Enterprise Content Management: controle o caos em 5 etapas simples!

O gerenciamento de conteúdo de conhecimento organiza e gerencia seu conteúdo e se tornou muito mais popular ao longo dos anos. Imagine os arquivos da sua empresa em uma bagunça desorganizada, espalhados aqui e ali. Não se preocupe; o gerenciamento de conteúdo corporativo ajuda e transforma essa bagunça em um espaço de trabalho organizado. E por causa de seus recursos excepcionais, o mercado de gerenciamento de conteúdo corporativo dobrou – de US$ 31,66 bilhões para US$ 67,14 bilhões desde o ano de 2017.

Se sua organização cria conteúdo regularmente para compartilhar com clientes, funcionários, parceiros, líderes de equipe e muito mais, você precisa garantir que tudo esteja no lugar para que você não tenha que enfrentar aquele momento estranho de "Onde foi que eu coloquei isso?" Então, explore conosco os segredos do ECM neste artigo!

O que é Enterprise Content Management (ECM)?

O gerenciamento de conteúdo empresarial, ou ECM, é um mundo mágico onde todas as suas informações na forma de ativos digitais se reúnem e encontram seu devido lugar. É uma estratégia que muitas grandes organizações empregam para atender a todos os desejos relacionados ao conteúdo, desde a captura, gravação e armazenamento até a recuperação de conteúdo importante.

Agora, eu sei qual é a sua próxima pergunta: “Por que alguém deveria se preocupar com o gerenciamento de conteúdo corporativo?” Bem, amigo, deixe-me esclarecer essa confusão com a ajuda de algumas estatísticas. Você sabia que, mesmo neste mundo digitalizado, as empresas perdem 21% de sua produtividade devido ao mau gerenciamento de conteúdo? Não é como jogar um tempo precioso pela janela? E não apenas isso, as organizações também gastam uma média de 15 horas por semana procurando documentos extraviados ou perdidos.

O ECM inclui várias ferramentas e processos necessários para garantir que sua organização acompanhe o fluxo de informações em toda a empresa — e que nada essencial seja perdido, especialmente a produtividade.

A melhor parte de usar um ECM é que ele pode gerenciar com eficiência informações estruturadas e não estruturadas. O documento estruturado refere-se aos dados em um formato padronizado como planilhas, contatos, formulários e bancos de dados SQL. Considerando que os dados não estruturados vêm em todas as formas, formatos e tamanhos e não são padronizados, como imagens, multimídia, notas de reunião e apresentações em PowerPoint.

Sem ECM, você arrisca sua organização em um loop de arquivos perdidos, prazos perdidos, documentos desorganizados e funcionários frustrados. E os recursos do ECM que podem salvar sua organização desse caos estão listados na próxima seção. Portanto, não espere; Leia.

Por que o gerenciamento de conteúdo empresarial é importante?

Hoje, os dados são rei e guardam o segredo do crescimento e sucesso. A importância dos dados e do conteúdo não pode ser exagerada, pois fornece os insights para orientar a tomada de decisões e estimular a inovação.

E com o aumento dos dados, os casos de violação de dados também aumentaram. Portanto, é necessário evitar que esses dados se tornem caóticos, fazendo com que as empresas percam sua vantagem competitiva. Você não pode confiar em e-mails e armazenamento de dados inseguro para seus preciosos contratos e arquivos.

Em vez disso, considere investir em um software ECM que gerencie seus arquivos em pastas flexíveis para que você possa acessá-los com facilidade e segurança. Portanto, prepare-se para uma jornada apresentando a você os segredos por trás dos poderes e elementos-chave do ECM.

Os principais elementos do gerenciamento de conteúdo empresarial

Um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo pode ser dividido em cinco componentes básicos. Ao preparar uma estratégia de ECM, você deve ter cada componente em vigor para garantir que nada seja deixado para trás e que tudo funcione sem problemas. Imagine seu negócio como um tesouro de informações preciosas. Mas um tesouro é inútil se você não conseguir capturá-lo, gerenciá-lo e, por fim, entregar seus benefícios àqueles que mais precisam. Então, vamos começar esta emocionante jornada e explorar os elementos-chave do ECM!

1. Captura

O primeiro passo para organizar seus arquivos e documentos é capturá-los e trazê-los para seu novo sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo. É o processo de conversão de documentos em papel como pdf, documentos do word em formato eletrônico ou importação de arquivos eletrônicos já disponíveis que precisam ser armazenados em um ECM.

Isso pode incluir documentos como contratos, propostas, faturas, ordens de compra, relatórios e arquivos de funcionários.

Digitalizar e armazenar todos esses arquivos importantes em um local centralizado pode agilizar os processos organizacionais e tornar o conteúdo comercial ainda mais fácil de acessar.

2. Gerenciar

O próximo componente depois de capturar o conteúdo é gerenciá-lo. O ECM é um curador de conteúdo que classifica as informações em um formato de fácil acesso. Você precisa verificar a interface da ferramenta ECM que usará para seus recursos colaborativos e de fácil acessibilidade e pesquisa. Um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo atua como um assistente pessoal que organiza todos os dados estruturados e não estruturados em um formato lógico.

3. Loja

Primavera, seus dados simplesmente não são suficientes. É importante armazenar seus dados com segurança. O sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo atua como um repositório central, garantindo que todos os seus arquivos estejam seguros e protegidos contra acesso não autorizado, perdas e danos. Ele também deve fornecer um backup dos dados e informações que mudam com frequência. A edição deve ser simplificada para que os usuários possam editar o documento e a planilha sem problemas.

4. Preservar

Um sistema ECM protege a autenticidade e a integridade do seu conteúdo ao longo do tempo. O componente de preservação gerencia o conteúdo que muda com frequência com a ajuda do gerenciamento de registros. Ele impõe políticas de retenção, economiza espaço para arquivos que precisam de acesso regular, arquiva documentos desnecessários e gerencia o histórico de versões para segurança dos dados.

Os arquivos preservados também podem ser utilizados, mas é uma ótima maneira de separar documentos alterados com frequência e menos acessados.

5. Entregar

O último elemento do gerenciamento de conteúdo corporativo é entregar o conteúdo e as informações para a pessoa que precisa deles com mais eficiência. Pode ser qualquer um, desde um membro da equipe até um cliente, mas esse elemento garante que a informação caia nas mãos certas. Ele aprimora a colaboração e a produtividade ao entregar os arquivos interna e externamente.

Portanto, aqui encerramos nossa discussão sobre os principais elementos do gerenciamento de conteúdo empresarial. Espero que agora você esteja claro sobre os vários componentes e seus recursos. E agora é a hora de entender profundamente os benefícios do ECM. Na próxima seção, falaremos em detalhes sobre os vários benefícios que o gerenciamento de conteúdo corporativo oferece. Então junte-se a nós.

Benefícios do Enterprise Content Management

Se você está pensando: “Por que é importante investir tempo e dinheiro em sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial?” Então esta seção resolverá todas as suas dúvidas. O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é um local onde os riscos de segurança e o caos desaparecem e os documentos encontram seu lugar certo. Então, vamos nos aprofundar em seus benefícios e aprender mais.

1. Organiza Documentos

Todos nós já enfrentamos aquela situação embaraçosa de não conseguir encontrar aquele documento importante quando mais precisamos dele. Mas com o gerenciamento de conteúdo corporativo, você não precisa se preocupar com esses casos, pois ele cria facilmente uma estrutura navegável para localizar e armazenar documentos. É como alocar uma casa para todos os documentos, ajudando todas as peças preciosas de conteúdo a ficarem seguras em um só lugar. Ele garante que não haja duplicatas, erros ou perda de documentos.

2. Reduza os riscos de segurança

Um ECM garante a segurança do documento, permitindo apenas acesso autorizado e proteção por senha. Se você passa noites sem dormir e se preocupa com violações de dados, não precisa se preocupar, pois o gerenciamento de conteúdo corporativo está aí para ajudá-lo. Ele armazena os arquivos em um repositório seguro e ajuda a resolver os problemas relacionados à segurança e conformidade, ao mesmo tempo em que fornece acesso fácil aos autorizados.

3. Facilite a localização de conteúdo

Com a simplicidade e eficiência do gerenciamento de conteúdo corporativo, ninguém pode impedir sua produtividade. Possui poderosas funcionalidades de pesquisa que permitem acessar arquivos e documentos inserindo palavras-chave ou frases. É como ter um assistente pessoal inteligente e ágil. Com todos em sua equipe sabendo que o conteúdo de que precisam está armazenado com segurança, fica mais fácil localizar arquivos, planilhas, relatórios e documentos necessários para concluir as tarefas do dia a dia.

4. Aumente a eficiência

Neste mundo acelerado, o ECM é seu companheiro para economizar tempo. Ele pode automatizar o trabalho e os processos reduzindo as tarefas manuais. Ele também garante uma colaboração perfeita, fornecendo a eles as informações necessárias para concluir a tarefa. O gerenciamento de conteúdo corporativo reduz a necessidade de tarefas repetidas, como a recriação de arquivos perdidos, melhorando a produtividade e a eficiência gerais.

À medida que discutimos esse incrível tópico de gerenciamento de conteúdo corporativo, surge uma pergunta: “Como implementar esse sistema na organização?” Bem, é necessário responder a esta pergunta antes de encerrarmos nossa discussão, então prepare-se, pois a próxima seção trará alguns insights realmente interessantes para você. Depois de ler a próxima parte, você implementará facilmente um ECM em sua organização. Então, sem mais delongas, vamos começar.

Como implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo?

Se você sonha com um mundo onde encontrar arquivos é apenas uma questão de alguns minutos, então não tema; basta seguir este guia passo a passo e implementar a mágica de um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo em sua organização. Aqui vamos percorrer as seis etapas cruciais para a implementação de um ECM.

1. Audite o processo de gerenciamento de conteúdo existente em sua organização

Antes de implementar um novo sistema de gerenciamento de conteúdo, é importante auditar o existente. Examine minuciosamente o sistema atual e entenda como ele funciona e como os documentos são armazenados, compartilhados e derivados. Em seguida, analise as desvantagens ou a ausência de recursos no processo atual que impactam negativamente a produtividade.

Faça a si mesmo perguntas como: “Estou usando um sistema desatualizado?” ou “Este sistema é seguro o suficiente?” Ao acessar o processo atual, você conhecerá os desafios que precisa superar nessa jornada. Além disso, reúna a lista de todos os documentos como PDFs, relatórios, contratos, planilhas e informações sobre o local em que estão armazenados. Isso ajudará você a se antecipar e saber todas as informações que precisam ser capturadas.

2. Reúna os principais membros da equipe

Um bom sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo oferece colaboração e promove o trabalho em equipe. Planeje com antecedência quem você deseja conceder acesso aos arquivos. Você também pode alocar um líder de equipe ou chefe de departamento de cada equipe e obter sua ajuda para implementar o sistema ECM. Cada membro traz algumas habilidades únicas e processos de pensamento para a mesa. Isso faz com que a diversidade e a inovação floresçam para que você alcance seus objetivos organizacionais.

3. Defina suas metas e objetivos

Antes de seguir nessa jornada, deixe claro o seu destino. Certifique-se de ter clareza sobre as expectativas e metas que deseja alcançar com a ajuda do gerenciamento de conteúdo empresarial. Você quer reduzir os riscos de segurança? Reduzir o desperdício de papel? Quer aumentar a colaboração e a eficiência dos funcionários? Faça essas perguntas e decida seu objetivo. Você também pode anotar seus objetivos como sua estrela-guia durante a jornada.

4. Pesquise e escolha uma plataforma de ECM

Existem várias plataformas de ECM disponíveis. Você precisa definir seus objetivos e decidir seu orçamento e, em seguida, escolher as plataformas que atendem completamente aos seus requisitos. Para isso, você terá que realizar uma pesquisa minuciosa, passar por análises e comparar várias plataformas. Considere fatores como facilidade de acesso, personalização e opções de segurança. Você também pode receber sugestões de suas equipes e deixá-las participar ativamente da decisão sobre o melhor software de ECM para sua empresa.

Para ajudá-lo a começar, aqui estão algumas opções de software a serem consideradas:

• bit.ai
• Ao ar livre
• Hyland
• M-Arquivos
• SharePoint
• Newgen
• Crie uma estratégia e implemente

Depois de decidir sobre a melhor ferramenta de ECM, o próximo passo é criar uma estratégia para sua implementação bem-sucedida. Crie um roteiro para alocar recursos, crie um cronograma e um plano de comunicação. Este roteiro ajudará sua equipe a conectar diferentes pontos e, finalmente, atingir a meta. Mantenha todas as partes interessadas envolvidas e configure o novo sistema e processo o mais rápido possível. E como etapa final, inscreva-se, capture, armazene, grave e organize seu conteúdo.

Agora que você tem o roteiro para o sucesso, é hora de começar esta aventura. Fique ligado na próxima seção, onde exploraremos por que você deve usar o Bit.ai como o sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial.

Bit.ai como sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)

O Bit.ai é uma plataforma completa de gerenciamento de conhecimento e colaboração de documentos projetada para o local de trabalho moderno. A plataforma da Bit ajuda as equipes a criar, colaborar, compartilhar, rastrear e gerenciar conhecimento em um só lugar. Vamos mergulhar nos recursos fascinantes do Bit.ai e entender por que ele é o vencedor dos sistemas de gerenciamento de conteúdo.

1. Modelos impressionantes

Bit torna rápido, fácil e divertido para você criar qualquer tipo de documento. Como? Com a extensa galeria de modelos do Bit, você pode escolher entre mais de 70 modelos projetados profissionalmente para criar documentos rapidamente. Tudo o que você precisa fazer é preencher seu conteúdo personalizado e todo o documento estará pronto para ser compartilhado rapidamente!

Você não precisa perder tempo tentando corrigir a formatação de seus documentos porque o Bit irá formatar automaticamente todo o seu documento. Escolha entre uma coleção de layouts e temas de cores que transformarão a aparência de todo o seu documento com apenas um clique.

2. Espaços de trabalho inteligentes

Uma das principais características do Bit é que ele permite criar vários espaços de trabalho, documentos e pastas para armazenar e gerenciar tudo o que você tem de forma eficiente e organizada. Isso significa que, ao usar o Bit, você pode criar vários espaços de trabalho em torno de seu trabalho, funcionários, clientes, departamentos e muito mais.

Uma coisa a observar sobre o Bit Workspaces é que você pode decidir quem terá acesso a ele. Você pode adicionar ou convidar outros colaboradores e fornecer a eles acesso somente leitura, acesso somente comentários ou até mesmo permissão total para edição.

3. Biblioteca de conteúdo

Cada espaço de trabalho do Bit tem uma biblioteca de conteúdo onde você pode adicionar vários ativos digitais ou de mídia. A biblioteca de conteúdo está conectada aos seus documentos Bit para que você possa colaborar, pesquisar, inserir e criar rapidamente seus documentos interativos.

A biblioteca de conteúdo do Bit é um lugar inteligente para você e sua equipe compartilharem recursos em qualquer tipo de conteúdo digital, como imagens, arquivos, PDFs, Google Docs, arquivos Dropbox, SlideShares, vídeos do YouTube, links visuais da Web, apresentações e outros tipos de mídia , e mais.

4. Colaboração em tempo real

Com o Bit, você e sua equipe podem colaborar e trabalhar simultaneamente no mesmo documento em tempo real. Você pode fazer alterações, editar em tempo real, destacar seções, deixar comentários, @mencionar pessoas e muito mais.

Você pode até convidar seus colegas de trabalho ou gerentes e fornecer a eles acesso de edição para receber comentários ou feedback. Dependendo dos materiais que você está compartilhando, você pode conceder acesso somente leitura, somente comentários ou acesso de edição aos espaços de trabalho dos quais eles fazem parte.

5. Integração de rich media/documentos interativos

Com o Bit, você pode criar documentos interativos no local de trabalho e dar vida a eles usando mais de 100 integrações de mídia avançada. O Bit permite adicionar imagens, PDFs, arquivos em nuvem, mapas, apresentações, gráficos, vídeos, GIFs – basicamente qualquer tipo de mídia avançada – aos seus documentos e transformá-los automaticamente em cartões visuais interativos e incorporações avançadas que vivem dentro deles! Isso tornará todos os seus documentos relacionados ao trabalho e compartilhamento de conhecimento muito mais abrangentes e envolventes!

6. Funcionalidade de pesquisa inteligente

As organizações podem ter muitas informações e dados para gerenciar e, às vezes, fica difícil encontrar uma informação entre todos os documentos. Mas a robusta funcionalidade de pesquisa inteligente do Bit permite que você pesquise em pastas, documentos e conteúdo em áreas de trabalho usando pesquisa em rich text, títulos e descrições, e aparecerá rapidamente diante de você.

Outro recurso interessante do Bit é que ele permite fixar documentos importantes que precisam ser acessados ​​com frequência dentro de um espaço de trabalho. Isso torna fácil e rapidamente acessível para todos.

7. Rastreamento de documentos

Com o Bit, você pode compartilhar seus documentos com outras pessoas fora do mundo por meio de um link rastreável. Esse recurso de rastreamento de documentos permite que você obtenha análises ao vivo e insights detalhados sobre documentos compartilhados, como quem os visualizou, quanto tempo gastaram, com que frequência os visitaram etc. É uma ótima maneira de descobrir como as pessoas se envolvem ou interagem com seus documentos. Escolha entre opções como captura de leads, proteção por senha, expiração de link, etc.

8. Gerenciar permissões e acesso a informações

Bit permite que você gerencie permissões e acesso a informações para atender às necessidades exclusivas de sua organização. Cada área de trabalho permite definir permissões e níveis de acesso para seus colaboradores e convidados. Você pode atribuir acesso total, editor, comentários ou acesso somente leitura a seus usuários, e os convidados podem receber comentários ou acesso somente leitura. Somente os colaboradores e convidados que foram adicionados a um espaço de trabalho podem acessar os documentos nesse espaço de trabalho.

Você também pode definir funções gerais para cada pessoa adicionada à sua organização, como proprietário, gerente, membro ou convidado. Cada função tem níveis de acesso variados para convidar usuários, alterar configurações de assinatura etc.

Ao compartilhar seus documentos Bit com o mundo exterior, você pode adicionar uma senha personalizada, ativar a expiração do link ou desativar seu link compartilhável a qualquer momento.

9. Estética Simples e Mínima

A parte interessante do Bit é que, apesar de seus recursos interessantes e úteis, ele possui uma interface simples e amigável. Isso significa que, mesmo que você seja novo em tecnologia e não saiba nada sobre codificação, pode começar facilmente com a plataforma Bit.

A estética de design minimalista e o excelente UX do Bit tornam o fluxo entre os documentos para os espaços de trabalho digitais limpo e rápido! Ele simplesmente fornece uma abordagem sistemática e profissional para todo o processo!

Em suma, o Bit é a ferramenta dos sonhos para toda a sua empresa, pois torna o gerenciamento de conteúdo e agiliza o processo de trabalho muito mais fácil e interativo! Então, o que você está esperando? Faça um favor a si mesmo e adquira o Bit agora mesmo!

E agora, prepare-se para o encerramento, onde você será inspirado a agir e descobrir o verdadeiro poder de eliminar o caos em seus negócios. Fique atento!

Empacotando

Parabéns, heróis do conteúdo! Cobrimos essa longa e interessante jornada sobre gerenciamento de conteúdo corporativo, revelando seus segredos, importância, benefícios, componentes e etapas de implementação. Agora com todo o conhecimento adquirido, é hora de testar o poder de organização e eficiência em seus documentos.

Agora, use o super-herói do gerenciamento de conteúdo – Bit.ai! Deixe-o ser seu parceiro de confiança na luta contra o caos, garantindo que seus documentos estejam seguros e a colaboração seja perfeita. Lembre-se, com Bit.ai; você não está apenas gerenciando o conteúdo; você está trazendo uma onda de produtividade! Portanto, não espere e tome uma atitude hoje.

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