Por que as comunicações externas e internas precisam trabalhar juntas

A comunicação eficaz é essencial para a produtividade no local de trabalho e o crescimento corporativo. Esses canais de comunicação podem ser categorizados como internos e externos: o primeiro inclui a comunicação entre os funcionários dentro da empresa, enquanto o segundo analisa as informações compartilhadas com as partes interessadas fora da organização. Ambas as formas de comunicação desempenham um papel importante para manter a organização funcionando de forma eficiente.

Canais abertos de comunicação interna são importantes tanto para funcionários em escritório quanto para equipes de desenvolvimento remoto, pois todos os membros da equipe precisam estar na mesma página. Quando as comunicações internas falham, isso significa funcionários confusos e baixa produtividade. Isso também prejudicaria o crescimento geral, pois os funcionários se sentiriam alienados uns dos outros e da organização.

Também é imperativo ter fortes canais de comunicação externa para que sua empresa possa desfrutar de uma excelente reputação com pessoas de fora. O guarda-chuva da comunicação externa inclui clientes, parceiros, outras partes interessadas e a população em geral. Os canais de comunicação externa também ditam preocupações fiscais, como preços de ações e financiamento, tornando esses canais um importante método de compartilhamento de informações.

As comunicações internas e externas devem trabalhar juntas para criar um canal suave de fluxo de informações. Embora seja verdade que os membros da equipe interna se comuniquem de maneira diferente entre si em comparação com a comunicação com os clientes por meio de VoIP ou e-mail para pequenas empresas , ainda é importante que a empresa tenha uma imagem e uma mensagem consistentes.

Fonte: Pesquisa Salarial de Ragan e Relatório de Cultura no Local de Trabalho para 2022

Mas é importante lembrar que isso só pode acontecer quando essas duas formas de comunicação interpessoal são usadas em harmonia. Neste artigo, vamos explorar melhor por que é importante que as comunicações internas e externas funcionem juntas.

Comunicação Interna x Externa

Antes de nos aprofundarmos em como e por que esses métodos de comunicação funcionam melhor juntos, vamos dar uma olhada mais profunda no que eles significam:

Comunicações internas

A comunicação interna é o fluxo de informações que passa entre os membros de uma organização. Existem várias ferramentas – tanto na nuvem quanto on-premise – que podem ser utilizadas para aumentar esse fluxo e torná-lo o mais eficiente possível. A comunicação interna envolve e-mails enviados aos funcionários, listas de objetivos e metas, procedimentos operacionais padrão (SOPs), diretrizes e muito mais.

Existem quatro tipos de comunicação interna:

1. Vertical : membros da equipe em diferentes níveis hierárquicos conversam entre si

2. Para baixo : um funcionário em uma posição de liderança mais alta se comunica com um membro da equipe mais baixo na hierarquia

3. Para cima : os funcionários conversam com seus gerentes ou supervisores

4. Horizontal : membros do mesmo nível hierárquico discutem o trabalho

Comunicações Externas

A comunicação externa é a informação que a empresa compartilha com pessoas de fora dela. Pense em uma organização publicando um importante comunicado à imprensa sobre um evento de caridade ou enviando um PSA para o público em geral. Qualquer coisa que seja comunicada a uma parte interessada que não seja da empresa conta como comunicação externa, o que inclui os esforços de defesa de seus funcionários. Estes podem ser formais e informais.

Formalmente, os canais de comunicação externos são usados ​​para construir reconhecimento de marca, imagem de marca e reputação. As empresas querem que os clientes tenham uma certa imagem deles. É por isso que eles criam comerciais, refinam seus programas de defesa da marca de seus funcionários e emitem relatórios destacando seu produto ou serviço. Algumas organizações também configuram call centers para alcançar as partes interessadas, enquanto outras usam soluções de PBX em nuvem. Trata-se de estabelecer um fluxo transparente de comunicação com parceiros externos.

Por que as comunicações internas e externas precisam trabalhar juntas

De acordo com o SmallBizGenius, 82% dos consumidores se sentem mais positivos em relação a uma marca depois de ler um conteúdo personalizado. O que isso significa é que as pessoas estão mais propensas a confiar em uma empresa que fala com elas de maneira significativa e não as envia spam com informações inúteis. A comunicação externa consistente só pode acontecer em uma empresa que possui fortes canais de comunicação interna.

Os funcionários que sabem do que se trata sua marca podem comunicar essa mensagem principal a um público mais amplo. Eles devem ser constantemente informados sobre que tipo de informação podem comunicar, que tom de voz devem usar e que tipo de imagem de marca a empresa está tentando construir. A organização pode desmoronar como um castelo de cartas frouxamente empilhado se esses dois canais de comunicação não estiverem funcionando em conjunto.

Vamos dar uma olhada mais de perto no que acontece quando as comunicações internas e externas funcionam juntas:

1. Maior retorno sobre o investimento (ROI)

Embora seja verdade que as empresas definem diferentes indicadores-chave de desempenho (KPIs) para vários departamentos, o objetivo real é gerar lucro. Ninguém entra no negócio apenas para fazer postagens estéticas nas mídias sociais e encerrar o dia. Em última análise, é tudo sobre o quanto você está vendendo e quão bem você está fazendo isso.

As marcas que alinham suas comunicações internas e externas desfrutam de um ROI mais alto em comparação com as marcas que não o fazem. Isso se deve à comunicação consistente em todos os pontos de contato dentro e fora de sua organização, levando a um serviço e/ou qualidade padronizados. Seus clientes poderão confiar em sua empresa para entregar continuamente o melhor, garantindo que você obtenha fidelidade e novos leads.

Fonte: Guia para entender e melhorar as comunicações internas em seu negócio

2. Impulsiona o crescimento dos negócios

Negócios de sucesso se expandem rapidamente. A Meta comprou o Instagram para facilitar o crescimento e o Google assumiu o YouTube. Marcas de rápido crescimento frequentemente se envolvem em aquisições e fusões, mas esses movimentos não devem ser uma surpresa para as pessoas que trabalham para elas.

Os funcionários devem ser informados sobre as mudanças em sua empresa o mais rápido possível e não devem saber de fontes externas. Isso não apenas prejudica a confiança e a produtividade dos funcionários, mas também pode atrasar o lançamento de produtos e retardar a implementação de ferramentas de software de integração e outras iniciativas internas. Se seus funcionários não foram informados ou treinados, eles não podem comunicar essas informações a clientes, parceiros ou fornecedores, levando à comunicação de posicionamento confuso.

Quando os funcionários são informados (comunicação interna), eles podem disseminar a informação de forma significativa (comunicação externa), dando a você uma reputação mais forte e uma melhor imagem de marca. Isso também ajudará a impulsionar o crescimento do seu negócio, pois não haverá falhas na implementação de novas ferramentas de tecnologia ou software.

3. Cria vários embaixadores da marca

A comunicação interna eficaz leva à defesa dos funcionários, o que cria embaixadores da marca para o seu negócio. É incrivelmente útil ter funcionários defensores de dentro da marca que acreditem genuinamente na mensagem central da organização. Eles podem então fornecer informações úteis, se envolver em conversas de melhor qualidade e fornecer a você um grupo de talentos melhor para contratar.

Os embaixadores da marca dos funcionários podem ser úteis se você também quiser mais marketing boca a boca. Tomemos, por exemplo, pessoas que trabalham com tecnologia, em que a empresa está envolvida na modernização do mainframe para as transações online do negócio. Esse é um nicho bastante específico, mas pode haver pessoas dentro do alcance social imediato dos funcionários da empresa que gostam de tecnologia. A segmentação desse grupo demográfico pode impulsionar o interesse no produto da empresa, por mais específico que seja. Eventualmente, isso pode resultar em mais pessoas visitando a página de destino da empresa e experimentando o novo recurso.

Os entusiastas embaixadores internos da marca também estarão ansiosos para informar o público mais amplo sobre quaisquer melhorias nos negócios. Eles garantirão que as informações compartilhadas sejam consistentes com a imagem da marca e escreverão uma cópia brilhante que o ajudará a atrair mais clientes.

4. Permite que os funcionários aprendam novas habilidades

O que acontece quando você precisa contratar alguém que lide com seus canais gerais de comunicação? Você escolhe alguém que é especialista em comunicação interna ou compartilhamento de informações externas? A resposta correta é que você não precisa escolher. A contratação ideal para esta função é alguém que entenda como fazer as duas coisas.

Quando você alinha suas comunicações internas e externas, você dá aos funcionários existentes chapéus diferentes e aumenta suas habilidades. Por exemplo, alguém em uma função de TI pode aprender sobre microsserviços para desenvolvimento, resultando em uma função de trabalho híbrida útil. Eles podem usar as mesmas estratégias que usam em partes interessadas externas para manter os membros internos da equipe motivados também.

Isso se aplica a trabalhadores remotos e no local. Um profissional de marketing pode pesquisar 'o que é comunicação na nuvem' e usar seu software de comunicação interna para transmitir informações internas importantes. Eles não apenas construirão uma imagem de marca consistente internamente, mas também alinharão todos sobre como apresentá-la externamente, poupando a empresa do trabalho de contratar duas pessoas onde elas poderiam usar uma.

Existem riscos envolvidos?

Como em qualquer estratégia, há algum risco envolvido quando você mescla comunicações internas e externas:

Canibalização dos esforços de comunicação

Há uma chance de que as comunicações externas possam substituir os canais internos e canibalizar seus esforços. Isso ocorre porque as comunicações externas geralmente recebem prioridade, considerando que ajudam diretamente as empresas a obter lucro.

Os canais de comunicação interna têm um efeito indireto e os empresários focados em vendas podem acabar deixando-os de lado. A combinação dos dois pode resultar na tomada de canais externos de comunicação interna, possivelmente fazendo com que os funcionários se sintam desvalorizados ou isolados.

Riscos de segurança

Tal como acontece com muitos cozinheiros mexendo na panela proverbial, muitos profissionais híbridos podem causar alguns riscos de segurança. O erro humano não pode ser descontado quando você tem a mesma pessoa examinando os canais de comunicação internos e externos. Eles podem publicar acidentalmente algo não destinado a partes interessadas externas na página de mídia social da empresa.

Há também uma chance de que eles possam compartilhar erroneamente informações confidenciais relacionadas a fornecedores com funcionários ou membros da equipe. Isso pode levar a situações complicadas, como violações de dados ou perda de confiança dentro da equipe.

Os proprietários de empresas devem ter cuidado ao combinar comunicações internas e externas, porque é possível que alguém que faça malabarismos com várias funções fique confuso ou escorra. Portanto, vale a pena dedicar algum tempo ao integrar seus esforços de comunicação externa e interna.