6 etapas infalíveis para avaliar o software certo para o seu negócio

Tudo o que um empresário precisa saber antes de tomar uma decisão de compra

À medida que as empresas se voltam para soluções de trabalho em casa mais sustentáveis ​​e de longo prazo, ferramentas como o Flock se tornam cada vez mais vitais para manter os funcionários conectados enquanto atendem às demandas diárias dos negócios.

Recentemente, vimos um grande número de empresas nos procurar para obter ajuda com suas comunicações internas. Para muitos, este ainda é um território desconhecido. Escolher a ferramenta de colaboração de negócios certa continua sendo uma preocupação primordial para grandes organizações que procuram resolver problemas rapidamente e minimizar interrupções.

Mas isso também exige que a liderança adote uma perspectiva totalmente nova para gerenciar equipes remotamente, especialmente para empresas em crescimento com equipes multifuncionais. Organizações como Twitter e Shopify lideraram a transição para o trabalho remoto permanentemente, enquanto outros gigantes como Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal e Salesforce também estenderam seu trabalho de- capacidades domésticas.

Então, a pergunta de um milhão de dólares agora é: como as organizações estão avaliando o software para promover uma colaboração eficaz em toda a organização? Como é o processo de avaliação de software empresarial? Este é um desafio recorrente que identificamos com nossos clientes ao longo de sua jornada para encontrar o software certo para seus negócios. Por isso, queríamos abordar isso em geral – passo a passo – para qualquer outra pessoa que estivesse navegando nesse processo.

Etapa 1. Defina seus objetivos e expectativas

Seu objetivo é melhorar a comunicação interna ou melhorar o gerenciamento de projetos? Defina exatamente o que você está procurando realizar e qual ponto de dor você está procurando resolver.

Yuliya Pavlova, COO da popular cadeia de café Tasty Coffee na Rússia compartilhou seu processo conosco, dizendo: “O uso de programas gratuitos veio com algumas restrições: número de usuários, falta de um aplicativo móvel, incapacidade de transferir arquivos, etc. Além disso, esses aplicativos de comunicação eram usados ​​apenas pela equipe do escritório. Para nós, isso não funcionou, pois a maior parte da nossa empresa é composta por funcionários da produção. Com o tempo, abrimos mais duas cafeterias e um e-shop, então a necessidade de unificar todos os nossos esforços de comunicação se tornou ainda mais crítica.”

Tasty Coffee Team, Rússia

Pavlova diz que eles também estavam analisando alguns fatores importantes ao adotar uma nova ferramenta para todas as partes interessadas:

Conveniência e simplicidade da interface do usuário
Interface e funcionalidade intuitivas
Bom suporte instantâneo

Então, depois de identificar seus pontos problemáticos, mergulhe mais fundo e continue fazendo as perguntas difíceis até esgotar todas as suas opções:

Nossa ferramenta existente já oferece essa função ou é apenas um complemento?
Qual valor você está procurando realmente conduzir?
Quais ferramentas podem resolver esse problema melhor do que as que estamos usando?

Etapa 2. Entre nas ervas daninhas de seus processos organizacionais

Os processos organizacionais de todas as empresas podem parecer confusos ao tentar integrá-los a um novo software. Uma maneira de resolver isso é manter uma lista detalhada de prioridades com todos os seus requisitos e não negociáveis, e obtê-la avaliada por um especialista em sua equipe.

Se você realmente deseja direcionar os dados para casa, pode priorizar seus requisitos usando um sistema de pontos como o modelo de pontuação RICE e pontuá-los de acordo. Em última análise, sua escolha será baseada em vários fatores, mas os dados de suporte serão os mais úteis quando você apresentar suas opções a um tomador de decisões ou a uma equipe de compras.

Tendo avaliado e implementado muitas ferramentas, Gaurang Sinha, chefe de GTM da Flock, acha valor em mudar a perspectiva. "Mantenha as partes interessadas internas informadas", diz ele. "É importante lembrar que, embora você seja um comprador nesse processo, também está vendendo internamente para seus líderes de equipe, incluindo seu CFO - justificando o custo em relação ao seu oportunidade de receita. Como eles permanecem envolvidos no processo, isso ajudará você a obter aprovações e financiamento mais rapidamente do que se você concluísse o processo e tentasse vendê-lo internamente em uma grande apresentação.”

Etapa 3. Conquiste sua pesquisa

Pesquisar soluções pode parecer que você está indo por uma toca de coelho, mas você ainda pode prevalecer adotando uma abordagem mais inteligente.

Google de forma inteligente. À primeira vista, o Google pode sobrecarregar com resultados. Como você analisa os links impulsionados por SEO versus conteúdo útil e genuíno? O especialista em SEO interno da Flock, Rohit Chavane , recomenda uma maneira fácil de navegar no terreno de pesquisa, procurando coisas básicas como URLs confiáveis, trechos e visualizações de conteúdo. Você saberá se precisa ajustar sua consulta de pesquisa com base nos resultados.

Sites de comparação de software. Esses são bons lugares para verificar as avaliações e obter uma imagem realista de como a ferramenta se compara aos concorrentes. Sites como G2Crowd e Capterra fazem isso muito bem. Você pode até comparar e contrastar as especificações do software junto com as análises dos usuários.

Boca a boca. Peça recomendações aos seus colegas ou à sua equipe e use-as como ponto de partida. Dê uma chance e até mesmo crowdsource ideias, divulgando-as nas mídias sociais. Caramba, marque um influenciador para respostas! Você ficaria surpreso com a disposição das pessoas em dar feedback.

Lembra daquela lista de requisitos que você estava mantendo? Adicione uma seção de prós e contras e acompanhe os recursos que pertencem aos seus requisitos. Você só pode notar uma tendência. Em seguida, reduza suas principais preferências.

Etapa 4. Experimente antes de comprá-lo

Teste o software você mesmo. Melhor ainda, convide os membros de sua equipe e colegas para experimentá-lo com você. Trabalhe os problemas com sua equipe para que você esteja melhor preparado com perguntas-chave quando tiver essa discussão com o vendedor.

Equipe de Internet POA, Quênia

Marundu Muturi, chefe de melhoria de negócios da POA Internet (pronuncia-se Poh-Ah; traduzido como "Bom" na gíria suaíli), nos deu grandes insights sobre como esse processo funcionou para eles. Como uma das empresas de internet de banda larga que mais cresce no Quênia, atendendo comunidades carentes, a POA procurava uma alternativa ao Whatsapp para melhorar sua comunicação, equilíbrio entre vida profissional e pessoal e acesso a informações (de qualquer dispositivo). Uma consideração importante, além dos recursos e preços, foi a qualidade e a velocidade do suporte ao cliente para ajudá-los a acelerar essas melhorias.

“Precisávamos de suporte para ser o mais rápido possível para nos colocar em funcionamento com o Flock”, disse ele. Algumas das outras ferramentas de comunicação que eles testaram tinham suporte muito lento, o que não funcionaria para eles, especialmente ao fazer a transição para um novo ambiente de trabalho em casa.

Pontos como esses são críticos para qualquer empresa que adote um novo software de negócios, portanto, não descanse até testar.

Etapa 5. A Chamada de Demonstração

Uma vez que você conseguiu conversar com um especialista, você vai querer ir em frente e reservar uma demonstração ao vivo. Para tornar a experiência de demonstração mais eficiente para sua empresa, envolva seu chefe de TI ou um gerente sênior e prepare um conjunto de perguntas e preocupações.

Comece apresentando sua empresa e sua função e, em seguida, passe para seu caso de uso específico ou pontos problemáticos na chamada. Este é o seu momento de fazer todas as perguntas certas e erradas que dizem respeito às suas necessidades específicas de negócios.

“Todo vendedor tem um medo mortal de uma coisa: ar morto. Fazer perguntas é uma ótima maneira de conseguir mais [do que menos] na chamada de demonstração.”
—Gaurang Sinha, chefe de GTM da Flock

Uma conversa com um provedor de soluções fornecerá informações sobre o que funciona para o seu negócio e o que não funciona. E mesmo que não funcione para você, você terá esse aprendizado para levar adiante para outra demonstração que pode ser inestimável.

Etapa 6. O Grande P: Preços

Por último, mas não menos importante, é a avaliação de preços. “Se encaixa no meu orçamento?” é certamente uma das perguntas mais óbvias que você fará em seu processo de tomada de decisão. Mas algumas perguntas igualmente importantes que você deve fazer são:

Você está obtendo o verdadeiro valor pelo que está pagando?
Esta ferramenta resolve todos os pontos problemáticos?
Se não, quais outras ferramentas estão disponíveis dentro do seu orçamento?
Você pode pilotar a ferramenta por algumas semanas antes de se comprometer com ela a longo prazo?

Se, após sua pesquisa, você ainda estiver lutando para encontrar uma ferramenta que aborde cada ponto problemático, determine quais prioridades não são negociáveis ​​e escolha aquela que resolve primeiro.

Uma boa regra geral é obter o lay-of-the-land com um pequeno subconjunto de sua organização para ver se o software realmente se encaixa no projeto em escala. Se você achar que há necessidades conflitantes em sua organização, opte pela ferramenta que faz mais sentido para seu negócio principal.

Lembre-se de que você está se esforçando para fornecer a seus funcionários a melhor experiência de trabalho em casa possível, portanto, envolva-os no início desse processo e solicite seu feedback. Um esforço colaborativo para avaliar é a melhor e mais bem-sucedida maneira de fazer isso.

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