O futuro dos escritórios de advocacia é remoto: como o software o tornará possível?
Publicados: 2022-05-07Deixado empoeirado e vazio, o cobiçado escritório de canto será uma relíquia do passado, à medida que os advogados (e seus clientes) continuarem a adotar o trabalho remoto e a tecnologia que o torna possível.
O escritório de canto com vista tem sido um símbolo tradicional de status e prestígio dentro dos escritórios de advocacia. A pandemia, no entanto, moveu muitos advogados e profissionais jurídicos de seus escritórios e cubículos para as mesas da sala de jantar ou escritórios domésticos. E alguns advogados acham que vai ficar assim.
“Os advogados podem passar mais tempo trabalhando 'no' negócio jurídico em vez de 'no' e mais tempo com suas famílias e entes queridos.”
— Rick DeMedeiros, fundador da DeMedeiros Injury Law em Atlanta
DeMedeiros e outros acham que, daqui para frente, os advogados vão optar por trabalhar remotamente e contar com a tecnologia para tornar isso possível.
Uma das principais maneiras pelas quais os escritórios de advocacia do futuro diferem dos escritórios de advocacia do passado é como eles usam (e até adotam) o uso de tecnologia e software para ajudá-los a fazer seu trabalho com mais eficiência e segurança.
Aqui estão três maneiras pelas quais o software mudará o futuro dos escritórios de advocacia e ajudará sua empresa a operar remotamente.
O software expande as ofertas virtuais da sua empresa
" Os futuros escritórios de advocacia terão uma oferta virtual muito mais ampla. Os clientes esperam que seus advogados aproveitem a tecnologia em prol da eficiência e conveniência. "
— Jeffrey McAvoy, advogado principal da área de Conduta
Durante a pandemia, seu trabalho passou a ser remoto. Você ofereceu serviços virtuais aos clientes. e advogados como McAvoy acham que muitos clientes gostariam de continuar assim. Isso dará origem a escritórios de advocacia virtuais.
As ofertas virtuais podem incluir:
- Reuniões advogado-cliente via software de videoconferência
- Usando uma plataforma de software de gerenciamento de escritório de advocacia que oferece um recurso de mensagens
- Gerenciamento de documentos mais eficiente com software de gerenciamento de casos jurídicos
- Automatizando tarefas recorrentes, como faturas
Ao oferecer serviços virtuais e usar a tecnologia para torná-lo possível, o setor jurídico também poderá responder aos clientes mais rapidamente do que antes, o que pode melhorar a experiência do cliente.
Software ajuda a organizar documentos
" É incrível ver quantos escritórios de advocacia ainda estão armazenando os dados de seus clientes em gavetas e pastas de papel manilha. Quando a pandemia chegou, forçou muitos escritórios de advocacia mais antigos e estabelecidos a fazer um curso intensivo de comunicação online e compartilhamento de dados. "
— Michael A. Cibik, fundador e sócio-gerente dos Escritórios de Advocacia Cibik & Cataldo
A forma como um escritório de advocacia gerencia seus documentos determina como eles gerenciam seus casos: Um escritório de advocacia não é nada sem documentação. Para manter seu escritório de advocacia funcionando sem problemas, você precisa garantir que os documentos de sua prática estejam bem organizados e seguros.
Durante a pandemia, muitos escritórios de advocacia abandonaram seus armários para armazenamento baseado em nuvem, o que facilitou o acesso de funcionários remotos a documentos e provavelmente manterão essas ferramentas por perto.
O software de gerenciamento de documentos jurídicos e as plataformas de software de gerenciamento de casos jurídicos permitem que os usuários carreguem e organizem documentos com tags.
Essas plataformas também normalmente oferecem controles de acesso para manter as informações confidenciais seguras e ferramentas de colaboração para permitir que funcionários remotos continuem trabalhando juntos mesmo separados.
Software introduz novos tipos de dados que podem ser usados em casos
" Com o trabalho remoto agora como um acessório permanente para muitas empresas, as equipes jurídicas e os CIOs devem considerar como extrair informações armazenadas eletronicamente de locais que antes não possuíam, principalmente para e-discovery de litígios. "
— Scott McVeigh, diretor de indústria da Onna
A nova dependência do setor jurídico na tecnologia também pode expandir os tipos de dados que os líderes dos escritórios de advocacia gerenciam, mantêm em segurança e usam em casos legais. Ao introduzir novas tecnologias em sua prática, apenas esteja ciente de como isso pode mudar (e até complicar) as coisas.
Por exemplo, McVeigh aponta que, embora o uso do Zoom permitisse que os escritórios de advocacia operassem e colaborassem, “inúmeras conversas críticas e quantidades significativas de informações confidenciais foram geradas dentro dos muros do Zoom, criando conformidade, risco e preocupações legais”.
Os dados do Zoom, por exemplo, são desestruturados e multifacetados, o que significa que podem vir de uma das muitas ferramentas do Zoom. Isso também significa que os dados do Zoom podem ser difíceis de gerenciar e analisar.
Os escritórios de advocacia do futuro provavelmente terão uma política estabelecida sobre como usar plataformas de videoconferência e responderão a perguntas como:
- Que tipos de reuniões devem ser gravadas?
- Onde as gravações devem ser armazenadas?
- Por quanto tempo as gravações devem ser armazenadas?
- Quem deve ter acesso a reuniões gravadas com clientes?
Os escritórios de advocacia do futuro provavelmente investirão em software de descoberta eletrônica que pode ajudar os escritórios de advocacia a armazenar dados, como dados do Zoom, em um sistema baseado em nuvem.
O futuro dos escritórios de advocacia depende do software
Os escritórios de advocacia do futuro adotam o software e se tornam mais voltados para o digital. Embora os futuros escritórios de advocacia estejam cientes dos benefícios do software, eles também entendem os riscos.
A digitalização pode tornar sua prática mais vulnerável a ataques cibernéticos, mas existem melhores práticas e plataformas que você pode usar para manter sua empresa segura.
E ataques de ransomware em escritórios de advocacia podem ser mais comuns do que você pensa. De acordo com a Pesquisa de gerenciamento jurídico de 2021 da Capterra*, um em cada três (33%) escritórios de advocacia de pequeno e médio porte sofreram um incidente de ransomware apenas nos últimos 12 meses.
Metodologia
A Pesquisa de Gestão Jurídica 2021 da Capterra foi realizada em maio de 2021 entre 401 profissionais do direito (240 dos quais eram advogados) para saber mais sobre automação, segurança e outras práticas de escritórios de advocacia. Os entrevistados foram selecionados para emprego em tempo integral em escritórios de advocacia pequenos (um a 14 advogados) e médios (15 a 49 advogados). A pesquisa excluiu praticantes solo sem funcionários.
Observação: os aplicativos selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis no momento da publicação.