4 dicas essenciais de contabilidade para pequenas empresas
Publicados: 2022-05-07Seu dinheiro é a alma do seu negócio. Siga estas dicas essenciais de contabilidade para pequenas empresas para manter o pulso.
Esteja você administrando uma boutique em uma cidade pequena ou um serviço futurista de aluguel de drones, você iniciou sua pequena empresa porque gosta de seu nicho ou viu uma oportunidade - não porque queria uma desculpa para ficar acordado até tarde analisando números e equilibrando os livros contábeis .
Ainda assim, a menos que você tenha sucesso o suficiente para empregar seu próprio CPA em tempo integral, você precisa saber pelo menos o básico da contabilidade para pequenas empresas e como usar ferramentas contábeis essenciais para se manter à tona. (E mesmo que você tenha um CPA, você ainda deve saber o suficiente para ter certeza de que eles não estão tentando defraudar você).
Não se preocupe, nós temos você coberto. Siga este guia e você poderá ficar por dentro da contabilidade em sua pequena empresa, independentemente do seu nicho.
4 fundamentos de contabilidade para líderes de pequenas empresas
Felizmente, manter seus livros em ordem não exige um mestrado. Simplesmente leva um pouco de tempo, as ferramentas certas e atenção aos detalhes.
Siga estas quatro etapas para fazer sua contabilidade com rapidez e precisão, para que você saiba onde está seu dinheiro e esteja pronto para arquivar com confiança quando a hora do imposto chegar.
Invista em software de contabilidade e use-o
Antes de depositar seu primeiro cheque comercial ou registrar sua primeira despesa, faça um grande favor a si mesmo e configure um software de contabilidade para sua empresa (você pode até encontrar algumas opções gratuitas).
Isso economizará inúmeras horas de trabalho e retrabalho a longo prazo, e todas essas horas se traduzem em tempo que você deve investir no crescimento de seus negócios.
O software de contabilidade pode rastrear faturas, pagar suas contas e reconciliar suas contas (entre outras coisas). Se você já fez alguma (ou todas) essas coisas manualmente, sabe quanto tempo pode levar.
Além de economizar muito tempo, o software de contabilidade também é vital para manter os números precisos em um só lugar, para que você possa arquivar seus impostos de maneira fácil e correta no final do ano.
Não sabe por onde começar a classificar as inúmeras opções de software disponíveis?
Mantenha suas despesas comerciais e pessoais separadas
Depois de configurar seu software de contabilidade, certifique-se de fornecer apenas informações relevantes, obtendo um cartão de crédito/débito separado para sua empresa e usando-o estritamente para despesas comerciais.
O consenso entre os CPAs é que deixar de separar os gastos pessoais dos empresariais é um dos maiores e mais comuns erros cometidos pelos proprietários de pequenas empresas.
Por que isso é tão caro? Na melhor das hipóteses, você terá que passar incontáveis horas na hora do imposto vasculhando meticulosamente as páginas de transações bancárias e tentando lembrar quais despesas eram relacionadas aos negócios e quais eram pessoais. Na pior das hipóteses, você acabará cometendo fraude fiscal ao declarar uma despesa pessoal como uma despesa comercial e receber uma ligação do IRS.
Por outro lado, você pode perder valiosos créditos e deduções fiscais porque esqueceu de reivindicar algo que comprou para o seu negócio com seu próprio dinheiro.
Também não há necessidade (ou desculpa) para esse erro. Obtenha um cartão de crédito comercial, use-o para seus gastos relacionados a negócios e mantenha-o sempre separado de seus cartões pessoais.
Equilibre os livros no final de cada mês
Com o software de contabilidade instalado e as transações comerciais alimentando-o de dados, você está pronto para verificar se há algum vazamento de dinheiro. Felizmente, o software de contabilidade facilita a reconciliação de contas.
Seu balanço patrimonial (que essencialmente mostra todos os ativos de sua empresa e todos os seus passivos) é a principal fonte de verdade que informa todas as finanças de sua empresa.
Depois de certificar-se de que toda a receita de sua empresa está refletida em seu sistema de contabilidade (se você for pequeno o suficiente, pode fazer isso manualmente, mas é mais fácil usar o sistema de faturamento padrão com todos os softwares de contabilidade) junto com todos os de suas despesas (conecte uma conta bancária comercial e integre sua folha de pagamento para facilitar), equilibrar seus livros será tão fácil quanto executar um relatório de reconciliação.
Aqui está um guia rápido de dois minutos do QuickBooks sobre como reconciliar suas contas:
Como reconciliar suas contas no QuickBooks (Fonte)
Seu software de contabilidade também deve lembrá-lo de fazer isso todos os meses, para que você possa se concentrar em administrar seus negócios e ganhar dinheiro para que seu software lhe fale.
Acompanhe seus relatórios essenciais
Ótima notícia: se você chegou até aqui, essa parte será fácil e recompensadora. Você configurou seu software de contabilidade, mantém suas despesas comerciais separadas das despesas pessoais e garante que tudo esteja equilibrado no final de cada mês.
Agora você pode usar seu software para produzir relatórios de contabilidade que permitirão que você saiba como está o seu negócio.
Para começar, aqui estão os três fundamentos e o que você pode aprender com eles:
- Balanço patrimonial. Como vimos na seção acima, este relatório mostra tudo o que você tem contra tudo o que deve. Aqui está um exemplo se você precisar de um.
- Declaração de renda. Também conhecido como demonstração de lucros e perdas, este relatório mostra todos os ativos que entraram (receita) e saíram de seus negócios (despesas) durante um período de tempo (um mês, trimestre ou ano).
- Demonstrativo do fluxo de caixa. Semelhante à demonstração de resultados, a demonstração do fluxo de caixa mostra o dinheiro que entra e sai do seu negócio durante um período de tempo. A diferença é que a demonstração do fluxo de caixa é apenas dinheiro, enquanto a demonstração de resultados inclui contabilidade não monetária, como valor imobiliário e depreciação de equipamentos.
Um exemplo de balanço (Fonte)
Use esses três relatórios para acompanhar a saúde financeira de sua empresa e tomar decisões sobre quando limitar os gastos versus quando investir em crescimento.
Fique por dentro da contabilidade da sua pequena empresa
Parabéns! Você tem o básico da contabilidade de pequenas empresas. Mas à medida que o seu negócio cresce, fica mais complicado e você eventualmente precisará de ajuda.
Uma das coisas mais inteligentes que você pode fazer como proprietário de uma empresa é admitir quando você está sobrecarregado e chamar a ajuda de um profissional. Aqui está um guia sobre como saber quando é hora de chamar um especialista.
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