Como aceitar a colaboração de mídia social: um guia corporativo

Publicados: 2022-06-12

Primeiras coisas primeiro: a equipe

Construir e gerenciar uma equipe de mídia social eficaz pode ser uma perspectiva assustadora.

Por quê?

A equipe precisa ser grande o suficiente para gerenciar toda a identidade de mídia social da sua empresa, mas não tão grande que se torne ineficiente.

A chave para manter sua equipe no caminho certo é manter uma presença focada nas mídias sociais. Claro, você poderia criar uma conta para cada lançamento de subsidiária ou produto, mas isso apenas sobrecarregaria suas equipes, dificultaria a comunicação e aumentaria os custos.

Em vez disso, tente adotar uma abordagem centralizada para organizar suas equipes de mídia social. A equipe em sua sede deve ser o hub principal, responsável pela estratégia geral e pelas mensagens.

As equipes baseadas em seus escritórios regionais devem seguir o plano da equipe central e alterá-lo para as especificidades de sua determinada região – por exemplo, executando campanhas locais de feriados.

Essa abordagem melhorará o processo de colaboração de mídia social em suas equipes e as ajudará a manter a velocidade.

Para mostrar a você que há um benefício em centralizar seu fluxo de trabalho de gerenciamento de mídia social, aqui está um exemplo da vida real:

A Reebok, uma empresa de calçados e vestuário esportivo, decidiu consolidar suas 200 páginas no Facebook , 100 canais no YouTube e 30 contas no Twitter. No Facebook, por exemplo, eles deixaram apenas 3 páginas ativas.

Apesar desses cortes aparentemente drásticos, a empresa conseguiu aumentar o número de seguidores no Twitter em 17% e afirmou que conseguiu se concentrar mais no envolvimento do cliente, em oposição ao marketing de produtos.

Moral da história? Uma presença de mídia social grande e excessivamente complexa nem sempre compensa. Por outro lado, manter um número menor de perfis de mídia social simplificará o processo de colaboração social e ajudará suas equipes a se concentrarem no que mais importa – seu público.

Facilitando a colaboração de mídia social com as ferramentas certas

Gerenciar a presença de mídia social da sua empresa é caro e demorado se suas equipes não colaborarem adequadamente.

A boa notícia é que você pode ajudá-los a trabalhar com mais eficiência (e economizar recursos!) utilizando ferramentas projetadas para otimizar o fluxo de trabalho de gerenciamento de mídia social da sua empresa.

Aqui estão algumas das principais ferramentas de colaboração que suas equipes acharão úteis:

Slack – quando se trata de colaboração eficiente entre equipes e departamentos, a comunicação perfeita é essencial. O Slack permite que os membros de sua equipe enviem facilmente mensagens de grupo para projetos maiores ou conversem em canais específicos de tarefas.
Trello – O Trello é uma ótima ferramenta para obter uma visão mais ampla dos projetos em andamento de sua equipe. É altamente visual, totalmente personalizável e vem com uma ótima opção de anexar arquivos, para que você possa ficar de olho em todas as tarefas e ativos ao mesmo tempo.
Dropbox – se suas equipes precisam armazenar grandes quantidades de imagens e vídeos de mídia social, elas vão adorar o Dropbox. Este aplicativo fácil de usar permite que os usuários armazenem até 2 GB de arquivos gratuitamente e podem ser facilmente acessados por todos da equipe.

Ferramentas como Slack, Trello e Dropbox ajudarão você a reduzir as ineficiências no fluxo de gerenciamento de projetos da sua equipe.

Mas e quanto à sua colaboração de mídia social e tarefas relacionadas especificamente ao gerenciamento de sua presença na mídia social – como publicação de conteúdo ou medição de desempenho? Como você garante que essas tarefas sejam concluídas de forma eficaz em toda a sua equipe e em escala global?

A resposta é fornecer à sua equipe a ferramenta certa de marketing de mídia social que permitirá que você alcance o seguinte:

Equipe sua equipe com uma solução integrada – o uso de uma única ferramenta de gerenciamento de mídia social melhorará muito a velocidade do fluxo de trabalho em sua empresa. Isso porque ter todas as ferramentas em um só lugar e poder acessá-las facilmente, sem precisar alternar entre aplicativos e plataformas, economiza muito tempo.
Certifique-se de que todos os membros da equipe possam acessar a ferramenta instantaneamente – muitas equipes têm problemas para utilizar as ferramentas fornecidas com eficiência devido aos vários logins e senhas que usam. Para evitar esse problema e garantir que cada membro da equipe possa acessar rapidamente a ferramenta, forneça a eles uma solução que possa ser acessada com um login e senha. Em outras palavras, procure um software que venha com um recurso de logon único .
Verifique se suas equipes trabalham juntas de forma integrada – para garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo e as metas sejam cumpridas, é fundamental que todas as suas equipes trabalhem juntas usando o mesmo software. Ter acesso compartilhado a um calendário editorial , painéis de dados e relatórios de desempenho é fundamental para colaborar com eficiência entre equipes e departamentos em todo o mundo.
Crie fluxos de trabalho otimizados adaptados às suas necessidades de negócios – outro ingrediente importante do trabalho em equipe bem-sucedido é conhecer o escopo exato das responsabilidades. Ser capaz de atribuir funções e responsabilidades claras dentro de suas equipes melhorará a maneira como elas organizam e priorizam suas tarefas.
Acelere a comunicação entre equipes e departamentos – embora o Slack seja ótimo para discussões de projeto mais amplas, suas equipes também devem poder se comunicar na ferramenta de gerenciamento de mídia social que estão usando. Por quê? A troca de mensagens diretamente no espaço de tarefas acelerará o ciclo de feedback e o tornará mais preciso.

Ter uma solução que permita atingir todos esses cinco objetivos ajudará suas equipes a trabalharem juntas com mais facilidade e rapidez. Como resultado, você poderá atingir com sucesso seus objetivos de marketing de mídia social.

Agora, vamos dar uma olhada em alguns processos que você pode introduzir para melhorar ainda mais o processo de colaboração de mídia social em sua organização.

Entrando no fluxo: seu processo de colaboração eficiente

Você tem a equipe, você tem as ferramentas.

Agora é hora de criar um plano de fluxo de trabalho de mídia social eficaz. Não vai acontecer magicamente, é claro; ainda há trabalho a ser feito. Mas neste ponto você tem tudo o que precisa para configurar um processo de colaboração otimizado.

Vá para sua nova ferramenta de colaboração de mídia social, porque há três coisas que você deseja estabelecer para que sua equipe ou equipes trabalhem juntas com eficiência:

Configure seus processos de equipe para facilitar a colaboração.

Você vai querer começar a atribuir funções, responsabilidades, permissões à sua equipe e desenvolver fluxos de trabalho de aprovação.

Este exercício ajudará todos na equipe a entender seu escopo exato de responsabilidades. Como resultado, as barreiras de comunicação entre equipes e escritórios diminuirão e o fluxo de trabalho funcionará perfeitamente.

Especificar funções e responsabilidades também é uma maneira comprovada de proteger a reputação da sua marca. Ele permite que você garanta que todas as tarefas sejam concluídas apenas por membros autorizados da equipe e que nenhuma mensagem ou postagem seja enviada sem a aprovação da pessoa certa.

Como a estrutura de cada empresa é única, é importante que você configure uma estrutura de aprovação personalizada que seja adaptada às suas necessidades de negócios – e que possa ser facilmente ajustada ou dimensionada. Desenvolver um fluxo de trabalho personalizado é uma ótima maneira de facilitar a colaboração entre equipes e escritórios – mesmo que estejam a milhares de quilômetros de distância.

Crie painéis personalizados para acompanhar rapidamente os KPIs da sua empresa.

Os painéis compartilháveis permitirão que toda a sua equipe fique facilmente a par dos dados e entenda o que eles precisam fazer para atingir suas metas.

Ao usar painéis compartilhados, sua equipe poderá obter uma visão geral do desempenho de mídia social da sua empresa , entender onde você está e tomar decisões mais rápidas e informadas sobre como avançar juntos.

Automatize seus relatórios para manter todos atualizados com facilidade.

Uma das premissas da comunicação eficaz entre as equipes é ter acesso aos mesmos dados e insights.

Para garantir que todas as suas equipes e escritórios estejam na mesma página, mantenha-os atualizados com relatórios automatizados . Dessa forma, você poderá acelerar o fluxo de informações e garantir que todos possam acessar uma visão geral idêntica de KPIs, o que é fundamental para levar os projetos adiante com sucesso.

Ao mesmo tempo, os relatórios ajudarão você a supervisionar as atividades de marketing de suas equipes e monitorar seu progresso. E graças à automação, você pode receber relatórios regularmente sem ter que pensar nisso – uma coisa para riscar sua lista de tarefas ocupadas.

5 erros mais comuns de colaboração de mídia social (e como evitá-los)

1. Erro: Criar muito ou pouco conteúdo

Obter a quantidade certa de conteúdo pode ser um negócio complicado – você não quer deixar seu público faminto, mas também não quer inundá-lo com conteúdo.

Como evitá-lo: sejam prazos perdidos, más escolhas nos horários de publicação ou secas de conteúdo, erros de publicação acontecem quando sua equipe não está trabalhando em sincronia.

Evite esse erro comum usando um calendário editorial robusto que toda a sua equipe pode acessar. Você poderá ficar em dia com sua programação de publicação para que a quantidade certa de conteúdo seja sempre enviada ao seu público o tempo todo.

2. Erro: Perder velocidade aguardando aprovações

Todos nós já estivemos lá – você quer ter certeza de que tudo que você publica está de acordo com o padrão e isso significa checar duas vezes cada postagem. Mas sua fila pode aumentar rapidamente e você terá membros da equipe aguardando aprovações e edições.

Como evitá-lo: use uma solução que permita gerenciar seu conteúdo em trânsito para reduzir os atrasos e a falta de comunicação que podem surgir entre equipes que trabalham em diferentes locais ao redor do mundo. Com aprovações móveis convenientes , você pode dar luz verde e adicionar comentários internos em postagens de qualquer lugar para que sua equipe não fique esperando.

3. Erro: publicar na hora errada

Publicar na hora errada pode limitar seu alcance e resultar em erros embaraçosos que podem prejudicar a reputação e a credibilidade da sua marca.

Como evitá-lo: Sejam mudanças de fuso horário ou apenas prazos de publicação pouco claros, uma melhor comunicação da equipe ajudará você a evitar essa grande gafe. Mergulhe em suas análises para ver quando seu público está mais ativo nas mídias sociais e compartilhe com sua equipe para aumentar seu alcance e engajamento.

Melhor ainda, automatize o processo com recomendações precisas sobre os melhores horários de publicação adaptados a cada uma de suas páginas, para que você nunca mais perca o horário nobre.

4. Erro: deixar as perguntas e comentários de seus clientes sem resposta

Esta é uma das maneiras mais rápidas de perder clientes. Se sua marca é distante e pouco comunicativa, os pequenos problemas e frustrações que seus clientes podem ter se acumulam. Então, antes que você perceba, os clientes terão levado seus negócios para um de seus concorrentes. Gerenciar suas contas de mídia social individualmente é a maneira mais fácil de cometer esse erro.

Como evitá-lo: especialmente com equipes maiores de mídia social, é importante que você use uma ferramenta de gerenciamento de comunidade que reúna sua equipe e todos os seus canais de mídia social em uma plataforma.

Isso ajudará você a evitar muitas das armadilhas que você pode encontrar quando várias pessoas gerenciam as redes sociais individualmente nos canais. As respostas do modelo para suas perguntas frequentes podem ajudar você a economizar ainda mais tempo e manter a consistência em seu tom e resposta.

5. Erro: Ser pego em uma crise de mídia social

Há todos os tipos de razões pelas quais as marcas se envolvem em crises de mídia social. Às vezes, é uma resposta errada à pergunta de um cliente, uma campanha publicitária imprudente ou algo tão imprevisível quanto um erro técnico.

Seja qual for o motivo, as tempestades de mídia social em torno de um deslize podem causar danos reais ao seu negócio se não forem tratadas corretamente.

Como evitá-lo: mantenha um dedo no pulso de seu público de mídia social e acompanhe o sentimento nas conversas sobre sua marca que eles estão tendo. Também é importante que sua equipe tenha acesso a essas informações, para que possam coordenar as respostas em conjunto. Isso não apenas o ajudará a lidar com quaisquer crises se elas surgirem, mas também o ajudará a evitá-las em primeiro lugar.

O take-away

Um processo eficiente de colaboração de mídia social é essencial para qualquer empresa – mas especialmente para marcas corporativas cujas equipes precisam trabalhar juntas além das fronteiras.

Mesmo que pareça uma tarefa assustadora, desenvolver um plano de colaboração otimizado é feito facilmente com as ferramentas certas. Garantir que cada membro da equipe conheça as tarefas pelas quais é responsável, possa acessar painéis com os principais pontos de dados e manter-se atualizado com relatórios regulares - independentemente da região do mundo em que estão localizados - melhorará muito seu fluxo de trabalho e ajudar a atingir seus objetivos de marketing de mídia social.