O que é uma análise de lacunas? Como realizar um para o seu negócio?

Publicados: 2021-12-24

Até que ponto você chegou do plano que fez no início do ano?

Você tem alguma ideia do que tem funcionado bem ou não?

Na verdade, muitas empresas acreditam que estão operando tão bem e orgulhosamente anunciam isso aos seus acionistas. No entanto, lembre-se que é sempre muito mais fácil falar do que fazer.

Para alcançar um estado tão bem orquestrado, você precisa descobrir claramente as expectativas que cria e os resultados reais que obtém . Um método comprovado para ajudá-lo a determinar isso é uma análise de lacunas.

Este guia irá guiá-lo através da definição exata de análise de lacunas, ferramentas comuns de análise de lacunas e etapas especialmente necessárias para o seu negócio .

Vamos começar agora mesmo!

O que é uma análise de lacunas?

Ao mencionar a análise de lacunas, pense em uma gangorra. Você estava tão familiarizado com isso quando era criança, certo?

Um lado da gangorra é seu desempenho atual e o outro lado são seus objetivos futuros desejados. Entre eles há uma lacuna. Sua tarefa é examinar e avaliar essa diferença ou lacuna entre o desempenho atual e as metas futuras desejadas.

Assim, em geral, a análise de lacunas é definida como o processo de comparação do estado real com um estado ou meta ideal, que destaca deficiências e oportunidades de melhorias. Outros nomes para isso incluem avaliação de necessidades, análise de lacunas de necessidade e análise de necessidades.

Ele pode ser resumido nas seguintes perguntas:

Onde estamos agora?
Onde queremos estar?
Como vamos preencher a lacuna?

Ao comparar o estado atual com o de destino, as unidades de negócios, empresas ou equipes podem:

Detectar fraquezas ou limitações que eles estão enfrentando.
Determine o que eles precisam para melhorar seu desempenho ou resultados.
Apoiar gestores e investidores na tomada de decisões.
Avalie o desempenho individual ou da equipe observando alguns atributos, como nível de desempenho, produtividade e competência na tarefa.
Equilibrar a alocação e integração de recursos do nível de alocação atual mais próximo de um nível ótimo, no caso de manufatura ou produção. Os recursos podem ser recursos de dinheiro, material, tempo ou mão de obra.

A análise de lacunas pode ser aplicada em muitas áreas, como:

Vendas
Gestão de Recursos Humanos
Desempenho financeiro
Controle de qualidade
Satisfação do empregado
Habilidades de TI
Controle de custo
Competitividade do mercado

Vantagens e desvantagens da análise de lacunas

A análise de gaps é uma ferramenta muito utilizada, pois traz um conjunto de benefícios para empresas e organizações. Esses benefícios incluem o seguinte:

Garantir que os requisitos do projeto foram atendidos conforme o planejado.
Descobrindo a lacuna entre percepção e realidade.
Fornecendo insights sobre as áreas que exigem mais melhorias, como produtos, eficiência, lucratividade, satisfação do cliente, desempenho e vantagem competitiva.
Determinar as fraquezas e deficiências que precisam ser abordadas.
Fornecer informações necessárias para gestores e tomadores de decisão, o que ajuda ainda a melhorar o desempenho.
Alocar recursos e energia de forma eficiente.

Embora necessária e valiosa, a análise de lacunas não é completamente perfeita. Algumas limitações relacionadas ao processo de análise de gaps podem ser:

Custa tempo e até dinheiro para realizar uma análise de lacunas.
O sucesso da análise de gaps depende muito da persistência e conhecimento das pessoas envolvidas no processo.
Se não for investigado o suficiente, a verdadeira causa raiz do problema pode ficar sem solução e várias complexidades por trás delas podem ser perdidas.
Há grandes chances de que os resultados da análise possam ser imprecisos e desatualizados devido às constantes mudanças e mudanças, especialmente em indústrias de rápido movimento ou grandes organizações.

Embora existam alguns inconvenientes ao realizar uma análise de gaps, é aconselhável que sua empresa tente pelo menos uma vez, ver e explorar diferentes aspectos desse processo.

Exemplos de análise de lacunas

Como dito anteriormente, a análise de lacunas abrange muitas áreas de negócios. Abaixo estão alguns exemplos, que podem ajudá-lo a entender a usabilidade e aplicabilidade deste processo

Performance de vendas

Um gerente ou fabricante pode olhar para seus produtos e avaliar quais estão tendo bom desempenho e quais não estão. Ao fazer isso, ele pode avaliar se os produtos são adequados e quaisquer melhorias ou estratégias de vendas necessárias para obter mais lucros e atender às demandas no futuro.

Avaliação do produto ou serviço

Antes de lançar um produto ou serviço no mercado, as empresas podem implementar uma análise de lacunas para saber se todas as funções e recursos estão funcionando bem conforme o previsto.

Lançamento de novo produto

Após um conjunto específico de momentos em que uma empresa lança seu novo produto ou serviço, ela pode fazer uma análise de lacunas para descobrir por que as vendas não atendem às expectativas.

Gerenciamento de suprimentos

Um varejista de dropshipping, por exemplo, encontra sua loja ficando sem suprimentos com frequência, então ele pode executar uma análise de lacunas para identificar o motivo por trás. Depois de criar um, ele pode detectar a causa e encontrar melhores fornecedores de dropshipping para seu negócio.

Produtividade

Quando sua equipe não consegue atingir o nível de produtividade desejado, seu líder precisa saber por que e como melhorá-lo. É aí que uma análise de lacunas se torna útil!

Avaliação individual

Um líder de equipe de uma empresa de comércio eletrônico pode fazer com que cada membro faça uma análise de lacunas em si mesmo e use esses resultados não apenas para encontrar maneiras de melhorar o desempenho de cada um, mas também para traçar as melhores práticas que todos podem adotar.

Diferentes tipos de análise de lacunas

Embora o termo “análise de lacunas” seja bastante claro e direto no processo de olhar para onde você está e compará-lo com onde deseja estar, existem algumas abordagens diferentes que devem ser consideradas, dependendo do contexto e do nicho de sua análise.

Existem 4 tipos diferentes de “gap”, todos muito fáceis de entender :

Lacuna de desempenho

A diferença entre o desempenho real e o pretendido. Por exemplo, você deseja expandir seus negócios via Instagram. Você está atualmente com 1.000 seguidores e deseja aumentar esse número para 2.000 por um mês. Mas, na verdade, sua página do Instagram atrai apenas mais 500. Portanto, você precisa cimentar a razão por trás dessa lacuna de desempenho.

Lacuna de produto/mercado

A diferença entre as vendas atuais e previstas. É diferente da pesquisa de mercado porque é mais proativa. Isso significa estar um passo à frente do mercado, além de evitar mudanças repentinas e inesperadas para influenciar sua estratégia.

Diferença de lucro

A variação entre o lucro real e o esperado de uma empresa. Os problemas com a previsão de lucros podem envolver planejamento ou execução de negócios, ou talvez ambos. Muitos fatores externos, como tendências de mercado, concorrência agressiva ou implicações políticas imprevistas, podem afetar o lucro.

Lacuna de mão de obra

Quando há uma defasagem entre o número e a qualidade necessários da força de trabalho e a força real da organização, isso é entendido como uma lacuna de mão de obra. Essa análise de lacunas de mão de obra fornece aos gerentes de RH uma visão clara das competências da força de trabalho e ajustes de recursos humanos, se necessário.

5 ferramentas comuns de análise de lacunas

Se você ainda acha difícil fazer uma análise de lacunas e precisa de uma ferramenta ou estrutura confiável para seguir, aqui está você!

Na verdade, ao realizar uma análise de lacunas, existem algumas ferramentas e modelos que você pode utilizar. Cada ferramenta pode ser usada como um princípio organizador para descobrir causas e recomendar mudanças. E esta seção o ajudará a entender as ferramentas de análise de lacunas mais comuns. Então, é só nos seguir!

Debate

Brainstorming é uma ferramenta de pensamento divergente para geração de ideias sobre um determinado assunto em um período de tempo limitado. É comumente realizado em um ambiente de sessão ou workshop para estimular o pensamento crítico e criativo e gerar soluções úteis e inovadoras para um problema.

Seu objetivo não é necessariamente a qualidade, mas a quantidade, e se baseia no princípio de que “muitas vezes, duas cabeças pensam melhor que uma”.

Assim, uma série de reuniões ou discussões podem ser realizadas para que a equipe de análise de negócios faça um brainstorming de ideias sobre problemas que existem no processo de negócios e como resolvê-los.

Basicamente, o brainstorming não é tão complicado. Em poucas palavras, aqui está como funciona o brainstorming :

Reúna um grupo de pessoas para resolver um problema, desafio ou oportunidade.
Peça aos membros para gerar o maior número de ideias possível - mesmo quando eles podem estar “fora da parede”.
Revise as ideias, selecione as mais interessantes e, em seguida, conduza a discussão sobre como combinar, melhorar e implementar as ideias.

avaliação comparativa

Benchmarking é o processo em que você mede o desempenho dos projetos, produtos ou serviços de sua empresa com as melhores práticas do setor ou de outras empresas e usa essas informações para gerar possíveis melhorias.

Para ajudá-lo a entender essa técnica, vamos dar um exemplo de um construtor de lojas de comércio eletrônico recém-estabelecido. O gerente deste site deseja utilizar o benchmarking como forma de realizar a análise de gaps para seu negócio. Então, ele pode implementar isso por estes procedimentos a seguir :

Confirmar objetivos : descobrir onde ele está e onde ele quer estar, com base nos padrões de benchmarking.
Identifique parceiros de benchmarking : ele pode comparar com os melhores construtores de lojas online dos últimos tempos, como Shopify, Wix, WooCommerce, etc.
Colete dados : Os dados necessários para a análise devem incluir os recursos internos e externos sobre os parceiros de benchmarking.
Analise os dados
Identifique as oportunidades : procure formas de diminuir a distância entre as medidas atuais e as desejadas.
Implementar atividades recomendadas para preencher a lacuna .

Lembre-se, se o objetivo do benchmarking é definir métricas de qualidade e confiabilidade apropriadas, a análise de lacunas se baseará nos resultados de benchmarking para medir a lacuna que você está enfrentando no momento.

Análise SWOT

Uma análise SWOT concentra-se em Forças e Fraquezas no ambiente interno e Oportunidades e Ameaças no ambiente externo. Descrever o problema nesses termos pode apontar o caminho para uma solução, mostrando como evitar ameaças potenciais, enquanto aproveita os pontos fortes para explorar oportunidades valiosas.

Vamos dar uma olhada em como usar SWOT para fazer análise de lacunas :

Indique por que o SWOT está sendo realizado (geralmente quando seu estado atual apresenta algum problema) e qual resultado é esperado dessa atividade
Liste todos os membros de equipes ou departamentos relevantes e convide-os
Crie uma matriz 2 x 2 e rotule cada seção como abaixo

Faça aos membros as seguintes perguntas sobre seu objetivo (estado desejado)

Liste características internas positivas e marcantes que ajudarão a alcançar o objetivo (pontos fortes)
Liste os processos/áreas que diminuem as chances de sucesso no alcance do objetivo (Fraquezas)
Liste as situações ou condições externas que tornam o objetivo mais alcançável (Oportunidades)
Liste os fatores que podem representar um risco para o sucesso do alvo desejado (Ameaças)

Analise os fatores acima e avalie como você pode usar os pontos fortes para explorar oportunidades e evitar ameaças.

Essa técnica também o ajudará a perceber onde e como você se destaca em relação aos concorrentes do setor.

Análise PESTLE

Uma análise PESTLE é uma ferramenta ou estrutura usada por profissionais de marketing e analistas para monitorar e destacar os fatores macroambientais (externos) que afetam uma organização, que é uma extensão do modelo PEST.

Semelhante à análise SWOT, PESTLE ajuda a identificar ameaças e oportunidades examinando os 6 fatores externos a seguir do seu ambiente de negócios:

Político
Econômico
Sociológico
Tecnológica
Jurídico
Ambiental

Essa análise elimina lacunas, identificando problemas atuais, destacando oportunidades futuras de mudança e minimizando riscos no mercado.

Por exemplo, as condições políticas e econômicas instáveis no país do fornecedor dificultam o transporte de material suficiente conforme o esperado para você. Pode se tornar a razão pela qual você não consegue atingir as vendas direcionadas.

Estrutura McKinsey 7S

A ferramenta final que recomendamos é a estrutura McKinsey 7S, que analisa o design organizacional de uma empresa observando 7 elementos internos principais: estrutura, sistemas, estratégia, equipe, habilidades, estilo e valores compartilhados.

Você pode usar a estrutura McKinsey 7S quando uma parte específica da empresa não estiver atendendo às suas expectativas. A análise analisa as características da empresa em relação a cada um desses aspectos e examina onde estão as lacunas.

Uma vez que fica claro que a causa das lacunas é a falta de habilidades, por exemplo, ou uma estrutura adequada, você pode abordar o problema de maneira focada.

A estrutura McKinsey 7S pode ajudá-lo com qualquer uma das finalidades abaixo :

Determinar as lacunas que podem aparecer no negócio
Identifique quais áreas precisam ser otimizadas para promover o desempenho dos negócios
Alinhar departamentos e processos durante uma fusão ou aquisição
Examine os resultados de possíveis mudanças futuras em seu negócio.

Os 7 elementos são divididos em 2 grupos: elementos duros (que são relativamente fáceis de identificar e a gestão pode influenciá-los diretamente) e elementos leves (que podem ser mais difíceis de descrever, menos tangíveis e mais influenciados pela cultura da empresa).

Elementos duros:

Estratégia : seu plano de ação para construir e manter uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes.
Estrutura : como sua empresa está organizada e como as equipes e departamentos estão estruturados.
Sistemas : métodos formais e informais de operação, procedimentos e fluxos de comunicação que os funcionários usam para realizar seu trabalho (por exemplo, sistemas de TI).

Elementos macios:

Funcionários : os funcionários e suas competências.
Habilidades : as habilidades da organização e dos funcionários.
Estilo : estilos de liderança e gestão.
Valores compartilhados: valores centrais da organização, conforme demonstrado em sua cultura corporativa e ética geral de trabalho.

Então, como você pode aplicar essa estrutura à sua análise de lacunas? Aqui está a resposta :

Reúna uma equipe relevante e competente
Verifique se todos os elementos estão devidamente alinhados entre si (identifique lacunas e deficiências na relação entre os elementos)
Defina o estado em que esses elementos seriam alinhados de maneira ideal
Crie um plano de ação específico e realista para realinhar os elementos
Implemente as mudanças e revise os 7S regularmente, seguindo em frente.

Em suma, acima estão as 5 ferramentas mais utilizadas que auxiliam na realização de uma análise completa de lacunas. Você pode usar uma ou mais das cinco ferramentas para obter os melhores resultados.

O processo de análise de lacunas em 4 etapas

Em grandes organizações, o processo de análise de lacunas geralmente fica sob a responsabilidade de analistas de negócios, gerentes de projeto ou equipes de melhoria de processos. Mas com um guia bem elaborado e pouco treinamento, qualquer pessoa pode trabalhar no processo.

Assim, os 4 passos básicos para realizar um processo de análise de gaps são explicados abaixo :

Analise o estado atual

Primeiro, você precisa escolher em qual área do seu negócio você quer focar e começar com o seu estado atual.

Não importa se é de qualidade do produto, finanças ou atividades de marketing, escolha uma área de problema específica que você precisa detalhar. Por exemplo, se for marketing, uma área específica seria email marketing.

Ou sua empresa deseja ter o atendimento ao cliente mais estelar do seu setor, mas sua equipe relata que muitos clientes encerram suas ligações frustrados. Você deve se perguntar: há algum problema com seus produtos ou serviços? Sua equipe de suporte precisa de mais cursos de treinamento sobre como lidar com clientes difíceis e irritados?

Você não saberá exatamente até se aprofundar, o que significa conversar com as pessoas envolvidas, coletar dados e descobrir melhorias. Você pode coletar informações quantitativas, como o número de chamadas negativas recebidas a cada semana, ou informações qualitativas, como comentários de clientes ou feedback de seus representantes de suporte sobre as chamadas atuais.

O mais crucial nesta etapa é entender a raiz do problema, que é muito mais fácil de identificar depois de expor todos os possíveis fatos contribuintes. Na verdade, seu processo de análise de lacunas deve avaliar tudo o que você fez recentemente para ajudá-lo a obter o “quadro geral”.

Formalize o estado futuro ideal

Depois de descobrir o quadro geral e entender como sua equipe ou empresa funciona atualmente, você precisa ser idealista. Pense onde você gostaria de estar!

Não se preocupe como você vai chegar lá. Essa é a tarefa do próximo passo. Neste momento, você só precisa sonhar alto, pois o céu é o limite! Mas lembre-se de desenhar seu estado futuro ideal em uma meta SMART, que é Específica, Mensurável, Atingível, Relevante e Limitada no Tempo.

Tome o caso anterior de atendimento ao cliente como exemplo. Nesse cenário, seu desempenho atual obviamente fica aquém ou precisa ser alterado. Mas em vez de ignorar ou colocar um band-aid na situação, imaginar a imagem ideal ajudaria muito.

Uma boa ferramenta de análise de gaps, como dissemos na seção acima, seria sua aliada. Pode ser um quadro de brainstorming ou simplesmente um mapa mental para estimular a criatividade de sua equipe. Em seguida, você pode definir uma meta SMART para sua equipe de suporte ao cliente, como avaliações positivas ou que as ligações devem aumentar em 30% no próximo mês.

Identifique e documente as lacunas existentes

Concluir apenas as duas primeiras etapas não trará grandes resultados. Colocá-los juntos pode expor o que está faltando entre seu desempenho real e seu potencial.

Uma análise de lacunas poderia trazer a seguinte questão: O que nos limita de alcançar nosso estado futuro ideal?

Em nosso exemplo, os fatores que afetam a produtividade da equipe de suporte ao cliente podem incluir o nível medíocre dos funcionários, a falta de incentivos para os melhores desempenhos ou a falta de dinâmica da equipe.

Depois de identificar suas lacunas existentes (é aqui que as ferramentas úteis que recomendamos acima funcionam novamente!), você pode saber exatamente o que está impedindo você de alcançar seus objetivos!

Elaborar e implementar um plano para preencher a lacuna

Depois de mapear as possíveis lacunas, é hora de você implementar um plano para preencher a lacuna e convencer outras pessoas de sua equipe a cooperar. As alterações que você fará também podem afetar outros departamentos e equipes, por isso é essencial elaborar um plano.

Estabeleça uma estratégia clara e objetivos atingíveis para ajudá-lo a concretizar suas metas e atrair todos a bordo.

Por exemplo, ao fazer uma apresentação para seus gerentes ou executivos, tenha um cronograma detalhado ou cronograma para o plano. Você também pode criar uma ação mais abrangente para promover o desempenho de sua equipe, como oferecer cursos de treinamento, fornecer incentivos adequados para os melhores desempenhos e organizar atividades ao ar livre para estimular o espírito de equipe.

Afinal, como você preenche a lacuna dependerá muito de suas prioridades organizacionais e de equipe. Então, trabalhem juntos para encontrar o que funciona melhor!

Conclusões

Ao realizar uma análise de lacunas , você pode se forçar a ter uma visão honesta do estado de seus negócios hoje, bem como identificar os fatores específicos que estão limitando você a atingir suas metas de negócios.

Este guia o ajudou a cobrir tudo sobre análise de lacunas, incluindo definição, benefícios, limitações, 4 tipos comuns, 5 ferramentas usadas com frequência e, finalmente, o processo de análise de lacunas em 4 etapas . Então, espero que, depois de lê-lo, você possa desenvolver melhor seu negócio e torná-lo mais competitivo no mercado!