Como introduzir de forma inteligente um novo software de colaboração para sua equipe

Conseguir que sua equipe adote essa nova ferramenta não é tão fácil quanto você pensa. Na verdade, forçá-los tem o potencial de lançar todo o seu negócio no caos.

Estudos mostram que a apatia dos funcionários, casos de demissão e hostilidade em relação aos gerentes podem aumentar quando você implementa a mudança da maneira errada.

Os sistemas de colaboração empresarial são importantes para um fluxo de trabalho mais coeso, portanto, você deve saber como apresentar um novo software à sua equipe. Veja como fazer isso direito.

Convide-os para avaliar o software de colaboração

Há cerca de 65 anos, os pesquisadores Lester Coch e John French Jr. fizeram uma descoberta surpreendente em uma fábrica de roupas.

Em um estudo que visava medir o impacto da mudança organizacional sobre os funcionários, eles separaram os trabalhadores em quatro grupos com níveis semelhantes de coesão e eficiência operacional. Em três desses quatro grupos, eles encontraram algumas diferenças importantes no comportamento:

(Grupo 2 não foi incluído porque não teve impacto nos resultados do teste)

• Grupo 1:

Este grupo foi rotulado pelos pesquisadores como o grupo “sem participação”. Os membros do grupo um foram chamados a uma sala de reunião por superiores e informados de que seu processo de montagem precisava ser melhorado.

Os gerentes então deram a eles um método específico para fazer melhorias em sua velocidade de montagem. Eles não tinham voz no que esse processo implicava. Eles foram instruídos a retornar aos seus postos e segui-lo.

• Grupos 3 e 4:

Esses dois grupos foram chamados de grupos de “participação total”. Eles foram informados pela gerência de que havia necessidade de melhorar o fluxo de trabalho e solicitados a debater ideias sobre como corrigi-lo.

Quando os operadores concordaram com as etapas que poderiam ser eliminadas e os processos que poderiam ser otimizados, ambos os grupos foram totalmente treinados no novo método. Ao contrário do grupo 1, esses trabalhadores tinham voz total sobre o que o novo método implicava.

O que aconteceu a seguir surpreendeu os experimentadores. Aqui está o que eles escreveram sobre o grupo um:

“A resistência se desenvolveu quase imediatamente após a ocorrência da mudança. Expressões marcantes de agressão contra a gerência ocorreram, como conflito com o engenheiro de métodos,… hostilidade em relação ao supervisor, restrição deliberada da produção e falta de cooperação com o supervisor. Houve 17% de desistências nos primeiros 40 dias. Queixas foram registradas sobre os preços por peça; mas quando a taxa foi verificada, descobriu-se que estava um pouco 'frouxa'.”

Em comparação com antes da implementação do novo processo, esses trabalhadores estavam operando com cerca de 65% de eficiência. E permaneceram nesse nível por 30 dias após a alteração.

Os grupos 3 e 4 também tiveram uma queda de eficiência inicialmente, embora muito menos drástica do que a observada no grupo 1. Também não durou muito.

Depois de se acostumarem com o novo processo, os trabalhadores dos grupos de “participação total” não apenas retornaram ao nível anterior de eficiência produtiva – eles o ultrapassaram. E o fizeram sem qualquer hostilidade ou agressão à administração.

A lição aqui? Envolva sua equipe no processo de adoção da nova ferramenta. Por exemplo, se você estiver interessado em usar o Instapage, permita que toda a sua equipe o teste. Garanta que eles possam usar a plataforma para criar páginas facilmente juntos usando nossa nova solução de colaboração:

Convide seus comentários e leve-os em consideração. Se eles vão usá-lo, todos os recursos do software precisam funcionar para eles, assim como para você.

Minimize a mudança social envolvida na adoção do novo software empresarial

Quatro anos depois que Coch e French colocaram os pés naquela fábrica de roupas, Paul Lawrence e Harriet Ronken tiveram a chance de observar uma interação reveladora em uma fábrica de eletricidade.

Nesse cenário específico, as equipes de engenheiros/operadores permaneceram em contato constante diariamente. Não era incomum um engenheiro sugerir uma melhoria de procedimento ao seu operador, ou vice-versa. Quando uma peça ou processo era considerado ineficaz, a equipe tentava consertá-la em conjunto.

O sistema funcionou na maioria dos casos, mas houve um em que não funcionou. Quando um engenheiro abordou um determinado operador com quem ele não trabalhava regularmente, sugerindo que ela experimentasse uma nova peça, as coisas foram um pouco diferentes do normal.

Em vez de testá-lo adequadamente, ela “não manuseou a peça com o cuidado habitual. Depois de montar o produto, ela o testou e não passou na inspeção. Ela se virou para o novo engenheiro e, com ar triunfante, disse: 'Não funciona.'”

Quando o engenheiro sugeriu que ela testasse mais peças, ela o fez - novamente, sem muito entusiasmo - instalando-as no que os pesquisadores chamaram de "uma maneira incomumente rude". E, novamente, eles não funcionaram.

Aparentemente propositalmente, ela sabotou o novo design.

Quando o novo engenheiro saiu, a operadora se voltou para o engenheiro com quem trabalhava rotineiramente e disse a ele que as ideias do novo engenheiro simplesmente “não eram boas”.

Foi quando os pesquisadores perceberam que havia um aspecto técnico e social a ser mudado. Neste caso, a mudança técnica foi a adequação ao desenho de trabalho do operador. A mudança social foi o engenheiro desconhecido implementando essa mudança.

No seu caso, a mudança técnica é a implementação da nova ferramenta de colaboração. Mas que ramificações sociais essa mudança terá? Por exemplo, como a ferramenta mudará a maneira como sua equipe opera?

Quem implementará a mudança? Irá reestruturar a cadeia de comando? Isso mudará as funções da equipe? Isso colocará membros desconhecidos da equipe em contato uns com os outros?

Lisa Quast, coach de carreira e ex-executiva da Fortune 500, acrescenta para experimentar as conclusões com palavras de sua própria experiência:

“Se os indivíduos em um departamento respeitam muito seu gerente porque o gerente construiu a confiança durante um período de tempo, a equipe aceitará melhor qualquer mudança. Se o gerente é novo e ainda não conquistou a confiança de seus funcionários, a desconfiança pode se manifestar em resistência à mudança.”

“Novo” não significa necessariamente “novo para a empresa”. No exemplo do operador/engenheiro, “novo” significava simplesmente alguém com quem o operador não estava acostumado a trabalhar. Essa confiança e familiaridade com o implementador da mudança é crucial, assim como outras implicações sociais da mudança.

Se possível, peça a um membro sênior de sua empresa que inicie a adoção de seu novo software de colaboração. E antes de fazer isso, certifique-se de ter previsto o impacto dessa mudança.

Faça o possível para minimizar a resistência, mantendo as equipes intactas e as mesmas funções. Caso contrário, você pode acabar com um departamento inteiro de operadores teimosos e auto-sabotadores.

Expresse claramente o motivo da mudança

“Se a equipe não entender a necessidade de mudança, você pode esperar resistência”, diz o especialista em gerenciamento de mudanças Tobin Rick. “Especialmente daqueles que acreditam firmemente que a maneira atual de fazer as coisas funciona bem… e tem funcionado por vinte anos!”

Em um estudo conjunto realizado pelo MIT Sloan Management Review e pela Capgemini Consulting, 63% dos gerentes relataram que a mudança tecnológica demorou muito para ser implementada em seus negócios, e um dos maiores motivos foi a comunicação pouco clara sobre os benefícios da nova ferramenta.

Lembre-se de uma das chaves para o sucesso na fábrica elétrica. O conhecido engenheiro explicou por que a mudança deveria ser feita antes de pedir ao operador para fazê-la.

O engenheiro desconhecido simplesmente “gesticulava”, sem explicação, que queria que o operador testasse uma nova peça. E ela resistiu. O mesmo acontecerá com sua equipe se você não tiver uma explicação para eles.

Porque agora? Qual é a sua razão para adotar esta nova ferramenta de colaboração empresarial? O que há de errado com o método antigo?

Certifique-se de ter as respostas preparadas porque, sem dúvida, eles perguntarão "por quê?"

Aguarde o momento certo para apresentar o novo software de colaboração

A mudança não vem fácil - e isso é especialmente verdade quando vem de uma só vez.

Se sua organização passou por algumas mudanças importantes em um curto período de tempo, considere aguardar antes de implementar a adoção de sua nova ferramenta. Não fazer isso, de acordo com Quast, também pode atrair oposição:

“Como diz o velho ditado, 'o tempo é tudo.' Acumular muitas mudanças nos funcionários em um curto período de tempo pode causar resistência.”

Se você contratou ou demitiu alguém recentemente, ou reestruturou papéis ou processos em sua organização, dê a seus funcionários algum tempo para se ajustarem antes de lançar mais uma mudança neles.

Conheça os prós e contras da nova ferramenta de colaboração antes de sua equipe

Depois de decidir (com a ajuda de sua equipe, esperamos) qual software de colaboração você usará, aprenda os recursos mais valiosos para sua equipe. Você quer estar pronto para qualquer dúvida que eles possam ter daqui para frente.

Antes de começar a treiná-los em cada recurso, pergunte como eles gostariam de aprender a nova ferramenta. Os membros de sua equipe com experiência em tecnologia provavelmente acharão um curso intensivo uma perda de tempo, enquanto outros podem precisar de suporte adicional.

Avalie o nível de compreensão de sua equipe antes de começar a treiná-la para personalizar o processo de aprendizagem especificamente para cada membro.

Adote sua nova ferramenta de colaboração com sucesso

Antes de implementar qualquer mudança em sua organização, certifique-se de ter considerado as implicações, tanto técnicas quanto sociais, para seus funcionários e suas funções. Isso vale se você estiver avaliando as ferramentas da página de destino hoje. lá fora no mercado também.

Para que sua equipe trabalhe com mais rapidez e facilidade nas mesmas páginas de destino pós-clique, inscreva-se hoje mesmo para uma demonstração do Instapage Enterprise.