo flexibilidade no trabalho remoto.
• Presença em tempo real: veja quem está disponível para receber chamadas e mensagens de chat. As atualizações de status ao vivo são precisas e diretas.
• Clique para ligar: inicie chamadas diretamente de páginas da web ou sistemas de CRM, agilizando o fluxo de trabalho e melhorando o alcance de vendas.

Integração e personalização:

• Integração CRM: Sincroniza dados de chamadas com software CRM, fornecendo uma visão completa das interações com o cliente.
• Mensagens instantâneas : envie e receba mensagens de texto de clientes. Perfeito para atualizações rápidas e lembretes de compromissos.
• Planos de discagem personalizados: configure o roteamento de chamadas com base em necessidades específicas, como roteamento de chamadas internacionais para linhas designadas.
• Acesso API: Os desenvolvedores podem integrar funcionalidades VoIP em aplicativos e software personalizados.

Principais benefícios do uso de VoIP

O VoIP oferece às empresas um serviço telefônico confiável e não custa muito.

Aqui estão alguns dos principais benefícios de mudar para VoIP:

1. Economia de custos

O VoIP pode reduzir substancialmente as contas telefônicas em comparação com os sistemas fixos tradicionais. As chamadas VoIP são feitas pela Internet, portanto não há cobrança por minuto.

As chamadas internacionais também são muito mais baratas para VoIP. Essas economias se somam, potencialmente reduzindo as contas telefônicas pela metade a cada mês.

2. Flexibilidade

Com o VoIP, as empresas podem hospedar seu sistema telefônico na nuvem, em vez de precisar de hardware volumoso no local. Isso permite aos funcionários a flexibilidade de fazer ou receber chamadas de qualquer lugar com conexão à Internet. As chamadas podem ser encaminhadas para celulares ou locais remotos.

3. Recursos avançados

O VoIP inclui um conjunto completo de recursos de chamada avançados, como atendimento automático, roteamento de chamadas encontre-me/siga-me, gravação de chamadas, correio de voz enviado para e-mail, chamadas em conferência e muito mais.

4. Escalabilidade

O serviço telefônico em nuvem é dimensionado perfeitamente à medida que a empresa cresce. É fácil adicionar ramais ou linhas em seu escritório ou locais remotos. Isso ajuda a facilitar a abertura de novos locais ou a permissão para que mais funcionários trabalhem em casa.

5. Melhor gerenciamento e análise de chamadas

Os sistemas VoIP fornecem dados excelentes sobre volume de chamadas, horários do dia, distribuição de chamadas e padrões. Isso ajuda as empresas a compreender os tempos de tráfego mais elevados para que possam ter uma equipe melhor para atender às necessidades dos clientes.

A análise fornece insights para melhorar as operações.

Requisitos do sistema de telefone VoIP

Está pensando em instalar um sistema telefônico VoIP em sua empresa? Aqui está todo o equipamento que você precisa para garantir que seu negócio esteja pronto.

️ Ferragens

Modem e roteador: São os gateways para a internet, permitindo que seu sistema VoIP envie e receba dados. Escolha um modem e roteador confiável que possa lidar com o volume de chamadas e o uso da Internet.

Telefones SIP : Todos os telefones VoIP são telefones SIP e vice-versa. Eles estabelecem chamadas usando um provedor de serviços VoIP. Nextiva oferece uma ampla variedade de telefones fixos VoIP que oferecem muitas funcionalidades para pequenas empresas e grandes empresas.

Softphones : Se você não precisa de um telefone tradicional, basta baixar um softphone para fazer chamadas VoIP usando seu celular, laptop ou desktop. Esses aplicativos VoIP mantêm seu identificador de chamadas separado porque os dados de voz são tratados diretamente por meio de seu provedor de VoIP.

Fones de ouvido: são opcionais, mas altamente recomendados para chamadas com viva-voz e melhor qualidade de áudio. Escolha fones de ouvido confortáveis ​​com bom cancelamento de ruído se o ambiente for barulhento.

Adaptadores de telefone analógico (opcional) : Para os resistentes aos telefones analógicos, não tenha medo. Com um ATA , você pode adaptar seus telefones para que funcionem corretamente por VoIP. Eles podem não ter todos os recursos de conferência disponíveis, mas oferecem um serviço confiável.

conexão de internet

Uma boa conexão com a Internet é crucial para a qualidade das chamadas VoIP. Procure velocidades mínimas de download e upload de 100 Mbps para desempenho ideal. Considere a Internet de fibra óptica para obter a conexão mais confiável.

Largura de banda

As chamadas VoIP exigem menos largura de banda do que o streaming de vídeo, mas você ainda precisa do suficiente para lidar com o volume da chamada sem interrupções ou quedas de chamadas.

Calcule a largura de banda necessária com base no número de chamadas simultâneas que você espera e nas recomendações do seu provedor de serviços de Internet (ISP). A largura de banda padrão necessária para VoIP é de 100 Kbps por dispositivo.

Verifique a qualidade da sua conexão com nosso teste gratuito de velocidade VoIP.

Programas

Provedor de serviços VoIP: escolha um serviço de telefone VoIP confiável que ofereça os recursos de que você precisa, como encaminhamento de chamadas, correio de voz e atendedores automáticos.

Software de provisionamento: Seu provedor de serviços VoIP provavelmente fornecerá software para provisionar seus telefones e configurar seu sistema.

Selecionando o sistema telefônico VoIP correto

Escolher o VoIP empresarial certo é fundamental para manter um alto padrão de comunicações e operações empresariais.

Além de apenas comparar recursos técnicos, você deseja um parceiro confiável que ofereça uma configuração tranquila, suporte contínuo de qualidade e estabilidade financeira para fornecer um sistema de comunicação nos próximos anos.

Os principais fatores a serem avaliados em sua decisão de compra de VoIP incluem:

• Custos totais – investimento inicial e taxas mensais contínuas
• Tempo de atividade da rede e garantias de qualidade de chamada
• Profundidade do suporte ao cliente e recursos de treinamento
• Histórico e situação financeira da empresa
• Facilidade de uso — interfaces e ferramentas simples
• Satisfação do cliente – análises e estudos de caso

Um sistema telefônico comercial como o Nextiva atende e excede esses critérios. Notícias dos EUA concedeu ao Nextiva o segundo lugar em sua classificação de Melhores Sistemas Telefônicos Empresariais de 2024, elogiando sua escalabilidade e integração perfeita com aplicativos de negócios populares.

Ao escolher o Nextiva, você escolhe um parceiro confiável que o ajuda a fazer uma transição perfeita para VoIP e a lidar com todos os seus problemas de comunicação ao longo do caminho.

Perguntas frequentes sobre VoIP