Como facilitar a gestão do tempo

Quanto mais dicas de gerenciamento de tempo houver, mais pensaremos que isso é tudo – dicas rápidas, fáceis e práticas. Basta ler alguns guias, livros de autoajuda e blogs até encontrarmos alguns que ressoem conosco e pronto! Infelizmente, a realidade é menos atraente. A gestão do tempo exige dedicação, esforço, consistência e sacrifícios. É um trabalho duro, desarraigar maus hábitos. Mas para cultivar boas habilidades, você precisará se aprofundar nos métodos além de aprender a fazer tarefas e agendas perfeitas.

Hoje, vamos dar uma olhada em como o gerenciamento do tempo é mais sobre a maneira como você pensa e sente sobre o tempo e como usar essas ideias para etapas específicas em direção à melhoria.

A verdade desconfortável sobre gerenciamento de tempo

Você nunca pode realmente gerenciar seu tempo. Não podemos ganhar mais tempo, economizá-lo ou roubá-lo de outros aspectos de nossas vidas. Não é uma ferramenta, nem um recurso que pode ser levado à obediência como um cavalo selvagem. Em vez disso, mudamos nossas prioridades e horários e tomamos decisões difíceis.

A única coisa que você pode realmente fazer é mudar a forma como você percebe isso e aprender a gerenciar a si mesmo e sua energia e deixar o tempo ser apenas isso. O gerenciamento do tempo deve ser mais como aprender a lidar com um rio conhecendo seu barco, as técnicas corretas de remo, como se equilibrar adequadamente e se preparar mentalmente para as corredeiras ocasionais à frente; em vez de pensar em como você pode desacelerar o rio ou alterar seu curso.

Com o tempo limitado que todos temos, é importante aprender a se concentrar em tarefas que importam a longo prazo (na carreira e na vida) e como investir sua energia com sabedoria.

Por que a gestão do tempo pode ser difícil para você

Está com problemas para manter sua lista de tarefas? Você chega ao fim do dia e sente que poderia ter feito mais? Você já experimentou todos os aplicativos sob o sol e nenhum deles dura mais de uma semana no seu telefone antes de desistir?

A boa notícia é que não há nada de errado com você. A má notícia é que vai demorar um pouco até você melhorar nisso. E eu estou prestes a lhe dizer o porquê.

Você é bom em cozinhar?

Muitas vezes me perguntei por que meu parceiro estava intimidado demais para cozinhar pelo livro de receitas. Basta seguir a receita: ele tem as medidas escritas, as ferramentas, os ingredientes... não tem nada. Mas uma vez, enquanto preparava uma refeição, ele me perguntou como a carne deveria ficar quando estava “no ponto certo”, para que ele pudesse jogar o resto dos ingredientes.

E então isso me atingiu.

Nenhuma quantidade de detalhes na receita ou ferramentas específicas podem lhe dar confiança, quando se trata de habilidades e conhecimentos básicos. Para mim, depois de anos de experiência, cozinhar é fácil: sei de quais ferramentas preciso sem pensar duas vezes, posso ver o tempo de cozimento e as medidas com base em um palpite. Para cozinhar uma refeição bem-sucedida, você precisa saber como o prato deve ficar durante o processo, como deve cheirar, quanto tempo cada ingrediente precisa cozinhar e quando deve ser colocado.

Sem essas habilidades e experiência anterior, meu parceiro ficou preso. Apesar de ter o livro de receitas e as ferramentas (no nosso caso, todos aqueles artigos e vídeos de produtividade).

A mesma ideia pode ser aplicada a qualquer coisa: pintura, marcenaria, programação, edição de vídeo, você escolhe. Cada uma dessas atividades requer alguns conjuntos de habilidades subjacentes. Sem eles, nenhuma quantidade de ferramentas ou métodos sofisticados pode ajudá-lo a melhorar.

Talvez seja por isso que todos os cronômetros Pomodoro da loja de aplicativos, listas de tarefas baseadas em navegadores ou bullet journals não conseguem ajudá-lo a controlar seu tempo e permanecer produtivo.

Vamos dar uma olhada em quais habilidades você precisa desenvolver primeiro, antes de procurar ferramentas e guias de gerenciamento de tempo para ajudá-lo com os detalhes.

A gestão do tempo precisa de três qualidades-chave para funcionar

Dominar suas habilidades de gerenciamento requer uma mudança na compreensão do tempo. Para conseguir isso, Erich C. Dierdorff aconselha trabalhar em três coisas:

1. Consciência do tempo – percebendo que ele é limitado, mantendo uma visão realista do tempo;
2. Arranjo – lidar com sua agenda, planejar e priorizar para fazer o melhor uso do tempo;
3. Adaptação – observar e analisar seu uso do tempo para melhorar ainda mais e aprender como se ajustar às mudanças em sua programação.

Em uma pesquisa, Dierdorff observou 1.200 participantes e como eles gerenciaram essas três habilidades em um teste de 30 minutos. Ele percebeu que organizar era muito mais fácil para eles do que conscientização e adaptação – ou seja, as pessoas pontuavam melhor em organizar seus horários, mas gerenciar turnos, cancelamentos, prorrogações e qualquer interrupção de prazo era pior.

A partir disso, Dierdorff concluiu que a conscientização e a adaptação são muito mais difíceis de dominar. Isso poderia explicar por que sempre lutamos contra a procrastinação e a manutenção de hábitos saudáveis, mesmo quando nossos planos parecem infalíveis.

Assim como seus participantes, você também pode ser melhor em apenas um ou dois terços dessas habilidades. Vamos ver como cada um deles pode ser praticado até chegar a um equilíbrio saudável entre os três.

Como melhorar a consciência do tempo

Sua atitude geral em relação ao tempo precisa mudar, porque, mesmo com a melhor organização, você pode se sentir estressado por querer ser mais produtivo ou temer que vá cometer um deslize.

Pratique a consciência jogando

A pesquisa de Dierdorff fez com que os participantes realizassem uma microssimulação que durou meia hora. Da mesma forma, você pode testar seu gerenciamento de tempo, organização e priorização sem ferramentas sofisticadas, em casa.

Videogames!

Existem muitos videogames que dependem do gerenciamento de tempo e recursos, com tanta ou pouca história e detalhes que você deseja. Esses jogos fornecem microssimulações próprias, onde você precisa fazer malabarismos com recursos, tempo, tarefas, funcionários e eventos aleatórios que aparecem. Os objetivos geralmente são ganhar dinheiro suficiente para manter sua loja/restaurante/negócio funcionando, ou obter os melhores resultados possíveis para cada dia e crescer com sucesso.

Os jogos de gerenciamento de tempo são a maneira mais simples e divertida de ter uma ideia de como você gerencia o tempo e quais aspectos do trabalho você prioriza. Apenas certifique-se de realmente prestar atenção ao seu estilo de jogo, caso contrário você estará apenas jogando videogame, em vez de tratá-lo como uma oportunidade de aprendizado.

Mude sua atitude em relação ao tempo com um mantra

Ao procurar as percepções de tempo de empreendedores bem-sucedidos em minha pesquisa, encontrei uma de Rosie Guagliardo, do Inner Brilliance Coaching . Ela disse que:

“Conhecer suas prioridades e alinhar as atividades com elas é importante, mas você ainda pode se sentir estressado. Já que você não pode mudar o tempo que você tem, mude como você se sente sobre isso. Se você está pensando que não tem tempo suficiente, vai se sentir estressante. Diga a si mesmo: “Tenho todo o tempo do mundo”. Você se sentirá mais calmo, mais presente e aberto a soluções novas e diferentes, permitindo que você faça mais.”

Vai direto ao cerne de mudar sua consciência do que é o tempo e como você deve se sentir sobre isso. Existem milhares de ditados sobre o tempo, e um deles é certamente ressoar com você. É uma ação tão pequena, mas significativa – sua escolha de citação dirá muito sobre suas maiores inseguranças, preocupações ou esperanças sobre o tempo.

Mantê-lo em mente ou repeti-lo todos os dias certamente queimará o mantra em sua consciência.

Obtenha feedback externo

Escusado será dizer que tendemos a ser muito subjetivos sobre nosso próprio trabalho. Nossa autoavaliação sempre será falha de alguma forma, quer nos julguemos muito duramente ou muito suavemente.

Dependendo do seu emprego, se você for um estudante, um freelancer ou um gerente, suas fontes de feedback serão diferentes. Geralmente são:

• Colegas de trabalho (colegas cuja opinião você valoriza);
• Gerentes ou líderes de equipe;
• Amigos e família;

Você precisa compartilhar suas ideias e objetivos com a pessoa que está dando o feedback e informar que tipo de comentários você precisa. Há também a opção de criar um modelo de tipos que você pode dar a eles. Quanto mais informações você compartilhar, mais fácil será para a pessoa fazer observações precisas e acionáveis.

Passe algum tempo introspectivo

Uma coisa que eu fiz e achei pessoalmente mais benéfica foi criar uma representação visual da minha consciência do tempo. Dessa forma, consegui identificar o que estava errado com minhas percepções e o que me impedia de me tornar mais produtivo. Aqui está como eu fiz:

• Identifiquei o maior problema primeiro

A monstruosidade era a minha procrastinação – eu queria fazer o trabalho, mas não conseguia fisicamente.

• Eu escrevi os padrões de comportamento

Normalmente, era procurar a música apropriada para focar (e depois se distrair), lembrando que precisava ligar para um amigo para algo importante, uma tarefa específica, etc.

• Notei os sentimentos que vieram com o comportamento

Como acontece com toda procrastinação, o sentimento geralmente era de culpa, medo de atraso e sensação de incompetência. Mesmo que eu estivesse ciente deles, eu ainda os anotei ao lado de cada comportamento. Dessa forma eu via o que me causava mais angústia, e seria capaz de pensar em uma possível solução.

• Eu continuei perguntando "por que"

Junto com os sentimentos, também tentei responder à pergunta “por quê”. Por que eu escolhi perder tempo escolhendo música? Por que eu senti a necessidade de ligar para aquele amigo agora? Por que não consegui fazer a tarefa em meia hora, depois de terminar a tarefa?

• analisei a grade

Essa atividade funciona de maneira semelhante ao diário – você coloca as lutas no papel e as explora em detalhes excruciantes, porque a visualização oferece uma perspectiva diferente do problema. Por fim, percebi que todas as minhas distrações eram evitar escrever um artigo abaixo da média e medo de não corresponder às expectativas. Porque, se eu não começar a escrever um artigo, não pode ser ruim, certo?

Era algo que eu achava que era a causa raiz, mas nunca tive certeza disso. Conseguir esse tipo de encerramento acabou sendo muito bom para minha saúde mental também. A atividade me obrigou a examinar tudo o que fazia ou sentia e, de certa forma, agia como meu próprio coach de produtividade.

Como melhorar o arranjo

Melhorar a organização significa aprender a planejar e priorizar melhor, para que as fundações de seu gerenciamento de tempo permaneçam sólidas e inabaláveis. Afinal, essa é a maneira mais concreta de retomar o controle do seu tempo.

Tente reinventar a lista de tarefas

Peter Bregman da Bregman Partners disse como:

“Para muitos de nós, nossa lista de tarefas tornou-se mais uma lista de culpa: um inventário de tudo o que queremos fazer, planejamos fazer, realmente deveríamos fazer, mas nunca conseguimos. É mais como uma lista de eu-nunca-vou-conseguir.”

E ele faz um ponto muito bom. Muitas vezes, escrevemos uma lista de tarefas que precisam ser feitas, sem levar em conta quanto tempo ou energia serão necessárias. E no final do dia de trabalho, estamos presos lamentando não ter feito tudo o que colocamos em nosso prato.

No mesmo artigo para a Harvard Business Review , Bregman propõe que, em vez de uma vaga lista de tarefas, adotemos menos pontos com marcadores, mas com horários de trabalho mais rígidos. Isso é melhor alcançado usando timeboxes, onde você determina uma quantidade fixa de tempo para cada tarefa, com uma ressalva: você começa e termina a tarefa no minuto exato que você definiu.

Um exemplo de timeboxing em Clockify

Quando seus horários de trabalho são flexíveis, você corre o risco de cair em um dia de trabalho de 12 horas. Ter uma estrutura rígida ajudará a realizar mais ao longo do dia e terminar a tempo.

Como melhorar a adaptação

Como mencionado anteriormente, a adaptação é a arte sutil de ser flexível o suficiente para salvar sua agenda de qualquer coisa que a vida possa jogar nela. Emergências, reuniões inesperadas, compromissos esquecidos, prazos não cumpridos... você escolhe.

No entanto, em vez de aprender a gerenciar o estresse ou aprender a planejar melhor (o que fizemos), que tal mostrarmos o que realmente significa melhorar a adaptabilidade?

Reconheça que você terá dias ruins, mas não exagere neles

Muitas vezes, encontrei vários vídeos e artigos do YouTube escrevendo sobre se permitir experimentar dias ruins, quando o gerenciamento do tempo simplesmente não está indo do seu jeito. E embora isso seja verdade, muitas vezes me sinto culpado se dois ou três desses dias se alinham. Além do mais, esses recursos parecem um pouco roteirizados, de certa forma, e não consigo me relacionar com o autor.

Isso foi, até encontrar um vídeo de Matt D'Avella, cujo canal de produtividade no YouTube conta com milhões de espectadores. Seus vídeos se concentram na produtividade, no autoaperfeiçoamento e na prevenção da cultura de esgotamento/agitação. Para um vídeo intitulado Como me mantenho produtivo o dia todo , surpreendentemente, ele não o fez. Ver a montagem dele passando o dia lutando com algumas tarefas, falhando em alguns lugares e tendo sucesso em outros, para finalmente acabar adiando algumas maiores foi – refrescante.

Ver D'Avella enfrentar o aborrecimento de não terminar algumas tarefas importantes, apenas para fazer as pazes com isso, dar de ombros e ir para a academia no final do dia, era estranhamente reconfortante. Isso me mostrou que precisamos de uma quantidade igual de compreensão, desapego e confiança de que podemos terminar essas tarefas da próxima vez, para realmente sermos adaptáveis.

Porque quanto mais você se preocupa com sua agenda, com o tempo que perdeu ou com o que não funcionou, mais rígido você se torna.

Não planeje cada dia em detalhes

A Forbes publicou um artigo sobre mitos de gerenciamento de tempo não muito tempo atrás, e o conselho de um entrevistado ficou comigo:

“”Planeje seu dia” costumava ser o mantra da gestão do tempo. No entanto, se tudo o que você faz é planejar seu dia, as metas de longo prazo nunca se aproximam. Você termina o dia com tarefas extras que são adicionadas à lista de amanhã até você desistir delas. Podem ser tarefas sem importância, mas na maioria das vezes são tarefas com um horizonte de tempo mais longo. Inclua tempo em sua semana para metas estratégicas de longo prazo.”

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc.

Se você se concentrar demais em cada dia, corre o risco de se tornar míope. Quaisquer que sejam os objetivos de longo prazo que você tenha, todos caem no esquecimento. Isso abre toda uma nova questão de fazer as tarefas diárias sem qualquer outro motivo além de “cumprir o prazo”.

Reserve um dia por semana para revisar as metas de longo prazo e alterar ou adaptar sua programação diária, dependendo de como essas tarefas se alinham a elas. Você descobrirá que é mais fácil se adaptar a mudanças inesperadas. Saber quais são seus objetivos de longo prazo o ajudará a fazer escolhas mais informadas sobre como se adaptar.

Um bom sistema de suporte ajuda muito

Uma das razões pelas quais sua gestão do tempo sofre é a falta de suporte. Algumas pessoas gostam de ter pessoas ao seu redor trabalhando para o mesmo objetivo. É como fazer um curso de idiomas e ver as mesmas pessoas duas vezes por semana na sala de aula, se esforçando para alcançar o mesmo nível de idioma.

Mas como isso funciona quando se trata de gerenciamento de tempo?

Vamos dar uma olhada em algumas coisas que você pode fazer para tornar seu ambiente mais “amigável ao aluno”, enquanto você tenta cultivar uma mentalidade e um relacionamento mais saudáveis ​​com o tempo.

Apoio entre sua família e amigos

Baixar um aplicativo de gerenciamento diário de tempo, por exemplo. Existem alguns para escolher nas lojas de aplicativos, e eles consolidam a agenda de cada membro da família com as maiores atividades e obrigações que vocês têm juntos.

Além disso, para quem tem filhos, há aplicativos e exercícios para ensinar a administrar o tempo das crianças. Dá uma oportunidade única de voltar ao básico e reavaliar o que você sabe.

Apoio entre seus colegas de trabalho

Se você faz parte de uma equipe ou departamento e seu relacionamento com os colegas de trabalho é geralmente bom, você sempre pode recorrer a eles para obter apoio. Simplesmente compartilhar seus desafios, pedir dicas ou verificar novamente um método que você deseja implementar já ajudará bastante.

Para dar um passo adiante, você pode organizar um pequeno grupo com um objetivo comum. O apoio entre quem conhece a empresa e o trabalho tão bem quanto você é ótimo para validação e compreensão.

Suporte on-line

O aplicativo de formação e rastreamento de hábitos Habitica pode ser usado como um exemplo onde a comunidade online serve como um ótimo sistema de suporte. O aplicativo em si tem um fórum robusto dentro dele, onde os usuários podem se reunir em torno de objetivos e experiências compartilhadas e procurar comentários, opiniões e conselhos.

Da mesma forma, sites baseados em fóruns e fóruns de discussão como o Reddit , por exemplo, fornecem vários tópicos e tópicos para discussão gratuita. Esse tipo de suporte também pode ser o melhor tipo, vendo como você tem um pool de conhecimento de centenas – se não milhares – de pessoas em todo o mundo. Você é obrigado a se deparar com algumas novas técnicas, métodos e alimentos para reflexão.

quadro de mensagens r/produtividade no reddit.com

Confie na persistência, não na motivação

Por último, mas não menos importante, um dos melhores e mais esquecidos conselhos é não confiar na motivação para trabalhar, mas na pura persistência.

Não é surpreendente por que muitas vezes afastamos a noção de “iniciar teimosamente uma tarefa, mesmo que não tenhamos vontade”. É desagradável, preferimos fazer qualquer outra coisa e não temos ideia se a saída valerá o esforço. Como bônus, nos sentiremos péssimos o tempo todo, certo?

Bem, por mais estranho que seja, às vezes precisamos ser pais e impor disciplina. Por um lado, pode se tornar uma unidade estável depois de algum tempo.

Por outro lado, como a artista e coach de produtividade Katy Arrington compartilhou conosco, às vezes só precisamos do objetivo certo para gerenciar nossa procrastinação. Não para nos bater por falta de disciplina, mas para encontrar objetivos reais e tangíveis que nos tirem da rotina quando mais precisarmos.

Concluir

Pegar o jeito do gerenciamento do tempo é um trabalho difícil e cansativo. Mas pode ser mais fácil se você se colocar na mentalidade certa e começar a olhar para o tempo de maneira diferente. É uma constante, não um recurso que você precisa aprender a utilizar. Aprender a desenvolver uma atitude saudável em relação a horários, tempo gasto, tempo desperdiçado e o que é importante para você na vida aumenta muito suas chances de manter bons hábitos de gerenciamento de tempo.