Ping. Você tem uma nova mensagem. Não pode se distrair — você está na metade de uma tarefa com um prazo apertado. Ping. FOMO ataca – pode ser uma mensagem urgente. Você para de trabalhar para verificar as mensagens. Nada precisa de ação agora, então você volta às suas tarefas. Ping. Ping. Mais notificações. Aquele e-mail promocional distrai você de novo! Agora você deseja silenciar todas as notificações, mas pode perder algo crítico...

Soa familiar? Isso acontece o tempo todo, esteja você no escritório ou trabalhando em casa. Tecnologias de colaboração modernas, como bate-papo em equipe e videoconferência, facilitam o trabalho em conjunto em tempo real de qualquer lugar do mundo, e a recente mudança global para o trabalho remoto só aumentou nossa dependência delas.

É uma coisa boa até você se afogar em notificações não lidas e videoconferências. Especialmente em equipes distribuídas e remotas, o padrão de comunicação em tempo real faz com que as pessoas trabalhem em horários estranhos para colaborar, levando a um equilíbrio ruim entre vida profissional e pessoal e desgaste dos funcionários.

A solução? Comunicação assíncrona .

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona (assíncrona) acontece quando sua equipe não precisa estar online em conjunto, portanto, não há expectativa de uma resposta em tempo real. Enviar um e-mail sem esperar uma resposta imediata, deixar uma mensagem em um canal Flock para manter seus colegas de trabalho atualizados e compartilhar notas de voz são formas de comunicação assíncrona.

Benefícios da comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona dá aos funcionários mais controle sobre seu tempo, mais autonomia e menos distrações para que eles se concentrem em fazer um ótimo trabalho. É ideal para equipes remotas, distribuídas e no escritório. De produtividade aprimorada a funcionários mais felizes, aqui estão os principais benefícios da comunicação assíncrona:

Os funcionários permanecem focados e produtivos

A comunicação síncrona (em tempo real) requer ação imediata — você pausa o que estiver trabalhando para responder a uma mensagem, atender uma chamada ou participar de uma reunião. Isso destrói imediatamente seu fluxo, tornando quase impossível fazer um trabalho focado.

Gloria Mark, que estuda distração digital na Universidade da Califórnia, em Irvine, diz que levamos cerca de 25 minutos para retornar à tarefa original após uma interrupção . Portanto, mesmo em tarefas regulares, ser interrompido meia dúzia de vezes por dia resulta em uma perda significativa de produtividade.

Com a comunicação assíncrona, você tem controle sobre seu tempo e foco. Você decide quando verificar sua caixa de entrada, acionar "Não perturbe" no Flock, por exemplo, ou ativar outras notificações de aplicativos. Isso significa que você e seus colegas de trabalho podem trabalhar juntos sem interromper um ao outro e ter tempo para um trabalho focado. Todas as mensagens ainda recebem uma resposta, mas em um horário que funcione para cada membro da equipe. Você salva reuniões para horas sobrepostas (ou horas específicas por dia para equipes no escritório), para que todos permaneçam focados em seu trabalho.

Colaboração independente de fuso horário

A comunicação assíncrona garante que as diferenças de fuso horário não atrapalhem o trabalho. Em um local de trabalho remoto, você não pode simplesmente passar na mesa de alguém para discutir uma ideia. Portanto, quando o trabalho está sendo coordenado entre fusos horários/horários de trabalho flexíveis, é contraproducente esperar respostas em tempo real ou pedir aos funcionários que participem de reuniões virtuais fora do horário de trabalho.

A comunicação assíncrona remove as barreiras ao compartilhamento de conhecimento, permitindo que os funcionários façam check-in, discutam ideias e compartilhem o progresso em seu próprio tempo. Além disso, significa que sua equipe pode economizar preciosas horas de sobreposição para as coisas realmente importantes – reuniões de equipe, 1:1s, cafés diários etc.

Colaboradores mais felizes e saudáveis

A comunicação assíncrona permite que os funcionários respondam em seu próprio tempo - não há FOMO envolvido, tornando a colaboração remota menos estressante. O excesso de confiança na comunicação em tempo real também incentiva uma cultura "sempre ativa" no trabalho. Essa rotina estressante torna o esgotamento quase inevitável.

A maioria dos trabalhadores remotos define o horário de contato para que os colegas saibam quando estarão disponíveis para conversas e reuniões em tempo real. O resultado? Equipes mais felizes, saudáveis ​​e produtivas.

Incentiva a comunicação ponderada

A comunicação assíncrona por e-mail, tarefas Asana ou até mesmo comentários no Google Docs ajuda a reduzir as respostas automáticas e estimula a reflexão antes da reação. Dá à sua equipe tempo para processar todas as informações de que precisam, antes de compor respostas ponderadas, racionais e mais perspicazes.

Como o fundador e CEO da Basecamp, Jason Fried, escreve: “A maioria das coisas que vale a pena discutir longamente vale a pena discutir em detalhes ao longo do tempo”. O bate-papo em equipe — em tempo real ou não — nem sempre é o melhor lugar para essas conversas. A natureza de uma linha de cada vez do bate-papo pode dificultar a apresentação completa de uma ideia sem ser interrompida pela resposta de um colega de trabalho. Jason diz melhor: “Imagine estar em uma reunião em que todos falam uma linha de cada vez e as pessoas continuam interrompendo você enquanto você tenta explicar seu ponto de vista. Você chegaria a algum lugar? E não levaria uma eternidade?”

Melhora a documentação e a transparência

O que acontece em uma reunião quase sempre fica na reunião, a menos que alguém tome notas. Por outro lado, a comunicação assíncrona é documentada por padrão. Quando você deixa um comentário em uma tarefa Asana, o registro existe e pode ser consultado meses depois. Ao se comunicar de forma assíncrona, os membros da equipe criam um registro escrito que é fácil de pesquisar, compartilhar e consultar em seu próprio ritmo. Toda a comunicação no Flock, por exemplo, é facilmente pesquisável e os membros da equipe podem fixar arquivos/mensagens importantes para referência posterior. Por fim, ter documentação útil pode melhorar a transparência em toda a organização, evitando falhas na comunicação e facilitando a sincronização de todos.

Usando o Flock para comunicação assíncrona

Os muitos benefícios da comunicação assíncrona usando o Flock podem ser resumidos em uma palavra: acessibilidade . O Flock reúne todo o seu negócio sob o mesmo teto, oferecendo uma linha direta de visão das pessoas, projetos e progresso de sua empresa. Isso permite que os líderes seniores fiquem de olho no trabalho de todos sem ter que microgerenciar. Ele também permite que os funcionários colaborem de forma multifuncional sem a necessidade de sincronizar a cada cinco minutos.

Com alguns ajustes na forma como sua empresa usa o Flock todos os dias, seus funcionários podem combinar o melhor da comunicação em tempo real e assíncrona para realizar o trabalho de qualquer lugar.

Defina as expectativas certas

Dê espaço à sua equipe para respirar e fazer o seu melhor trabalho. As atualizações podem fluir de forma assíncrona—crie um canal privado Flock para atualizações de status assíncronas—e você será notificado instantaneamente, então não há necessidade de ficar sem fôlego. Defina as expectativas corretas na comunicação — limitando eventos em tempo real, como sessões de brainstorming, reuniões, reuniões 1:1 e reuniões da empresa a algumas horas por dia e padrão para comunicação assíncrona para o resto. Para equipes distribuídas, isso significa reservar horas sobrepostas para as coisas importantes. O resto do seu dia de trabalho pode ser para trabalho focado, sem a pressão de trabalhar em horários estranhos.

Padrão para sobrecomunicação

O Flock facilita a comunicação, mas isso não é motivo para ser preguiçoso. A comunicação assíncrona significa que os acompanhamentos levam horas em vez de minutos. Fornecer o máximo possível de informações iniciais significa menos acompanhamentos, e os destinatários obtêm tudo o que precisam quando chegam ao trabalho e lêem sua mensagem. Portanto, use como padrão a supercomunicação e garanta que suas mensagens assíncronas sejam claras e detalhadas com cronogramas incluídos quando aplicável.

Acompanhe o trabalho com tarefas compartilhadas

Use as tarefas compartilhadas do Flock em reuniões para atribuir itens de ação à sua equipe, definir datas de vencimento e acompanhar o progresso. Todos os membros do Canal são notificados quando uma tarefa compartilhada é atualizada ou marcada como concluída, para que todos permaneçam sincronizados sem mais uma reunião de "atualizações". O bot de tarefas compartilhadas do Flock ainda envia lembretes aos responsáveis ​​no dia em que a tarefa é devida, tornando impossível perder um prazo.

Use notas de voz para explicações detalhadas

As mensagens de texto são ótimas, mas às vezes falar em voz alta funciona melhor, não apenas para economizar tempo, mas também para transmitir a intenção. As Notas de voz são perfeitas para quando você deseja compartilhar uma explicação detalhada ou deixar comentários sem parecer brusco. Basta tocar em um botão para compartilhar o que está em sua mente, e os destinatários podem ouvir em seu próprio tempo. Pode ajudar a eliminar algumas dessas reuniões ad hoc do tipo “tenho uma pequena pergunta” dos seus dias também.

Defina lembretes para tudo

Com interações assíncronas, os acompanhamentos vêm com a expectativa de que os destinatários responderão em seu próprio tempo. Às vezes, as coisas dão errado e uma conversa se perde. Evite isso configurando lembretes para tarefas e acompanhamentos, diretamente nos Flock Channels ou em seu espaço pessoal.