Um guia de início rápido para gerenciar equipes remotas de design e criação da Web

Com mais da metade de 2021 para trás, você foi inundado com um fluxo de conteúdo relacionado ao mundo das forças de trabalho remotas e híbridas e, é claro, uma pitada saudável da frase “tempos sem precedentes”.

Vamos dar um zoom em um tipo de equipe que teve como resultado um dos maiores aumentos em seu trabalho — web design.

Neste blog, forneceremos um guia de início rápido para gerenciar uma equipe remota de web design e como usar as ferramentas de gerenciamento de projetos para enfrentar alguns de seus maiores desafios.

Mesmo antes do surto de pandemia de 2020, os sites já eram procurados, seja para novos negócios ou, inversamente, para reformular a estratégia de marketing dos negócios existentes.
Um número significativo de empresas mudou para o online em 2020. GoDaddy, a principal plataforma de hospedagem na web, registrou um aumento de 48% em novos assinantes pagantes de fevereiro a abril, com quase 17% de participação no mercado.

Isso marcou o início de uma tendência contínua que está causando ondas na força de trabalho. Para acompanhar a demanda por criação de sites, design e todas as necessidades de marketing digital, a necessidade de web designers e equipes de suporte também está crescendo. De acordo com o Bureau of Labor Statistics dos EUA, a perspectiva de emprego para desenvolvedores web e designers digitais para os próximos dez anos é de 8%, muito mais rápido que a média.

Uma equipe de web ou equipe de web design e criação requer um conjunto impressionante de habilidades e muitas vezes muitos recursos humanos para colaborar de forma eficaz e produzir resultados impressionantes e fáceis de usar.

Entre os membros da equipe, haverá especialistas em tudo, desde estratégia e planejamento, gerenciamento de projetos, design de interface do usuário e design gráfico até tecnologia da Web e produção de sites.

Com cada uma dessas funções, vêm estilos de trabalho e fluxos de trabalho específicos.

Mesclar e gerenciar todos os principais participantes, mantendo uma comunicação clara e sem perder de vista o objetivo, não é uma tarefa fácil de ser realizada. Isso é especialmente verdadeiro se cada membro da equipe ou subequipe depender de um método totalmente exclusivo para planejar, concluir, medir e relatar seu trabalho. Adicione alguns membros da equipe trabalhando internamente, em casa ou freelancers - você tem muito potencial para soluços à frente.

É aí que entram as ferramentas de gerenciamento de projetos. Quando você trabalha com equipes remotas, o software de gerenciamento de projetos on-line é o melhor veículo para reunir todos e seus fluxos de trabalho em um só lugar, minimizando ou eliminando o tempo perdido com falhas de comunicação e tarefas manuais.

Mesmo com a descrição resumida de uma equipe de web design remota, é fácil ver a verdade por trás do velho ditado: “O diabo está nos detalhes”.

Neste guia de início rápido para gerenciar equipes remotas de web design, nosso objetivo é fornecer a você uma base estável para ajudá-lo a avaliar e entender as considerações exclusivas de sua(s) equipe(s). E, é claro, também sugerimos algumas ferramentas e recursos de primeira linha que podem ajudá-lo a iniciar e manter seu sucesso.

Vamos começar.

Seja você um gerente de projeto experiente, membro da equipe ou talvez um especialista em Aquisição de Talentos construindo uma equipe remota de web design, é importante ter uma visão clara e entender com quem e com o que você está trabalhando. Comece fazendo a si mesmo estas perguntas que podem ajudá-lo a traçar sua estratégia:

• Quanta experiência cada membro da equipe traz para a mesa? Você está trabalhando principalmente com profissionais juniores, de nível médio ou sênior?
  
  
• Quantos pontos de contato você planeja ter com outras equipes da organização? Os redatores estarão em contato direto com os web designers? Quais caminhos para comunicação e aprovação estão em vigor antes de adicioná-los a uma página da web?

• Quais ferramentas são essenciais para o sucesso da sua equipe de web design? Esse tipo de pergunta pode ajudá-lo a decidir ou restringir sua pilha de tecnologia existente.

• Quais são as responsabilidades, cronograma e capacidade de trabalho de cada membro da equipe? Essas três áreas podem ser altamente afetadas pelo trabalho remoto, e é crucial que essas informações possam ser compreendidas por todos os membros da equipe e até mesmo acessíveis à primeira vista.

Certamente há mais perguntas que você pode fazer e avaliar. Ainda assim, eles podem criar uma estrutura para desenvolver fluxos de trabalho eficazes e determinar a melhor ferramenta de gerenciamento de projeto para sua equipe de web design, que abordaremos com mais detalhes na próxima seção.

Uma das funções mais importantes do design é resolver problemas para os usuários de maneira criativa — isso pode ser um desafio extra no caso de equipes de design remotas. Reuniões e sincronizações apresentam uma oportunidade para ampliar a imaginação dos colegas de equipe e desenvolver sistemas essenciais para o sucesso.

Como isso pode ser alcançado sem salas de reunião, quadros brancos e o conforto de reuniões face a face? Aqui estão algumas coisas para manter em mente:

• Inclua as pessoas certas, não todas as pessoas . Se sua equipe ou organização entrou em um ambiente de trabalho remoto ou híbrido, o número de horas dedicadas às reuniões certamente aumentou para todos. Seja estratégico e consciente sobre quem precisa estar em uma reunião real versus com quem você pode compartilhar atualizações no contexto em sua plataforma de fluxo de trabalho dedicada.

• Sempre tenha uma agenda clara, mesmo para sessões de brainstorming . O tempo é ainda mais essencial com a dura realidade da “fadiga do zoom”. Como organizador da reunião, certifique-se de incluir uma breve agenda com o convite da reunião e cumpri-la durante a reunião. Isso ajudará você a “fixar” rapidamente as ideias que surgirem na reunião, mas que devem ser abordadas em outro momento.

• Guarde as videochamadas para as coisas mais importantes . Antes de agendar outra reunião de atualização de status, considere a melhor maneira de comunicá-la em outra plataforma, como um bate-papo ou tópico de atualizações onde todos possam vê-lo. Use reuniões para coisas mais complexas, como explicar um novo processo ou resolver problemas.

• Considere a duração e a frequência de suas reuniões em pé . Embora ter reuniões rápidas diárias possa ser a norma ou tradicional, pense no que é melhor para sua equipe. Por exemplo, Caitlin Wagner, gerente sênior de design da InVision, disse que sua equipe decidiu agitar as coisas: “... Em vez disso, a equipe estabeleceu uma cadência de 30 minutos de stand-ups na segunda/quarta-feira, críticas de design de uma hora na terça/quinta-feira, e uma “meia hora feliz” às sextas-feiras para falar sobre tópicos decididamente não relacionados ao trabalho.

O trabalho remoto pode destacar problemas no local de trabalho ou servir como uma oportunidade para fortalecer ou desenvolver uma cultura empresarial existente. Como gerente de design remoto, você tem a oportunidade de ser uma extensão disso enquanto gerencia sua equipe. Algumas maneiras de promover uma cultura positiva de trabalho remoto são:

• Organizar workshops e hackathons . É importante agendar sessões fora do trabalho de rotina para ajudar sua equipe a aprimorar novas habilidades, solucionar problemas ou até mesmo dedicar tempo a um projeto ou iniciativa que está em segundo plano há algum tempo. Para torná-los mais envolventes, você pode convidar um palestrante convidado ou fazer com que um dos membros da equipe planeje as sessões. Essas atividades também refletirão o interesse de sua organização no desenvolvimento profissional e pessoal de seus funcionários.

• Faça uma integração virtual de alto nível . Às vezes, ingressar em uma nova equipe remotamente pode deixar os novos contratados desconfortáveis, fora do circuito ou sobrecarregados. Aqui estão seis práticas recomendadas para uma integração virtual excelente:
  • Comece a experiência de integração antes do primeiro dia . É essencial fazer com que seus novos contratados se sintam bem-vindos antes de “fazer login” pela primeira vez. Considere enviar um pacote de boas-vindas com materiais como manuais da empresa, uma primeira olhada no plano de integração e brindes da empresa.
  • Tenha um cronograma de integração e um guia de recursos preparados . Torne a primeira ou a segunda semana dos novos contratados o mais tranquila possível com um plano que descreva tudo para eles, quem eles encontrarão, informações importantes e recursos com os quais eles devem começar a se familiarizar. Na monday.com, cada novo contratado tem um quadro especial de integração com esses tipos de materiais.

• • Atribua um “amigo”. Atribuir um colega útil que não seja um gerente direto realiza duas coisas ao mesmo tempo - o novo contratado recebe ajuda com entradas e saídas relacionadas ao trabalho e outras coisas e estabelece uma conexão com sua equipe imediatamente. A monday.com também designou amigos para todas as novas contratações.

• • Incorpore-os imediatamente com uma tarefa simples. Um dos principais estressores que os novos contratados podem ter é a sensação de que não sabem no que trabalhar além de seus materiais de leitura e reuniões introdutórias. Além da papelada de RH ou das tarefas de configuração de TI, dê a eles uma tarefa simples que contribua para o objetivo da equipe, para que se sintam envolvidos e criem confiança.

• • Organize sessões de treinamento virtuais. Embora guias escritos e visuais, como decks e manuais, tenham seu lugar, inclua algumas sessões de treinamento ao vivo e gravadas para seus novos contratados - especialmente quando se trata de usar ferramentas e softwares específicos.

Trabalhar remotamente pode representar um desafio para a liderança quando se trata de navegar em relações de trabalho que não são mais presenciais. Falhas de comunicação e discrepâncias no cronograma de trabalho podem causar verdadeiras dores de cabeça. Aqui estão algumas recomendações:

• Mantenha a comunicação aberta. Informe aos seus colegas de equipe ou relatórios que você está disponível para dúvidas e orientações, além de definir expectativas sobre o que você pode oferecer e quando são os horários e métodos apropriados para isso. Por exemplo, as preocupações com o desenvolvimento profissional durante o trabalho remoto não devem ser um bate-papo do Slack.

• Aumentar o reconhecimento dos funcionários. Com menos ou nenhum tempo de escritório e preocupações com sobrecarga de e-mail, reconhecer os funcionários pode ser algo que é deixado de lado para algumas equipes remotas. Incentivamos você a encontrar maneiras criativas de abordar isso, seja dedicando um canal Slack para comemorações e reconhecimentos ou criando um boletim informativo. Deixar os funcionários saberem que são valorizados é um longo caminho.

• Seja um defensor do equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Certifique-se de deixar claro que o equilíbrio entre vida profissional e pessoal de sua equipe é compreendido e uma prioridade. Você pode liderar pelo exemplo quando se trata de fazer seu próprio horário e ser flexível com os dos outros.

• Evite o microgerenciamento. Gerenciar bem remotamente requer planejamento cuidadoso e confiança. Para ter uma visão mais clara do que sua equipe está trabalhando rapidamente e poder deixar comentários e perguntas, você pode usar um modelo como este da monday.com.

Poderíamos deixar de ser uma ameaça tripla para as estrelas de Hollywood, mas achamos que é melhor fazer isso por equipes remotas inteligentes de design e criação da web. Para iniciar rapidamente novos projetos, aproveitar ao máximo o trabalho existente de sua equipe e garantir consistência e qualidade, recomendamos o uso de um Work OS.

Nem é preciso dizer que web designers e criadores raramente trabalham totalmente sozinhos, com toda a pesquisa e desenvolvimento que entram em um projeto. Um Work OS democratiza o poder do software para que as organizações possam criar facilmente aplicativos e ferramentas de gerenciamento de trabalho que atendam às suas necessidades, em vez de serem limitadas pelos limites das ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos. Aqui estão apenas alguns recursos do monday.com Work OS que são perfeitos para equipes remotas de web design:

• Status ao vivo e atualizações de cronograma: os planos de projetos de design complicados geralmente incluem outras fontes profissionais, como desenvolvedores ou gerentes de produto. O monday.com oferece às equipes a capacidade de atualizar as partes interessadas ou clientes relevantes com o status de cada tarefa e a situação do projeto para ajudar a concretizar os objetivos do projeto.

• Canais separados para cada iteração ou projeto: com os membros da sua equipe de web design trabalhando em diferentes partes de um projeto de diferentes locais ou dispositivos, é crucial separar um projeto em canais - por tópico, datas de iteração ou por quais tarefas devem ser concluídas . Ao ter essas informações e planejar em uma linha do tempo ou calendário que todos possam acessar, há menos espaço para erros e menos desperdício de tempo. Dito isto, você pode gerenciar ativos compartilhados com algo como este modelo de gerenciamento de ativos digitais.
  

• Comunicação contextualizada em tempo real: qualquer processo de web design será moldado pelo compartilhamento de ideias, pensamentos e reflexões com outras pessoas. Seja um cliente ou um membro de sua equipe, você precisa de uma maneira mais organizada de compartilhar referências e ideias para obter feedback.

Na plataforma monday.com, você e qualquer pessoa com acesso ao quadro do seu projeto podem adicionar fotos, vídeos, efeitos sonoros, GIFs e qualquer outra fonte de inspiração que você possa imaginar, diretamente na tarefa em que está trabalhando. monday.com também se integra com suas ferramentas existentes para manter tudo junto. O modelo Planejamento criativo com Adobe Creative Cloud é o favorito da equipe de design porque você pode alinhar suas ferramentas de design e processo de trabalho sincronizando o Adobe CC com seus quadros enquanto delineia projetos, acompanha o progresso e carrega seus arquivos ou ativos perfeitamente para que estejam sempre acessíveis .

• Plataformas de comunicação remota: Embora compartilhar seu trabalho online tenha avançado bastante, certamente existem algumas reuniões e conversas que funcionam melhor pessoalmente ou, no caso de uma equipe remota, em uma videochamada.

As escolhas populares incluem Zoom, Google Hangouts e muito mais, com os quais a monday.com oferece integrações. Seja qual for a sua escolha, torne-o padrão para todos os membros da equipe e certifique-se de sincronizá-lo com os calendários de sua equipe.

Construir e gerenciar uma equipe e projetos de web design bem-sucedidos é um processo que envolve visão de futuro, ação proativa e as ferramentas certas para reunir tudo e todos.

Ao fazer um balanço de seus objetivos e prioridades existentes e futuros, você pode tomar as decisões mais informadas ao escolher suas ferramentas de gerenciamento de projetos mais essenciais, ou seja, uma plataforma de criação de sites e algo como um Work OS.