Como decidir se o Hot Desking é adequado para o seu negócio
Publicados: 2022-10-24
Algumas pessoas adoram.
Algumas pessoas odeiam.
O hot desking em seu escritório pode ser de duas maneiras. Ou em algum lugar no meio.
Então, qual é a chave para uma implementação bem-sucedida do hot desking?
Preparação.
Neste guia, apresentamos tudo o que você precisa saber antes de tomar uma decisão sobre a implementação de um ambiente de hot desk em sua empresa.
- O que é mesa quente?
- Qual é a diferença entre hot desking e compartilhamento de mesa?
- O hot desk é uma boa ideia?
- Vantagens e desvantagens do hot desk
- Quais empresas usam hot desking?
- Como você faz o trabalho de mesa quente?
Vamos começar bem no início.
O hot desking é uma configuração de ambientes de mesa de escritório onde qualquer pessoa com login pode chegar e trabalhar sem um assento pré-atribuído.
É diferente de um ambiente de escritório típico, onde todos têm uma mesa designada.
Os membros da equipe podem chegar em qualquer dia, geralmente sem reservar uma mesa, e trabalhar lá pelo tempo que precisarem.
Você pode ver uma área de hot desk atribuída a departamentos específicos. Isso significa que qualquer vendedor, por exemplo, que costuma sair para atender clientes, pode comparecer ao escritório e sentar-se perto de seus colegas.
Se eles não estiverem no escritório 50% da semana, não há necessidade de eles terem uma mesa designada.
Um ambiente típico de hot desking inclui:
- Um telefone de mesa.
- Uma estação de acoplamento para PC ou laptop (que pode ter um softphone em vez de um telefone de mesa).
- Um monitor.
- Tomadas de energia para conectar outros dispositivos.
Fora desses itens básicos na mesa, um escritório de hot desk geralmente incorpora salas de reuniões reserváveis, uma impressora comum e outras instalações de escritório compartilhadas.
Por que é chamado de hot desk?
O termo hot desking é baseado no ditado “hot seat”. Isso é usado para convidados em programas de rádio ou TV onde eles são o ponto focal do programa por um período limitado de tempo.
Muitas vezes, eles recebem perguntas desconfortáveis ou rápidas e depois saem. O curto espaço de tempo torna o assento “quente”.
Pense em encontros rápidos ou jogando batata quente. Nenhuma das atividades dura muito, tornando as duas “quentes”.
Embora você não precise desistir de seu assento imediatamente, você deve limpá-lo no final do dia para que o ambiente de hot desk de amanhã seja redefinido e qualquer pessoa possa escolher onde se sentar.
Observação : algumas organizações usaram políticas de reserva de mesa ou compartilhamento de mesa para gerenciar hot desks semipermanentes.
Qual é a diferença entre hot desking e compartilhamento de mesa?
É importante entender que hot desking não é compartilhamento de mesa.
O compartilhamento de mesa é simplesmente dividir o uso de uma mesa específica entre pessoas específicas.
| Mesa quente | Compartilhamento de mesa |
| Mesas gratuitas para qualquer um usar | Mesas divididas entre duas ou três pessoas |
| Todos limpam o espaço da mesa após o uso | Pode deixar a papelada para entrega |
| Áreas comuns para funcionários ou membros | Área dedicada para departamentos |
Por exemplo, Mohammed pode usar a mesa de que precisa durante o dia e Julie pode usar essa mesma mesa quando assumir o turno da noite.
Efetivamente, Mohammed e Julie têm espaços de trabalho dedicados durante seus respectivos turnos; mas eles estão literalmente compartilhando a mesma mesa.
Hot desking significa que o balcão 123 em Londres é gratuito para qualquer pessoa .
Aqui está um exemplo básico de hot desking em ação:
- Segunda- feira : Mohammed chega ao trabalho e entra na mesa 123 do escritório de Londres.
- Terça -feira: Mohammed voa para o escritório de São Francisco e usa a mesa 456. Em Londres, Julie agora está usando a mesa 123.
- Quarta -feira: Julie usa a mesa 123 em Londres novamente. Mohammed está voando de volta para Londres, então não precisa de uma mesa.
- Quinta -feira: Barry chega cedo ao trabalho e entra na mesa 123 em Londres. Mohammed e Julie encontram mesas alternativas gratuitas.
- Sexta -feira: 50% do escritório trabalha em casa. Nem Barry, Mohammed ou Julie estão no escritório. As mesas são gratuitas para qualquer um usar.
O compartilhamento de mesa é ideal para turnos divididos dentro do mesmo negócio. Por exemplo, um call center que oferece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Todos os agentes precisam de uma mesa, mas não ao mesmo tempo.
O hot desking é mais adequado para três casos de uso principais:
- Edifícios compartilhados com áreas comuns e espaços de trabalho para diferentes negócios. Pense em um WeWork ou campus universitário.
- Grandes empresas com funcionários que vêm e vão em padrões irregulares. Equipes de vendas que estão frequentemente viajando ou funcionários que dividem seu tempo entre casa e escritório.
- Pequenas empresas que não precisam de grandes imóveis. Se você tiver apenas 20 funcionários e apenas 10 no escritório ao mesmo tempo, reduza o espaço na mesa e economize nos custos.
O hot desk é uma boa ideia?
Dependendo do layout do seu escritório, o hot desking pode ser transformador ou difícil.
Se você administra um prédio compartilhado, como um WeWork, o hot desking é uma ótima ideia. Qualquer ocupante pode chegar e fazer login em uma mesa com tudo o que precisa para começar a trabalhar.
Mesmo quando uma empresa contrata um escritório inteiro, você pode fornecer um ambiente de hot desk dentro desse espaço. Se todos os funcionários frequentassem o escritório todos os dias, essa empresa provavelmente alugaria seu próprio escritório em vez de um WeWork.
Isso torna o hot desking o ajuste perfeito.
Se você administra um prédio com apenas um negócio, o hot desking ainda pode funcionar. Na verdade, o hot desking está se tornando mais comum, pois nem todo mundo precisa mais ir ao escritório.
Seja você um funcionário da linha de frente que aparece uma vez por semana ou um funcionário do conhecimento que trabalha em casa, a menos que haja uma reunião importante, você precisa de uma mesa, mas não o tempo todo.
É aqui que o hot desking se destaca.
Ao considerar o hot desking, tenha em mente estas coisas importantes:
- As pessoas trabalham em casa regularmente?
- O espaço será usado se você criar uma área de hot desk dedicada?
- Você precisa de espaço para todos os seus funcionários no hot desk no mesmo dia?
- Quanto dinheiro você economizará implementando o hot desking em comparação com a reserva de um espaço não utilizado para cada funcionário?
Vantagens e desvantagens do hot desk
Embora as vantagens do hot desking sejam claras, é correto destacar também algumas desvantagens consideradas.
| Vantagens do hot desk | Desvantagens do hot desk |
| Permite o trabalho híbrido | Pode causar problemas de planejamento de capacidade se não for bem gerenciado |
| Aumenta a produtividade | Os humanos resistem à mudança |
| Incentiva uma política de mesa arrumada | Falta de toque pessoal |
| Todo mundo tem um assento, se necessário | Mesa sobrecarregada |
| Reduz custos | Limpeza regular |
| Conheça e socialize com novos funcionários | Pode não se sentar ao lado da melhor amiga do trabalho |
Embora a falta de toque pessoal muitas vezes pareça uma desvantagem, estudos mostram que uma configuração de mesa minimalista é mais produtiva.
Os princípios 5S Lean Six Sigma, por exemplo, sugerem que você deve criar e manter um ambiente de trabalho organizado para prosperar.
Os 5S' são:
- Ordenar : remova a desordem e itens não essenciais.
- Endireitar : itens essenciais armazenados em seu lugar correto.
- Esfregar : manter tudo que você tem em sua mesa limpo e arrumado.
- Padronize : documente e compartilhe planos para quaisquer alterações em seu local de trabalho.
- Sustentar : fazer dos primeiros quatro S' um hábito.
Aplicá-los a qualquer ambiente de trabalho é produtivo. O hot desking reforça essa mentalidade para que ninguém confunda sua mesa dia após dia.
Quais empresas usam hot desking?
Sejam pequenas empresas com 10 a 20 funcionários ou conglomerados gigantes, todos os tipos de empresas usaram hot desking.
A Maersk, a maior empresa de transporte do mundo, com mais de 80.000 funcionários, possui mais de 100 locais em todo o mundo. Em seu escritório em Maidenhead, no Reino Unido, há seis andares, todos com recursos de hot desking. Cada equipe, ou bloco de equipes, recebe um andar designado para que os departamentos fiquem próximos uns dos outros, se necessário.
Embora haja um conjunto estático de mesas para a equipe interna de TI, o restante do andar está aberto para que qualquer pessoa ocupe um novo assento a cada dia. Salas de reuniões e escritórios privativos são usados ao redor do perímetro de cada andar.
No outro extremo da escala, a StableLogic, uma empresa de consultoria em tecnologia com cerca de 20 funcionários, dividiu um espaço de escritório em um prédio da Regus.
Embora a maioria dos consultores passe algum tempo nas instalações dos clientes, quando eles retornam ao prédio da Regus, eles têm a opção de fazer hot desk em seu escritório particular ou sentar em uma área comum e fazer login em um telefone gratuito.
Outras empresas conhecidas que usam hot desking incluem:
- Deloitte
- Microsoft
- Crédito Suiço
- Citigroup
- LEGO
- Banco Nacional da Austrália
Também vemos hot desks em organizações de coworking como WeWork, Regus e Green Desk.
Como você faz o trabalho de mesa quente?
Hot desking é um pouco uma experiência pessoal. Mas você pode aplicar alguma lógica básica para tornar o hot desking um sucesso em seu negócio:
- Escolha o pacote de tecnologia certo.
- Deixe claro quais áreas já estão reservadas.
- Informe a equipe sobre os benefícios que o hot desking trará.
- Documente as instruções de entrada/saída e torne-as públicas.
- Comunique-se quando estiver mudando para hot desking.
- Lembre-se de que nem todos os lugares precisam ter mesas quentes.
- Use um sistema de reservas para equipes que precisam sentar juntas.
- Use áreas comuns e salas de reunião para colaboração em grupo.
- Crie um conjunto de regras da casa para que todos saibam o que esperar.
- Planeje aumentar a capacidade quando grandes reuniões forem agendadas.
- Abrace o trabalho remoto para que as mesas quentes não se tornem mesas permanentes.
- Permitir personalização temporária (limpar no final do dia ou após a reserva).
A melhor política de hot desking é inútil se a tecnologia que a suporta não for a melhor da categoria.
Garanta que os PCs ou estações de acoplamento estejam atualizados e possam lidar com cargas de trabalho de diferentes tipos de trabalho.
Certifique-se de que eles tenham softphones instalados ou que você forneça aparelhos físicos.
À medida que entramos na era das comunicações que priorizam a nuvem, você desejará um sistema de telefonia na nuvem (VoIP) alimentando seus hot desks.
Passe algum tempo na cultura e nas políticas e escolha o provedor de tecnologia certo.
Se o hot desking for adequado para o seu negócio, certifique-se de que ele seja compatível com o Melhor Sistema de Telefonia VoIP de 2022.