5 táticas para aumentar suas chances de uma ótima combinação de software

Apenas 27% dos compradores de pequenas empresas compram software que atende ou supera suas expectativas sem concessões. Use essas práticas comprovadas que levam ao sucesso da seleção de software.

Quando é hora de comprar software para sua pequena empresa, o caminho para o sucesso parece claro: identifique um problema e encontre o software que melhor resolva esse problema dentro do seu orçamento. Sob essas circunstâncias simples, toda compra de software deve ser um vencedor, certo?

Mas coloque obstáculos como orçamentos e prioridades variáveis, partes interessadas desengajadas, prazos apertados e informações concorrentes de um número esmagador de fontes, e esse caminho antes claro para o sucesso se torna muito mais incerto.

Como proprietário ou líder de uma pequena empresa, você sabe que o fracasso não é uma opção. Nós não poderíamos concordar mais. Com pouco espaço para erros dispendiosos, cada compra de software precisa ser um sucesso. É por isso que pesquisamos líderes de pequenas empresas sobre seu processo de seleção de software e identificamos cinco táticas que podem aumentar suas chances de uma compra de software bem-sucedida.

Pense nessas cinco táticas como luzes orientadoras que podem iluminar seu caminho para o sucesso e lhe dar confiança em sua decisão final de compra. Se você estiver pronto, continue lendo para aprender a fórmula para encontrar um ótimo software para suas necessidades.

Quão difícil é obter uma Great Match em software de negócios?

Com tantos obstáculos no caminho e um número crescente de opções de software para escolher, encontrar um software que verifique enfaticamente todas as suas caixas não é garantido se você for uma pequena empresa.

Longe disso, na verdade. Em uma pesquisa do Capterra com 1.000 líderes de pequenas empresas que têm influência nas decisões de compra de software, apenas 27% conseguiram garantir o que chamamos de “Great Match” na última compra de software para sua organização (clique aqui para nossa metodologia para determinar um Great Match) Combine):

Em outras palavras, apenas cerca de uma em cada quatro compras de software para pequenas empresas resulta em uma Grande Correspondência: um acordo que atende ou supera as expectativas sem concessões.

É isso! O restante compromete sua visão original ou compra software que não atende às expectativas – levando a mais problemas, compras de software adicionais ou, nos piores casos, compra arrependimento que força as pequenas empresas a recomeçar.

Então, como você se torna um dos poucos que tem sucesso em vez dos muitos que falham? As respostas estão nas cinco táticas que listamos abaixo.

Essas táticas podem ser implementadas em qualquer pequena empresa, independentemente do software que você está comprando ou do seu conhecimento técnico, e podem aumentar sua probabilidade de selecionar um software que satisfaça todas as suas necessidades. Vamos começar.

Tática nº 1: Concentre-se em metas internas em vez de pressões externas

Como parte do Top Technology Trends Survey 2020 do Capterra, pedimos aos compradores de software para pequenas empresas que selecionassem os três principais fatores que desencadearam seu investimento em novas tecnologias. Os resultados mostram que a decisão de compra de software pode vir de uma variedade de motivações diferentes:

Você provavelmente reconhece sua própria motivação para comprar software desta lista. E é essa motivação – seu motivo para comprar software em primeiro lugar – onde os problemas podem começar a acontecer.

Especificamente, descobrimos que quando as empresas se concentram em uma motivação interna com sua compra de software, como aumentar a produtividade ou a eficiência, suas chances de obter uma ótima correspondência estão acima da média. Por outro lado, quando eles se concentram em uma motivação externa , como pressões competitivas, a probabilidade de uma Grande Partida despenca.

Apesar de ser o terceiro fator mais comum que impulsiona as compras de tecnologia de pequenas empresas, as pressões competitivas produzem Grandes Correspondências apenas 9% das vezes.

A razão é simples: ceder às pressões competitivas leva a investimentos de má-fé em software com objetivos mal definidos. Sem uma métrica como produtividade ou eficiência para avaliar com precisão o sucesso, e sem considerar se um determinado investimento em software faz sentido para sua situação comercial exclusiva, a probabilidade de arrependimento de compra é alta.

Tática nº 2: Incentive os influenciadores de decisão a participarem plenamente

É verdade: as pessoas da sua equipe de compra de software têm um impacto significativo no sucesso da compra. Mas talvez não do jeito que você imagina.

Por exemplo, você pode supor que certas funções ou departamentos precisam estar envolvidos. Descobrimos que não é o caso. Se as equipes de seleção incluem membros de TI, RH ou liderança corporativa, isso não tem impacto significativo na probabilidade de garantir uma ótima correspondência.

Em vez disso, o que descobrimos é que o nível de participação e influência de cada membro da equipe de compra de software é muito mais importante. Vejamos cada fator separadamente.

Evite participantes ocasionais que não podem se comprometer totalmente

Perguntamos aos entrevistados quantos participantes ativos (pessoas incluídas em todas ou na maioria das discussões relacionadas à compra de software) e participantes ocasionais (pessoas não envolvidas em discussões regulares que apenas “aparecem” de vez em quando) estavam envolvidos nas decisões de compra de software. Descobrimos que aqueles sem participantes ocasionais tinham melhores chances de garantir um Great Match no software.

O Gartner explica por que participantes ocasionais podem atrapalhar os esforços de compra de software (pesquisa completa disponível para clientes do Gartner):

“Os participantes ocasionais muitas vezes não terão o contexto completo de todas as discussões que ocorreram com os membros da equipe de compras. Como resultado, eles agregam valor limitado ao processo ou podem trazer pontos de vista tendenciosos que desvalorizam o trabalho da equipe do projeto.”

Sempre que possível, incentive a participação ativa de todos os membros de sua equipe de seleção de software. Reagende reuniões e demonstrações conforme necessário para incluir todos e remova membros que não podem se comprometer totalmente com o processo.

Reduzir o número de membros que não têm influência na decisão

Também perguntamos como as equipes de seleção de software se dividem entre tomadores de decisão, influenciadores de decisão e aqueles sem influência na decisão.

O que descobrimos é que quanto menos participantes sem influência na decisão, melhor o resultado. Em nossa pesquisa, os entrevistados que garantiram uma Grande Partida tiveram, em média, um membro a menos sem influência de decisão em sua equipe em comparação com aqueles sem uma Grande Partida.

Essa diferença pode parecer pequena (uma pessoa!), mas com zero influência na decisão final de compra, cada membro extra em sua equipe que não tem influência na decisão atrapalhará o processo de seleção e tornará mais difícil chegar a um consenso.

Tática nº 3: Valide as informações por meio de fontes independentes

À medida que você e sua equipe começam a pesquisar diferentes opções de software, você descobrirá rapidamente que as informações dos fornecedores de software estão em toda parte. Encontre um vídeo de demonstração e o fornecedor provavelmente o produziu. Tente determinar se um produto possui um determinado recurso ou não, e o site do fornecedor provavelmente será o primeiro resultado em sua pesquisa no Google.

Tanto os compradores Great Match quanto os não Great Match em nossa pesquisa confiaram nas informações fornecidas pelo fornecedor durante a pesquisa. Esta informação é importante e, francamente, inevitável. O que separa os compradores do Great Match, no entanto, é que eles dão o passo adicional para validar o que aprendem por meio de fontes independentes.

De acordo com nossas descobertas, os compradores Great Match e não Great Match são quase idênticos em quais fontes eles usam para avaliar fornecedores de software. A única diferença é que os compradores do Great Match têm quase duas vezes mais chances de usar fontes independentes, como avaliações de usuários, especialistas de terceiros e colegas.

A verificação de fornecedores por meio dessas fontes independentes pode ajudar a garantir que sua equipe obtenha informações confiáveis ​​e precisas — informações que não sejam tendenciosas para que você assine na linha pontilhada. Se um fornecedor o orienta em direção a informações independentes (em vez de afastá-lo delas), também é um bom sinal de que ele está confiante de que a qualidade de seu produto fala por si.

Tática nº 4: aproveite os períodos de teste gratuitos

Você pode ler, assistir e digerir toda a pesquisa de software disponível, mas, no final das contas, nada é melhor do que sentar e realmente experimentar o software por si mesmo.

O período de teste gratuito que a maioria dos fornecedores oferece é uma ferramenta inestimável para avaliar suas opções e tomar melhores decisões. Nossa pesquisa confirma isso: os compradores que classificam os períodos de avaliação gratuita como a fonte de informação mais importante para avaliar profundamente os fornecedores de software têm maior probabilidade de garantir uma ótima correspondência.

Isso não é tudo. Quando os entrevistados disseram que os testes gratuitos geralmente despertou seu interesse em um produto ou foram a maior ajuda para incluir um produto em sua lista, isso levou a um sucesso semelhante do Great Match (42% e 41%, respectivamente).

Além de dar à sua equipe a oportunidade de experimentar e aprender como um sistema é fácil de usar, as avaliações gratuitas também são uma das únicas maneiras de testar o software de estresse em uma situação exclusiva da sua pequena empresa. Você pode testar fluxos de trabalho e identificar lacunas de processo para ver como o software funciona no cenário exato em que você planeja usá-lo.

Em suma, não há melhor maneira de avaliar suas opções de software. Use esses testes gratuitos, pessoal!

Tática nº 5: Resista a revisitar sua lista restrita

Depois de pesquisar e discutir as opções de software que parecem promissoras, você e sua equipe reduzirão essas opções a uma lista restrita de fornecedores que merecem uma consideração mais profunda.

Há uma tentação de mexer com sua lista depois de finalizada. Nossa pesquisa é clara: não faça isso. Descobrimos que quanto mais vezes você revisitar sua lista para adicionar mais fornecedores, menor será a probabilidade de obter uma ótima correspondência.

Você pode pensar que está sendo minucioso ao revisitar sua lista, mas na verdade está apenas sendo indeciso.

A adição constante de opções à sua lista restrita não apenas atrasa todo o processo e dá à sua equipe mais fornecedores para avaliar, mas também coloca em dúvida sua lista inicial inicial. Se você está tão tentado a adicionar esses outros fornecedores, você realmente chegou às suas melhores opções?

Aqueles que raramente ou nunca revisitam sua lista podem fazê-lo porque foram minuciosos em sua pesquisa e construíram confiança e consenso suficientes em sua lista para não serem tentados a alterá-la. Esse é o seu objetivo.

O software médio produz resultados médios

Hoje, as pequenas empresas dependem cada vez mais de software para operar e funcionar. O software é uma pedra angular do sucesso de sua empresa tanto quanto seus funcionários ou os produtos e serviços que você vende.

Escolher um novo software que seja apenas OK não levará ao sucesso. É por isso que você precisa de um processo de seleção de software que ofereça sempre o melhor produto para suas necessidades. As cinco táticas que abordamos aqui ajudarão você a fazer exatamente isso:

1. Concentre-se em objetivos internos em vez de pressões externas
2. Incentive a participação ativa de influenciadores de decisão
3. Valide as informações por meio de fontes independentes
4. Aproveite os períodos de teste gratuitos
5. Resista a revisitar sua lista

Para obter mais dicas sobre como se tornar um especialista em compra de software, confira nosso blog “Dicas de compra de software”. Saiba como transformar um fornecedor de software em um parceiro de software, por exemplo, ou quais custos ocultos são realmente incorporados ao preço do software.

Então, se você estiver pronto para começar a comparar opções de software, vá para nossa página inicial para pesquisar, comparar e escolher o software certo com confiança. Comprar software pode ser difícil, mas não precisa ser.

Metodologia de pesquisa

A Capterra Great Software Match Survey 2020 foi realizada em outubro de 2020. Pesquisamos 1.000 trabalhadores em empresas dos EUA com 2-500 funcionários e US$ 1 a US$ 250 milhões em receita anual que: 1) têm uma influência significativa nas compras de tecnologia para sua organização e 2 ) fizeram uma compra de software para sua organização custando pelo menos US$ 500/ano nos últimos 24 meses. Redigimos as perguntas para garantir que cada entrevistado compreendeu completamente o significado e o tópico em questão.

A Capterra Top Technology Trends Survey 2020 foi realizada em agosto e setembro de 2020. Pesquisamos 1.000 líderes de pequenas empresas dos EUA, Canadá, Reino Unido e Austrália em empresas com 2 a 499 funcionários e US$ 5 a US$ 250 milhões em receita anual. Os entrevistados deveriam estar envolvidos em compras de tecnologias para a organização e ocupar um cargo de nível gerencial ou superior na empresa. Redigimos as perguntas para garantir que cada entrevistado compreendeu completamente o significado e o tópico em questão.

Ótima definição de correspondência

Os entrevistados da Great Software Match Survey 2020 do Capterra foram questionados se concordavam ou discordavam de uma série de declarações sobre o processo de compra da compra de software mais recente de sua organização em uma escala de 1 (“Discordo totalmente”) a 7 (“Concordo totalmente”) .

Para ser considerado um destinatário do Great Match, os entrevistados precisavam fornecer a declaração "O software que compramos está falhando (ou falhou) em atender às nossas expectativas". a 1 ou 2 e, em seguida, faça um dos seguintes:

• Dê a declaração “Inicialmente consideramos um software que era muito mais ambicioso do que o que decidimos”. um 1 ou 2.

OU

• Dê a declaração “O software que compramos era uma solução premium de ponta”. um 6 ou 7.