Trabalhe melhor em conjunto: a importância dos sistemas de colaboração empresarial

Seu redator está em San Diego, seu desenvolvedor está em Miami e seu designer gráfico está em Londres. No final da semana, eles precisam colaborar para publicar uma página de destino pós-clique. Como você faz isso acontecer?

Um enigma semelhante enfrenta a maioria das empresas hoje. Sem home office e funcionários que abrangem vários fusos horários, fazer as coisas em equipe pode ser uma tarefa impossível. É por isso que, cada vez mais, as empresas estão se voltando para sistemas de colaboração empresarial.

O que é um sistema de colaboração empresarial?

Os sistemas de colaboração empresarial permitem que as equipes trabalhem juntas em projetos que normalmente seriam tediosos ou ineficientes, ou exigem que os membros estejam no mesmo local. Um sistema de colaboração pode incluir ferramentas que permitem videoconferência ou compartilhamento de documentos ou qualquer outro recurso que facilite o trabalho em grupo.

Exemplos de sistemas de colaboração empresarial tornando as equipes mais produtivas

Nem toda empresa tem as mesmas necessidades de colaboração. Alguns priorizam o software de gerenciamento de tarefas, enquanto outros exigem soluções de videoconferência para funcionar melhor em conjunto. Aqui estão alguns dos sistemas de colaboração empresarial mais populares que as equipes usam para melhorar o fluxo de trabalho e a produtividade, vários dos quais usamos no Instapage. (Para obter dicas sobre como implementar um novo software de colaboração para sua equipe, acesse aqui.)

folga

O e-mail é lento e desajeitado e, para comunicação instantânea, simplesmente não funciona. É por isso que milhões de pessoas usam o Slack.

É provável que você esteja familiarizado com a ferramenta, mesmo que não a use. E se não, recomendamos que pelo menos experimente. Em seu nível mais básico, esse sistema de colaboração permite que dois membros de uma equipe troquem mensagens instantaneamente, mas também vem com alguns outros recursos que facilitam outras formas de colaboração, como:

• Tópicos de grupo que permitem abordar uma equipe inteira
• Pesquisa profunda para quando você precisa encontrar o que seu chefe disse sobre o novo slogan da empresa há uma semana.
• Compartilhamento de arquivos fácil de arrastar e soltar para que você não precise alternar entre o bate-papo e uma ferramenta de armazenamento de terceiros.
• Integrações para outros softwares de colaboração, como soluções de videoconferência.

asana

Quando essa página de vendas deve ser publicada? É nesta quinta-feira ou na próxima? Os designers já começaram a trabalhar nas imagens personalizadas que queríamos?

Perguntas como essas surgem muito quando você não tem uma plataforma de gerenciamento de tarefas. Para evitá-los, nós da Instapage usamos o Asana.

Este sistema de colaboração permite que você faça mais do que apenas atribuir projetos. Ele mantém você dentro do cronograma com um feed que exibe o status atualizado de um projeto. Isso significa que você pode descobrir se esses designers terminaram as imagens personalizadas de que você precisa para a página de vendas e também pode descobrir se os redatores começaram a redigir argumentos persuasivos para isso.

A cada passo do caminho, as tarefas são atualizadas à medida que se relacionam com o membro da equipe atribuído a elas e, a partir de um painel, você pode facilmente arrastar os blocos ao concluir os principais benchmarks do projeto. Isso torna mais fácil cumprir prazos e alocar recursos para você, que pode oferecer mais ajuda ao único designer que monta essas imagens personalizadas se ele não tiver tempo para criá-las até terça-feira.

Quando você se mantém atualizado sobre como sua equipe está trabalhando individualmente em um projeto, isso aparecerá no produto final. E quando esse projeto terminar, você pode arquivar tarefas e revisá-las posteriormente para descobrir quais são seus processos e fluxos de trabalho mais produtivos.

Solução de colaboração Instapage

Não precisamos dizer como pode ser difícil colaborar em uma página de destino pós-clique. Se você não é cliente do Instapage, já sabe, e se for, provavelmente já sabia. Para passar da versão um de um wireframe para a versão dois, para três, para a versão final do wireframe e, em seguida, para a versão final do wireframe (todos sabemos que a final nunca é a final), há muita burocracia.

Se você já estiver usando a solução Instapage Collaboration, precisará se atualizar um pouco sobre a aparência dessa burocracia. Existem capturas de tela com texto em vermelho que são passadas pelo escritório para feedback; e quanto mais eles passam, mais cobertos de texto vermelho eles ficam até que você não consiga mais ver o botão de chamada para ação.

Além disso, existem as cadeias de e-mail que quebram recordes de número de respostas. As respostas dizem “Aqui está meu feedback revisado” e “Acho que devemos mudar a frase de chamariz, mas você verá meu comentário completo no texto vermelho na captura de tela”. E quando você termina de receber apenas uma rodada de feedback da equipe, você quer mudar seu endereço de e-mail ou fechar seu laptop e jogá-lo pela janela como um lançador de disco olímpico em busca de ouro.

SOS Se esse cenário parece um pouco familiar, você precisa da solução de colaboração Instapage. Isso economizará tempo, dores de cabeça e o custo de substituir seu laptop antigo. Veja como:

• Trabalhe em UMA versão atualizada com fluidez de sua página de destino pós-clique com toda a sua equipe em tempo real.
• Solte um ponto de acesso em qualquer lugar da página para comentar qualquer elemento.
• Visualize todos os seus comentários de todas as suas páginas em um feed conveniente que facilita a resposta aos comentários e a resolução de problemas de design.
• Convide qualquer pessoa para dar feedback clicando no botão “Compartilhar” no canto superior direito da página.
• Gerencie as permissões de todos os colaboradores, incluindo quais comentários eles podem e não podem ver (melhor para quando seu cliente diz "Vamos mudar a cor do botão de volta para azul" e seu designer diz "Uma quarta mudança de cor do botão? Você precisa estar brincando comigo”)

Monosnap

Muitas vezes, com equipes remotas, é importante comunicar as coisas de forma rápida e específica. Você pode escrever um longo e-mail detalhando exatamente o que precisa ser alterado e como, ou pode simplesmente fazer uma captura de tela e adicionar setas e outros detalhes do que pode precisar ser alterado. Monosnap é uma ferramenta eficaz para fazer exatamente isso.

No Instapage, nós o usamos para capturar e editar capturas de tela para compartilhar rapidamente algo que possa ser relevante para um projeto em que estamos trabalhando. Pode ser uma página de resultados do mecanismo de pesquisa, uma métrica específica em um painel de análise ou alterações que estamos fazendo em uma página da web. Depois de capturar seu alvo, você pode colar sua foto em qualquer lugar - ou pode recortar, destacar, apontar com setas e anotar comentários em texto vermelho, depois carregar a imagem editada em um servidor e enviar o link para a foto como texto.

documentos Google

Para uma colaboração eficaz, a maioria das equipes de marketing de conteúdo não exige nada além do Google Docs. O sistema de colaboração gratuito e fácil de usar simplifica o processo de redação e edição para os gerentes de conteúdo e sua equipe.

Os escritores acharão semelhante ao uso do Microsoft Word. Todas as funções básicas disponíveis que permitem a formatação de texto estão lá, e particularmente útil é uma lista suspensa que permite que os escritores de SEO rotulem facilmente seus subtítulos.

Mas funções um pouco mais avançadas são o que torna o Google Docs ótimo para colaboração. Um recurso de “comentário” permite que os editores destaquem frases para deixar comentários com facilidade, e um modo de permissão específico, chamado “sugestão”, torna simples para os membros da equipe sugerir alterações no texto que o autor pode revisar e aceitar ou negar posteriormente com o apertar de um botão.

calmamente

Aqui está uma cadeia de e-mail que parecerá familiar. De ele para você: “Ei, qual é o melhor horário para vocês se encontrarem?”

De você para ele: “Estou livre praticamente o dia todo hoje. Então, que tal um pouco antes do almoço?

Dele para você: “Hoje não posso. Inundado. Que tal amanhã?"

De você para ele: “Não, amanhã estou trabalhando com um prazo apertado e tenho uma reunião com Ted à tarde, e ele é muito falador, então provavelmente vai demorar muito.”

Dele para você: “Oof. Ted pode continuar falando. Desculpe, você tem que lidar com isso, mas estou agendado para o resto da semana.

Então, essa cadeia de e-mail será retomada na próxima semana e será preenchida com muito do mesmo novamente. Então, para contornar tudo isso, muitas equipes usam o Calendly.

A ferramenta permite que você defina os horários em que está disponível e apenas atire em uma programação para quem você está tentando encontrar, que pode escolher um horário em que também esteja disponível com base na sua programação.

GoToMeeting

Às vezes você precisa de um pouco de tempo face a face. Não do tipo no seu telefone, mas do tipo para se reunir com investidores ou executivos para relatar os últimos números de aquisição de usuários. O GoToMeeting é o destino de 16 milhões de usuários que se envolvem em interações remotas como essa.

O sistema de colaboração permitirá que você configure salas personalizadas de forma rápida e fácil para diferentes reuniões, convide participantes de vários locais diferentes e até mesmo comece a gravar sua reunião com um clique. Os feeds de alta definição tornam toda a experiência mais pessoal, enquanto uma ferramenta de desenho e um recurso de transmissão de tela permitem que você compartilhe o que está vendo com precisão.

Trabalhe melhor em conjunto com um sistema de colaboração empresarial

Os sistemas de colaboração empresarial estão crescendo em popularidade à medida que as empresas se tornam remotas e desejam manter um fluxo de trabalho de equipe produtivo. Com a ajuda deles, conheçam-se, responsabilizem-se mutuamente e compartilhem seu conteúdo mais importante para trabalharem melhor juntos. Descubra como a produção da página de destino pós-clique é rápida e indolor com a ajuda da solução de colaboração Instapage. Inscreva-se para uma demonstração do Enterprise hoje.