Como a matriz de Eisenhower pode melhorar seu gerenciamento de tempo

O Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda a melhorar a produtividade ensinando como priorizar melhor . Essa técnica ajuda você a aprender quais atividades valem seu tempo e esforço e quais não valem.

E em um mundo onde todos corremos para cumprir nossos horários - é preciso admitir que é uma habilidade que vale a pena melhorar.

Fique tranquilo porque neste texto você vai descobrir:

• O que é a matriz de Eisenhower (explicação completa acompanhada de vários exemplos - relacionados ao trabalho e ao dia a dia),
• Como usar a matriz de Eisenhower e
• Como pensar em quadrantes.

O que é a matriz de Eisenhower?

A matriz Eisenhower, também conhecida como matriz urgente-importante, é uma ferramenta que ajuda você a melhorar suas habilidades de priorização de tarefas. Ao incorporar a matriz de Eisenhower em sua vida diária, você aprende a reconhecer suas maiores prioridades e a diferenciar aquelas que têm impacto de longo prazo daquelas que não têm.

A matriz de Eisenhower é uma aliada perfeita quando se trata de entender como pensar em quadrantes, pois "divide seu cérebro" e ajuda a distinguir entre:

• Importante,
• Sem importância,
• Urgente, e
• Tarefas não urgentes.

A matriz serve como uma ferramenta de priorização em vez de uma ferramenta de agendamento. Portanto, você não verá nenhum cronograma ou prazo aqui.

Uma breve história da matriz de Eisenhower

Foi Dwight D. Eisenhower quem primeiro desenvolveu e usou o referido método de gerenciamento de tempo e tarefas. Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos que estava em busca de um método que o ajudasse a priorizar e tomar decisões difíceis em relação às suas inúmeras tarefas - tanto como general do Exército dos EUA, comandante supremo da OTAN e posteriormente presidente dos EUA.

Só mais tarde esse método foi popularizado graças a Steven Covey, apresentando-o em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes .

No livro, Covey discutiu a ideia das Quatro Gerações de Gerenciamento do Tempo, que discutiremos mais adiante neste texto.

Os elementos da matriz de Eisenhower — explicados

Como uma ferramenta de gerenciamento de tarefas facilmente viável, a matriz de Eisenhower ajuda você a priorizar suas tarefas, colocando-as nos quadrantes certos.

Isso pode ser algo urgente/importante (quadrante “faça agora”), algo trivial, mas ainda urgente (quadrante “delegue para outra pessoa”), etc.

Quando você consegue categorizar suas tarefas dessa forma, fica muito mais fácil agendá-las e concluí-las.

Dê uma olhada na seção a seguir que o ajudará a entender como esses quadrantes funcionam na prática.

Quais são os 4 quadrantes de tempo?

Ao usar a matriz de Eisenhower, você classifica as tarefas de sua lista de tarefas em 4 grupos. Esses grupos são chamados de quadrantes porque estão organizados em uma grade:

1. Quadrante número 1 — Tarefas importantes/urgentes,
2. Quadrante número 2 — Tarefas importantes/não urgentes,
3. Quadrante número 3 — Tarefas sem importância/urgentes e
4. Quadrante número 4 — Tarefas sem importância/não urgentes.

Para alguns, classificar tarefas parece fácil e talvez óbvio desde o início. No entanto, na maioria das vezes, as pessoas confundem esses 4 quadrantes ou acham difícil distinguir onde uma tarefa deve ir. Além disso, as prioridades variam de pessoa para pessoa. Embora o crescimento na carreira possa ser crucial para alguns – começar uma família pode ser mais importante para outros.

A diferença entre tarefas URGENTES e IMPORTANTES

“Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente.” – Dwight D. Eisenhower

Uma vez que você aprender a fazer uma distinção entre tarefas urgentes e importantes – usar a matriz na prática virá naturalmente.

tarefas urgentes

Tarefas urgentes precisam ser tratadas o mais rápido possível. Eles são sensíveis ao tempo e às vezes estressantes, pois precisam de nossa atenção imediata.

Pense em estudar para um exame que você esqueceu ou tentar levar um amigo ferido para um hospital.

tarefas importantes

Tarefas importantes, por outro lado , permitem que você dê um passo para trás, analise sua situação e planeje seu próximo passo. Eles não são sensíveis ao tempo, portanto, não há pressão ao concluir essas tarefas.

Tarefas importantes são aquelas que dizem respeito aos seus objetivos de vida, valores fundamentais, etc. Começar uma família, por exemplo, planejar uma viagem ou uma rotina de exercícios para ficar mais saudável.

Quantas vezes você já ouviu alguém não conseguir fazer seu trabalho porque fica “apagando pequenos incêndios”? Se nos concentrarmos apenas em tarefas sensíveis ao tempo, não veremos além do que está por vir amanhã.

Como sei o que é urgente e o que é importante para mim?

Não existe uma fórmula universal que todos possamos seguir. Para saber quais tarefas são importantes e quais são urgentes para você, aconselhamos que faça uma lista .

Você pode encontrar muitos modelos de lista de tarefas em nossa página Clockify, um dos quais deve ser perfeito para você. Os modelos de lista de tarefas do Clockify ajudam você a:

• Anote seus principais valores, ideais e objetivos de vida e
• Pense nos marcos que você precisa alcançar, concentrando-se cuidadosamente no que importa.

As listas de tarefas podem servir como uma solução perfeita para reconhecer e lembrar-se do que você está trabalhando - dinheiro, segurança, carreira, sustento da família. Depois de criar uma lista detalhada (ou listas) das tarefas em mãos, você terá uma compreensão mais profunda dessas tarefas — sua importância e urgência.

Como colocar tarefas nos 4 quadrantes

Agora que explicamos a distinção urgente e importante, vamos ver como eles se aplicam a tarefas e atividades. Usaremos alguns exemplos comuns do dia a dia.

Quadrante #1: “Faça” – Tarefas importantes e urgentes

Essas são as tarefas que têm um limite de tempo estrito e muito próximo e podem ter consequências se não forem abordadas imediatamente. Por exemplo, um teste de matemática é uma tarefa urgente para um aluno, e a maioria das outras coisas virá em segundo plano.

Exemplos de tarefas importantes e urgentes:

• Tarefas com prazo muito curto — Terminar um projeto de cliente, apagar um pequeno incêndio, um cano estourado,
• Obrigações de última hora — Algo que você vem adiando e agora está com pressa para terminar (cumprir o prazo, por exemplo), ou
• Tarefas que você não pode adiar — obrigações familiares ou de trabalho, visitas não anunciadas.

Quadrante #2: “Decidir” – Tarefas importantes, mas não urgentes

O segundo quadrante é para itens que não têm prazo de validade, mas exigem planejamento futuro, pois trazem benefícios a longo prazo. Pense em decisões como querer perder peso, ler mais, inscrever-se em um curso, etc. Elas são importantes para o seu bem-estar, mas não críticas, por isso geralmente são deixadas de lado em favor de tarefas urgentes.

Mais exemplos de tarefas importantes e não urgentes:

• Objetivos de negócios de curto ou longo prazo – criar um orçamento comercial, criar uma previsão de vendas, planejar uma nova campanha de marketing, etc.
• Metas de carreira – conseguir uma promoção, mudar para uma nova carreira, adquirir um novo conjunto de habilidades, planejar abrir um negócio, etc.
• Objetivos pessoais – melhorar relacionamentos, começar uma família, recreação, alimentação saudável, etc.

Lembre-se de que adiar tarefas importantes toda vez que algo urgente surge corre o risco de torná- las urgentes no futuro.

Por exemplo, se uma pessoa adia uma alimentação saudável por anos porque outras coisas atrapalham, complicações de saúde como obesidade ou diabetes de repente tornarão isso uma prioridade urgente. Ou, se você não fizer um planejamento financeiro para o ano seguinte, poderá sofrer sérias consequências, como acúmulo de dívidas, gastos excessivos, falta de dinheiro para emergências e afins.

Quadrante #3: “Delegar” – Tarefas urgentes, mas não importantes

Essas tarefas têm prazo, mas, considerando que não são relevantes para você, você pode delegá-las a outras pessoas. Por exemplo, pedir a um colega de trabalho para criar uma apresentação em PowerPoint ou fazer anotações para você durante uma reunião porque você tem algum trabalho de emergência.

Outros exemplos de tarefas urgentes e sem importância (também conhecidas como interrupções ou distrações):

• Questões relacionadas ao trabalho — marcando reuniões, respondendo e-mails, agendando determinados compromissos e
• Obrigações domésticas – compras de supermercado, tarefas domésticas, pagamento de contas, etc.

Quadrante #4: “Elimine” – Tarefas sem importância e não urgentes

O quadrante final contém itens e atividades que não são de forma alguma importantes ou urgentes. Eles têm muito pouco ou nenhum benefício de longo prazo para sua carreira, vida ou saúde. Alguns exemplos podem ser navegar pelos canais à tarde, fofocar no trabalho, navegar na Internet sem pensar e coisas semelhantes.

Alguns exemplos de tarefas sem importância e não urgentes:

• Desperdiçadores de tempo — Verificar (passar tempo) nas mídias sociais, e-mails ou reuniões sem importância, etc.
• Apenas atividades prazerosas - Embora o descanso seja importante, muitas atividades divertidas podem ter um efeito contrário. Alguns deles precisam ser eliminados para deixar espaço para atividades importantes. Essas atividades incluem longas pausas no trabalho, jogar, navegar pelas redes sociais, etc.

Observação importante - as atividades do quarto quadrante são consideradas interrupções que parecem urgentes, mas não têm como contribuir para nossa vida diária ou futuro.

Como pesar suas prioridades na matriz

Pode parecer difícil distinguir entre tarefas importantes e sem importância ou urgentes e não urgentes, no entanto, a seção a seguir o ajudará a priorizar e avaliar suas tarefas em mãos.

Dê uma olhada na folha de dicas da matriz de gerenciamento de tempo abaixo. Ele pode te ajudar a identificar quais tarefas você deve priorizar e quais você deve delegar ou até eliminar da sua lista de tarefas.

Lembre-se de que somente você pode saber quais tarefas são importantes para você e quais não são. Pergunte a si mesmo:

“ O que eu preciso fazer imediatamente? ”

“ O que é desperdício e precisa ser eliminado?”

“Quais tarefas eu preciso fazer e quais alguém pode fazer por mim?”

Desta forma, você pode determine suas prioridades com facilidade, agrupando suas tarefas de acordo com a dificuldade ou urgência e eliminando as distrações de uma vez por todas.

Seu foco durante este processo deve estar no QUÊ em vez de QUANDO. O agendamento fica mais fácil quando você conhece suas prioridades.

Agora que sabemos que a matriz de gestão do tempo é, na verdade, uma ferramenta para um melhor entendimento de suas atividades, vamos à sua real utilização.

Como funciona a matriz de Eisenhower? (+ exemplos)

A melhor maneira de entender como a matriz funciona é observando um exemplo cotidiano.

Por exemplo, Julie é a gerente-chefe de projetos em uma empresa de médio porte. Ela lida com uma carga de trabalho pesada todos os dias, tem uma família e tenta viver e comer saudável além de tudo isso. Parece muito, mas ao aplicar a matriz, ela sabe onde estão suas prioridades e como contornar as mudanças em seus planos.

Para começar, digamos que a agenda de Julie seja assim:

Por si só, parece bastante bem planejado. No entanto, Julie sabe que há chances de mudança de horário, então todas as manhãs ela se lembra disso para evitar estresse.

Como era de se esperar, no final do dia, a agenda de Julie acabou ficando um pouco diferente. Ela teve que fazer vários ajustes em suas tarefas aplicando a matriz de gerenciamento de tempo às suas tarefas:

• As de laranja ficaram para depois,
• Os de verde foram delegados, e
• Os de vermelho foram eliminados da programação.

Veja como fica o cronograma ajustado agora:

Como Julie aplicou a matriz de Eisenhower ao seu horário de trabalho?

Aqui está como Julie aplicou a matriz de gerenciamento de tempo para priorizar suas tarefas e atividades relacionadas ao trabalho:

• 8h – 9h mudanças no cronograma : Ela não conseguiu acessar os e-mails pela manhã, pois a reunião inicial revelou alguns problemas no departamento de controle de qualidade. O brainstorming de uma solução era mais importante do que os e-mails, então ela os rotulou como algo para atualizar amanhã.
• 12h00 – 14h05 mudanças no horário : O cliente que ela deveria atender ao meio-dia chegou meia hora antes. Como ela sabia que a viagem de campo de seu filho estava longe o suficiente, ela ligou para a professora mais tarde durante o dia. Não querendo fazer o cliente esperar, ela mudou a reunião para as 11h30 e o telefonema para quando ela chegasse em casa mais tarde.
• 14h20 – 16h mudanças no cronograma : Por volta das 16h, as tarefas relacionadas ao projeto exigiam atenção imediata. No entanto, seu filho estava doente há algum tempo, então ela precisava levá-lo para um check-up. Ela delegou a tarefa de dirigir a reunião para seu colega de trabalho mais confiável. Ela poderia pedir um resumo no dia seguinte.

Como Julie aplicou a matriz de Eisenhower em sua rotina diária?

Além de ter que lidar com mudanças em seu horário de trabalho, ela também teve que fazer algum planejamento e ajuste pessoal:

• 17h00 – 17h20 mudanças no horário : Como Júlia e seu filho tiveram que esperar um pouco mais pelo check-up, ela pediu ao marido para fazer as compras porque eles poderiam não vir.
• 17h30 – 18h30 mudanças na programação : Julie decidiu reagendar seu treino para conversar por vídeo com alguns funcionários que ficaram depois do trabalho. Ajudá-los a terminar para que pudessem ir para casa era mais importante e urgente do que seu exercício hoje.
• 21:30 – 22:00 mudanças no horário : Por volta das 21:30, Julie estava exausta de todas as atividades e tarefas que tinha que realizar durante o dia. Sabendo que dormir lhe faria muito melhor do que a TV naquele momento, ela decidiu não assistir ao programa e ir para a cama imediatamente.

Como podemos ver no exemplo de Julie, a matriz de gerenciamento de tempo existe para nos ensinar como facilitar as ligações em relação aos nossos horários. Ela não pensou demais nas tarefas ou nas consequências de suas ações porque estava totalmente ciente delas de antemão. A matriz de Eisenhower permitiu que ela fizesse as mudanças necessárias em sua programação diária sem problemas e com o mínimo de estresse possível.

O que torna a matriz de Eisenhower diferente de outras técnicas?

Como mencionado acima, este método não tem nada a ver com o aprendizado de novas habilidades bacanas e tudo a ver com mudar sua mentalidade para melhor.

A matriz de Eisenhower irá ajudá-lo a:

• Entenda melhor seus objetivos,
• Identifique atividades que desperdiçam tempo e, o mais importante,
• Aprenda a priorizar seu trabalho e tarefas diárias.

Dessa forma, você pode se programar e se planejar melhor para o futuro.

Depois de usá-lo por algum tempo, essa técnica de gerenciamento de tempo instilará uma transformação positiva. Você notará como é mais fácil programar seu trabalho e como lidará melhor com pequenas crises e prazos inevitáveis.

Como usar a matriz de Eisenhower de acordo com Steven Covey?

Anteriormente neste texto, mencionamos como Steven Covey apresentou ao público a matriz de Eisenhower ao escrever sobre ela em seu livro. No referido livro, ele discutiu a ideia das Quatro Gerações de Gerenciamento do Tempo e, se olharmos para todas as quatro, veremos que na verdade são instruções sobre como empregar a matriz adequadamente.

Geração 1: listas de verificação e notas

A primeira geração representa a etapa inicial do seu planejamento de gerenciamento de tempo e tarefas. Devemos colocar todas as tarefas no papel para poder cumpri-las, mas também fazer revisões regulares mais tarde. Além disso, devemos organizar tudo com base na quantidade de tempo e energia que tais tarefas exigem.

Geração 2: calendários e horários

Na segunda geração, todas as atividades da lista anterior devem ser escritas em um calendário ou programadas de outra forma. Esta é uma maneira de tentar planejar o futuro com o melhor de nossas habilidades.

Caso você não seja um grande fã de agendar suas tarefas colocando-as por escrito, você pode optar por um app que irá armazenar todas as suas próximas atividades. O Clockify, por exemplo, permite agendar suas tarefas e atividades usando uma técnica de bloqueio de tempo - uma maneira simples, mas eficaz, de priorizar sua carga de trabalho. Basta agrupar suas tarefas diárias em blocos, e somente quando terminar um bloco você poderá passar para o próximo. Dessa forma, você não esquecerá ou deixará de concluir suas tarefas.

Tenha em mente que só você sabe o quão importante ou urgente podem ser suas tarefas ou atividades. Portanto, você criará blocos com base na importância/urgência de suas tarefas seguindo os princípios e dicas que mencionamos anteriormente no texto.

Geração 3: planos semanais

A terceira geração está aí para estreitar o cronograma das atividades. Você precisa planejar sua semana, as metas e objetivos que deseja alcançar e começar a pensar mais seriamente sobre sua programação diária durante essa semana.

Geração 4: Relacionamentos e resultados

Enquanto as três primeiras gerações tratavam de gerenciar atividades e tempo, a quarta é o que realmente dá sentido a todo o processo.

Com um cronograma completo e uma lista de atividades, você pode começar a analisar quais dessas tarefas são importantes ou não, urgentes ou não urgentes. Isso ajudará você a perceber quais itens da sua lista precisam ser feitos imediatamente e quais podem ser adiados por um dia se surgirem assuntos mais urgentes.

Quais são as vantagens e desvantagens da matriz de gerenciamento de tempo?

Como acontece com todas as técnicas de gerenciamento de tempo, a matriz de Eisenhower tem vantagens e desvantagens. É melhor levar ambos em consideração antes de decidir se deve ou não usá-lo. Afinal, você precisa de um método que seja perfeito para você.

Vantagens da matriz de Eisenhower

Continue lendo para entender melhor os benefícios que o método Eisenhower de priorização pode oferecer a você (se você optar por implementá-lo):

• Faz você considerar a importância de suas tarefas,
• Ajuda a reavaliar o que é urgente e o que não é,
• Ensina melhor autoconsciência e ajuda você a praticar a autoanálise, e
• Isso ajuda você a se tornar melhor na tomada de decisões em frações de segundo.

Desvantagens da matriz de Eisenhower

Por outro lado, esse método de gerenciamento de tarefas e tempo pode não ser adequado para todos. Portanto, aqui estão alguns contras de usar o método Eisenhower:

• Ele classifica as tarefas apenas com base na urgência e na importância e não leva em conta os recursos, a complexidade ou o nível de esforço exigido por uma tarefa.
• Deixa tarefas curtas e urgentes para trás (mesmo que o check-out da lista ajude na produtividade e ganhe impulso),
• Pode ser complexo e demorado para alguns, e
• Pode parecer opressor quando muitas tarefas estão presentes, portanto, limitá-las a 5 por peça funcionará melhor.

Dicas adicionais para qualquer pessoa ansiosa para experimentar a matriz de Eisenhower

Observação importante - para aqueles que ainda não têm certeza, existe uma maneira de descobrir se a matriz de Eisenhower é a escolha certa para você e fornecemos algumas dicas:

• Experimente por uma semana,
• Faça uma lista de suas tarefas para a semana,
• Classifique-os dentro da grade de quatro quadrantes,
• Use um rastreador de tempo para acompanhar seu progresso ao longo da semana e
• Anote como certas situações fizeram você se sentir.

À medida que o teste chega ao fim, dê uma olhada nos dados que você acumulou.

Por fim, faça perguntas a si mesmo:

Você se tornou mais produtivo?

Foi mais fácil tomar decisões?

As coisas que você considerava urgentes eram realmente urgentes? Ou eles apenas desperdiçaram seu tempo?

Resumindo: priorizar significa que você pode ter, mas não de uma só vez

De certa forma, tentar administrar o tempo tornou-se coisa do passado. Mais e mais treinadores e especialistas em produtividade aconselham aprender como gerenciar suas prioridades e recursos. Não podemos ganhar mais tempo - mas podemos usá-lo de maneira mais inteligente. Portanto, em vez de tentar acumular o máximo de tarefas possível em um dia, tente priorizar aquelas que importam – aquelas que trabalham para o seu autoaperfeiçoamento e progresso.

A matriz de gerenciamento de tempo de Eisenhower é um excelente professor nesse sentido. E embora possa não funcionar para todos, é um grande trampolim para encontrar uma técnica mais personalizada e mais adequada.

⁉️ Você já experimentou a matriz de Eisenhower? Você acha que priorizar é a chave para ter tudo? Compartilhe suas histórias conosco em [email protected], e podemos apresentá-lo em um de nossos artigos futuros. E, se você gostou desta postagem no blog, compartilhe-a com alguém que você sabe que a achará útil.