Está na hora de atualizar seus processos de engenharia?

Processos de engenharia bem pensados ​​são um trunfo para qualquer empresa – mas se não forem atualizados regularmente, esses processos podem começar a atrasá-lo.

Cheguei à Intercom vindo de uma empresa com uma cultura de processos de engenharia de peso. Era uma máquina bem lubrificada com procedimentos testados em batalha e frequentemente atualizados.

Do ponto de vista da engenharia, ele manteve você focado na codificação com sucesso. As tarefas sempre foram bem descritas no Jira e incluíam expectativas claramente definidas. Os designs chegaram e foram exportados para HTML para que você não precisasse se preocupar em usar o Sketch. Você fez seu trabalho e, em seguida, transferiu a tarefa para o controle de qualidade. Se algo voltava, era sempre com uma boa descrição do que não estava funcionando.

Quando comecei na Intercom, no entanto, fiquei surpreso com a leveza dos processos semanais de engenharia em comparação com a minha empresa anterior. Sem estimativas. Não Jira. Nenhuma equipe de controle de qualidade separada. Inicialmente, me senti sobrecarregado. Eu me perguntava por que parecia assim, por que todos simplesmente se alinhavam e ninguém tentava estruturar os processos como eu estava acostumado.

“Os processos têm que servir ao desenvolvimento do produto”

A principal razão é que, em ambas as empresas, havia problemas diferentes para resolver , embora parecessem semelhantes na superfície. A Intercom é uma empresa que prioriza o produto , e processos muito pesados ​​podem ser muito limitados em uma empresa que prioriza o produto. Nesse tipo de ambiente, os processos devem servir ao desenvolvimento do produto, em vez do produto se desenvolver a partir de processos predeterminados.

Na Intercom, temos uma cultura muito forte de resolver os problemas certos . Somos implacáveis ​​ao definir qual é o verdadeiro problema, como o resolvemos usando um projeto pequeno e bem definido (ou um cupcake , como gostamos de chamá-los) e como pode ficar se o cupcake for bem-sucedido .

Em suma, perguntamos qual é o problema e como você medirá se ele foi resolvido. E não usamos essa abordagem apenas ao trabalhar em nossos produtos – tentamos aplicar a mesma abordagem sempre que queremos adicionar novos ou ajustar processos de engenharia existentes.

O benefício subconsciente dos processos

Em qualquer organização, os processos são importantes e benéficos. Eles simplificam os fluxos de trabalho, ajudam as pessoas a cometer menos erros e trazem algum grau de conforto – ter um bom conjunto de processos pode criar a sensação de que o trabalho já começou a prosseguir.

“Os processos geralmente são confortáveis ​​no sentido de que são hábitos institucionais”

Os processos geralmente são confortáveis ​​no sentido de que são hábitos institucionais. Já estamos sobrecarregados em nossos trabalhos, então o trabalho alinhado a um processo é semelhante a um hábito. O processo já está sem risco, pensado e, idealmente, tem um histórico comprovado de sucesso. Ele remove muito do seu prato e permite que você se concentre no que é importante. É atraente ter menos no seu prato, certo?

Resolvendo o problema que você tem

Sempre que você estiver projetando um novo processo, a parte mais importante e mais difícil será definir claramente o problema que você está tentando resolver. É crucial não pular esta etapa. Se você não identificar o problema claramente, então você precisa se perguntar por que está começando. Prosseguir sem um problema claramente definido pode ser um sinal de uma tendência preocupante para a burocracia – e isso muitas vezes pode ser o primeiro passo para alienar seus melhores funcionários.

“O trabalho alinhado a um processo é semelhante a um hábito”

Em vez disso, os processos devem ser ágeis e inovadores. Eles precisam permitir que você se mova rapidamente. Eles podem tirar uma sobrecarga cognitiva do seu prato para permitir que você se concentre nas coisas mais importantes, mas apenas se você resolver os problemas adequados com eles.

Tenho certeza de que você pode encontrar facilmente pelo menos alguns problemas dos quais gostaria de se livrar. Pode ser algo tão grande quanto “estamos cometendo erros com as pessoas que contratamos”, levando a uma reavaliação do seu processo de recrutamento. Na consultoria de software, os problemas são a previsibilidade e a responsabilidade pelos seus clientes. Na Intercom, nossos problemas são problemas de nossos clientes e giram em torno de fazer o melhor produto. Aqui está o nosso conselho para lidar com esses problemas.

Defina os critérios de sucesso

Quando você tiver uma boa compreensão do problema, defina os critérios de sucesso para o seu processo. Não comece com o processo, comece com o que parece o sucesso. Começando pelo sucesso, livre-se de seus preconceitos em torno do design (com o que você está familiarizado, com o que se sente confortável etc.) e se concentra no melhor resultado possível. Isso define o verdadeiro sucesso do processo. Lembre-se, o uso sem valor é uma falha clara, portanto, o uso do processo em si não é uma medida de sucesso.

“É fácil cair na armadilha de pensar que 'o uso é sucesso' em situações de alto desconforto”

É fácil cair na armadilha de pensar que “o uso é sucesso” em situações de alto desconforto. Se você se sente desconfortável com o nível atual de estrutura ao seu redor, começa a pensar em melhorar a estrutura e introduzir novos processos. Mas se os processos não resolvem problemas reais e não estão sendo constantemente aprimorados para atender aos critérios de sucesso, eles impedem as pessoas de inovar e prejudicam sua cultura.

Atualize seus processos de engenharia periodicamente

É importante atualizar ou se livrar de processos de engenharia antigos, uma vez que tenham perdido sua utilidade, em vez de permanecer dependente deles por hábito. Todo o exercício de projetar um processo é baseado na solução do problema. No entanto, esse problema está presente agora, no momento em que você projeta a solução – o problema não permanecerá estático e, portanto, o processo também não deveria.

“Se os processos não resolvem problemas reais, eles prejudicam sua cultura”

Para ter certeza de que você não está resolvendo os problemas errados, você deve encorajar todos que usam o processo para desafiar o status quo. Para conseguir isso, você precisa garantir que seus processos sejam fáceis de mudar.

Domine seus hábitos – e seus processos

Os processos devem ser benéficos e úteis sem se tornarem sobrecarregados pela burocracia. Na melhor das hipóteses, eles podem ajudá-lo a inovar, mover-se rapidamente e manter o foco. No entanto, é preciso lembrar que cada empresa está tentando resolver problemas diferentes e, portanto, precisa de processos diferentes. O pior cenário é quando você tenta aplicar processos que não resolvem problemas ou não atendem ao objetivo da empresa.

Assim como os hábitos, alguns processos são bons, alguns são ruins e alguns sobrevivem à sua utilidade. E como os hábitos, os processos podem ser difíceis de mudar. Mas lembre-se de que as empresas bem-sucedidas, como as pessoas bem-sucedidas, são definidas por sua capacidade de desenvolver e mudar seus hábitos, em vez de ficarem em dívida com elas.

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