Como as agências estimam o custo e o tempo do projeto para maximizar a receita de todos os projetos de clientes

Aprender a estimar o custo e o tempo do projeto para sua agência é essencial para o crescimento da receita e clientes satisfeitos.

Cotar o tempo e o custo do projeto pode ser um desafio, especialmente quando se considera o lucro da agência e a entrega de valor aos seus clientes. Então, como você estabelece um equilíbrio entre os dois?

Se sua agência se esforça para estimar o custo e o tempo do projeto, aqui estão alguns pontos a serem considerados, incluindo o tipo de projeto e exemplos de agências:

Como estimar o custo do projeto

Estimar os custos antes de iniciar um projeto é vital por vários motivos:

• Você pode entender as expectativas do cliente, incluindo seu orçamento e metas de negócios.
• O cliente pode decidir se quer investir em seus serviços pelo preço cotado.
• Você pode fornecer uma divisão do projeto em tarefas para os membros da equipe concluírem.
• Você pode definir sua abordagem e os recursos que precisa usar.

Ao estimar o custo de um projeto, é importante lembrar que essa taxa é um cálculo, não uma garantia do preço final.

Você pode estimar o custo do projeto dividindo o trabalho em tarefas menores ou marcos necessários para concluir o projeto. Pense sobre o que essas tarefas podem ser e quais recursos são necessários para concluir cada tarefa. Por exemplo:

• Quais membros da equipe precisam ser atribuídos ao projeto?
• Qual software é necessário?
• A viagem é necessária?

Além disso, você deve considerar o tempo para concluir cada tarefa e o que será necessário para obter lucro, não apenas o ponto de equilíbrio.

Aqui estão alguns métodos que você pode usar para estimar tempo e custo…

1. Abordagem de recursos e tempo

Este método é ideal para projetos difíceis de medir devido ao tamanho extenso ou onde os marcos podem mudar ao longo do caminho.

Ele leva em consideração as estimativas de tempo e o número de recursos usados. O benefício de estimar o custo do projeto usando essa abordagem é que o cliente continua pagando, mesmo que o projeto demore mais do que o esperado.

Mas, o risco é que se o projeto for concluído antes do previsto, a agência precisará reembolsar o cliente por qualquer recurso/tempo não utilizado.

2. Preço fixo com uma abordagem de taxa combinada

Estime o custo do projeto com um preço fixo e taxa combinada e você cobrará dos clientes uma taxa geral, em vez de usar taxas especializadas de indivíduos em sua equipe.

Esse método geralmente incorpora o custo médio de toda a equipe (combinando as taxas individuais e dividindo-as pelo número de membros da equipe).

Um preço fixo funciona bem quando há um projeto simples com menos marcos. Por exemplo, o design de um panfleto de evento ou a criação de uma página de destino pós-clique específica.

No entanto, pode ser um risco para a agência, principalmente se você gastar o orçamento antes da conclusão ou se o projeto demorar mais do que o esperado para ser concluído.

3. Abordagem de desenvolvimento do orçamento

Uma abordagem de desenvolvimento de orçamento leva em consideração várias opções que podem ser adicionadas ou descartadas durante o estágio de desenvolvimento, dependendo do orçamento do cliente para cada parte do processo. Esse método funciona bem para projetos criativos de grande escala que envolvem muitos aspectos, como produção de vídeo.

Como a produção de vídeo pode ser um projeto extenso, o uso dessa abordagem permite que a agência e o cliente considerem um orçamento básico, além de aumentos ou reduções de elementos criativos (como vários locais definidos, computação gráfica etc.).

Estimativa de custo e tempo por tipo de projeto

Antes de uma estimativa de custo do projeto, a primeira coisa que você precisa considerar é o tipo de projeto. Você precisa entender os objetivos do seu cliente para estabelecer o tipo de resultado que ele está procurando.

Por exemplo, o projeto é uma atividade única, como escrever um artigo de blog individual, ou requer trabalho contínuo, como desenvolver uma nova estratégia de conteúdo?

Aqui estão alguns dos diferentes tipos de projetos que você pode oferecer para entender como o custo de um projeto é calculado…

web design

Um projeto de web design pode variar de uma tarefa de pequena escala, como implementar uma nova navegação, até um redesenho completo. Para estimar o custo do projeto, você pode usar uma das abordagens listadas acima.

Mas, ao considerar o tipo de projeto, você pode querer usar um método de referência – olhando para projetos anteriores concluídos e usando projetos semelhantes para fornecer um custo estimado.

A agência Vintage considera o tipo de site que o cliente precisa ao estimar os custos do projeto.

A agência observa que diferentes tipos de sites têm custos e prazos variados. Por exemplo, uma página de destino pós-clique pode ser construída mais rapidamente do que um site completo. Eles sugerem o uso de uma ferramenta como a Konigi, uma calculadora gratuita para estimar o custo e o tempo de um projeto web:

O design da Web geralmente inclui planejamento, design de solução, desenvolvimento de front e back-end, implementação de conteúdo e teste. Cada estágio pode ser dividido em tarefas menores.

A Vintage Agency sugere superestimar a estimativa de tempo para um projeto, além de permitir uma margem de erro.

Marketing de conteúdo

Assim como o web design, as tarefas de conteúdo variam bastante. Extensas campanhas de marketing de conteúdo requerem tempo no planejamento geral da estratégia, pesquisa de palavras-chave, ideias de conteúdo, redação, edição, postagem de conteúdo, promoção e análise de métricas.

Para demonstrar, a agência de marketing de conteúdo Jawfish Digital estima os custos do projeto rastreando o tempo gasto em cada tarefa. Ao rastrear o tempo gasto em cada tarefa para os clientes atuais, a agência pode estimar o tempo e o custo de projetos futuros com mais precisão:

Produção de vídeo

A produção de vídeo costuma ser um projeto extenso. A OC Creative estima os custos usando uma abordagem de desenvolvimento de orçamento.

A agência fornece um custo inicial do projeto, informando aos clientes que o preço final pode ser maior ou menor dependendo do desenvolvimento. O custo total dependerá do roteiro e do conceito do vídeo.

O uso de uma abordagem de desenvolvimento de orçamento permite que os clientes aumentem ou diminuam custos específicos na produção, permitindo que a agência use sua criatividade sem se preocupar com restrições orçamentárias. Por exemplo, durante as discussões com o cliente, opções criativas podem ser adicionadas ou eliminadas dependendo do escopo do projeto, levando a mudanças no custo.

Anúncios de mídia social

A Lyfe Marketing usa um modelo de preço de taxa fixa para estimar o custo e o tempo do projeto para anúncios de mídia social:

O uso de uma abordagem de taxa fixa fornece transparência para o cliente: eles entendem exatamente quais serviços estão pagando com a mesma taxa cobrada a cada mês.

SEO/SEM

A Dagmar Marketing estima o custo e o tempo do projeto, fornecendo uma taxa personalizada para cada cliente individual:

A agência reconhece que SEO/SEM pode abranger uma ampla gama de tarefas, incluindo desenvolvimento de conteúdo, otimização de conversão e consultoria de SEO. Fornecer uma faixa de preço aproximada permite que os clientes determinem se têm orçamento para seus serviços.

A Dagmar Marketing precifica seus serviços usando preços baseados em custo e valor: as taxas iniciais de configuração são fixas, enquanto os custos contínuos, como tarefas necessárias para atingir os objetivos da campanha, são baseados em valor.

O preço personalizado baseado em taxas permite que a agência considere o escopo geral do projeto e as necessidades do cliente. Por exemplo, o cliente 1 (uma grande empresa local) pode exigir apenas uma configuração inicial de serviços de SEO, enquanto o cliente 2 (uma nova pequena empresa local) pode exigir uma configuração mensal além dos serviços de SEM.

Marketing de Eventos

Semelhante a outros tipos de projetos mencionados neste artigo, o marketing de eventos pode levar meses de planejamento, variando de pequenos eventos locais a eventos nacionais. On The Avenue Marketing estima tempo e custo perguntando inicialmente aos clientes qual é o seu orçamento:

Os eventos podem ser caros. Não há apenas marketing a considerar, mas também taxas de hospedagem, seguro, pessoal, viagens, materiais, alimentação e muito mais a considerar. Isso é antes de qualquer taxa de agência ser calculada.

A estratégia do evento, o desenvolvimento do conceito, a pesquisa e a produção do evento consomem muito tempo e nem todos os eventos serão iguais.

A Make Events também usa cotações personalizadas para clientes em potencial. No entanto, a agência divide seus preços em quatro elementos: criativo e pré-planejamento, gerenciamento de eventos no local, serviços de eventos externos e taxas de manuseio:

O uso de uma abordagem de cotação personalizada leva em consideração o tamanho do evento, equipe, elementos externos, incluindo viagens e alimentação, bem como seguro e fornecimento. Com esse nível de transparência, os clientes podem entender melhor onde seu dinheiro é alocado.

Marketing de email

O marketing por e-mail não abrange apenas o envio de mensagens. Em vez disso, também pode incluir o envio de newsletters, a criação de funis de e-mail e a nutrição de leads. Essas tarefas geralmente são cobradas mensalmente, a menos que a configuração inicial seja a única tarefa necessária.

Referindo-se novamente ao Lyfe Marketing, eles usam um modelo de preço fixo para anúncios de mídia social, mas também serviços de marketing por e-mail:

A agência observa que sua taxa é baseada no número de e-mails enviados e campanhas gerenciadas, em vez de uma taxa específica para tudo. Essa abordagem permite que a Lyfe Marketing adapte seus preços às necessidades do cliente; aqueles que exigem menos e-mails e campanhas pagarão uma taxa mais baixa.

Anúncios do Google ou anúncios do Facebook

A configuração de anúncios do Google ou do Facebook geralmente é uma tarefa única, a menos que o cliente exija gerenciamento contínuo de anúncios. Para configuração e gerenciamento, recorremos às ofertas da Everest Agency, como o exemplo aqui:

A agência usa um método de taxa por hora para estimar o custo de criação de anúncios. Essa abordagem permite que eles cobrem o cliente pelo tempo total gasto para configurar os anúncios. Além disso, a agência provavelmente usa especialistas internos para configurar anúncios. Portanto, eles podem estimar o custo usando a taxa horária do membro da equipe mais o lucro.

Criando um e-book

O desenvolvimento de um ebook é normalmente cobrado como um projeto individual, separado de outros serviços. No entanto, a Big Ideas Machine usa uma abordagem de precificação baseada em crédito para cobrar de seus clientes:

Ao usar um modelo de precificação baseado em crédito, a agência trabalha com uma abordagem de resultado em vez de baseada em tempo, para que os clientes sintam que estão pagando pelo valor e não pelo trabalho:

Estime o custo e o tempo do projeto com mais precisão

Estimar os custos e o tempo do projeto é um desafio, mas ser franco com seus clientes sobre como funcionam seus preços cria transparência e confiança.

Sua estrutura de preços dependerá do tipo de projeto e da escala do projeto geral. Erros em suas estimativas podem custar caro, então calcule suas projeções com precisão e certifique-se de contabilizar custos ocultos, como funcionários extras ou recursos de terceiros que possam ser necessários.

Entenda exatamente quais são os objetivos do seu cliente, porque superar as expectativas do cliente para entregar um projeto bem-sucedido e lucrativo é a chave para o crescimento da agência.

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