VoIP compatível com HIPAA: por que é essencial proteger a privacidade do paciente

No setor de saúde de alto risco, onde os dados dos pacientes são mais valiosos do que as informações do cartão de crédito, proteger o seu negócio contra ameaças cibernéticas não é apenas sensato; é obrigatório.

À medida que as organizações de saúde mudam para comunicações baseadas em nuvem, como Voice over Internet Protocol (VoIP), compreender e implementar os detalhes mais sutis da conformidade com a HIPAA não é negociável.

Estamos aqui para orientá-lo nos principais aspectos dos serviços VoIP compatíveis com HIPAA, ajudando você a manter os mais altos padrões de privacidade, evitar grandes penalidades e construir a confiança de seus pacientes e fornecedores por meio de segurança aprimorada de dados.

O que é HIPAA e quem deve cumprir?

Promulgada pelo Congresso dos EUA em 1996, a HIPAA é a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde. Defende a confidencialidade e a segurança dos cuidados de saúde privados e das informações dos pacientes em todas as suas formas, especialmente eletronicamente.

É aqui que os serviços VoIP prontos para HIPAA se tornam relevantes.

Toda a tecnologia VoIP utilizada no setor de saúde deve estar em conformidade com os padrões HIPAA, garantindo que as informações dos pacientes compartilhadas nessas plataformas permaneçam seguras e confidenciais.

Mas quem precisa cumprir? Qualquer organização que gerencie informações eletrônicas de saúde protegidas (ePHI ou PHI). Isso inclui prestadores de serviços de saúde e câmaras de compensação, planos de saúde e todas as empresas associadas.

Mais importante ainda, a conformidade com a HIPAA não é opcional.

É um requisito legal e é aplicado principalmente pelo Escritório de Direitos Civis (OCR) do Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA.

Ao aderir aos padrões HIPAA, os prestadores de cuidados de saúde defendem a integridade do setor de saúde e protegem as informações dos pacientes que podem ser facilmente usadas para cometer crimes como roubo de identidade.

Tipos de comunicações abrangidas

A conformidade com a HIPAA abrange um amplo espectro de comunicação. Aqui estão sugestões de abordagens para canais populares de comunicação de saúde.

• Chamadas telefônicas: A HIPAA exige que todas as chamadas telefônicas, especialmente conversas VoIP, sejam seguras e confidenciais ao discutir PHI. Implemente criptografia em seu sistema telefônico VoIP para evitar acesso não autorizado.
• Mensagens de texto SMS: As mensagens de texto contendo PHI devem ser criptografadas e enviadas por uma rede protegida. O remetente também deve garantir que o destinatário esteja autorizado a receber tais informações.
• Faxes: Fax sobre VoIP envolve a transmissão e recepção de faxes através de uma rede IP, em vez de usar o serviço telefônico público tradicional. A conformidade com a HIPAA para faxes eletrônicos deve ser criptografada, armazenada com segurança e não acessível a indivíduos não autorizados.
• Comunicação da equipe: inclui comunicação interna, como e-mail, mensagens instantâneas e outras ferramentas de colaboração digital. A regulamentação HIPAA exige que essas ferramentas sejam seguras e que as PHI sejam acessíveis apenas por pessoal autorizado. Auditorias devem ser realizadas para rastrear controles de acesso e compartilhamento de PHI dentro das equipes. Os registros de auditoria também devem ser mantidos em arquivo.
• Videoconferência: À medida que a popularidade da telessaúde cresce, a HIPAA espera que as ferramentas de videoconferência sigam certas condições de segurança, incluindo criptografia ponta a ponta e autenticação segura do usuário, e que qualquer PHI discutida não seja interceptada ou acessada por partes não autorizadas.
• Mensagens de correio de voz: a HIPAA também se estende a mensagens de correio de voz. Os sistemas de correio de voz devem ser seguros e o acesso deve ser controlado e restrito apenas ao pessoal autorizado. As PHI transmitidas pelo correio de voz também devem ser criptografadas.

Riscos de não conformidade

As consequências comerciais do descumprimento vão além das multas, podendo causar danos de longo prazo à sua reputação. Uma violação da privacidade do paciente pode resultar em uma crise de relações públicas e em ações judiciais que podem afetar gravemente a sua situação financeira como empresa.

Os exemplos mais comuns de violações da HIPAA incluem falta de criptografia, invasão, acesso não autorizado, perda ou roubo de um dispositivo da empresa, descarte de PHI e acesso a PHI de um local não seguro.

Leve a sério a conformidade com a HIPAA para evitar as penalidades a seguir.

Multas: as violações da HIPAA são categorizadas por nível, com multas começando em US$ 137 e chegando a US$ 2 milhões.

As violações de nível 1 variam de US$ 100 a US$ 50.000, até um máximo de US$ 25.000 por ano.

O nível mais severo de penalidades HIPAA começa em US$ 50.000 por violação, até um máximo de aproximadamente US$ 2,1 milhões por ano, com multas mudando a cada ano para compensar ajustes de custo de vida.

Casos recentes de violações da HIPAA e multas associadas podem ser encontrados aqui .

As penalidades civis da HIPAA são emitidas para indivíduos que não cometeram a violação com qualquer intenção maliciosa. As penalidades criminais, por sua vez, são aplicadas a indivíduos se a violação tiver sido cometida com intenção criminosa.

Má experiência do cliente

Os pacientes que sentem que as suas informações pessoais de saúde não estão a ser tratadas de forma segura ou confidencial têm dificuldade em confiar nos seus prestadores de cuidados de saúde. Isto pode afectar as taxas de retenção de pacientes e diminuir a sua vontade de partilhar informações necessárias para um tratamento eficaz.

Reputação da marca prejudicada

As violações da HIPAA se espalham rapidamente e muitas vezes resultam em publicidade negativa. O manuseio incorreto de dados de pacientes pode prejudicar rapidamente sua reputação como prestador de serviços de saúde confiável e afetar negativamente a percepção do público sobre sua empresa em relação à confiabilidade, confiabilidade e integridade geral.

Ações judiciais e acordos financeiros

O não cumprimento da HIPAA pode levar a ações legais por parte de pacientes ou grupos afetados. As ações judiciais envolvem honorários advocatícios dispendiosos e possíveis acordos e desviam tempo e recursos significativos do seu negócio de saúde.

A maioria das multas por violação vem de acordos. Além disso, uma batalha jurídica pública apenas manchará ainda mais a sua reputação e credibilidade no espaço da saúde.

Mantendo-se à frente da conformidade com a HIPAA

Implemente as etapas a seguir para ajudar sua equipe a permanecer em conformidade com a HIPAA durante a comunicação diária em seu negócio de saúde.

A manutenção desses padrões demonstra o seu compromisso com a privacidade do paciente e cria uma cultura de conformidade e respeito que se espalha por todos os níveis da sua organização.

Execute um acordo de parceria comercial (BAA): Implemente um BAA com todos os fornecedores que lidam com suas PHI. Este acordo é um documento juridicamente vinculativo que garante a privacidade e a segurança das PHI, conforme exigido pela HIPAA.

Criptografe suas comunicações: a criptografia é um componente não negociável da conformidade com HIPAA. Todas as formas de comunicação eletrônica contendo PHI, incluindo e-mails, mensagens de texto e chamadas VoIP, devem ser criptografadas para evitar acesso não autorizado durante a transmissão.

Use ferramentas de comunicação empresarial aprovadas: A escolha de plataformas e ferramentas de comunicação compatíveis com HIPAA garante que os dados do seu paciente permaneçam seguros e privados durante todos os pontos de transmissão. Essas ferramentas apresentam segurança integrada que atende às diretrizes da HIPAA.

Mantenha registros de chamadas precisos: é essencial manter registros detalhados de todas as comunicações de PHI. A HIPAA exige que você mantenha registros da comunicação, juntamente com detalhes contextuais, como data, hora e partes envolvidas.

Desative recursos não compatíveis: se sua plataforma de comunicação incluir recursos que não sejam compatíveis com HIPAA, desative-os antes de usar. Cuidado com recursos que não criptografam mensagens ou funções de gravação de chamadas que não atendem aos padrões HIPAA.

Eduque sua equipe: O fato é que funcionários negligentes são responsáveis ​​por 61% das violações de dados na área da saúde. Certifique-se de que seus profissionais de saúde permaneçam atualizados sobre os padrões HIPAA e atualizações anuais.

A HIPAA deverá introduzir requisitos de segurança cibernética mais rigorosos em 2024. Estas mudanças visam enfrentar as ameaças crescentes no setor da saúde e garantir a proteção das informações dos pacientes.

Para se preparar para estas mudanças, a sua equipa deve começar por rever os protocolos atuais de segurança cibernética e privacidade e identificar áreas que necessitam de reforço.

Investir em treinamento e educação ajuda sua equipe a compreender a importância da HIPAA e a usar as ferramentas de comunicação corretamente.

Finalmente, uma vez que os ataques de phishing foram responsáveis ​​por 45% de todas as violações de dados de saúde em 2021, é essencial treinar sua equipe para reconhecer e reportar adequadamente esses incidentes.

VoIP compatível com HIPAA: a melhor plataforma de comunicação para saúde chegou

Dada a natureza sensível das comunicações de saúde, é essencial uma solução robusta, segura e confiável. Os serviços VoIP compatíveis com HIPAA da Nextiva se destacam como uma solução escalonável para muitos consultórios médicos na América do Norte.

Para comunicações unificadas, seguras e escalonáveis ​​adaptadas especificamente para o setor de saúde e HIPAA, saiba mais sobre as soluções VoIP da Nextiva para saúde .

Olhando para o futuro, a integração tecnológica nos cuidados de saúde não mostra sinais de abrandamento.

Com novas tecnologias, como a IA, destinadas a remodelar ainda mais os cuidados de saúde, a necessidade de proteger os dados dos pacientes em todas as plataformas, reconhecer os riscos de incumprimento e permanecer ativamente à frente com estratégias abrangentes nunca foi tão importante.

Os prestadores de serviços de saúde devem ser proativos no cumprimento das regulamentações atuais e na preparação para futuros avanços e desafios na proteção de dados dos pacientes. É a chave para manter a confiança e defender os mais altos padrões do setor de saúde.

Perguntas frequentes