Como explicar a necessidade de rastreamento de tempo para sua equipe

O rastreamento de tempo se enraizou como um ativo inestimável para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho. Quando usado corretamente, causa crescimento, estabilidade financeira e aumento do fluxo de trabalho e satisfação no trabalho. No entanto, a maioria das equipes não tem certeza sobre o rastreamento do tempo, pois ele não vem com uma má reputação.

Muitas empresas que oferecem software e serviços de gerenciamento de força de trabalho têm o controle de tempo como uma pequena parte de seus métodos rigorosos de monitoramento de funcionários. Um recente recurso da CNBC Como os empregadores podem estar espionando você enquanto trabalha em casa deixou muitas pessoas (justificadamente) desconfiadas de qualquer tipo de software que rastreie seu desempenho no trabalho.

É aí que entramos, para ajudá-lo a derrubar um pouco desse medo e mostrar que a introdução de um software simples de rastreamento de tempo não afetará sua privacidade. Que possa, de fato, proteger seus direitos como funcionários e fazê-los formar melhores hábitos em geral.

Preocupações mais comuns sobre o controle do tempo no trabalho

O rastreamento de tempo será usado para invadir minha privacidade?

Vamos abordar o elefante na sala – monitoramento e privacidade dos funcionários .

As pessoas temem que o rastreamento do tempo seja uma porta de entrada para monitoramento constante e maior escrutínio.

Em um artigo da BBC de 2018, vários funcionários se apresentaram para contar sua história sobre como o monitoramento de funcionários os deixou ansiosos, com medo e estressados. Muitos enfatizaram como as ferramentas de rastreamento foram implementadas com alegações de que ajudarão no desempenho geral, mas fizeram tudo menos isso.

No mesmo artigo, um motorista de caminhão mencionou como a câmera e o microfone instalados o fizeram se concentrar demais em seu desempenho (limite de velocidade, pontuação de direção etc.). Tanto, na verdade, que ele colocou menos foco no momento enquanto dirigia. Esses altos níveis de pressão podem levar a um desempenho inferior e resultar em esgotamento quase certo.

Procure controlar o tempo pelos motivos certos. Não use-o apenas como um teste para monitoramento completo de funcionários, porque sem dúvida você perderá mais do que pode ganhar.

Espera-se que eu seja totalmente produtivo por todas as 8 horas?

Mesmo estando no século 21, ainda esperamos o fluxo de trabalho do século 19.

Desde a Revolução Industrial, esperava-se que os trabalhadores trabalhassem mais de 16 horas por dia, 6 dias por semana. A lei Fair Labor Standards, em 1938, conseguiu corrigir isso limitando as horas de trabalho a 40 horas por semana, simplesmente porque a natureza do trabalho mudou.

Então, por que ainda estamos tratando o trabalho da mesma maneira?

Steve Glaveski, CEO do Collective Campus , aponta como a modernização, os avanços tecnológicos e a internet mudaram drasticamente a forma como trabalhamos, desde 1938. O local de trabalho moderno é muito diferente e não podemos esperar foco total e produtividade durante as 8 horas inteiras.

A startup alemã Rheingans Digital Enabler foi a cobaia em um experimento de seu próprio CEO, Lasse Rheingans. Ele queria ver se seus funcionários poderiam mudar de um dia de trabalho de 8 horas para um de 5 horas, acreditando que isso melhoraria sua produtividade e qualidade de trabalho. Desnecessário dizer que o experimento foi um sucesso, e os próprios funcionários sentiram melhora, porque não sentiram a pressão de tentar ser produtivos durante todo o dia de trabalho.

Eles eram menos propensos a sucumbir a distrações e horas extras.

O exemplo de Rheingans comprova as inúmeras afirmações científicas de que ninguém pode ser produtivo 8 horas por dia, e que CEOs e gerentes não deveriam esperar isso. Da mesma forma, explique às equipes que não se espera que elas sejam hiper focadas o tempo todo. Esse rastreamento de tempo é uma maneira de encontrar seus horários de pico e aprender a priorizar melhor suas tarefas.

E quem sabe, com dados e melhorias suficientes, talvez sua empresa possa mudar para uma semana de trabalho de 5 ou 6 horas, sem perdas financeiras.

O rastreamento do tempo é uma forma de punição por baixo desempenho?

Há funcionários que verão o monitoramento do tempo como um meio de punir o baixo desempenho. Coloque-se no lugar de uma pessoa que acabou de saber que toda a equipe terá que acompanhar seu tempo e enviar relatórios. Logo de cara eles podem pensar várias coisas:

• Estou fazendo meu trabalho errado?
• Estamos com baixo desempenho?
• Os gerentes não confiam em nós?
• O controle de tempo será a única maneira de valorizar meu trabalho?

Espera-se que seus primeiros pensamentos sejam quase sempre negativos. Porque quando um gestor quer ver quanto tempo você gasta em cada atividade, você sente a necessidade de dar mais de 100%, ou vai levar um “tapa na mão”. E voltamos ao padrão de pressão – estresse – esgotamento.

Destaque desde o início que o controle de tempo não será usado como uma ferramenta para distribuir penalidades ou como motivo para rescisão. Em vez disso, aborde os motivos reais imediatamente – agilizando certos processos, vendo onde as equipes coletivamente podem acelerar o ritmo ou relaxar um pouco, ou ser mais informadas sobre quais membros da equipe podem assumir mais tarefas versus aqueles que já estão sobrecarregados.

O rastreamento de tempo será usado para microgerenciar funcionários?

Não é incomum encontrar gerentes e CEOs que veem o controle do tempo como uma desculpa para supervisionar cada pequeno aspecto do tempo de trabalho de seus funcionários.

Reggie Scales, vice-presidente sênior da Vonage, fez a afirmação agora infame em um relatório da CNBC: “[Os funcionários] sabem que estamos observando, o que é sempre bom”. É a representação perfeita da imagem que muitos funcionários obtêm quando o rastreamento de tempo é implementado.

Todos os seus passos serão monitorados, examinados e eles receberão pilhas e mais pilhas de feedback e/ou correções. Enquanto alguns verão isso como uma oportunidade de mostrar seu valor, a maioria ficará desconfortável mesmo com as tarefas em que são excelentes. É o medo de:

• “Por que a mesma tarefa levou 15 minutos a menos do que ontem?”
• “Seus companheiros terminaram tudo dentro do prazo, vejo que seu relatório está atrasado”
• “Por que essa tarefa está demorando mais do que o normal, quando você tem tudo o que precisa?”
• “Vejo que você tem uma lacuna em sua agenda, que tal você receber esses e-mails?”

A liberdade individual de cada funcionário sobre como eles vão classificar suas prioridades e fazer o trabalho se foi.

Sem falar que todos nós lidamos com problemas pessoais, dias improdutivos, trabalho de colegas de equipe, interrupções, etc. Também dedicamos um artigo inteiro a este tópico, e pode ser esclarecedor para muitos líderes de equipe que procuram entender suas equipes ' tempo de rastreamento se preocupa melhor.

Com tudo isso dito, como você pode suavizar o golpe inicial ao anunciar a implementação do controle de tempo em suas equipes? Além disso, como você pode explicar a necessidade disso que irá aliviar rapidamente qualquer ou todas as dúvidas?

Atendendo às expectativas de rastreamento de tempo

Certifique-se de que seus motivos para rastrear o tempo sejam éticos e significativos.

Na seção anterior, destacamos as práticas que tratam o controle de tempo como uma ferramenta que atrapalha o progresso em vez de ajudá-lo. Aqui estão algumas coisas para refletir antes de decidir falar com sua equipe. Em última análise, essas reflexões podem ajudá-lo a abordar a equipe com mais confiança e a se preparar para perguntas que inevitavelmente surgirão.

O rastreamento do tempo pode melhorar muito o gerenciamento do tempo

E não no sentido: quando as pessoas vêem quanto tempo desperdiçam, de repente se tornam mais conscientes de suas escolhas e melhoram.

Em vez disso, tente olhar para esta afirmação da perspectiva do auto-aperfeiçoamento. O rastreamento de tempo pode melhorar o gerenciamento pessoal do tempo e revelar muito sobre o que e como priorizamos. Enfatize esses benefícios pessoais ao conversar com suas equipes:

• Eles se tornarão mais organizados;
• Seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal melhorará;
• Eles farão escolhas melhores e mais rápidas;
• Eles vão aprender como priorizar, etc.

E esses são apenas alguns dos benefícios. No artigo “Como e por que acompanhar atividades e hábitos diários”, destacamos ainda mais benefícios que você pode usar como material de apresentação. Ele vem com conselhos práticos e opiniões de especialistas que defendem o rastreamento do tempo.

O rastreamento de tempo não é um band-aid para má gestão ou comunicação

Se a produtividade é o problema, pode ser devido à má gestão, canais de comunicação não funcionando (ou sendo utilizados) adequadamente, condições de trabalho insatisfatórias, etc.

Os especialistas da PPM Express têm um histórico admirável de indagar aos CEOs sobre os motivos das perdas financeiras da empresa. Mais comumente, estes são:

• Falhas em acompanhar o mercado;
• Condições de trabalho precárias;
• Sem planos de contingência;
• Conflitos e má comunicação.

Mas, como testemunhado por eles, muitos desses mesmos CEOs recorrem ao rastreamento de tempo como uma solução simples, pensando que as perdas de tempo e dinheiro podem ser porque os funcionários não conseguem rastrear o tempo.

Portanto, primeiro você deve certificar-se de que tudo em seu escritório e equipes funcione sem problemas antes de introduzir o rastreamento de tempo. Caso contrário, esses fatores externos terão um grande impacto nos dados.

Na seção a seguir, abordamos etapas específicas sobre como preparar, conduzir e acompanhar uma reunião bem-sucedida, onde você explicará a necessidade de controle de tempo para sua equipe.

Como comunicar a necessidade de controle de tempo aos funcionários

Logo de cara, você precisará lutar contra o estigma que o rastreamento do tempo traz consigo.

Você deseja abordar as preocupações dos funcionários diretamente. Os problemas comuns que listamos na primeira seção não são necessariamente os mesmos que suas equipes/funcionários podem ter. Então, aqui estão algumas maneiras de introduzir o rastreamento de tempo como uma mudança positiva, considerando as dúvidas das equipes.

Concorde com o básico e estabeleça regras

É sempre uma boa ideia reunir líderes ou gerentes de equipe para uma reunião para discutir o controle de tempo e como isso os ajudará. Definir algumas regras básicas entre eles primeiro eliminará qualquer confusão futura ao ler os dados coletados. Estes podem incluir, mas não estão limitados a:

• Por que sua equipe acompanhará o tempo;
• Quando você observará as horas específicas gastas e quando se concentrará apenas nos resultados;
• Serão necessários relatórios semanais ou mensais;
• Como implementar o rastreamento de tempo na gestão de projetos e prazos;

O objetivo é encontrar um terreno comum para que o rastreamento do tempo funcione para você, e não como um ponto de discórdia ou conflito. A pior coisa que pode acontecer é que algumas equipes começam a ficar para trás, outras percebem que leva muito tempo e esforço, o que pode derrubar toda a “infraestrutura” que você construiu.

Faça um “anúncio suave”

Assim como um soft launch, um “soft anuncio” serve para introduzir a ideia de controle de tempo para a equipe, sem detalhes específicos. Você os informa que haverá uma reunião e a ideia geral do que será discutido. É melhor fazer isso algumas semanas antes de entrar no controle de tempo, um mês no máximo.

Lembre-se de enfatizar que o rastreamento do tempo será uma boa mudança. Concentre-se em seu impacto positivo em ambas as equipes e nos projetos e acrescente que não prejudicará o emprego de ninguém (já que essa é a primeira preocupação que geralmente vem à mente).

Dessa forma, você permite que algum burburinho no escritório se forme naturalmente, em vez de ter informações vazadas (possivelmente erradas) por aí. Manter as informações dos funcionários levanta preocupações e os deixa com medo de serem monitorados de perto e perderem sua liberdade.

Faça os funcionários se sentirem ouvidos

Cerca de duas semanas antes de introduzir a prática, envie um formulário anônimo onde os funcionários podem escrever suas preocupações sobre o controle do tempo. Como muitos funcionários raramente serão prolixos em formulários, apesar do anonimato, ofereça diferentes maneiras de preencher as informações para garantir as melhores respostas possíveis. Por exemplo, você pode tentar:

Respostas de múltipla escolha:

O que mais o preocupa se a empresa implementar o controle de tempo?

• Vou parecer improdutivo.
• Receio perder muito tempo.
• É uma invasão da minha privacidade.
• O rastreamento de tempo não reflete com precisão meu fluxo de trabalho.
• Há muitas distrações.
• Vou esquecer de controlar o tempo.
• Outro: _________________________________

Ou opte por perguntas abertas:

Você tem experiência com rastreamento de tempo? Tem funcionado para você?

Para realizar esses tipos de pesquisas, você deve trabalhar em estreita colaboração com seu representante de RH. Cubra o máximo de terreno possível para abordar várias preocupações de antemão. Os dados que você coleta devem ser apresentados como a primeira ordem da reunião, quando chegar a hora.

Permitir discussões pessoais

Se possível, seu RH deve informar a todos que eles também podem ir até eles pessoalmente para expressar sua opinião. Alguns funcionários articulam melhor seus pensamentos verbalmente. Às vezes, responder perguntas no papel pode ser percebido como um gesto vazio, que suas preocupações serão ignoradas.

Marque uma reunião para apresentar o controle de tempo

Uma semana antes da reunião em si, envie um e-mail em massa descrevendo todos os pontos que serão abordados. Preocupações dos funcionários, seus objetivos e metas com o próprio rastreamento de tempo, qual ferramenta você usará, que ajuda será fornecida etc.

Mantenha esses pontos curtos e concisos. Este e-mail dará aos funcionários tempo suficiente para preparar perguntas e comentários que possam ter esquecido de mencionar na pesquisa. Além disso, sabendo a ordem dos pontos discutidos, é mais provável que as pessoas saibam quando é hora de fazer a pergunta certa, em vez de perguntar algo fora de contexto e causar uma digressão.

9 passos para introduzir o controle de tempo em sua equipe

Quando você realmente introduzir o rastreamento de tempo, as etapas a seguir garantirão que você comunique tudo de forma clara e precisa.

1. Mantenha as apresentações curtas

Ninguém gosta de reuniões longas, principalmente quando têm coisas melhores para fazer, ou quando “poderiam ter sido um e-mail”. Agradeça a todos por terem vindo e, mais uma vez, apresente a ordem do dia que você estabeleceu anteriormente. Anuncie também que você responderá a todas as perguntas deles no final.

2. Comece com as preocupações e resolva-as primeiro

Usando os dados coletados na pesquisa, aponte os maiores problemas que os funcionários em geral têm com o rastreamento de tempo. Isso permite que eles saibam que foram ouvidos e reforça o fato de que eles têm uma palavra a dizer nos assuntos da empresa.

Depois, revele os detalhes que você negociou com os líderes de equipe no início do processo e como isso afetará cada departamento/equipe.

3. Explique os 5 pontos principais a seguir para sua equipe

Aqui na Clockify, defendemos o uso do rastreamento de tempo como forma de melhorar a vida geral. Não quero sobrecarregar você com informações detalhadas, então a lista será curta. Cada ponto terá um link para esses tópicos, caso você queira explorá-los mais.

1. O rastreamento do tempo os ajuda a comunicar suas horas extras e negociar benefícios
2. Isso os ajuda a identificar facilmente distrações e perda de tempo
3. Eles se tornam mais conscientes de suas horas extras e podem evitar o esgotamento com o tempo
4. Eles sabem quando são elegíveis para tempo compensatório
5. Previne erros administrativos e roubo de tempo – é uma prova concreta que protege seus direitos

4. Forneça muitos dados

Prepare alguns dados com antecedência (é melhor usar infográficos para manter a dinâmica da reunião). Encontre estudos de caso de empresas que fizeram o monitoramento do tempo trabalhar em seu benefício. Com a incerteza do que o rastreamento de tempo traz para a mesa, alguns podem correr para o Google e encontrar exemplos em que o rastreamento de tempo falhou. Isso os tornará defensivos e fará com que eles forneçam contrapontos, para os quais você também deve estar preparado.

5. Tenha o RH presente

Como observação lateral, certifique-se de ter um representante de RH presente durante toda a reunião e nos processos de ajuste. Peça-lhes que se sentem entre os funcionários e participem da discussão, se possível. A presença deles fornecerá suporte durante essa difícil tarefa. Ao mesmo tempo, podem sanar qualquer dúvida, confusão ou combatividade que possa surgir entre as equipes.

6. Esteja aberto para perguntas e respostas

Por último, mas mais importante, permita que as pessoas compartilhem suas opiniões. Mantenha um fórum aberto, a menos que seja principalmente grilos e tumbleweeds. Então você pode optar por fazer perguntas específicas e ver se elas despertam uma discussão.

7. Faça um e-mail de acompanhamento após a reunião introdutória

Esta é uma ótima maneira de resumir a reunião, e você pode mantê-la tão detalhada ou sucinta quanto desejar. Se isso parece muito trabalho, temos uma lista dos melhores aplicativos de gerenciamento de tempo para 2020, entre os quais o Otter, um aplicativo que grava reuniões, transcreve e marca o tempo para gerar um relatório.

8. Fornecer recursos

Poucos dias após a reunião, uma vez que as informações tenham sido resolvidas, envie um e-mail em massa com um compêndio de recursos. Desde como gerenciar melhor seu tempo, até como usar rastreadores de tempo e como transformá-lo em um hábito, para que se torne quase automático.

Se você não tem certeza por onde começar a procurar, aqui estão alguns artigos para ajudá-lo no caminho certo:

• 4 métodos simples para controlar seu tempo enquanto trabalha em um computador
• 12 dicas para construir e melhorar a gestão do tempo da equipe
• Como criar o hábito de controlar o tempo

9. Garanta às equipes que elas receberão ajuda com o software

Um problema que não abordamos amplamente, mas que vale a pena mencionar, é que muitas pessoas têm medo de parecer bobas se não aprenderem a usar o rastreador de tempo. O melhor curso de ação não é perguntar diretamente quem tem problemas de aprendizado (porque muito poucos admitirão), mas oferecer um curso intensivo e ajuda 1:1 das operações, seus funcionários mais experientes em tecnologia ou os próprios desenvolvedores do software. Aqueles que oferecem ajuda no local, isso é.

Para resumir

Quando as crianças têm medo de monstros em seus armários, sabemos que na verdade é medo do desconhecido. Seus quartos são escuros, silhuetas estão por toda parte formando formas assustadoras, há ruídos fora e dentro de seu espaço pessoal. Deixados à própria imaginação, não é de admirar que eles construam os cenários mais assustadores.

O processo não muda muito quando envelhecemos. Da mesma forma, algo tão simples quanto o rastreamento do tempo pode parecer mais assustador quando nossos cérebros não têm informações factuais suficientes. Ao empregar os métodos que apresentamos, você pode acender a luz naquele quarto escuro e abrir a porta do armário assustador para mostrar que não há nada a temer. Aborde suas preocupações com informação, compaixão, compreensão e muita tranquilidade.