7 Software de gerenciamento de eventos gratuito e de código aberto

Imagine isso: vários eventos estão chegando e, como gerente de eventos, você é responsável por garantir que tudo corra bem. Você investiu em uma solução de software de gerenciamento de eventos que ajuda a planejar eventos, registrar participantes e cuidar de reservas e emissão de ingressos.

No entanto, faltam dois dias para um evento e você precisa enviar um e-mail de lembrete para todos os participantes registrados, mas o software que você possui não oferece esse recurso. Se você tivesse avaliado completamente o software antes de comprá-lo, essa situação nunca teria ocorrido.

Esses cenários podem ser facilmente evitados entendendo melhor seus requisitos de software e combinando-os com o que as ferramentas de software de gerenciamento de eventos têm a oferecer. Existem várias soluções de gerenciamento de eventos de código aberto e gratuito no mercado. No entanto, encontrar uma ferramenta de planejamento de eventos que atenda a todas as necessidades de um planejador de eventos requer uma avaliação de suas funcionalidades.

Este artigo contém sete softwares de gerenciamento de eventos gratuitos e de código aberto para ajudar a tornar a avaliação descomplicada (os produtos estão listados em ordem alfabética).

Veja nossa metodologia de seleção aqui.

• Versão gratuita : Suporta até 100 participantes e um evento por ano.
• Versão paga : o plano básico custa $ 999 por ano e suporta até 500 participantes e um evento por ano.

Eventee é uma ferramenta de software baseada em nuvem para organizar eventos presenciais, ao vivo e até híbridos. O Eventee ajuda os usuários no gerenciamento de eventos e no envolvimento dos participantes. Seus recursos também incluem pesquisas ao vivo e pesquisas de público, reservas, transmissão ao vivo e integrações personalizadas.

Eventee também fornece estatísticas de participantes, como tempo de sessão e nível de envolvimento, que podem ser usadas para melhorar eventos futuros. Seu recurso de planejamento de agenda permite que os gerentes de eventos planejem várias etapas e processos de seus eventos.

O recurso de rede no software permite que os participantes se conectem e organizem reuniões virtuais entre si. A Eventee oferece aplicativos móveis para dispositivos iOS e Android.

O suporte ao cliente está disponível por telefone, e-mail e uma base de conhecimento em seu site.

• Versão gratuita : pode suportar até 100 participantes por evento.
• Versão paga : O plano básico custa $ 1 e o plano profissional custa $ 2 por participante. Não há limite para o número de participantes.

Eventleaf é uma ferramenta de software de registro e gerenciamento de eventos on-line com recursos como emissão de ingressos on-line, rastreamento de participantes, gerenciamento de calendário e portais de cobrança de pagamentos.

Ele permite que os usuários criem páginas de destino do evento, apresentando a agenda do evento, convidados, palestrantes e local. Os usuários também podem criar crachás personalizados com códigos de barras digitalizáveis ​​para os participantes.

Eventleaf também pode ser usado para coletar pagamentos e enviar pesquisas personalizadas aos participantes para coletar feedback sobre eventos.

Os usuários da versão gratuita obtêm acesso ao suporte 24×7 via e-mail, enquanto os usuários pagos recebem e-mail e suporte por telefone.

• Versão gratuita : Suporta até 50 participantes.
• Versão paga : o plano básico começa em $ 150 por trimestre.

FLOOR é uma plataforma focada na comunidade baseada em nuvem, criada para gerentes e organizadores de eventos. O software ajuda os usuários a gerenciar, comercializar e monetizar seus eventos e se envolver com suas comunidades virtuais. Seus recursos incluem criação de sites de eventos, marketing de eventos, transmissão ao vivo, gerenciamento de público e reserva e emissão de ingressos.

Os usuários do FLOOR também podem executar campanhas para avaliar o desempenho de seus eventos. Esses eventos podem ser otimizados com a ajuda de pontos de dados e insights que o FLOOR oferece.

A FLOOR oferece aplicativos móveis (para iOS e Android) que permitem que os gerentes de eventos promovam eventos em vários canais e interajam remotamente com o público.

Ele também possui suporte por e-mail e telefone e suporte ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana.

• Versão gratuita : Suporta até 50 registros gratuitos.
• Versão paga : $ 2,99 por inscrição por evento após as primeiras 50 inscrições.

MeetingHand é uma plataforma de gerenciamento de eventos online que ajuda os gerentes de eventos a planejar, organizar e comercializar seus eventos. Alguns de seus recursos incluem gerenciamento de registro de eventos, marketing de eventos, criação de sites de eventos, gerenciamento de participantes e emissão de ingressos.

O MeetingHand também possui um recurso de relatório que permite aos usuários criar relatórios personalizáveis ​​sobre vários aspectos de seus eventos, como inscrição, reserva e pagamento.

Os usuários do MeetingHand também podem criar subeventos e planejar atividades específicas para os participantes, como workshops, passeios e jantares de conferência. Os organizadores de eventos podem aumentar o envolvimento do público com a ajuda de notificações push e recursos de bate-papo online nos aplicativos móveis do produto (disponíveis para iOS e Android).

MeetingHand oferece suporte por e-mail, telefone e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana em seu site.

• Versão gratuita : A edição da comunidade Odoo está disponível gratuitamente sem integrações.
• Versão paga : A integração com aplicativos Odoo adicionais começa em US$ 4 por mês por aplicativo.

Odoo é uma solução de software de código aberto totalmente integrada, tudo-em-um, adaptada para várias funções de negócios. Seu módulo Odoo Events ajuda os gerentes de eventos a gerenciar todas as etapas de seu processo de planejamento de eventos.

Os gerentes de eventos podem planejar e criar sites de eventos e páginas de destino, agendar vários eventos e gerenciar participantes. Odoo também se integra a plataformas de e-mail e mídia social. Além disso, os usuários podem integrar o Odoo com ferramentas de otimização de mecanismos de pesquisa (SEO) e Google Analytics para rastrear o engajamento e medir os esforços de marketing.

Odoo oferece apenas implantação baseada em nuvem para usuários gratuitos, enquanto os usuários pagos também podem optar pela implantação no local. Ele também tem aplicativos móveis para iOS e Android.

Odoo oferece suporte por e-mail e telefone 24×7. Seu site também possui um centro de conhecimento e uma seção de perguntas frequentes para os usuários.

• Versão gratuita : inclui todos os recursos principais e suporta eventos com até 100 convidados.
• Versão paga : o plano Premium começa em $ 19 por mês ou 1,95% + $ 0,90 por bilhete vendido.

RSVPify é uma plataforma de gerenciamento de eventos de ponta a ponta baseada em nuvem para eventos presenciais e virtuais. Seus recursos incluem gerenciamento de lista de convidados, emissão de ingressos e formulários RSVP incorporáveis ​​para registro de participantes.

Ele também oferece um criador de gráficos de assentos de arrastar e soltar para planejar assentos ideais, opções de menu para permitir que os hóspedes compartilhem opções de refeições e necessidades alimentares e verificação de idade para eventos com restrições de idade.

O software oferece um recurso chamado eventos secundários. Ele permite que os gerentes de eventos convidem convidados selecionados para eventos secundários, como jantares de ensaio ou almoços pós-conferência.

O RSVPify oferece uma biblioteca de suporte, tutoriais em vídeo e suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana para os usuários.

• Versão gratuita : Gratuita para uso pessoal e eventos ocasionais de pequenas empresas.
• Versão paga : o plano básico custa US$ 9.500 por ano para indivíduos e equipes pequenas.

Splash é uma solução de gerenciamento e marketing de eventos para eventos ao vivo e virtuais. Os usuários do Splash podem criar modelos de marketing de eventos de marca, páginas de registro e convites de eventos personalizados, lembretes e atualizações para os participantes.

Ele também possui análises de eventos integradas que ajudam os gerentes de eventos a acompanhar os eventos e seu impacto. Seu painel de dados ajuda os usuários a entender e segmentar os participantes com base em suas preferências, localização e envolvimento.

O Splash também oferece integração perfeita com uma variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos, importação de dados e comunicação de terceiros.

O software é baseado em nuvem e oferece treinamento ao vivo e presencial aos usuários. Possui aplicativos móveis para iOS e Android e oferece suporte ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana, via chat e e-mail.

Como escolher o software de gerenciamento de eventos certo para o seu negócio

Selecionar a ferramenta de software de gerenciamento de eventos certa pode ser complicado. Com tantas opções no mercado, os gerentes e organizadores de eventos devem considerar fatores como tamanho do participante, requisitos de recursos e opções de hospedagem. Esses fatores ajudarão os compradores a restringir as opções e tomar decisões bem informadas.

Algumas considerações importantes ao investir em uma ferramenta de gerenciamento de eventos são:

• Avalie o tamanho do evento : Embora alguns produtos gratuitos não tenham um limite no número de participantes, outros podem limitá-lo a 50 ou 100 participantes. Portanto, antes de escolher uma ferramenta, os compradores devem ter certeza de que sabem o tamanho do público que pretendem atender e se a ferramenta gratuita o cobre.
• Verifique o custo da atualização : Os compradores devem perguntar ao fornecedor do software sobre os recursos adicionais que a atualização inclui. Eles também devem perguntar sobre quaisquer cobranças adicionais por serviços como suporte prioritário ou migração de dados.
• Procure suporte de integração : os compradores devem verificar com o fornecedor se a ferramenta oferece integração com outras ferramentas de software. Além disso, eles devem avaliar se o fornecedor pode criar APIs para oferecer suporte a integrações personalizadas com ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos de terceiros.

Perguntas comuns a serem feitas ao selecionar uma ferramenta de software de gerenciamento de eventos gratuita

Aqui estão algumas perguntas que os compradores podem considerar fazer ao fornecedor do software antes de fazer negócios com eles:

• Quais são os termos de assinatura? Os compradores devem esclarecer os termos da assinatura com antecedência. Perguntar se o fornecedor tem um contrato de preço fixo ou se cobra por participante ou evento ajudará a comparar e finalizar o melhor negócio possível.
• O software ajuda com marketing e promoção? O marketing online é uma parte crucial de qualquer evento. Como comprador, deve-se perguntar se o software possui recursos integrados de marketing de eventos ou suporta integração com mídias sociais e outras plataformas de marketing.
• Podem ser fornecidos estudos de caso e depoimentos? Os compradores podem solicitar depoimentos de clientes e estudos de caso para entender o desempenho do software para empresas que trabalham no gerenciamento de eventos. Isso também ajudará a destacar problemas comuns que os usuários podem ter enfrentado.

Este artigo foi atualizado em 18 de maio de 2021. Os produtos considerados para este artigo precisavam:

• Ofereça uma versão gratuita e independente do software (não uma versão de avaliação do software em que você deve comprar um produto após um período limitado de tempo).
• Conheça nossa definição de mercado de software de gestão de eventos:
  O software de gerenciamento de eventos automatiza o marketing, o registro, a coordenação e o agendamento de eventos. Os planejadores usam aplicativos de gerenciamento de eventos para gerenciar o planejamento e o processo de reuniões e eventos, incluindo marketing, registro de participantes, criação de crachás, geração de calendário e gerenciamento do espaço do local. Esses aplicativos também oferecem uma variedade de funções de autoatendimento para os participantes do evento, como inscrição online, entrega de conteúdo e pagamento de taxas.
• Oferece os principais recursos das soluções de gerenciamento de eventos: gerenciamento de registro, gerenciamento de participantes e agendamento de eventos.

O software que atendeu à definição do mercado também precisava de um mínimo de 20 avaliações enviadas pelo usuário e uma classificação geral do usuário acima de 4,0 em comparação com outros produtos da categoria.