Fique por dentro do seu fluxo de caixa ajustando facilmente as conversões de fatura

Este é um post convidado de Jens Wessel da empresa de TI Zendri.

Lidar com questões financeiras e de cobrança é a última coisa com a qual você deseja lidar no seu trabalho diário. Faturar seus anunciantes e editores pode ser um esforço demorado e demorado, mas não precisa ser.

A boa notícia: está ficando muito mais fácil. Gerenciar conversões de faturas da maneira correta em combinação com ferramentas que ajudam você a manter o controle de seu fluxo de caixa são essenciais para um processo de cobrança fácil e sem falhas.

Por que as conversões de fatura são importantes

As conversões de faturamento são todas as conversões relevantes para faturamento. As conversões confirmadas podem ser analisadas na seção de relatório de conversão do painel HasOffers . Eles aparecerão nas faturas de ambos (anunciantes e editores), desde que tenham sido aprovados.

Para garantir que as conversões fraudulentas não sejam pagas, é de grande importância ajustar as conversões, se necessário. Há duas maneiras de ajustar as conversões:

• Aprovar depois de deixá-los em estado pendente. Eles se transformam em conversões de fatura assim que o anunciante conclui a investigação da validade da conversão e as confirma como aprovadas.
• Auto-aprovação pelo sistema. Essa é uma maneira mais amigável para editores, pois eles veem as conversões assim que são geradas em seus relatórios. A aprovação automática exigirá uma investigação do anunciante após a aprovação das conversões. Isso pode exigir a rejeição de uma conversão caso ela não possa ser classificada como válida.

Para prazos jovens (ou seja, prazos que acabaram de terminar), é importante ajustar as conversões o mais rápido possível assim que a validade for esclarecida. Normalmente, você deve monitorar regularmente os ajustes de conversão de contas dos três meses anteriores. A maioria das alterações relacionadas a investigações sobre conversões de faturas ocorre por meio da verificação manual das conversões do mês anterior. Quanto mais rápido você criar uma fatura para um período específico, mais ajustes terão que ser refletidos em faturas futuras para o mesmo período.

O que acontece se uma rede não ajustar as conversões de fatura? Dependendo do tipo de ofertas com as quais uma rede está lidando, pode ser mais ou menos necessário ajustar as conversões de fatura. Se não houver período de carência para leads em uma oferta, não há maior necessidade disso. Mas, na maioria dos casos, os anunciantes terão que investigar a validade de uma conversão. Isso requer o ajuste das conversões de fatura também no lado da rede.

Caso as conversões de contas não sejam ajustadas quando deveriam, isso pode levar a um maior esforço manual para faturar os valores corretos. Depois que os ajustes forem relatados no lado do anunciante, as redes terão que excluir e gerar novamente as faturas manualmente. Ao ajustar as conversões de faturas no HasOffers , a rede garante ao mesmo tempo um relatório limpo e um faturamento impecável.

Acompanhe os ajustes de conversão

Para as redes, pode ser uma rotina diária alterar as conversões de status ou valor. No HasOffers, é fácil mudar uma conversão de pendente para aprovada, aprovada para rejeitada, atualização em massa ou conversões de upload. Se você não tiver faturado o anunciante ou editor em questão até agora, não deve haver nenhum problema.

Veja como abordá-lo se você já tiver faturado o anunciante ou editor. O método antigo: o Finance exclui a fatura, atualiza o valor faturado ou pago e recria o documento. Felizmente, isso não é mais um problema.

O novo método: Billoid rastreia todas as alterações antes e depois de os clientes serem faturados automaticamente. Esta é uma maneira otimizada de processar seus dados HasOffers. Depois de identificar as alterações, você recebe ajustes transparentes para o respectivo prazo. Esses ajustes podem ser adicionados à próxima fatura informando a oferta, prazo, conversões e pagamento ou receita.

Pague apenas pagamentos cobertos

Trabalhar como uma rede ou agência significa que você precisa coordenar os pagamentos do anunciante e do editor ao mesmo tempo. É essencial garantir que os pagamentos do editor não causem problemas quando o lado do anunciante ainda não tiver pago. Muitas pessoas de finanças de redes de afiliados confirmaram que pode ser muito demorado se você tentar acompanhar manualmente a cobertura dos pagamentos dos editores.

Então, como você pode ficar no topo do seu fluxo de caixa? Adicionamos algumas funcionalidades interessantes ao nosso produto Billoid chamado Cash Flow Management voltado para esse problema concreto. Isso significa que as redes que usam nosso serviço têm a oportunidade de decidir se querem pagar a um editor apenas por ofertas “cobertas” por pagamentos de anunciantes ou também pagar as ofertas “não cobertas”.

Filtrar por status coberto

Você pode filtrar por status coberto antes de criar as notas de crédito (faturas de afiliados) para editores. O filtro inclui as opções de status coberto "não coberto" e "coberto". Depois que uma fatura de anunciante for marcada como paga, as receitas do editor relacionado serão automaticamente "cobertas" para que possam ser filtradas para pagamento. Depois de aplicar o filtro, você verá o valor em aberto coberto pelas faturas do anunciante. Se você faturar esses itens (ofertas), todos os itens “não cobertos” para o mesmo período permanecerão na tabela como não faturados enquanto os itens “cobertos” ficarão no documento de nota de crédito.

Para saber quantos itens não são cobertos e não serão cobrados pelo filtro, você pode ver o número total de itens que existem para o intervalo de tempo.

Defina seu status coberto

Embora a classificação "coberto" para a receita do editor signifique uma fatura de anunciante relacionada totalmente paga por outro lado, você pode alterar essa definição nas configurações. Você pode definir qual porcentagem de uma fatura de anunciante deve ser paga para classificar as receitas de editores relacionadas como "cobertas".

Documentação

Depois de criar faturas de anunciantes e notas de crédito do editor, elas aparecem na fatura e nas listas de notas de crédito. Para cada documento, você pode ver os documentos relacionados, incluindo se eles já pagaram e quem é o gerente de contas responsável.

Pensamentos finais

O processo de faturamento para redes pode levar muito tempo e pode ser trabalhoso. Mas se você conseguir adotar o ritmo de muitas partes do seu negócio e se alinhar com as ferramentas certas para questões de faturamento e finanças, poderá ter um processo de faturamento impecável e sem complicações.

Certifique-se de ter um processo claro de gerenciamento de conversões de fatura durante os ciclos de faturamento para minimizar os ajustes de conversão de fatura em períodos futuros. Além disso, ao pagar aos editores apenas os pagamentos que já foram recebidos de seus anunciantes, você pode reduzir os riscos de fluxo de caixa.

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