E-mail Marketing GDPR: Tudo o que você precisa saber

Em 2018, os formuladores de políticas europeias adotaram uma lei radical de privacidade de dados chamada Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) . Ou seja, o GDPR visa proteger os cidadãos europeus, regulando como as empresas lidam com os dados online de seus usuários.

O GDPR está intimamente ligado ao marketing por e-mail. Na verdade, essa forma de marketing depende da coleta de dados pessoais. Ao entender o que o GDPR abrange e seguir algumas estratégias simples, você pode garantir a conformidade com mais facilidade e evitar penalidades.

Portanto, neste guia do blog, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre o marketing por e-mail GDPR . Vamos indo!

Antes de mais nada, o que é GDPR?

Como mencionamos acima, o GDPR é um novo conjunto de leis na UE (União Europeia), que protege a privacidade digital do usuário e regula vários tipos de consentimento online . O regulamento ainda não existe há muito tempo - na verdade, entrou em vigor em maio de 2018.

O principal objetivo do GDPR é dar aos cidadãos da UE mais controle sobre como suas informações privadas são coletadas, armazenadas e usadas online. Ele atribui novas responsabilidades aos sites que coletam dados de visitantes e clientes, como obter consentimento informado e permitir que os usuários excluam seus dados, se solicitados.

O mais importante para entender o GDPR é que ele se aplica a qualquer site que colete dados de cidadãos da UE, independentemente de onde o proprietário do site ou a empresa estejam localizados. Isso significa que, mesmo que sua empresa não esteja localizada na Europa, o GDPR quase certamente afetará você.

Como o GDPR afetará o marketing por e-mail?

Como um profissional de marketing por e-mail, o marketing por e-mail sob o GDPR significa essencialmente que você precisa obter consentimento livre, específico, informado e inequívoco (Artigo 32). Para alcançar a conformidade, você deve adotar as seguintes novas práticas:

1. Novas regras de permissão de aceitação do cliente
2. Sistemas de armazenamento de prova de consentimento
3. Um método através do qual os clientes podem solicitar que seus dados pessoais sejam removidos.

Conforme declarado no site oficial do GDPR, os dados pessoais podem ser qualquer coisa, desde um nome ou uma foto até um endereço IP pessoal ou dados médicos confidenciais. Portanto, quando levamos em consideração o grande número de e-mails personalizados que os profissionais de marketing enviam todos os dias, fica óbvio por que o GDPR tem um efeito tão forte no marketing por e-mail.

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E se você não cumprir o GDPR?

O não cumprimento deste regulamento vem com uma enorme penalidade monetária. As empresas podem enfrentar multas de até 20 milhões de euros (€ 20 milhões) ou 4% de seu faturamento anual total mundial do exercício anterior, o que for maior.

Como você pode se beneficiar de estar em conformidade com o GDPR?

Por estar em conformidade com o GDPR, você pode se beneficiar de:

• E-mail marketing limpo . Respeitando o GDPR, você alcançará apenas as pessoas que realmente desejam se conectar com você. Suas taxas de engajamento de e-mail aumentarão e você terá melhores conversões.

• Boa vontade dos clientes . Na verdade, devido à transparência em sua abordagem de marketing por e-mail, os clientes tenderão a ficar com você, enquanto um senso de confiança pode ser construído entre sua marca e os clientes.

• Aumento da receita . Com conversões mais altas e desempenho de e-mail aprimorado, você pode melhorar seu ROI de marketing por e-mail. E, finalmente, construir uma imagem de marca mais forte.

7 estratégias para tornar seus e-mails e newsletters compatíveis com GDPR

Nesta parte, abordaremos algumas maneiras práticas de garantir que tudo sobre suas atividades de marketing por e-mail possa seguir as diretrizes do GDPR.

1. Publique sua própria política de privacidade

As empresas envolvidas no marketing por e-mail publicam uma política de privacidade claramente definida, que identifica os dados coletados e divulga como esses dados serão usados.

Sua política de privacidade deve estar acessível em seu site, mas ao gerenciar um boletim informativo por e-mail, você deve disponibilizar sua política para assinantes potenciais e existentes. Os usuários que já optaram por participar devem ver um link para sua política de privacidade em algum lugar claramente visível no boletim informativo. Quando os usuários receberem seu formulário de inscrição, eles deverão ver um link para sua política no formulário.

Tornar sua política de privacidade acessível faz parte da prática da transparência na coleta de dados, e esse é um elemento-chave da conformidade com o GDPR.

2. Obtenha seus formulários de inscrição corretos

O processo de obtenção do consentimento dos usuários deve ser direto com uma ação clara de “opt-in”.

Uma tentativa de fazer com que seu formulário aceite usuários automaticamente é contra as regras. Por exemplo, se uma caixa de seleção em seu formulário for o que indica que uma pessoa está dando consentimento, você não poderá pré-selecionar essa caixa de seleção, fazendo com que a seleção padrão seja "Sim, eu dou consentimento". em vez disso, o usuário deve ser o único a agir para dar consentimento.

Além disso, a declaração de consentimento deve ser clara, específica e granular ; ou seja, deve haver uma permissão separada para cada uso planejado dos dados coletados, inclusive quando você obtém o reconhecimento de sua própria Política de Privacidade ou Termos e Condições.

Se você agrupar uma solicitação de uma permissão com a de outra, isso será considerado enganoso e violará o GDPR. É melhor usar várias caixas de seleção conforme necessário.

Mais uma coisa que você precisa decidir ao obter o consentimento é se deve usar um opt-in único ou duplo . Mecanismo de opt-in único para gerenciar assinaturas de e-mail refere-se a um formulário que exibe detalhes de consentimento, um local para inserir um endereço de e-mail junto com um botão de envio. O opt-in único é compatível com GDPR, mas, na verdade, muitas empresas optam por empregar um opt-in duplo.

Um opt-in duplo começa com o mesmo tipo de formulário encontrado no método de opt-in único. No entanto, após a assinatura, o usuário receberá um e-mail do seu sistema, que exige que ele clique em um link como o ato final necessário para dar permissão. Uma aceitação dupla ajuda a garantir a conformidade com o GDPR, pois cria um registro mais completo de prova de que o usuário deu permissão.

3. Mantenha registros de consentimento

O GDPR exige que você armazene um registro de consentimento do usuário, incluindo:

• A identidade do usuário que forneceu consentimento
• A data do consentimento
• Uma declaração detalhada sobre o que o usuário consentiu
• Uma descrição abrangente do que foi dito ao usuário no momento em que o consentimento foi dado

Além disso, os registros de consentimento armazenados devem incluir informações sobre os métodos usados ​​para obter o consentimento, se um usuário que deu permissão posteriormente o retirou, bem como uma declaração sobre as condições legais que eram aplicáveis ​​quando ele deu o consentimento.

Se você não armazenar esses registros, o consentimento obtido de seus usuários será considerado inválido.

4. Siga as diretrizes de conteúdo

As regras estabelecidas pelo regulamento destinam-se, em parte, a garantir que o conteúdo do seu e-mail seja honesto e não tenha a intenção de enganar os usuários. Para esse fim, existem requisitos relativos ao conteúdo do seu boletim informativo.

Seu boletim informativo por e-mail deve:

• Identifique o remetente
• Especifique o endereço físico da sua empresa
• Seja direto ao declarar a natureza de sua mensagem, divulgando o objetivo de sua comunicação e indicando se é conteúdo promocional
• Inclua um link de cancelamento de inscrição claramente visível
• Excluir declarações falsas ou enganosas no conteúdo do seu boletim informativo

Outro aspecto essencial das diretrizes de conteúdo do GDPR é que seu boletim informativo deve conter apenas o tipo de conteúdo para o qual o usuário deu consentimento . Por exemplo, se você solicitou e recebeu permissão para enviar e-mails aos usuários sobre seus novos produtos/serviços, mas enviou a eles um e-mail promocional com ofertas de terceiros, isso seria uma violação.

Se você quiser enviar vários tipos de conteúdo de e-mail, precisará obter um consentimento específico para cada uso pretendido. Isso não significa gerenciar uma variedade de vários formulários opt-in - você pode simplesmente adicionar várias caixas de seleção a um formulário, rotulando as caixas de seleção para informar seus usuários sobre a intenção por trás de cada tipo de conteúdo.

Se você cumprir essas diretrizes, poderá agregar mais valor ao seu boletim informativo por e-mail e evitar violações do GDPR.

5. Não confie em terceiros para conformidade

Mesmo que seu email marketing seja tratado por um serviço de email marketing de terceiros, você ainda é o proprietário dos dados. Como tal, a responsabilidade pela conformidade legal para gerenciar esses dados do usuário é sua.

Caso você entregue a gestão do seu e-mail marketing a um terceiro, seja um aplicativo ou um serviço comercial, o terceiro também terá obrigações legais, especificamente, para garantir que todos os seus clientes atendam aos padrões regulatórios. Mas eles não estarão sozinhos na berlinda se as violações do GDPR forem descobertas.

A maioria das plataformas de gerenciamento de email marketing exige que seus usuários publiquem uma política de privacidade abrangente. Isso é até onde eles vão facilitando a adesão às regras do GDPR.

Por esse motivo, é fundamental observar que, se você usar um terceiro para gerenciar suas atividades de e-mail marketing, sua empresa - como proprietária dos dados coletados - é a principal responsável por obedecer às diretrizes do GDPR.

6. Facilite o cancelamento da assinatura

É necessário que você facilite para os usuários a revogação da permissão. Você precisará fornecer um link de cancelamento de inscrição em seu e-mail, e ele deve estar visível e facilmente acessível.

Quando um usuário retirar seu consentimento, você terá 30 dias para atender a essa solicitação. Se eles ainda receberem um boletim informativo depois de cancelarem a assinatura, não importa se já se passaram 30 dias ou 1 dia - esse usuário não ficará satisfeito.

Se você agir bem em todas as solicitações de desativação assim que forem feitas, poderá evitar alienar os usuários, manter um relacionamento saudável com eles e mostrar que está sempre respeitando-os.

7. Limite os dados pessoais coletados

Os profissionais de marketing por e-mail podem ser culpados por coletar mais informações de um indivíduo do que precisam. O GDPR incentiva um nível de consciência que promove uma cultura em que os marcadores de e-mail apenas selecionam informações pertinentes às suas necessidades.

Dito isso, as empresas devem ter o hábito de excluir todos os dados pessoais supérfluos de seus sistemas de CRM (Customer Relationship Management) para focar em dados agregados não identificados para produzir campanhas genéricas de email marketing e, assim, reduzir os riscos de multas de exploração ou perda de reputação.

A linha de fundo

A privacidade do usuário é extremamente importante, especialmente quando se trata de ganhar sua confiança. O GDPR tenta evitar qualquer uso indevido de dados pessoais, mas o regulamento não é tão ruim assim. Em vez de comprar listas de e-mail obscuras, você fará marketing para pessoas que desejam receber suas ofertas. Isso aumentará o engajamento e dará à sua marca a credibilidade que ela merece. O GDPR impacta significativamente seus esforços de marketing por e-mail de uma maneira positiva.

Embora você precise fazer alguns pequenos ajustes na forma como executa suas campanhas de marketing por e-mail, o GDPR é, na verdade, um regulamento positivo. Pode abrir portas para a transparência e evitar que as empresas tenham uma vantagem competitiva injusta sobre outras empresas do setor.