Inteligência emocional leva ao sucesso do gerenciamento de projetos
Publicados: 2022-05-07Os PMs veem o valor do alto EQ à medida que lideram equipes em projetos que vão de TI a manufatura e contabilidade.
Em uma pesquisa recente, descobrimos que gerentes de projeto (PMs) emocionalmente inteligentes são cerca de 11% mais bem-sucedidos no gerenciamento de processos, engajando as partes interessadas, evitando o aumento do escopo e usando recursos com eficiência em comparação com os PMs que não possuem essa habilidade.
Como PM, a inteligência emocional é fundamental para sua posição – pastorear gatos é uma maneira louca de ganhar a vida, mas alguma consciência social e engajamento atencioso reduzem o caos. A inteligência emocional ajuda você a aliviar as tensões das partes interessadas e aumentar a capacidade de entregar projetos de alto valor com membros da equipe engajados.
Continue lendo para descobrir como a inteligência emocional pode lidar com desafios comuns em seu local de trabalho e veja como seu uso de EQ se compara aos seus colegas.
- EQ tem sido e continua sendo uma soft skill crítica – 78% dos PMs relatam usá-la mais do que nunca nos últimos dois anos.
- 47% relatam que o EQ está documentado em sua revisão anual. EQ é importante para avaliações de desempenho individuais; as métricas que envolvem ou são impactadas pelo EQ estão incluídas na maioria das avaliações de desempenho dos PMs.
- PMs de baixo EQ lutam mais do que PMs de alto EQ em quatro dos cinco principais desafios enfrentados por PMs.
- Honestidade é a principal característica de um PM de alto QE , de acordo com 62% dos entrevistados.
Sobre a pesquisa: O objetivo deste relatório é entender como os gerentes de projeto usam, adquirem, valorizam e se beneficiam do uso da inteligência emocional (também conhecida como quociente emocional ou EQ) para ajudar na abordagem de gerenciamento de projetos e nas relações de trabalho. Para este relatório, pesquisamos 528 profissionais baseados nos EUA que gerenciam projetos em suas pequenas e médias empresas (2 a 500 funcionários). Os entrevistados foram selecionados por seu envolvimento no gerenciamento de projetos (extremamente envolvidos).
82% dos entrevistados são profissionais de gerenciamento de projetos certificados (certificado PMP pelo Project Management Institute) e outros 9% estão trabalhando ativamente para a certificação.
O que é inteligência emocional e por que é importante para os gerentes de projeto?
Nossa definição de inteligência emocional segue o padrão da indústria médica: inteligência emocional é sua capacidade de perceber, usar, entender, gerenciar e lidar com suas próprias emoções, assim como as dos outros.
Os gerentes de projeto estão na posição única de ter que gerenciar o engajamento e as expectativas de todas as partes interessadas em um projeto. E raramente todas as partes interessadas terão as mesmas motivações e interesses para esse projeto. Como PM, você deve se comunicar e negociar constantemente com todos os tipos de personalidade.
A pandemia aumentou exponencialmente os níveis de estresse para todos, o que significa que navegar pelas águas sociais dentro de uma equipe de projeto é mais complicado do que nunca. Em resposta, a maioria dos PMs (78%) relata ter aumentado o uso de seu EQ nos últimos dois anos para continuar liderando equipes de projeto bem-sucedidas.
Aqui está o detalhamento completo de como nossos entrevistados mudaram o uso do EQ.
Processos de projeto ineficazes são o principal desafio
Perguntamos aos gerentes de projeto sobre os desafios que eles enfrentaram nos últimos 12 meses e o principal desafio relatado por 67% dos entrevistados é lidar com processos muito restritivos e/ou complicados. A gestão do orçamento ficou em segundo lugar (59%) e a falta de envolvimento das partes interessadas (46%) completou os três primeiros.
Aqui está um detalhamento de todas as respostas.
A boa notícia aqui é que esse principal desafio de processos muito restritivos/complicados pode ser abordado conversando com a liderança sobre as mudanças que você precisa ver feitas em seus processos de negócios... e a EQ é o ingrediente secreto para fazer essas conversas seguirem seu caminho. Seja claro e específico em sua pergunta e use suas habilidades de EQ para negociar o que você precisa.
A seguir, examinaremos mais de perto as diferenças nos desafios experimentados por PMS de alto EQ auto-relatado versus PMS de baixo EQ. Em seguida, aprofundaremos como o EQ atua nos desafios que os PMs enfrentam.
PMs com EQ mais baixo lutam com os desafios onde as habilidades sociais são necessárias
Pedimos aos entrevistados que classificassem seu próprio nível de inteligência emocional em uma escala de um a cinco (sendo um o mais baixo e cinco o mais alto). Apenas 10% de todos os entrevistados relatam ter um nível de QE baixo de um ou dois. Mas vamos mergulhar um pouco mais fundo nas diferenças observadas entre este grupo e o resto.
Aqui está um detalhamento dos principais desafios enfrentados nos últimos 12 meses por gerentes de projeto com inteligência emocional baixa versus alta.
Vemos aqui que para quatro dos cinco principais desafios, os PMs de baixo EQ lutam mais do que os de alto EQ. Esses quatro também são os tipos de desafios em que a capacidade de negociar e ser persuasivo são as chaves para melhorá-los. (O gerenciamento de orçamento não é influenciado por habilidades sociais tanto quanto os outros desafios.)
Para entender como e por que a inteligência emocional é útil nesses desafios, precisaremos usar alguns exemplos. Faremos exatamente isso na próxima seção.
Uma descoberta interessante é que 93% dos gerentes de projeto de baixo QE relatam o uso de planilhas e processos manuais para gerenciar projetos, contra apenas 44% dos PMs de alto QE. Não faremos suposições de que EQ e o uso de software de PM sejam correlatos. No entanto, vale a pena notar que o trabalho de um gerente de projeto sem as duas ferramentas adequadas (software de PM e alto EQ) é mais difícil do que um PM equipado com uma ou ambas.
Como é a inteligência emocional no mundo real do gerenciamento de projetos
Agora vamos ver como aproveitar seu EQ para enfrentar esses principais desafios. Usaremos o exemplo de um projeto Agile para a implementação de um software de contabilidade.
Desafio:
Os processos são muito restritivos/complicados
Característica EQ:
Fazer perguntas antes de agir
Como usar esta característica:
Você está se preparando para uma demonstração do novo software de contabilidade e mais de uma dúzia de pessoas estão pedindo para serem adicionadas ao convite da reunião. Em vez de adicioná-los sem pensar, reserve alguns minutos com cada um para entender o que eles querem ou precisam. Talvez eles queiram saber se o software possui um recurso específico ou talvez não entendam seu papel no projeto. Em muitos casos, você descobrirá que a demonstração não é o melhor lugar para eles obterem as informações de que precisam e você pode trabalhar com eles de outra maneira.
Desafio:
Administração de orçamento
Característica EQ:
Comunicação transparente e honesta
Como usar esta característica:
Seus relatórios de status regulares devem incluir atualizações sobre o orçamento do seu projeto. Não deixe de compartilhar o estado honesto do orçamento com o proprietário da empresa/produto e seu gerente. O status atual e suas projeções educadas precisam ser declarados claramente para que você possa fazer os ajustes necessários antes que se torne um problema.
Desafio:
Falta de engajamento das partes interessadas
Característica EQ:
Conscientização e empatia
Como usar esta característica:
Você percebe que um dos principais interessados, digamos, o diretor de contabilidade, não participou das últimas demonstrações de sprint do projeto. A falta de envolvimento deles está diminuindo a capacidade de sua equipe de obter feedback e aprovação sobre recursos que você sabe que são importantes para eles. Quando você agenda um horário individual com eles, eles dizem que a agenda deles está muito cheia e que não estão familiarizados o suficiente com as tarefas diárias da equipe que usa o sistema. Juntos, você escolhe um gerente sênior para assumir essa função no projeto. O gerente sênior fica animado para assumir esse papel ativo e está altamente engajado com a equipe do projeto.
Desafio:
Oportunista
Característica EQ:
Desescalando emoções e resolução de conflitos
Como usar esta característica:
Uma parte interessada de cabeça quente se junta a uma das reuniões finais antes da data de ativação e está solicitando agressivamente uma lista de vários novos recursos. Você reconhece o pedido deles e a urgência que eles estão afirmando, mas lembre-os do propósito da reunião atual e faça planos para se conectar com eles logo depois. Posteriormente, você negocia com eles para trabalhar com o analista de negócios para documentar seus requisitos e os entregará em uma segunda fase do projeto.
As empresas estão ajudando os PMs a melhorar seu QE com treinamento formal e orientação
Perguntamos aos participantes da pesquisa o que eles estão fazendo para melhorar ou manter sua inteligência emocional para o papel de gerentes de projeto e descobrimos que as empresas estão oferecendo mais suporte do que o esperado.
A maioria (60%) assiste e/ou ouve palestrantes e apresentadores no EQ. Cinquenta e quatro por cento dos entrevistados dizem que estão recebendo treinamento formal sobre EQ e 40% trabalham com um mentor, ambos oferecidos por sua empresa.
Desde que você está lendo este relatório, você está entre os 47% dos PMs que estão lendo sobre inteligência emocional. Mas sua empresa também oferece suporte? Se não, agora é a hora de fazer o pedido. Use esses números para mostrar ao seu gerente ou escritório de gerenciamento de projetos (PMO) que muitas empresas já estão fornecendo desenvolvimento profissional para EQ e que você também merece.
Outras tendências de PM e EQ vistas nos resultados
Aqui estão alguns outros pontos importantes que reunimos em nossa pesquisa:
- 62% dos entrevistados relatam gerenciar orçamentos em média de US$ 50.000 a US$ 200.000 por projeto.
- 63% dos entrevistados relatam gerenciar dois projetos ao mesmo tempo.
- 80% dos entrevistados gerenciam projetos há cinco anos ou menos.
- A TI é o departamento com o maior número de respondentes com 37%, a contabilidade é a segunda com 12% e a gestão de projetos/produtos é a terceira com 8%.
- “Serviços: serviços de tecnologia da informação e software” é o principal setor com 21%, seguido por “serviços bancários/financeiros” (14%) e “manufatura” (10%).
Se você quiser continuar aprendendo sobre as tendências de gerenciamento de projetos e o que seus colegas estão fazendo, aqui estão mais alguns artigos que recomendamos. (Alerta de spoiler, eles foram escritos por mim.)
O futuro do gerenciamento de projetos é híbrido
- “O futuro do sucesso do gerenciamento de projetos pertence aos gerentes de projeto (PMs) que quebram os silos corporativos funcionais como os conhecemos. Os PMs de sucesso serão aqueles que trabalham com uma abordagem e mentalidade híbridas.”
Redescubra os pontos fortes do gerenciamento de projetos tradicional
- “Não cometa o erro de pensar que o gerenciamento de projetos tradicional é de alguma forma inferior ou até mesmo chato agora que ágil é o novo garoto no pedaço. Agile tem seu lugar, especialmente em projetos de desenvolvimento de software. Mas os gerentes de projeto precisam conhecer a abordagem clássica de gerenciamento de projetos.”
O que é DACI: um explicador
- “Uma matriz DACI (também conhecida como RACI) é sua melhor ferramenta para tomar decisões rápidas e eficazes durante qualquer projeto. Explicaremos o porquê e daremos 5 dicas para criar um.”
Metodologia de pesquisa
A Capterra realizou a Pesquisa de Inteligência Emocional no Local de Trabalho em dezembro de 2021 com 528 profissionais dos EUA que gerenciam projetos em suas pequenas e médias empresas. Os entrevistados foram selecionados quanto ao status de emprego (em tempo integral), tamanho da empresa (2 a 500 funcionários) e envolvimento no gerenciamento de projetos (extremamente envolvido).